5 Passaggi essenziali per ottenere la migliore app intranet mobile

Un'applicazione intranet mobile facilita il flusso di informazioni fornendo ai dipendenti gli strumenti digitali per trovare informazioni che riguardano l’azienda e interagire con i loro colleghi ovunque si trovino.

1. Quali sono i vantaggi dell’avere un'app intranet mobile?

Che cos'è un'app intranet?

Un'app intranet mobile facilita il flusso di informazioni fornendo ai dipendenti gli strumenti digitali per trovare informazioni che riguardano l’azienda e interagire con i loro colleghi ovunque si trovino.

Vantaggi di un’intranet mobile per le aziende

Come può la tua azienda trarre vantaggio da un'intranet mobile? Considera quanto segue:

— Collaborazione fluida tra lavoratori in ufficio e non

Nell'ambiente lavorativo moderno, molti progetti vengono portati a termine con un lavoro di squadra. È abbastanza comune che un team sia composto da membri che si trovano in diverse sedi, compresi i lavoratori al di fuori di un ufficio. Questi ultimi possono essere persone che lavorano da casa o sul campo. Con un'intranet mobile, possono connettersi e collaborare con i loro colleghi in tempo reale, indipendentemente da dove si trovino.

— Riduzione dei costi di viaggio

I lavoratori sul campo possono utilizzare l'app intranet mobile per accedere ai documenti necessari e partecipare a riunioni a distanza. Non è necessario recarsi in ufficio o sprecare tempo e risorse per partecipare alle riunioni di persona, a meno che la loro presenza non sia assolutamente necessaria.

— Aumento della produttività

Molti dipendenti non lavorano davanti a un computer durante il giorno. Per questi lavoratori, poter accedere a un'applicazione intranet mobile su un tablet o uno smartphone è fondamentale per svolgere il proprio lavoro.

— Servizio clienti più efficace:

Fornisci ai rappresentanti del servizio clienti l'accesso all'intranet. Possono utilizzarlo per cercare le informazioni necessarie per tracciare gli ordini e rispondere alle richieste dei clienti. Il rappresentante avrà probabilmente sempre il proprio smartphone a portata di mano, il che significa che può accedere rapidamente all'intranet aziendale quando ne ha bisogno.

— I dipendenti possono utilizzare il proprio dispositivo mobile

Offri ai dipendenti la possibilità di utilizzare i propri dispositivi mobili quando accedono all'intranet aziendale. I lavoratori possono scegliere un dispositivo iOS o Android con cui si sentono a proprio agio. Questo può permetterti di risparmiare il costo del dover fornire nuovi dispositivi mobili per tutti i membri del tuo team.

— Miglioramento della cultura aziendale

L'intranet aziendale può anche essere utilizzato per scopi sociali. Molte persone sono già familiari con l'uso dei propri dispositivi mobili per tenersi aggiornati su vari siti e social media. Quando si imbattono in qualcosa che ritengono "condivisibile", cliccano su di esso per far sapere ad altre persone che il contenuto susciterà un qualche tipo di reazione. I dipendenti possono condividere notizie riguardanti il settore, ma anche post di interesse personale (inclusi video di gattini) per creare un senso di cameratismo tra i membri del team.

I lavoratori potrebbero anche voler provare a incorporare attività divertenti come organizzare un concorso per decretare chi ha l’animale domestico più carino e invitare i partecipanti a caricare la foto sull'intranet aziendale.

LumApps è un leader tra i pacchetti di soluzione intranet

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2. Qual è lo scopo di un’app intranet?

Un'intranet (o un ambiente di lavoro digitale) ha la capacità di fornire assistenza alla tua azienda in diversi modi. Ecco i principali vantaggi da prendere in considerazione:

1. È uno strumento di comunicazione importante all'interno della tua azienda

Per molti dipendenti, semplicemente riuscire a gestire il volume di email relative al lavoro costituisce un problema. Non c'è modo di classificare l'importanza dei messaggi ricevuti; a un cambiamento di politica da parte del CEO dell'azienda è dato lo stesso grado di importanza di un messaggio su un evento sociale per i dipendenti, ad esempio.

La piattaforma online consente di dare priorità ai messaggi e di inviarli a gruppi di lavoro specifici. Con una notifica in-app o push, gli utenti dell'intranet possono ricevere informazioni importanti immediatamente.

2. Offre contenuti di qualità agli utenti ovunque e in qualsiasi momento

Quando viene utilizzata al meglio, un'app Intranet è molto più di uno spazio virtuale per ricercare informazioni. Dovrebbe essere un luogo in cui gli utenti inseriscono vari tipi di contenuti aggiornati per assistere i responsabili delle decisioni aziendali, nonché gli utenti che hanno bisogno di risposte a delle domande.

I dipendenti remoti che lavorano in diversi fusi orari o in viaggio possono accedere ai documenti aziendali quando ne hanno bisogno, anche se inoltrano una richiesta al di fuori dell'orario lavorativo della sede centrale.

3. L'app Intranet automatizza diverse attività aziendali

Le soluzioni intranet non riguardano solo le informazioni. L'intranet aziendale è anche un luogo in cui i dipendenti possono trovare strumenti per poter completare le attività. Ad esempio, i form online possono essere condivisi tramite l'intranet per varie attività, tra cui la formazione, la compilazione di report e la candidatura per nuove posizioni all'interno dell'azienda.

Il risultato è che tutti i dipendenti hanno accesso alla formazione e alle opportunità di impiego. Quando i form standard, come la richiesta di ferie o i report che concernono le spese, possono essere inviati elettronicamente da tutti i lavoratori (indipendentemente dalla loro posizione), possono essere elaborati più rapidamente.

4. È parte della cultura aziendale

L'intranet si affida a manager e dipendenti per quanto riguarda il fornire informazioni a tutti nell'azienda. Sta a coloro che la utilizzano assicurarsi che ciò che viene pubblicato sia aggiornato, preciso e pertinente. I nuovi assunti dovrebbero essere incoraggiati a condividere alcune informazioni personali su se stessi e sul loro background in modo che i colleghi possano conoscerli. È un buon modo per "rompere il ghiaccio" quando si inizia un nuovo lavoro in una nuova azienda. Condividere informazioni sull’occupazione precedente o un hobby può portare potenzialmente a nuove opportunità nel tempo.

3. Caratteristiche da ricercare in un'app intranet mobile

A quali funzionalità dovresti fare attenzione? Tieni in considerazione questi suggerimenti.

Connessione di tutti i lavoratori da un'unica app

Il luogo di lavoro è cambiato e non tutti coloro che lavorano all'interno di un’azienda trascorrono lo stesso tempo in ufficio. Non è raro che un lavoratore oggi trascorra parte o tutto il suo tempo lavorando in remoto. Questi lavoratori fanno altrettanto parte dell'azienda quanto coloro che trascorrono tutte le loro giornate lavorative in ufficio.

Cerca un'Intranet mobile che permetterà a tutti di rimanere connessi utilizzando la stessa suite di produttività, come Google Workspace o Microsoft 365. L'intranet stessa può essere utilizzata come fonte per materiali di formazione, suggerimenti sulle migliori pratiche e FAQ per aiutare i dipendenti a navigare nel software.

Opzioni di chat private e di gruppo

Non tutti i messaggi che i dipendenti condividono sull'intranet aziendale sono destinati a essere indirizzati a tutti i lavoratori. Ad esempio, un dipendente potrebbe voler fare una domanda direttamente al proprio manager. Egli dovrebbe riconoscere che non tutto ciò di cui si discute con i membri del proprio team è destinato a essere inoltrato a tutti gli altri.

Per questo esistono le chat private. La chat di gruppo è una caratteristica chiave quando si cerca un'app di comunicazione, poiché i membri del team possono fare domande e ottenere consigli su attività su cui stanno lavorando in tempo reale.

Integrazione con il software aziendale esistente

Idealmente, si desidera scegliere un'app Intranet mobile che rispecchi i processi già in atto nella tua azienda. Gestire le informazioni sull'intranet tramite mobile dovrebbe essere un'esperienza senza ostacoli come quella a cui i dipendenti sono abituati normalmente.

Rubrica dei dipendenti

Offri ai tuoi dipendenti una piattaforma per far conoscere quale sia la propria area di competenza ai loro colleghi. Una directory online dei dipendenti consultabile è un modo conveniente per manager e lavoratori di trovare l'aiuto necessario per progetti specializzati. Può anche essere utilizzato quando un collega ha bisogno di ottenere una risposta e non sa immediatamente a chi rivolgersi.

Centro di riconoscimento dell’impegno dei dipendenti

L'intranet aziendale è un ottimo luogo per pubblicare messaggi che riconoscono i successi dei dipendenti nella loro vita professionale e personale. Fai sapere ai dipendenti che l'azienda li supporta in tutti i loro sforzi.

Comunità d'interesse

Le comunità d'interesse incoraggiano i dipendenti a connettersi sulla base di interessi o hobby comuni. Queste comunità sono progettate esclusivamente per favorire le connessioni umane.

Communities of practice

Incoraggia i tuoi dipendenti con competenze in specifici settori a condividere le loro conoscenze nelle communities of practice. È un'opportunità per loro di aumentare la propria reputazione come esperti nel campo.

Inclusione di notifiche push

Le migliori app Intranet mobile tengono tutti gli utenti aggiornati con le notifiche push. Questi annunci in tempo reale vengono inviati agli smartphone quando i dipendenti devono essere notificati riguardo qualcosa nello specifico in modo rapido.

4. Come creare un'app intranet per i dipendenti?

Ora che hai scoperto i vantaggi di avere un'app Intranet per i dipendenti e le caratteristiche da ricercare al momento della scelta, ecco come crearne una.

1. Scegli la miglior soluzione di app Intranet mobile

Prenditi il tuo tempo e fai le tue ricerche prima di prendere una decisione. Punterai a trovare un'azienda con esperienza nell'accesso mobile alle Intranet aziendali. Se hai requisiti speciali, come contenuti in più lingue, assicurati di menzionarli fin dall'inizio per garantire che l'azienda presa in considerazione possa soddisfarli. Consulta l'elenco di pacchetti di soluzione intranet possibili nel Magic Quadrant di Gartner. 

2. Personalizza la struttura e il design

La soluzione scelta dovrebbe essere in grado di mostrarti un modello di app Intranet mobile per darti un'idea di come appare il loro prodotto. Una volta presa una decisione su quale sia la soluzione migliore, prenditi del tempo per scegliere una caratteristica che si adatti specificamente alla tua azienda.

3. Crea contenuti per l'intranet

Non sarai in grado di lanciare l'intranet senza contenuti. Questo è il momento in cui tu e il tuo team dovrete fare scelte su quali tipi di contenuti desiderate includere nella home page dell'intranet. Dovrai anche pianificare di aggiornare regolarmente i contenuti in modo che non diventino obsoleti.

4. Trova un nome accattivante

Poiché la tua intranet è parte integrante della tua azienda, dovrebbe avere un nome. Forse una delle prime funzioni dovrebbe essere quella di organizzare un concorso per sceglierlo. Chiedi ai dipendenti di inviare suggerimenti e quindi votare. Inserisci i nomi di tutti i partecipanti in un sorteggio per un premio divertente per ringraziarli.

5. Fornisci una formazione per tutti i dipendenti

Una volta che l'intranet è operativa, fornisci una formazione per tutti i lavoratori su come usarla correttamente. Dai ai dipendenti la possibilità di scegliere il formato che più preferiscono per la loro formazione. Alcune persone preferiscono leggere testo, mentre altre preferiscono guardare video. Altri potrebbero avere bisogno di un supporto più pratico prima di sentirsi a proprio agio nell'utilizzare l'intranet. Dai a tutti i dipendenti la possibilità di chiedere aiuto se si sentono bloccati.

5. Come capire se l'adozione di un'intranet mobile costituisca un buon investimento?

Perché implementare un'app Intranet mobile a meno che tu non possa analizzare se sia effettivamente un buon investimento? Se vuoi determinare quanto sia vantaggiosa per la tua azienda, ecco alcuni modi per misurarne l’efficacia:

Aumento delle vendite

Uno dei benefici che l'intranet aziendale può dare è una migliore informazione, che potenzialmente può portare a vendite più elevate. Può sicuramente aiutare il servizio clienti e incoraggiare la fedeltà da parte dei clienti esistenti.

Aumento della produttività

Poiché l'intranet facilita la collaborazione dei dipendenti su progetti, il lavoro dovrebbe essere completato tempestivamente. I dipendenti hanno un luogo dove trovare moduli, documenti, white paper, ecc. Sanno anche dove cercare esperti all'interno dell'azienda per aiutarli quando necessario.

Riduzione dei costi

L'intranet apporta risparmi in diversi settori che potrebbero non essere immediatamente evidenti. I dipendenti dovrebbero trascorrere meno tempo alla ricerca di informazioni. L'azienda dovrebbe spendere meno denaro per carta e toner insieme ad altri vantaggi per l’ambiente.