5 wichtige Schritte für die beste mobile Intranet-App

Eine mobile Intranet-Anwendung erleichtert den Informationsfluss, indem sie den Mitarbeitern die digitalen Tools an die Hand gibt, um Unternehmensinformationen zu finden und sich mit ihren Kollegen auszutauschen, egal wo sie sich befinden.

1. Was sind die Vorteile einer mobilen Intranet-App?

Was ist eine Intranet-App?

Eine mobile Intranet-Anwendung erleichtert den Informationsfluss, indem sie den Mitarbeitern die digitalen Tools an die Hand gibt, um Unternehmensinformationen zu finden und sich mit ihren Kollegen auszutauschen, egal wo sie sich befinden. Die mobile Intranet-App ermöglicht es den Mitarbeitern, unterwegs über ein mobile Device schnell und einfach Ideen zu finden und auszutauschen

Vorteile des mobilen Intranets für Unternehmen

Wie kann Ihr Unternehmen von einem mobilen Intranet profitieren? Beachten Sie Folgendes:

— Nahtlose Kollaboration zwischen Desk- und Deskless Workern

In der modernen Arbeitsumgebung werden viele Projekte in globalen Teams durchgeführt. Es ist durchaus üblich, dass sich ein Team aus Mitgliedern zusammensetzt, die an verschiedenen Standorten tätig sind, darunter auch Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz. Bei Letzteren kann es sich um Personen handeln, die von zu Hause oder von unterwegs aus arbeiten. Mit einem mobilen Intranet können sie sich mit ihren Kollegen in Echtzeit verbinden und kollabieren, unabhängig von ihrem physischen Standort.

— Geringere Reisekosten

Außendienstmitarbeiter können die mobile Intranet-App nutzen, um aus der Ferne auf benötigte Dokumente zuzugreifen und an Besprechungen teilzunehmen. Sie müssen sich nicht ins Büro begeben oder Zeit und Kosten aufwenden, um persönlich an Besprechungen teilzunehmen - es sei denn, ihre Anwesenheit ist unbedingt erforderlich.

— Die Produktivität wird gesteigert

Viele Arbeitnehmer sitzen tagsüber nicht vor einem Desktop-Computer. Für diese Mitarbeiter ist der Zugriff auf eine mobile Intranet-Anwendung über ein Tablet oder ein Smartphone entscheidend für ihre Arbeit.

— Effektive Kundenbetreuung

Geben Sie Ihren Kundendienstmitarbeitern Zugriff auf das Intranet. Damit können sie Informationen abrufen, die für die Auftragsverfolgung und die Beantwortung von Kundenanfragen erforderlich sind. Der Mitarbeiter wird sein Smartphone wahrscheinlich immer in der Nähe haben, sodass er bei Bedarf schnell auf das Intranet des Unternehmens zugreifen kann.

— Mitarbeiter können ihr eigenes mobiles Gerät mitbringen

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, mit ihren eigenen mobilen Geräten auf das Intranet des Unternehmens zuzugreifen. Die Mitarbeiter können ein iOS- oder Android-Gerät wählen, mit dem sie sich wohlfühlen. Auf diese Weise sparen Sie die Kosten für die Anschaffung neuer mobiler Geräte für alle Mitarbeiter Ihres Teams.

— Verbesserte Unternehmenskultur

Das Firmenintranet kann auch für soziale Zwecke genutzt werden. Viele Menschen sind bereits daran gewöhnt, ihre mobilen Geräte zu nutzen, um sich über verschiedene Nachrichtenkanäle und soziale Medien auf dem Laufenden zu halten. Wenn sie etwas finden, das sie für "teilenswert" halten, klicken sie darauf, um andere Personen wissen zu lassen, dass der Inhalt eine Reaktion hervorrufen wird. Mitarbeiter können Branchennachrichten, positive Geschichten von menschlichem Interesse (und gelegentlich süße Katzenvideos) teilen, um ein Gefühl der Zusammengehörigkeit unter den Teammitgliedern zu schaffen.

Die Mitarbeiter können sogar versuchen, lustige Aktivitäten einzubauen, wie z. B. einen inoffiziellen Wettbewerb "Wer hat das süßeste Haustier" und die Teilnehmer auffordern, Fotos ihrer Haustiere ins Intranet hochzuladen. Das Intranet kann auch genutzt werden, um während einer Krisenlage wie z.B. Covid nach den Kollegen zu suchen und ihnen in dieser schwierigen Zeit Unterstützung zukommen zu lassen.

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2. Was ist der Zweck der Intranet-App?

Ein Intranet (oder ein digitaler Arbeitsplatz) kann Ihr Unternehmen in mehrfacher Hinsicht unterstützen. Hier sind die wichtigsten Vorteile, die Sie im Auge behalten sollten:

1. Es ist ein wichtiges Kommunikationsinstrument innerhalb Ihres Unternehmens

Für viele Mitarbeiter ist es problematisch, mit der Menge an arbeitsbezogenen E-Mails Schritt zu halten. Es gibt keine Möglichkeit, die eingegangenen Nachrichten nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen; eine Änderung der Unternehmensrichtlinien durch den Vorstandsvorsitzenden erhält beispielsweise den gleichen Stellenwert wie eine Nachricht über eine Veranstaltung für Mitarbeiter.

Die Online-Plattform ermöglicht es, Nachrichten zu priorisieren und an bestimmte Arbeitsgruppen zu senden. Mit einer In-App oder einer Push-Benachrichtigung können Intranet-Nutzer sofort über wichtige Informationen informiert werden.

2. Qualitativ hochwertige Inhalte werden den Nutzern überall und jederzeit zur Verfügung gestellt

Wenn sie optimal genutzt wird, ist eine Intranet-App viel mehr als nur ein virtueller Raum zum Ablegen von Informationen. Sie sollte ein Ort sein, an dem die Benutzer verschiedene Arten von aktuellen Inhalten platzieren, um die Entscheidungsträger des Unternehmens sowie die Benutzer, die Antworten auf Fragen benötigen, zu unterstützen.

Remote-Mitarbeiter, die in verschiedenen Zeitzonen oder unterwegs arbeiten, können bei Bedarf auf Unternehmensdokumente zugreifen, selbst wenn sie eine Anfrage außerhalb der üblichen Arbeitszeiten des Hauptsitzes stellen.

3. Die Intranet-App automatisiert verschiedene Geschäftstätigkeiten

Bei Intranet-Lösungen geht es nicht nur um den Abruf von Informationen. Das Intranet des Unternehmens ist auch ein Ort, an dem die Mitarbeiter Werkzeuge für die Erledigung von Aufgaben finden können. So können beispielsweise elektronische Formulare über das Intranet verteilt werden, die für eine Vielzahl von Aktivitäten wie Schulungen, die Erstellung von Berichten und die Bewerbung um neue Stellen im Unternehmen verwendet werden.

Das Ergebnis ist, dass alle Mitarbeiter Zugang zu Schulungs- und Beschäftigungsmöglichkeiten haben. Wenn Standardformulare wie Urlaubsanträge oder Spesenabrechnungen von allen Mitarbeitern (unabhängig von ihrem Standort) elektronisch eingereicht werden können, lassen sie sich schneller bearbeiten.

4. Es ist ein Teil der Unternehmenskultur

Das Intranet stützt sich auf Manager und Mitarbeiter, die Inhalte für alle Mitarbeiter des Unternehmens bereitstellen. Es liegt an den Nutzern des Intranets, dafür zu sorgen, dass die eingestellten Inhalte aktuell, korrekt und relevant sind. Neu eingestellte Mitarbeiter sollten ermutigt werden, einige persönliche Informationen über sich selbst und ihren Hintergrund mitzuteilen, damit ihre Kollegen sie kennen lernen können. Dies ist eine gute Möglichkeit, das "Eis" zu brechen, wenn man in einem neuen Unternehmen anfängt. Die Weitergabe von Informationen über eine frühere Tätigkeit oder ein Hobby kann später möglicherweise zu neuen Möglichkeiten führen.

3. Welche Eigenschaften sollte eine mobile Intranet-App haben?

Auf welche Funktionen des mobilen Intranets sollten Sie sich konzentrieren? Ziehen Sie diese Ideen in Betracht.

Verbindet alle Mitarbeiter über eine App

Die Arbeitswelt hat sich verändert, und nicht jeder, der mit dem Unternehmen verbunden ist, verbringt gleich viel Zeit im Büro. Heutzutage ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Mitarbeiter einen Teil oder die gesamte Zeit an einem anderen Ort arbeitet. Diese Mitarbeiter sind genauso ein Teil des Unternehmens wie diejenigen, die ihre gesamte Zeit im Büro verbringen.

Suchen Sie nach einem mobilen Intranet, das alle Mitarbeiter über dieselbe Produktivitätssuite wie Google Workspace oder Microsoft 365 miteinander verbindet. Das Intranet selbst kann als Quelle für Schulungsmaterial, Tipps zu bewährten Verfahren und häufig gestellten Fragen (FAQs) genutzt werden, um den Mitarbeitern die Navigation in der Software zu erleichtern.

Private und Gruppen-Chat-Optionen

Nicht jede Nachricht, die Mitarbeiter im Unternehmensintranet austauschen, ist für alle Mitarbeiter bestimmt. So kann es beispielsweise vorkommen, dass ein Mitarbeiter eine Frage direkt an seinen Vorgesetzten richten möchte. Manager sollten sich darüber im Klaren sein, dass nicht alles, was sie mit ihren Teammitgliedern besprechen, für die ganze Gruppe bestimmt ist.

Dafür sind private Chats gedacht. Der Gruppenchat ist eine wichtige Funktion bei der Suche nach einer Kommunikations-App, da die Teammitglieder in Echtzeit Fragen stellen und Ratschläge zu Aufgaben erhalten können, an denen sie gerade arbeiten.

Integration in bestehende Unternehmenssoftware

Idealerweise sollten Sie eine mobile Intranet-App wählen, die die in Ihrem Unternehmen bereits vorhandenen Prozesse widerspiegelt. Die Verwaltung von Informationen im Intranet über das Mobiltelefon sollte so reibungslos sein wie die Erfahrung, an die sich die Mitarbeiter auf ihrem Desktop gewöhnt haben.

Mitarbeiterverzeichnis

Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Plattform, auf der sie ihr Fachwissen mit ihren Kollegen teilen können. Ein durchsuchbares Online-Mitarbeiterverzeichnis ist eine bequeme Möglichkeit für Manager und Mitarbeiter, die Hilfe zu finden, die sie für spezielle Projekte benötigen. Es kann auch genutzt werden, wenn ein Kollege eine Frage intern beantwortet haben möchte und nicht sofort weiß, an wen er sich wenden soll.

Mitarbeiter Recognition Center

Das Intranet des Unternehmens ist ein hervorragender Ort, um Nachrichten zu veröffentlichen, die die Leistungen der Mitarbeiter in ihrem beruflichen und persönlichen Leben anerkennen. Lassen Sie die Mitarbeiter wissen, dass das Unternehmen hinter ihnen steht, wenn sie sich bemühen.

Gemeinschaften von Interesse

Interessengemeinschaften ermutigen Mitarbeiter, sich über gemeinsame Interessen oder Hobbys auszutauschen. Diese Gemeinschaften sind rein sozial ausgerichtet. In der Gemeinschaft werden Links, Videos und Texte zu Themen gepostet, die für die Gemeinschaft interessant, amüsant oder lehrreich sind. Dieser virtuelle "Wasserspender" ist eine Möglichkeit für Mitarbeiter ohne Schreibtisch, ihre Kollegen auf einer persönlichen Ebene kennenzulernen, ohne einen Fuß in das Büro setzen zu müssen.

Gemninschaften der Praxis

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter mit Fachwissen in bestimmten Bereichen, um ihr Wissen in Praxisgemeinschaften zu teilen. Auf diese Weise können sie ihren Ruf als Experten auf ihrem Gebiet verbessern.

Enthält Push-Benachrichtigungen

Die besten mobilen Intranet-Apps halten alle Benutzer mit Push-Benachrichtigungen auf dem Laufenden. Diese Echtzeit-Benachrichtigungen werden an Smartphones verschickt, wenn die Mitarbeiter schnell über etwas informiert werden müssen. Sie sind nicht für die tägliche interne Kommunikation gedacht. Sie sind am besten geeignet, um dringende Nachrichten zu übermitteln, wie z. B. Updates vom CEO des Unternehmens oder Anweisungen, was in einem Notfall zu tun ist.

4. Wie erstellt man eine Intranet-App für Mitarbeiter?

Nachdem Sie nun die Vorteile einer Intranet-App für Mitarbeiter kennengelernt haben und wissen, worauf Sie bei der Auswahl einer App achten sollten, erfahren Sie hier, wie Sie eine solche App erstellen können.

1. Wählen Sie den besten Anbieter einer mobilen Intranet-App

Nehmen Sie sich Zeit und machen Sie Ihre Hausaufgaben, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Suchen Sie sich ein Unternehmen, das Erfahrung mit Intranets für den mobilen Zugriff hat. Wenn Sie besondere Anforderungen haben, wie z. B. Inhalte in mehreren Sprachen, sollten Sie diese im Voraus erwähnen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen, das Sie in Betracht ziehen, diese erfüllen kann. Sehen Sie sich die Liste der Anbieter im Gartner Magic Quadrant for Intranet Packaged Solutions an. 

2. Individuelle Anpassung von Struktur und Design

Der Anbieter, für den Sie sich entscheiden, sollte in der Lage sein, Ihnen eine Vorlage für eine mobile Intranet-App zu zeigen, damit Sie sich ein Bild davon machen können, wie sein Produkt aussieht. Sobald Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, sollten Sie sich die Zeit nehmen, ein Erscheinungsbild zu wählen, das speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.

3. Erstellen Sie Inhalte für das Intranet

Ohne Inhalte können Sie das Intranet nicht in Betrieb nehmen. An diesem Punkt müssen Sie und Ihr Team entscheiden, welche Art von Inhalten Sie auf der Intranet-Startseite präsentieren möchten. Sie müssen auch einen Plan für die regelmäßige Aktualisierung der Inhalte aufstellen, damit diese nicht stagnieren.

4. Überlegen Sie sich einen ansprechenden Namen

Da Ihr Intranet ein lebendiges Dokument ist, sollte es eine Marke haben. Vielleicht sollte eine der ersten Aufgaben darin bestehen, einen Wettbewerb zur Auswahl eines Namens für das Intranet durchzuführen. Bitten Sie die Mitarbeiter, Vorschläge einzureichen und dann abzustimmen. Nehmen Sie die Namen aller Teilnehmer an einer Verlosung für einen lustigen Preis teil, um "Danke" zu sagen.

5. Bieten Sie Schulungen für alle Mitarbeiter an

Sobald das Intranet in Betrieb ist, sollten Sie alle Mitarbeiter in der ordnungsgemäßen Nutzung des Intranets schulen. Lassen Sie den Mitarbeitern die Wahl, in welchem Format sie geschult werden wollen. Manche Mitarbeiter lesen lieber Texte, während andere sich lieber Videos ansehen. Andere brauchen vielleicht mehr praktische Unterstützung, bevor sie sich mit der Nutzung des Intranets vertraut machen. Geben Sie allen Mitarbeitern die Möglichkeit, jemanden um Hilfe zu bitten, wenn sie nicht weiterkommen.

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5. Wie kann man die Akzeptanz des mobilen Intranets messen?

Warum sollten Sie eine mobile Intranet-Anwendung einführen, wenn Sie nicht feststellen können, ob sich Ihre Investition lohnt oder nicht? Wenn Sie feststellen möchten, wie gut sie für Ihr Unternehmen funktioniert, finden Sie hier einige Möglichkeiten, die Effektivität zu messen:

Höhere Umsätze

Einer der Vorteile, die das Intranet Ihrem Team bieten kann, ist eine bessere Information, die zu höheren Umsätzen führen kann. Es kann auf jeden Fall den Kundenservice verbessern und die Loyalität der bestehenden Kunden fördern.

Gesteigerte Produktivität

Da das Intranet die Zusammenarbeit der Mitarbeiter bei Projekten erleichtert, sollte die Arbeit rechtzeitig abgeschlossen werden. Die Mitarbeiter haben einen Ort, an dem sie Formulare, Dokumente, Whitepaper usw. finden. Sie wissen auch, wo sie Experten im Unternehmen finden, die ihnen bei Bedarf helfen können.

Kosteneinsparungen

Das Intranet ermöglicht Einsparungen in mehreren Bereichen, die vielleicht nicht sofort ersichtlich sind. Die Mitarbeiter sollten weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen. Das Unternehmen sollte weniger Geld für Papier und Toner ausgeben und auch andere Umweltvorteile nutzen.