Che cos'è esattamente un ambiente di lavoro digitale?

Un ambiente di lavoro digitale è un ecosistema di tecnologie sul posto di lavoro che consentono alle aziende di collaborare e conversare in modo efficace - se lavori da remoto, ibrido o in ufficio.

L'implementazione di componenti digitali per l'ambiente di lavoro consente l'accelerazione e il successo del lavoro flessibile, soprattutto negli ultimi tempi con la crescente popolarità del lavoro ibrido.

Ha inoltre consentito alle aziende di tutto il mondo di espandere e globalizzare le loro operazioni con pool di assunzioni ampliati e nuovi metodi di collaborazione.

Esempi di ambienti di lavoro digitali

Comunicazione senza interruzioni tra colleghi

Con i progressi della tecnologia mobile, è diventato più facile che mai per i lavoratori rimanere in contatto con i colleghi anche mentre lavorano da remoto. Ciò è particolarmente utile per coloro che hanno bisogno di rimanere a casa contatti frequenti con la sede centrale o altri membri del loro team.

Gli ambienti di lavoro digitali non richiedono che i dipendenti tengano riunioni in sede per discutere degli aggiornamenti del progetto. Il software fornisce canali dedicati per la comunicazione asincrona e sincrona e fornisce approfondimenti per le parti interessate. Inoltre, attraverso l'uso di software e app specializzati, i lavoratori possono condividere e accedere rapidamente a informazioni come documenti di progetto, messaggi e altri file direttamente dai propri dispositivi mobili, creando un'esperienza di lavoro digitale più fluida.

Maggiore efficienza grazie alla digitalizzazione

La digitalizzazione dei luoghi di lavoro riguarda l'utilizzo della tecnologia per maggiore efficienza e ottimizzazione della tecnologia. A volte, un ambiente di lavoro digitale è semplice per le attività e i problemi lavorativi. Poi ci sono occasioni in cui la digitalizzazione del posto di lavoro rivelerà problemi che l'organizzazione potrebbe non aver preso in considerazione. In entrambi i casi, ci saranno vantaggi dimostrabili per i partecipanti interni ed esterni attraverso l'implementazione di tecnologie digitali.

Schnuck Markets è un esempio di azienda che utilizza la tecnologia a vantaggio dei propri dipendenti e clienti. Prima di passare ai sistemi nel cloud, i dipendenti dovevano controllare la posta elettronica e gestire gli ordini provenienti dalle sale ristoro. Ovviamente, ciò richiedeva che i dipendenti camminassero avanti e indietro dagli sportelli alle stanze sul retro. Nel frattempo, i clienti sarebbero rimasti in attesa allo sportello per ricevere assistenza. I dipendenti possono ora accedere ai loro Chromebook condivisi, esaminare gli ordini, controllare le e-mail e assistere i clienti senza lasciare le loro postazioni.

Innovazione attraverso la trasformazione digitale

La trasformazione digitale è diventata una priorità assoluta per molte organizzazioni oggi., poiché cercano di semplificare e automatizzare i propri processi per stare al passo con il panorama digitale in rapida evoluzione.

Uno dei modi più efficaci per farlo è utilizzare tecnologie digitali, come la robotica automazione dei processi, intelligenza artificiale e apprendimento automatico, per digitalizzare processi aziendali complessi o dispendiosi in termini di tempo. Ciò consente di gestire in modo rapido ed efficiente attività che normalmente richiederebbero manodopera umana o un notevole investimento di tempo, liberando i lavoratori da mansioni più importanti.

Inoltre, le tecnologie digitali possono essere utilizzate per creare strumenti proattivi in grado di scansionare i flussi di dati per individuare potenziali problemi e implementare flussi di lavoro che automatizzano le azioni correttive prima che si verifichino problemi.

Nel complesso, la trasformazione digitale offre innumerevoli possibilità per trasformare il modo in cui le aziende operano e sbloccare un enorme valore in termini di incrementi di produttività e risparmi sui costi.

Perché un ambiente di lavoro digitale è importante per le aziende?

Le aziende devono conoscere il ROI dei loro investimenti in tecnologie e strumenti per l'ambiente di lavoro digitale, ecco una panoramica dei vantaggi principali offerti da un ambiente di lavoro digitale.

Maggiore flessibilità

Le aziende non si limitano più alle loro sedi fisiche. Gli ambienti di lavoro digitali hanno consentito un rapido accesso alle informazioni aziendali critiche, indipendentemente dalla posizione o dal dispositivo.

Pertanto, con un ambiente di lavoro digitale, le aziende e i dipendenti non sono più geograficamente bloccati nei loro uffici fisici. Invece, i dipendenti possono lavorare da casa, all'estero o scegliere un modello di lavoro ibrido, qualunque sia la soluzione migliore per loro e per il team.

Produttività migliorata

L'archiviazione fisica è stata sostituita da file di archiviazione cloud accessibili con una rapida ricerca per parola chiave e un clic del mouse. Ciò consente ai dipendenti di accedere in modo più efficiente alle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere le proprie mansioni, il che aumenta il tempo a loro disposizione per lavorare in modo efficace.

Senza contare che la possibilità di condividere risorse e informazioni in tempo reale in tutta l'azienda significa che tutti sono costantemente aggiornati, il che significa che nessuno perde tempo a cercare inutilmente le persone alla ricerca di informazioni.

Aumento delle entrate

I luoghi di lavoro digitali consentono l'accesso a app innovative per ricerche di mercato che pubblicano i risultati su una intranet o piattaforma condivisa in modo che i dipendenti possano lavorare attivamente alla loro implementazione.

Questo accesso approfondito alla ricerca ha un impatto diretto sulla capacità delle aziende di curare e focalizzare le proprie strategie per vedere rapidamente un aumento delle entrate.

Esperienza cliente migliorata

Sebbene i luoghi di lavoro digitali siano fondamentali per la collaborazione interna, sono anche utili per comunicare con i clienti.

Servizi come la live chat aiutano i clienti ad accedere al servizio clienti in pochi minuti, aiutandoli a ottenere le informazioni e il servizio di cui hanno bisogno senza giorni di attesa per una risposta via e-mail o ore di ascolto di fastidiose musiche in attesa di una chiamata.

Ciò migliora drasticamente l'esperienza del cliente e aumenta la probabilità che i clienti effettuino acquisti ripetuti in futuro.

La soddisfazione dei dipendenti

Con le aziende sul posto di lavoro digitale che facilitano le opzioni per lavorare da casa o lavoro ibrido, i dipendenti hanno più libertà di scelta rispetto al loro modello di lavoro, il che a sua volta migliora il morale.

E se i dipendenti sono soddisfatti della loro situazione lavorativa e vogliono essere presenti, sono più propensi a impegnarsi per aiutare le aziende a continuare a prosperare.

Costi ridotti

La gestione di uno spazio ufficio fisico costa un sacco di soldi. Affitto, elettricità, acqua, carta, inchiostro da stampa, riscaldamento, aria condizionata... l'elenco potrebbe continuare.

I luoghi di lavoro digitali sono associati all'adozione del lavoro a distanza, in cui i costi si spostano in gran parte verso la tecnologia e gli abbonamenti SaaS. Allo stesso modo, in un situazione di lavoro ibrida, le aziende sono in grado di ridimensionare i propri spazi per uffici o possono decidere di investire invece in spazi di co-working.

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Potenzia i tuoi dipendenti

Un ambiente di lavoro digitale offre ai dipendenti la libertà di dettare i propri schemi di lavoro offrendo loro la possibilità di lavorare da casa o adottare un orario di lavoro ibrido.

Questo sarà migliorare il loro equilibrio tra lavoro e vita privata e renderli più motivati.

Come migliorare il tuo ambiente di lavoro digitale

La creazione di un ambiente di lavoro digitale è un ottimo inizio, ma il lavoro non si ferma qui. Hai bisogno di un strategia completa per l'ambiente di lavoro digitale che ti consente di migliorare e ottimizzare le tue operazioni. Quindi, come puoi migliorare il tuo ambiente di lavoro digitale?

1. Assicurati che sia in linea con la tua visione

Man mano che la strategia aziendale si evolve, i tuoi desideri e le tue esigenze potrebbero cambiare con essa. E se utilizzi ancora la stessa suite di app digitali nel tuo ambiente di lavoro digitale, potresti non ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo.

Quindi assicurati di controllare il tuo software almeno una volta all'anno e non aver paura di cercare nuovi fornitori o modificare il tuo piano se il software che stai utilizzando non soddisfa più le tue esigenze.

2. Rendi scalabile il tuo ambiente di lavoro digitale

L'obiettivo di ogni azienda è espandersi, crescere e aumentare le entrate il più possibile.

Pertanto, hai bisogno di un ambiente di lavoro digitale in grado di crescere con te. Ciò significa che dovrebbe essere in grado di facilitare più utenti, funzioni più ampie, ricerche e analisi globali, ecc. Dovresti anche essere in grado di integrare le app digitali, se necessario.

Quando scegli il tuo software, questo è qualcosa che dovresti cercare, ma se non lo facessi potrebbe essere il momento di passare a una suite per l'ambiente di lavoro digitale che può essere scalata.

3. Rendi il tuo ambiente di lavoro digitale facile da usare

I tuoi dipendenti hanno un lavoro da fare. E l'ultima cosa di cui hanno bisogno è lo stress e il mal di testa dovuti al tentativo di navigare in un pacchetto software mal strutturato e poco intuitivo.

Non solo demotiverà il personale, ma farà anche perdere tempo prezioso che potrebbe essere impiegato per far crescere l'azienda.

Quindi controlla il tuo software per assicurarti che tutto sia accessibile.

4. Assicurati che il tuo ambiente di lavoro digitale scorra bene

Analogamente alla facilità d'uso, il posto di lavoro deve fluire bene. Ciò significa che i collegamenti e le pagine devono avere un senso e che vengono stabilite connessioni intuitive tra le funzioni principali.

Ad esempio, i team contabili interni possono trarre vantaggio dai collegamenti rapidi a dettagli specifici delle risorse umane per scopi di gestione delle retribuzioni.

Allo stesso modo, il personale addetto alle vendite può trarre vantaggio dai collegamenti diretti all'inventario attivo senza dover sfogliare numerose pagine irrilevanti.

5. Incoraggia il feedback dei dipendenti

Non c'è analisi migliore dell'ambiente di lavoro digitale del feedback diretto delle persone che lo utilizzano costantemente: i tuoi dipendenti.

Sapranno quali funzioni funzionano bene, quali collegamenti sono necessari per un flusso di lavoro ottimale e potranno dare suggerimenti sulle funzioni che ritengono carenti.

Possono anche fornire informazioni sull'efficacia delle app di comunicazione sia internamente con i colleghi che esternamente con i clienti.

6. Implementa sistemi di apprendimento adattivi

Con l'avanzare del software, aumenta anche la formazione necessaria per utilizzarlo. Anche se il personale può ricevere una formazione iniziale approfondita, non è giusto aspettarsi che ricordino tutto con sicurezza la prima volta.

Rendi facilmente accessibili i video di formazione e le procedure dettagliate in modo che i dipendenti possano assumere il controllo del proprio apprendimento e utilizzarli come riferimento, se necessario.

7. Consenti un lavoro remoto efficace

Gli ambienti di lavoro digitali consentono ai dipendenti di essere produttivi quando lavorano in remoto. Con i sistemi basati su cloud, le persone autorizzate possono accedere senza la necessità di un protocollo separato. Le persone possono anche condividere aggiornamenti, ottenere risposte alle loro domande e collaborare da qualsiasi luogo.

I manager hanno la possibilità di concentrarsi su attività di maggior valore e meno incombenze amministrative. Le organizzazioni possono anche ottenere risparmi significativi sui costi di manutenzione e trasporto, che possono essere investiti nello sviluppo del prodotto o in altri progetti legati ai risultati delle entrate. In altre parole, un ambiente di lavoro digitale consente a un'organizzazione di essere più agile e innovativa.

➞ Leggi di più: Vantaggi del lavoro a distanza per dipendenti e datori di lavoro

8. Crea un ambiente di lavoro connesso

Garantendo una comunicazione e una collaborazione senza interruzioni, un ambiente di lavoro connesso migliora la produttività. Ecco come.

• Tutoraggio tra pari - Incoraggiando la comunicazione attiva all'interno del team, i colleghi possono aiutarsi a vicenda a prosperare condividendo idee e suggerimenti e aiutando a risolvere i problemi, lasciando il personale senior a concentrarsi su altre aree di lavoro.
• Ospitare eventi sociali - Lavorare online non significa non parlare più con i colleghi. In effetti, presenta un nuovo modo di interagire. Ospitare regolarmente eventi sociali consente al personale di sentirsi connesso indipendentemente da dove si trovi.
• Integrazioni collaborative - Creando spazi condivisi, i colleghi possono collaborare facilmente ai progetti in tempo reale, ovunque si trovino, e aggiungerli quando vogliono. Questa collaborazione consentirà al tuo team di espandere le proprie capacità.
• Elenchi dei dipendenti - Se gestisci una grande azienda, può essere difficile sapere chi fa cosa. L'utilizzo di una piattaforma con un elenco dei dipendenti dinamico e in tempo reale consente ai dipendenti di contattare i membri del team in base alle esigenze.

Componenti della trasformazione digitale dell'ambiente di lavoro

Non sai come trasformare il tuo ambiente di lavoro digitale? Ecco informazioni sugli strumenti digitali e sui componenti connessi che devi sviluppare o ottimizzare per una trasformazione senza intoppi.

Strumenti di trasformazione digitale

La tecnologia è ovviamente un fattore chiave quando si parla di trasformazione digitale. Dalla contabilità alla collaborazione, ogni settore ha subito una qualche forma di trasformazione digitale nell'ultimo decennio. Questo elenco di strumenti fornisce un contesto sulla gamma di opzioni da considerare.

Persone

Le persone sono al centro della trasformazione digitale. Per quasi tutte le organizzazioni, ciò significa acquisire dati tempestivi e pertinenti su tre gruppi di persone: clienti, dipendenti e consumatori. Ciò è particolarmente vero per le organizzazioni più grandi.

Dati

Ogni azione e interazione in un'organizzazione creerà dati. L'obiettivo dovrebbe essere quello di acquisirli per creare record digitali che possano essere ampiamente accessibili e facilmente recuperabili.

Approfondimenti

La semplice raccolta e distribuzione dei dati non basterà. Si tratta di ottenere informazioni efficaci e fruibili sulla base di tali dati. Ciò richiede una scienza dei dati affidabile, un framework, un modello o un sistema.

Azione

I dati e le informazioni dovrebbero portare ad azioni significative. Sarebbe allettante pensare che la scienza dei dati, l'analisi e l'intelligenza artificiale possano sostituire l'azione. Ma alla fine, le persone devono agire in base alle informazioni e agli approfondimenti che ricevono.

Risultati

Il processo di analisi dei risultati genererà ulteriori dati. Questo circolo virtuoso di dati che consente azioni approfondite che creano dati più ricchi che incoraggiano azioni migliori sarà una parte cruciale della trasformazione digitale.