5 pasos cruciales para conseguir la mejor aplicación de intranet móvil
Una aplicación móvil de intranet facilita el flujo de información al proporcionar a los empleados las herramientas digitales para encontrar información corporativa y relacionarse con sus colegas sin importar dónde se encuentren.
1. ¿Cuáles son las ventajas de una aplicación de intranet móvil?
¿Qué es una aplicación de intranet?
Una aplicación móvil de intranet facilita el flujo de información al dar a los empleados las herramientas digitales para encontrar información corporativa y relacionarse con sus colegas sin importar dónde estés. La aplicación móvil de Intranet permite a las personas encontrar e intercambiar ideas rápida y fácilmente sobre la marcha a través de un dispositivo portátil.
Ventajas de la intranet móvil para las empresas
¿Cómo puedes beneficiarte tu empresa de una Intranet móvil? Piensa en lo siguiente:
— Colaboración sin fisuras entre trabajadores de oficina y sin escritorio
En el entorno laboral moderno, muchos proyectos se realizan en equipo. Es bastante común que un equipo esté formado por miembros que se encuentran en diferentes lugares, incluidos los trabajadores sin escritorio. Estos últimos pueden ser personas que trabajan desde su casa o sobre el terreno. Con una intranet móvil, pueden conectarte y colaborar con tus compañeros en tiempo real, independientemente de tu ubicación física.
— Menores costes de desplazamiento
Los trabajadores “de terreno” pueden utilizar la aplicación de intranet móvil para acceder a los documentos necesarios y asistir a reuniones a distancia. No tienes que desplazarte a la oficina ni gastar tiempo y dinero en asistir a reuniones en persona, a menos que tu asistencia sea absolutamente necesaria.
— Aumenta la productividad
Muchos trabajadores no están delante de un ordenador de escritorio durante el día. Para estos trabajadores, poder acceder a una aplicación móvil de intranet en una tableta o un smartphone es fundamental para realizar su trabajo.
— Atención al cliente más eficaz
Proporciona a tus representantes de atención al cliente acceso a la intranet. Pueden utilizarla para buscar la información necesaria para hacer un seguimiento de los pedidos y responder a las consultas de los clientes. Es probable que el representante siempre tenga su smartphone cerca, lo que significa que puede acceder a la Intranet de la empresa rápidamente cuando lo necesite.
— Los empleados pueden traer su propio dispositivo móvil
Ofrece a tus empleados la opción de utilizar sus propios dispositivos móviles para acceder a la intranet de la empresa. Los trabajadores pueden elegir un dispositivo iOS o Android con el que se sientan cómodos. Esto puede ahorrarte el gasto de proporcionar nuevos dispositivos móviles a todos los miembros de tu equipo.
— Mejora de la cultura corporativa
La intranet de la empresa también puede utilizarse con fines sociales. Muchas personas ya están familiarizadas con el uso de sus dispositivos móviles para mantenerse al día con diversos medios de comunicación y sitios de redes sociales. Cuando encuentran algo que les parece "compartible", hacen clic en él para que otras personas sepan que el contenido provocará una reacción. Los empleados pueden compartir noticias del sector, historias positivas de interés humano (y de vez en cuando vídeos de gatos monos) para crear un sentimiento de camaradería entre los miembros del equipo.
Los trabajadores pueden incluso probar a incorporar actividades divertidas, como celebrar un concurso no oficial "¿Quién tiene la mascota más tierna?" e invitar a los participantes a subir fotos de sus compañeros a la intranet de la empresa. La intranet también puede utilizarse para comprobar cómo se encuentran los compañeros de trabajo durante la pandemia y proporcionar apoyo de colega a colega durante este difícil momento.
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2. ¿Cuál es el propósito de la aplicación de intranet?
Una intranet (o un lugar de trabajo digital) tiene la capacidad de ayudar a tu empresa de varias maneras. He aquí las principales ventajas a tener en cuenta:
1. Es una importante herramienta de comunicación dentro de tu organización
Para muchos empleados, el simple hecho de poder seguir el ritmo del volumen de correo electrónico relacionado con el trabajo es problemático. No hay forma de clasificar la importancia de los mensajes recibidos; se da el mismo grado de importancia a un cambio de política del CEO de la empresa que a un mensaje sobre un evento social de los empleados, por ejemplo.
La plataforma en línea permite priorizar los mensajes y enviarlos a grupos de trabajo específicos. Con una in-app o una notificación push, los usuarios de la intranet pueden recibir notificaciones de información importante al instante.
2. Ofrece contenidos de calidad a los usuarios en cualquier momento y lugar
Cuando se aprovecha al máximo, una aplicación de intranet es mucho más que un espacio virtual para volcar información. Debe ser un lugar donde los usuarios coloquen diversos tipos de contenidos actualizados para ayudar a los responsables de la toma de decisiones de la empresa, así como a los usuarios que necesiten respuestas a preguntas.
Los empleados remotos que trabajan en diferentes zonas horarias o de viaje pueden acceder a los documentos de la empresa cuando los necesiten, incluso si están haciendo una solicitud fuera del horario de trabajo estándar de la oficina central.
3. La aplicación de intranet automatiza varias actividades empresariales
Las soluciones de intranet no se limitan a consumir información. La intranet de la empresa también es un lugar donde los empleados pueden encontrar herramientas para completar tareas. Por ejemplo, a través de la intranet se pueden distribuir formularios electrónicos para diversas actividades, como formación, elaboración de informes y solicitud de nuevos puestos en la empresa.
El resultado es que todos los empleados tienen acceso a oportunidades de formación y empleo. Cuando los formularios estándar, como las solicitudes de vacaciones o los informes de gastos, pueden ser enviados electrónicamente por todos los trabajadores (independientemente de dónde estén), pueden ser procesados más rápidamente.
4. Forma parte de la cultura de la empresa
La intranet depende de que los directivos y empleados aporten contenidos para todos los miembros de la empresa. Depende de quienes la utilizan asegurarse de que lo que se publica es actual, preciso y pertinente. Hay que animar a los nuevos empleados a que compartan información personal sobre sí mismos y sus antecedentes para que sus compañeros puedan conocerlos. Es una buena forma de "romper el hielo" al empezar a trabajar en una nueva empresa. Compartir información sobre un trabajo anterior o una afición puede conducir potencialmente a nuevas oportunidades más adelante.
3. Características que debe tener una aplicación de intranet móvil
¿En qué características de la intranet móvil debes centrarte? Considera estas ideas.
Conecta a todos los trabajadores desde una aplicación
TEl lugar de trabajo ha cambiado y no todas las personas relacionadas con la empresa pasan el mismo tiempo en la oficina. Hoy en día no es raro que un trabajador pase parte o todo su tiempo trabajando a distancia. Estos trabajadores son tan parte de la empresa como los que pasan todo su tiempo en la oficina.
Busca una intranet móvil que conecte a todos utilizando la misma suite de productividad, como Google Workspace o Microsoft 365. La propia intranet se puede utilizar como fuente de materiales de formación, consejos sobre mejores prácticas y preguntas frecuentes para ayudarte a navegar por el software.
Opciones de chat privado y en grupo
No todos los mensajes que los empleados comparten en la intranet de la empresa están destinados a que todos los trabajadores los vean. Un empleado puede querer enviar una pregunta directamente a su jefe, por ejemplo. Los directivos deben reconocer que no todo lo que discuten con los miembros de su equipo está destinado a ser repetido al grupo.
Para eso están los chats privados. El chat de grupo es una característica clave cuando se busca una aplicación de comunicación, ya que los miembros del equipo pueden hacer preguntas y obtener consejos sobre las tareas en las que están trabajando en tiempo real.
Se integra con el software de la empresa
Lo ideal es elegir una aplicación de intranet móvil que refleje los procesos que tu empresa ya tiene en marcha. La gestión de la información en la intranet a través del móvil debe ser tan fluida como la experiencia a la que los empleados se han acostumbrado en sus ordenadores de sobremesa.
Directorio de empleados
Ofrece a tus empleados una plataforma para compartir su área de especialización con sus colegas. Un directorio de empleados en línea en el que se puedan realizar búsquedas es una forma cómoda para que los directivos y los trabajadores encuentren la ayuda que necesitan para proyectos especializados. También puede utilizarse cuando un compañero necesita que le respondan a una pregunta en la empresa y no sabe inmediatamente a quién dirigirse.
Centro de reconocimiento de empleados
La intranet de la empresa es un lugar estupendo para publicar mensajes de reconocimiento de los logros de los empleados en su vida profesional y personal. Haz saber a los empleados que la empresa les apoya en todos sus esfuerzos.
Comunidades de interés
Las comunidades de interés animan a los empleados a conectar a través de intereses o aficiones compartidos. Estas comunidades están diseñadas para ser puramente sociales. La comunidad publica enlaces, vídeos y textos sobre temas que la comunidad considera interesantes, divertidos o educativos. Este "enfriador de agua" virtual es una forma de que los trabajadores sin escritorio conozcan a sus colegas a nivel personal sin tener que poner un pie en la oficina.
Comunidades de práctica
Anima a tus empleados con experiencia en áreas específicas a compartir sus conocimientos en comunidades de práctica. Es una oportunidad para que aumenten su reputación como expertos en su campo.
Incluye notificaciones push
Las mejores aplicaciones móviles de intranet mantienen al día a todos los usuarios con notificaciones push. Estos anuncios en tiempo real se envían a los teléfonos inteligentes cuando los empleados deben ser notificados de algo rápidamente. No están diseñadas para la comunicación interna diaria. Se utilizan mejor para comunicar mensajes urgentes como actualizaciones del CEO de la empresa o instrucciones sobre qué hacer en caso de que ocurra una emergencia.
4. ¿Cómo crear una aplicación de intranet para empleados?
Ahora que has descubierto los beneficios de tener una aplicación de intranet para empleados y las características que debes buscar al elegir una, a continuación te explicamos cómo crear una.
1. Elige el mejor proveedor de aplicaciones de intranet móvil
Tómate tu tiempo y haz los deberes antes de tomar una decisión. Querrás encontrar una empresa con experiencia en intranets para empresas con acceso móvil. Si tienes algún requisito especial, como contenido en varios idiomas, asegúrate de mencionarlo por adelantado para garantizar que la empresa que estás considerando pueda satisfacerlo. Consulta la lista de proveedores en el Gartner Magic Quadrant para soluciones empaquetadas de intranet.
2. Personaliza la estructura y el diseño
El proveedor que elijas debe poder mostrarte una plantilla de aplicación móvil de intranet para que te hagas una idea del aspecto de tu producto. Una vez que hayas tomado una decisión sobre con qué proveedor trabajar, tómate el tiempo necesario para elegir un aspecto que se adapte específicamente a tu empresa.
3. Crea contenidos para la intranet
No podrás lanzar la intranet sin contenidos. Este es el punto en el que tú y tu equipo tendrán que tomar decisiones sobre qué tipos de contenido quieren incluir en la página de inicio de la intranet. También tendrás que hacer un plan para actualizar el contenido con regularidad para que no se estanque.
4. Piensa en un nombre atractivo
Dado que tu intranet es un documento vivo, debería tener una marca. Quizá una de las primeras funciones debería ser organizar un concurso para elegir un nombre para la intranet. Pide a los empleados que envíen sugerencias y luego voten. Introduce los nombres de todos los participantes en un sorteo de un premio divertido como forma de decir: "Gracias".
5. Imparte formación a todos los empleados
Una vez que la intranet esté en funcionamiento, imparte formación a todos los trabajadores sobre cómo utilizarla correctamente. Ofrece a los empleados la posibilidad de elegir el formato de la formación. Algunos prefieren leer texto, mientras que a otros les gusta ver vídeos. Otros pueden necesitar más ayuda práctica antes de sentirse cómodos utilizando la intranet. Ofrece a todos los empleados la opción de pedir ayuda a alguien si se quedan atascados.
5. ¿Cómo medir la adopción de una intranet móvil?
¿Para qué implantar una aplicación de intranet móvil si no se puede saber si la inversión es rentable? Si quieres determinar lo bien que está funcionando para tu empresa, aquí tienes algunas formas de hacer un seguimiento de su eficacia:
Mayores ventas
Uno de los beneficios que la intranet de la empresa puede aportar a tu equipo es una mejor información, lo que puede conducir a un aumento de las ventas. Sin duda, puede ayudar con el servicio al cliente y fomentar la fidelidad de los clientes existentes.
Aumento de la productividad
Dado que la intranet facilita a los empleados la colaboración en proyectos, el trabajo se terminará a tiempo. Los trabajadores tienen un lugar donde encontrar formularios, documentos, libros blancos, etc. También saben dónde buscar expertos dentro de la empresa que les ayuden cuando lo necesiten.
Ahorro de costes
La intranet proporciona ahorros en varias áreas que pueden no ser inmediatamente evidentes. Los empleados deberían dedicar menos tiempo a buscar información. La empresa debería gastar menos dinero en papel y tóner, además de otros beneficios medioambientales.
