Cos'è un’intranet aziendale e perché dovrei averne una?

Nel moderno panorama aziendale, la comunicazione efficace, la collaborazione e il coinvolgimento dei dipendenti sono cruciali per il successo di un'azienda. È qui che entra in gioco un'intranet aziendale.

Un'intranet è una piattaforma potente che favorisce la comunicazione interna, promuove la collaborazione e migliora l'esperienza complessiva dei dipendenti. In questo articolo, approfondiremo il concetto di intranet aziendale, ne esploreremo i vantaggi e forniremo suggerimenti per creare un'intranet efficace con l’obiettivo di trasformare le attività aziendali.

Un'intranet aziendale è un sito web interno o una piattaforma digitale progettata per facilitare la comunicazione, la collaborazione e la condivisione di informazioni all'interno di un'azienda. Funge da hub centralizzato in cui i dipendenti possono accedere a risorse aziendali, documenti, notizie e strumenti, per semplificare i processi di lavoro e consentire loro di rimanere informati e coinvolti. Le intranet sono diventate uno strumento indispensabile per le aziende di tutte le dimensioni, poiché colmano la distanza fisica, collegano team remoti e assicurano che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.

Le intranet non sono una novità, ma il modo in cui le intranet moderne vengono utilizzate oggigiorno si addice alle nuove modalità di lavoro e mostra come le intranet si siano evolute. L’evoluzione delle intranet non è troppo complessa: le prime sono nate negli anni '60 e costituivano sistemi che fornivano informazioni ai dipendenti senza concedere l'accesso agli esterni. Le intranet originali erano accessibili utilizzando reti locali che richiedevano ai dipendenti di essere in loco (cioè in ufficio) tramite computer desktop per accedere all'intranet. 

Ovviamente, quel tipo di approccio non è sostenibile oggi dato che l'80% dei dipendenti globali lavora al di fuori di un ufficio: operatori sanitari, lavoratori edili, dipendenti del settore al dettaglio e persino lavoratori del sapere remoto che non lavorano in un ufficio aziendale formalizzato. L'intranet di oggi privilegia l'utilizzo di dispositivi mobili, il design dell'interfaccia, la compatibilità con il cloud e numerosi altri elementi, pur fornendo i vantaggi fondamentali della comunicazione interna dell'intranet tradizionale.

I vantaggi di un'intranet aziendale sono molteplici, sia per l'azienda che per i suoi dipendenti. Ecco alcuni dei principali vantaggi che le aziende possono ottenere con un'intranet: 

Vantaggio intranet #1: Migliore comunicazione

Un'intranet funge da piattaforma centralizzata per le informazioni, gli annunci e gli aggiornamenti che riguardano l'azienda, garantendo una comunicazione coerente in tutta l'organizzazione. Nonostante l’avvento delle ultime soluzioni tecnologiche, la comunicazione non si sta semplificando per le grandi aziende. Con l'aumentare del numero di strumenti nell'ambiente aziendale, le persone vengono riempite di notifiche, messaggi e informazioni.

Un'intranet aziendale migliora la comunicazione perché consente alle aziende di ridurre il numero di strumenti e semplificare la comunicazione attraverso una fonte centrale di informazioni. 

Un'intranet aziendale moderna come LumApps includerà anche funzionalità che aiutano a disseminare rapidamente le comunicazioni importanti per ottenere visibilità. Ad esempio, è possibile "pinnare" un post in alto al dashboard di ogni dipendente in modo che vedano i messaggi importanti non appena accedono all'intranet. Oppure, ancora, è possibile inviare campagne interne di messaggistica che inviano messaggi mirati, combinati ad una consegna tempestiva per garantire che le informazioni importanti raggiungano le persone giuste al momento giusto. 

Vantaggio intranet #2: Maggiore collaborazione

I team possono collaborare più efficacemente condividendo documenti, analisi approfondite e idee, indipendentemente da dove si trovino.

Le intranet forniscono uno spazio virtuale in cui i dipendenti possono comunicare in modo asincrono attraverso vari canali come forum di discussione, gruppi di interesse con la possibilità di commentare e mettere mi piace ai post dei loro colleghi. Queste funzionalità consentono ai team di porre domande, condividere intuizioni, elaborare idee e chiedere aiuto ai colleghi, promuovendo un senso di comunità anche quando si lavora in remoto o in sedi separate. 

Nei tradizionali ambienti di lavoro, le informazioni possono talvolta rimanere private all'interno di specifici dipartimenti o team, creando compartimenti stagni e ostacolando la collaborazione interfunzionale. Le intranet aziendali abbatteranno questi ostacoli offrendo una piattaforma centralizzata in cui le informazioni sono accessibili a tutti. I team possono facilmente condividere aggiornamenti, documenti e migliori pratiche, portando alla formazione di un ambiente di lavoro più collaborativo.

Nel momento in cui sei alla ricerca di un'intranet aziendale, assicurati di scegliere una piattaforma di intranet che si integri con la tua suite di collaborazione esistente. Ad esempio, se la tua azienda utilizza Microsoft 365 o Google Workspace, puoi utilizzare quei login esistenti per l'intranet aziendale e puoi persino condividere contenuti attraverso questi canali. 

Vantaggio Intranet #3: Aumento dell'impegno dei dipendenti

L'impegno dei dipendenti costituisce una misura dell'atteggiamento e dell'interesse che i dipendenti dimostrano nei confronti del proprio lavoro. Molti fattori influenzano l'impegno dei dipendenti come il loro ruolo all'interno dell'azienda, il loro atteggiamento verso i colleghi, il loro rapporto con la leadership e i supervisori e la cultura aziendale. 

Un'intranet può influenzare l'impegno dei dipendenti perché mantiene i dipendenti informati, coinvolti e motivati, risultando in una maggiore soddisfazione lavorativa e produttività. L'intranet aziendale funge da luogo in cui i dipendenti possono connettersi tra loro, a prescindere da fusi orari e sedi di lavoro differenti, per rimanere informati su cosa sta accadendo nell’azienda. 

Vantaggio Intranet #4: Processi di lavoro ottimizzati

Gli strumenti di automazione all'interno dell'intranet possono semplificare attività di routine, liberando i dipendenti per concentrarsi su iniziative più strategiche. Integrando vari strumenti e funzionalità, le intranet ottimizzano l'efficienza, riducono la routine e migliorano la produttività complessiva.

Un modo chiave attraverso cui le intranet aiutano a ottimizzare i processi di lavoro è tramite la centralizzazione delle informazioni e delle risorse. Per evitare che i dipendenti perdano tempo prezioso alla ricerca di documenti o informazioni, un'intranet fornisce un'unica piattaforma dove i dipendenti possono trovare tutto, dalle politiche e procedure aziendali ai file relativi ai progetti come modelli e moduli personalizzabili che facilitano la standardizzazione e la coerenza tra i dipartimenti. Questo non solo aiuta a risparmiare tempo, ma può ottimizzare i processi minimizzando gli errori che possono derivare da informazioni obsolete o incoerenti.

Inoltre, le intranet spesso incorporano funzionalità di automazione che possono trasformare compiti di routine in flussi di lavoro efficienti. Ad esempio, i processi di approvazione, l'instradamento dei documenti e l'assegnazione dei compiti possono essere automatizzati, riducendo la necessità di intervento manuale e accelerando processi critici. Questa automazione non solo velocizza i processi, ma garantisce anche coerenza e precisione. L'intranet aziendale di LumApps include funzionalità di automazione tramite il suo Digital Assistant che i dipendenti possono utilizzare per gestire autonomamente attività comuni di risorse umane o informatiche. 

Ti stai chiedendo cosa puoi aspettarti quando scegli una buona Intranet aziendale? Ci sono diverse funzionalità che dovresti considerare come requisiti standard per un software di intranet e poi esistono alcune funzionalità secondarie che potrebbero essere importanti per la tua azienda ma non per altre. 

Innanzitutto, inizia facendo un elenco delle funzionalità "essenziali" dell'intranet in modo da poter facilmente confrontare i diversi servizi di intranet esistenti e scegliere quello che funziona meglio per la tua azienda o il tuo team. 

Una buona intranet dovrebbe essere intuitiva, facile da usare e adattata alle esigenze specifiche della tua azienda. 

Quando selezioni una piattaforma di intranet aziendale per la tua attività, dovresti cercare i fornitori di intranet che offrono le seguenti funzionalità: 

• Scalabilità: Assicurati che la piattaforma possa soddisfare la crescita della tua azienda e le esigenze in evoluzione. Questo potrebbe includere la capacità di ospitare intranet multi-sede se la tua azienda prevede di espandersi o acquisire marchi aggiuntivi in futuro. 
• Sicurezza: Dà priorità a una piattaforma con robuste funzionalità di sicurezza intranet come backup continui, più data center e conformità GDPR per proteggere i dati aziendali sensibili. 
• Integrazioni: Cerca una piattaforma che offra potenti integrazioni per connettersi senza problemi con i tuoi strumenti e software esistenti. L'intranet aziendale dovrebbe connettersi con la tua suite di collaborazione esistente come Microsoft o Google in modo che i dipendenti possano utilizzare i loro login esistenti per l'intranet. Alcuni servizi di intranet si integrano anche con app aziendali popolari come Zapier, Salesforce, Slack, Trello, Zendeck, Zoom e altro ancora. Fai un elenco delle tue app aziendali più importanti e utilizzate comunemente e assicurati di cercare un servizio intranet che si integri con le tue app. 
• Compatibilità con dispositivi mobili: Uno dei requisiti più importanti per i dipendenti sul campo e per coloro che lavorano al di fuori di un ufficio sono le funzionalità dell'app mobile. Se la tua azienda si basa fortemente su questi lavoratori come venditori esterni, operai di impianti di produzione, personale ospedaliero, lavoratori del settore al dettaglio o della ristorazione, un'intranet compatibile con i dispositivi mobili dovrebbe essere un requisito cruciale per la tua azienda. Cerca un'intranet che includa un'app mobile oltre alla compatibilità del browser in modo che i dipendenti possano accedere al sito senza essere obbligati ad utilizzare un computer. 
• Personalizzazione del marchio: Scegli una piattaforma che ti permetta di personalizzare l'intranet per adattarla al marchio e ai requisiti della tua azienda. Il tuo intranet dovrebbe riflettere il marchio della tua azienda in modo che i dipendenti lo vedano come parte integrante della stessa. Cerca un servizio di intranet che consenta una personalizzazione totale del design, come la possibilità di avere più siti con marchi differenti. Ad esempio, un'azienda che possiede diversi marchi di moda potrebbe desiderare che ogni sito rifletta l'estetica di design dei vari marchi. 
• Interfaccia user-friendly: Scegli un servizio di intranet che si caratterizzi per un'interfaccia utente moderna e intuitiva, rendendo facile per i dipendenti navigare e trovare le informazioni di cui hanno bisogno. Un altro aspetto fondamentale per un'interfaccia user-friendly è che il sistema di gestione dei contenuti sia facile da usare per i manager dell'intranet. Ad esempio, LumApps ha quella che viene chiamata un'interfaccia "no code" che i gestori del sito possono utilizzare senza per forza possedere competenze tecniche o supporto da parte di un team IT. 
• Campagne di comunicazione: La tua intranet dovrebbe caratterizzarsi per contenuti rilevanti e coinvolgenti, come notizie aziendali, aggiornamenti e articoli. Tuttavia, a volte ci saranno messaggi che sono importanti per i dipendenti. Se la tua intranet include la funzionalità di campagne interne, puoi inviare messaggi mirati con consegna tempestiva. Molte aziende utilizzano questa funzionalità per inviare notifiche push su tutti i dispositivi per garantire che i dipendenti vedano le informazioni pertinenti nel metodo di comunicazione che prediligono. 
• Condivisione e gestione del sapere: La condivisione del sapere costituisce il processo di scambio di analisi approfondite, informazioni e competenze tra individui all'interno di un'organizzazione, che porta a un apprendimento e una crescita collettivi. Un'intranet funge da potente canale per la condivisione del sapere fornendo una sede digitale dove i dipendenti possono condividere facilmente idee, documenti ed esperienze. Attraverso forum di discussione, spazi collaborativi e archivi, un'intranet incoraggia il dialogo e la diffusione delle conoscenze. Questa accessibilità è particolarmente importante quando i team lavorano in luoghi e fusi orari diversi: l'hub di comunicazione centrale consente ai dipendenti di diversi dipartimenti e sedi di contribuire con le proprie prospettive uniche e il sapere condiviso di cui trae beneficio l'intera azienda.
• Supporto multilingua: Se la tua azienda ha dipendenti in tutto il mondo, prediligerai un'intranet che supporti più lingue. Ad esempio, l'intranet di LumApps offre la possibilità ai dipendenti di scegliere e impostare la lingua, che viene quindi visualizzata sulla pagina e all'interno dell'editor del backend. 
• Analisi: Qualsiasi buona piattaforma di intranet dovrebbe includere analisi. Queste ti consentono di capire se i tuoi sforzi comunicativi all’interno dell’azienda stanno avendo dei risultati o meno. Un modo fondamentale per monitorare il successo è attraverso le analisi che ti permettono di vedere quanti dipendenti interagiscono con i contenuti, con quale frequenza e quanto coinvolgimento apportano determinati post. Questo è un modo utile per misurare il ROI aziendale del tuo intranet e degli sforzi di comunicazione. 
• Team di supporto clienti: Lanciare un progetto di intranet può essere un'impresa piuttosto impegnativa. Scegli un servizio di intranet che includa il livello di supporto appropriato per il tuo team. Ad esempio, la maggior parte delle aziende non desidera sviluppare autonomamente la piattaforma. Al contrario, puoi scegliere un servizio di intranet che includa un servizio clienti per poter completare tutta la configurazione e l'installazione, nonché fornire assistenza al tuo team su come gestire l'intranet. Con LumApps, ogni cliente ha la possibilità di essere supportato da un "customer success manager" che può aiutare il tuo team a creare un piano sostenibile per il tuo intranet, inclusa la governance, l'adattamento dei dipendenti, come garantire che il tuo progetto di intranet sia un successo e altro ancora. 

Sì, un'intranet può migliorare l'esperienza dei dipendenti nella tua azienda fornendo un rapido accesso alle informazioni, favorendo la collaborazione e promuovendo un senso di comunità tra i dipendenti. 

Molte aziende utilizzano un'intranet per centralizzare la comunicazione e le risorse, il che può influenzare positivamente la connessione dei dipendenti con i colleghi e ciò che sta accadendo in azienda. Con la sua comunicazione, collaborazione e accesso alle risorse, un'intranet incrementa la soddisfazione e l’impegno della forza lavoro.

Essendo un centro per gli aggiornamenti aziendali, le policy e le notizie, un'intranet garantisce che i dipendenti rimangano informati e connessi. Questa trasparenza crea un senso di appartenenza e coinvolgimento, migliorando la soddisfazione lavorativa complessiva. 

Un altro aspetto che migliora l'esperienza dei dipendenti è l'accesso alle risorse di apprendimento e sviluppo. Un'intranet consente di creare un archivio di materiali di formazione, workshop e risorse video, permettendo ai dipendenti di investire nella loro crescita professionale. Ciò porta a un senso di realizzazione e fedeltà rispetto all'azienda che si impegna attivamente per favorire la loro crescita.

Inoltre, le intranet facilitano i flussi di lavoro, risparmiando tempo e frustrazione ai dipendenti. Con l'accesso semplificato ai documenti, agli strumenti e ai processi automatizzati, le attività diventano più efficienti. Questa rimozione degli ostacoli amministrativi consente ai dipendenti di concentrarsi sulle attività, contribuendo a un ambiente di lavoro positivo.

Per sfruttare al meglio la tua intranet aziendale, considera l’inclusione delle seguenti componenti:

1. Notizie e aggiornamenti aziendali

Mantieni i dipendenti informati sulle ultime notizie aziendali, annunci e eventi imminenti. Molte intranet consentono di "pinnare" le notizie più importanti nella parte superiore del dashboard dei dipendenti. 

Dovresti anche cercare una intranet aziendale che permetta ai dipendenti di gestire autonomamente il proprio dashboard, incluse le iscrizioni ai gruppi, e di decidere quali post visualizzare in ordine di priorità al momento del login. Alcune intranet, come LumApps, includono anche la possibilità di lanciare campagne interne per inviare messaggi mirati ai dipendenti tramite il loro canale di comunicazione che prediligono. 

2. Rubrica dei dipendenti

Una rubrica dei dipendenti con profili e informazioni di contatto per favorire la connessione tra i dipendenti. Questa potrebbe essere una delle aree più utilizzate del tuo intranet, quindi è importante metterla in evidenza in modo che sia facilmente accessibile. LumApps si integra con strumenti HR conosciuti che possono trovarsi nei campi della rubrica ufficiale, ma è altrettanto importante consentire ai dipendenti un certo controllo sulla propria pagina, come la modifica del metodo di comunicazione che preferiscono, una breve biografia e la possibilità di aggiornare la propria foto del profilo. 

3. Gestione dei documenti

Un archivio centralizzato per la gestione dei documenti aziendali, delle politiche e delle procedure. 

Un'intranet migliora notevolmente la gestione dei documenti fornendo un archivio digitale centralizzato che può fungere da fonte unica per memorizzare, organizzare e condividere documenti aziendali. 

Evita di perdere ore alla ricerca di un file, garantendo ai dipendenti l’accesso alle risorse aggiornate con facilità. Questa gestione dei documenti garantisce che le informazioni vitali, le policy e i progetti siano prontamente disponibili per coloro che li necessitano, promuovendo efficienza, precisione e utilizzo ottimale delle risorse aziendali.

4. Centro di riconoscimento dell’impegno dei dipendenti

Nel 2023, le principali ragioni per le quali i dipendenti hanno lasciato il lavoro includono lo stipendio, i benefit e la mancanza di supporto o il sentirsi sopraffatti. Un modo attraverso cui le aziende stanno cercando di evitare che i propri dipendenti avvertano questa sensazione di mancanza di supporto è creando un centro di riconoscimento dei dipendenti all'interno della propria intranet, dove i manager possono inviare riconoscimenti virtuali e i colleghi possono mandarsi messaggi di apprezzamento e ringraziamento reciproco. 

Il centro di riconoscimento dell’impegno dei dipendenti incluso in LumApps permette ai premi vinti di rimanere associati al profilo di un dipendente, rendendoli così visibili in modo permanente. In questo modo, il riconoscimento diventa pubblico, visibile e duraturo rispetto a un riconoscimento verbale.  

5. Social communities e gruppi di interesse

Social Communities e gruppi di interesse all'interno di un intranet fungono da hub per i dipendenti per connettersi su questioni che riguardano il lavoro ma anche altro come passioni e obiettivi condivisi. Nella maggior parte dei casi i gruppi di interesse più popolari riguardano animali in generale e animali domestici. 

Includendo Social Communities nella tua intranet, puoi permettere ai dipendenti di avere un canale per coltivare connessioni umane oltre che professionali, nutrendo cameratismo e collaborazione. Riunendo individui di diversi dipartimenti che condividono interessi comuni, professionali o personali, queste comunità promuovono la condivisione di conoscenze, la collaborazione, il brainstorming e la risoluzione dei problemi. Di conseguenza, aiutano a migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e la soddisfazione lavorativa, creando un senso di appartenenza e accettazione.

Ci sono molte ragioni di utilizzo di un'intranet aziendale, ma una delle più pratiche - e spesso meno conosciute - è l’inserimento in azienda. Un'intranet funge da luogo in cui i nuovi dipendenti possono accedere a materiali di formazione, politiche e guide per orientarsi, garantendo un processo di onboarding senza intoppi. 

L'intranet per dipendenti di LumApps include persino una funzione chiamata "Employee Journeys" che consente ai responsabili HR di creare un workflow su misura che può essere inviato automaticamente, riducendo il tempo dedicato all'onboarding e aumentandone l'efficacia ottimizzando l’invio di messaggi e informazioni. LumApps Journeys include la distribuzione multi-canale e multi-dispositivo, per garantire che i dipendenti abbiano accesso alle loro informazioni nel metodo di comunicazione che preferiscono. 

Un altro caso d'uso popolare per le intranet è la gestione di cambiamenti all’interno dell’azienda. Una nota azienda globale di consegna di cibo online, Just Eat Takeaway.com, ha utilizzato un'intranet di LumApps per creare un hub centralizzato per i dipendenti dopo la fusione aziendale. L'intranet ha consentito a Just Eat Takeaway.com di spiegare i cambiamenti principali, inclusa la nuova visione aziendale, e unire le culture delle due aziende coinvolte nella fusione tramite la loro intranet chiamata "The Kitchen". Scopri di più. 

Una delle ragioni più comuni per cui le aziende adottano un'intranet è il desiderio di migliorare la comunicazione interna. Zapier è una delle aziende che ha deciso di adottare un'intranet per espandere le proprie operazioni di comunicazione interna per connettere e mantenere informata la propria forza lavoro internazionale. Scopri come Zapier ha utilizzato l'intranet di LumApps per favorire la diffusione di notizie a livello aziendale e fornire informazioni tramite integrazioni come un canale Slack per tutta l'azienda. 

In conclusione, un intranet aziendale è uno strumento vitale per le aziende moderne che cercano di migliorare la comunicazione, la collaborazione e l'coinvolgimento dei dipendenti. Costruendo una piattaforma facile da usare con contenuti rilevanti e strumenti di collaborazione, è possibile creare un ambiente di lavoro positivo e produttivo. Quando si seleziona una soluzione di intranet, è importante dare priorità alla scalabilità, alla sicurezza e all'integrazione. Alla fine, un'intranet ben progettato può migliorare l'esperienza dei dipendenti, portando a una maggiore soddisfazione lavorativa, una produttività più elevata e una base aziendale più solida.

Richiedi una demo per vedere in azione l'intranet di LumApps. 
 

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