Perché la tua azienda deve puntare sulla comunicazione aziendale

Nessuna azienda esiste in maniera del tutto isolata. Per avere successo, le aziende devono imparare a comunicare in modo efficace. Le informazioni chiave devono essere condivise sia con il pubblico interno che con quello esterno. 

Le comunicazioni aziendali sono fondamentali quando si tratta di gestire un marchio. Un'azienda può usare la propria strategia di comunicazione per rafforzare la reputazione, commercializzare i prodotti e creare una forte cultura interna. 

Esistono vari tipi di comunicazione aziendale. Ogni settore della comunicazione ha un ruolo e una funzione specializzati. Capire come strutturare la strategia di comunicazione aziendale in modo efficace rafforzerà le tue operazioni interne e darà impulso al tuo marchio. 

In questo articolo analizzeremo il ruolo della comunicazione aziendale in un'organizzazione. Spiegheremo i diversi tipi di comunicazione aziendale e analizzeremo gli elementi chiave di una strategia di messaggistica aziendale di successo.

Cosa sono le comunicazioni aziendali?

Il concetto di comunicazione aziendale copre un'ampia area. In termini generali, le comunicazioni aziendali si riferiscono a tutti i metodi utilizzati da un'azienda per condividere le informazioni. 

Tutte le comunicazioni aziendali sono orientate agli obiettivi. Una strategia di comunicazione aziendale efficace deve essere a più livelli. Deve comprendere un'ampia gamma di destinatari e puntare al raggiungimento di diversi obiettivi. 

Molte organizzazioni hanno team o professionisti dedicati che si occupano di una categoria specifica di comunicazioni aziendali. 

Le modalità di diffusione delle comunicazioni aziendali dipendono in larga misura dal pubblico. Possono essere sotto forma di comunicazioni scritte come e-mail, memo, relazioni, comunicati stampa, marketing e pubblicità. 

Le comunicazioni aziendali possono anche essere verbali. Riunioni del personale, sessioni di formazione, conferenze stampa, interviste o video promozionali sono tutti esempi di comunicazioni aziendali di tipo orale. 

È anche possibile avere comunicazioni aziendali non verbali. Le comunicazioni aziendali non verbali includono il logo e il marchio di un'azienda, oltre a immagini, infografiche interne e illustrazioni.

Perché le comunicazioni aziendali sono fondamentali per il successo?

È difficile sopravvalutare l'importanza delle comunicazioni aziendali nell'ambiente imprenditoriale moderno. Esse svolgono un ruolo fondamentale nella gestione e nel miglioramento della reputazione di un'organizzazione.

Il successo di un'impresa dipende dalla capacità di comunicare con i suoi dipendenti e con i suoi clienti. In generale, la comunicazione aziendale aiuta a costruire e mantenere relazioni con gli stakeholder interni ed esterni. In definitiva, può offrire un netto vantaggio competitivo. 

Una comunicazione aziendale efficace mette in luce i punti di forza unici di un'azienda e il suo impegno nei confronti dei suoi valori e della sua missione. Permettono all'organizzazione di definire e proteggere la propria identità. Un'azienda può utilizzare la propria messaggistica aziendale per raggiungere i propri obiettivi e ottimizzare i propri flussi di lavoro. 

Se la comunicazione aziendale è impostata in maniera corretta, ciò può portare alla fidelizzazione dei clienti, alla creazione di una forza lavoro impegnata e alla garanzia di una sostenibilità a lungo termine dell’azienda. 

Quali sono le componenti principali delle comunicazioni aziendali?

Pur avendo una gamma complessa di funzioni, le comunicazioni aziendali sono di due tipi principali. In termini semplici, esse possono essere interne o esterne. 

Le comunicazioni aziendali interne sono rivolte al personale dell'azienda e non sono destinate al pubblico. A livello interno, sono essenziali per creare una solida cultura aziendale. Una buona comunicazione contribuisce a snellire le operazioni interne, a mantenere i dipendenti impegnati e a creare un ambiente di lavoro coeso.

Le comunicazioni aziendali esterne sono destinate a un pubblico di clienti potenziali ed esistenti, ai media, al pubblico in generale, agli investitori, alle agenzie governative o ai fornitori. 

Una buona strategia di comunicazione deve tenere conto degli obiettivi e delle funzioni della comunicazione aziendale sia interna che esterna. 

Gli obiettivi principali della comunicazione aziendale interna

Un tempo la comunicazione interna significava semplicemente fornire ai dipendenti le informazioni di base di cui avevano bisogno per svolgere il proprio lavoro. Nel mondo degli affari di oggi, le comunicazioni interne sono parte integrante della costruzione di un'impresa di successo. Tutti i principali stakeholder di un'azienda dovrebbero essere consapevoli del valore della comunicazione interna e dei vantaggi, delle best practice e degli strumenti che ne derivano.  

I due obiettivi principali della moderna comunicazione aziendale interna sono il coinvolgimento dei dipendenti e la creazione di una forte cultura aziendale. 

Cosa si intende per coinvolgimento dei dipendenti?

Il coinvolgimento dei dipendenti è il grado di impegno e motivazione dei dipendenti e il loro legame con il lavoro e l'azienda. 

I dipendenti coinvolti sono più fedeli ai propri datori di lavoro e sono entusiasti del lavoro che svolgono. Andranno oltre ciò che ci si aspetta da loro. Credono nell’azienda e danno un valore rispetto a quelle che sono le loro mansioni quotidiane. 

I dipendenti impegnati si sentono apprezzati sul posto di lavoro e ne sono orgogliosi. Un dipendente impegnato è più produttivo, più felice e più propenso a promuovere attivamente la propria azienda.

Cos'è la cultura aziendale?

La cultura aziendale è costituita dai valori, dalle convinzioni e dai modi di agire condivisi che definiscono l'identità di un'organizzazione. Stabilisce il modo in cui i dipendenti interagiscono, prendono decisioni e svolgono le proprie tasks. Una cultura aziendale sana e positiva può favorire un senso di appartenenza e di valore.

Come creare una cultura aziendale che crei coinvolgimento

Come può un'organizzazione assicurarsi che i propri dipendenti siano coinvolti? Creando una forte cultura aziendale che favorisca un senso di appartenenza e di scopo. Una cultura interna positiva si ottiene definendo e comunicando chiaramente la missione e i valori dell'azienda. 

I dipendenti devono sapere perché il loro lavoro è importante. Il personale deve anche sentirsi coinvolto nell'azienda per cui lavora. Devono essere informati su tutti gli sviluppi, i traguardi e i successi dell'azienda. 

Ci sono molti modi in cui un'azienda può utilizzare i propri canali di comunicazione interna per rafforzare la cultura e dare voce ai dipendenti. 

Un’impresa può creare una newsletter che metta in luce tutte le ultime novità. Anche le riunioni mensili a livello aziendale e le riunioni periodiche dei team possono permettere ai dipendenti di rimanere informati. È possibile creare una piattaforma di premi per i dipendenti che si sono distinti. 

L'intranet aziendale è il veicolo ideale per rafforzare la cultura e il coinvolgimento dei dipendenti. L'utilizzo di una soluzione intranet dedicata come LumApps può aiutare la tua azienda a ottimizzare la comunicazione aziendale interna.

Gli obiettivi della comunicazione aziendale esterna

Molte persone considerano la comunicazione aziendale esterna solo come marketing e pubblicità. Sebbene queste siano indubbiamente importanti, si tratta di una definizione molto elementare. In realtà, gli obiettivi della comunicazione aziendale esterna per un'azienda moderna sono molteplici. 

Oltre a promuovere prodotti e servizi, la comunicazione aziendale esterna ha altre funzioni chiave. Sono fondamentali per costruire e tenere sotto controllo il riconoscimento del marchio e la reputazione generale di un'azienda. 

Le comunicazioni esterne migliorano la capacità di un'azienda di mantenere relazioni positive con enti esterni, come le agenzie di regolamentazione o i media. Servono inoltre a creare un ambiente di fiducia con i clienti e con gli altri stakeholder esterni. 

Comunicazioni esterne e marketing: la sinergia è fondamentale  

Tradizionalmente, le aziende avevano un dipartimento di comunicazione esterna separato dal dipartimento di marketing. Oggi le divisioni tra queste due aree sono diventate meno evidenti e c'è una notevole sovrapposizione tra le due. 

Il modo in cui un'azienda comunica con l’esterno può influenzare il modo in cui propone se stessa e i suoi servizi o prodotti a potenziali clienti. E vale anche il contrario. Non è insolito che un team di comunicazione aiuti a sviluppare strategie di marketing e che i team di marketing contribuiscano alla messaggistica aziendale esterna. 

Se non c'è sinergia e una chiara comunicazione interna tra queste due aree, il coinvolgimento degli stakeholder può avere un impatto negativo. 

Tutte le campagne di marketing, il branding e i materiali promozionali devono essere conformi all'identità aziendale stabilita. Un marketing percepito come "fuori marca" può ridurre la fiducia dei consumatori in un'azienda. 

Gestire le relazioni con i media e le pubbliche relazioni

Le relazioni con i media e le pubbliche relazioni possono aiutare o distruggere un'azienda. Il modo in cui un'organizzazione viene presentata dai media e percepita dal pubblico dipende molto dalle sue comunicazioni esterne. 

Sia i media che il pubblico hanno il potere di influenzarsi a vicenda. Un calo dell'opinione pubblica può tradursi in una risposta mediatica negativa e viceversa. 

Tutte le comunicazioni esterne con i media o il pubblico devono essere gestite e orchestrate con attenzione. La maggior parte delle aziende ha professionisti dedicati ai media e alle pubbliche relazioni che lavorano nei loro dipartimenti di comunicazione aziendale.

Le comunicazioni esterne con i media e il pubblico in generale possono assumere diverse forme, tra cui:

• Comunicati stampa
• Conferenze stampa
• interviste
• Lanci di prodotti
• Eventi sponsorizzati dall'azienda
• Presenza sui social media
• Il sito web dell'azienda 
• Images, banners, or clothing on public display 

Immagini, striscioni o abbigliamento esposti al pubblico

Un ruolo importante per qualsiasi team di comunicazione aziendale esterna è la gestione di momenti di crisi. La comunicazione di crisi implica lo sviluppo di strategie per evitare possibili minacce alla reputazione dell'azienda. Inoltre, si tratta di elaborare risposte per risolvere le controversie e proteggere la reputazione del marchio e dell'immagine di un'azienda. 

L'avvento dei media digitali ha reso la comunicazione di crisi più importante che mai. In passato, solo le grandi aziende si trovavano coinvolte in controversie pubbliche. 

Oggi, i social media, i sistemi di valutazione online e le funzioni di chat permettono a chiunque di inserire un commento negativo su un'azienda in uno spazio pubblico. Anche una piccola azienda può trovarsi al centro dell'attenzione mediatica mondiale grazie all'interazione online. 

Come può la tua azienda gestire le comunicazioni in momenti di crisi?

Con la diffusione dei social media, non si tratta solo di stabilire se un'azienda dovrà affrontare una crisi, ma anche quando dovrà affrontarla. 

Una crisi può essere definita come un qualsiasi tipo di circostanza o evento che può avere un impatto negativo sulla reputazione, la credibilità o il branding di un'azienda. 

Quando si verifica una crisi, un'azienda deve mettere in atto una strategia di comunicazione efficace. Le comunicazioni interne ed esterne possono essere cruciali durante questa fase. Il modo in cui un'azienda risponde a una crisi e il modo in cui gestisce le sue comunicazioni in seguito possono fare la differenza nel superare o meno questo momento delicato.  

Pianificare, gestire e curare con attenzione le comunicazioni esterne e interne durante una crisi aiuterà la tua azienda a superare la tempesta. 

Assicurati che la tua azienda sia preparata per una crisi

La pianificazione di una crisi implica un'attenta valutazione di tutti i possibili rischi e l'elaborazione di strategie per affrontarli. È necessario prendere in considerazione tutti i modi in cui la reputazione di un'azienda potrebbe essere screditata. Occorre poi formulare dei piani di emergenza che coinvolgano l'azienda. 

Prepararsi a una crisi è un compito minuzioso e richiede molto tempo. Molte aziende non si impegnano a sufficienza. Così, quando si verifica una crisi, non hanno una strategia di comunicazione fissa su cui fare affidamento. Tuttavia, la velocità è fondamentale durante una crisi. Le aziende devono essere in grado di rispondere in modo rapido ed efficace per risolvere problemi difficili. In caso contrario, la fiducia diminuirà e la crisi si prolungherà. 

Gestisci con cura tutte le comunicazioni durante una crisi

Ogni messaggio che un'azienda diffonde durante un momento delicato come una crisi deve essere conforme a una strategia predeterminata. Le comunicazioni interne ed esterne devono essere focalizzate sulla gestione della reputazione. 

Tutte le comunicazioni aziendali interne ed esterne devono mirare a ripristinare la fiducia nell'azienda. Sia il pubblico in generale che i dipendenti dell'azienda devono recuperare il senso di coinvolgimento con il marchio e i valori dell'azienda. 

Troppo spesso le aziende rispondono a una crisi in modo inappropriato, ambiguo o mal pianificato. Comunicazioni poco chiare o scadenti possono talvolta contribuire ad aggravare la crisi o, nel peggiore dei casi, a esporre l'azienda a controversie legali o a sanzioni normative. 

Sviluppa una strategia di comunicazione post-crisi

Una volta risolta la crisi, il lavoro non finisce qui. Sviluppare una strategia di comunicazione post-crisi significa seguire alcuni passaggi chiave. Innanzitutto, è necessario valutare l'impatto che la crisi ha avuto sull'azienda. È necessario analizzare le cause della crisi, la sua portata e le conseguenze. È necessario raccogliere i feedback dei clienti e dei dipendenti. 

Sulla base di questi dati, si possono definire gli obiettivi. Ricostruire le relazioni, ripristinare la reputazione, raggiungere la trasparenza e aumentare la fiducia sono tutti obiettivi comuni dopo una crisi. 

Poi, l'azienda deve creare con cura le sue comunicazioni post-crisi. Tutte le comunicazioni devono essere chiare, in linea con il brand, coerenti e dimostrare credibilità. Le comunicazioni post-crisi, sia interne che esterne, devono dimostrare che l'azienda riconosce gli errori commessi e si impegna a correggerli e a migliorare la sua cultura generale. 

Come sviluppare un messaggio aziendale efficace

Lo sviluppo di una strategia di messaggio aziendale consentirà alla tua azienda di comunicare in modo chiaro e conciso attraverso una serie di canali a tutti i tipi di pubblico. 

Il pubblico stesso è il primo fattore da considerare. Con chi stai comunicando? Quali sono i loro desideri, le loro esigenze e le loro preferenze? Assicurati di utilizzare un linguaggio appropriato e di conoscere gli obiettivi dell'azienda per ogni target. Il modo in cui un'azienda comunica con i suoi team interni sarà diverso da quello in cui comunica con i potenziali investitori e da quello in cui si rivolge ai clienti. 

Nonostante queste differenze, è necessario mantenere una certa coerenza. Tutte le comunicazioni interne ed esterne devono riflettere in modo accurato i valori e la cultura dell'azienda. Il messaggio deve essere coerente in tutti i canali. Le campagne di marketing in televisione e alla radio, la pubblicità online, i testi dei siti web e persino le risposte ai commenti devono essere in linea con la cultura aziendale.  

L'importanza di valutare i canali di comunicazione

Valutare i canali di comunicazione aiuta un'organizzazione a determinare i mezzi più efficaci per raggiungere il proprio pubblico di riferimento. Valutare le prestazioni dei diversi canali aiuta le aziende ad allocare saggiamente le risorse e a ottimizzare le strategie di comunicazione.

Scegliere i canali di comunicazione giusti permette a un'organizzazione di rimanere al passo con le tecnologie e di stare al passo con le mutevoli preferenze dei consumatori. 

Esistono tre canali principali per la comunicazione aziendale: 

• Canali digitali: Social media, e-mail, siti web, blog, pubblicità online, applicazioni mobili, podcast e forum online.
• Canali tradizionali: Media cartacei come giornali, riviste, cataloghi, brochure e mailing diretto. Pubblicità e interviste televisive. Vendite e presentazioni di persona. Pubblicità e trasmissioni radiofoniche. 
• Canali emergenti: Chatbot automatizzati con intelligenza artificiale. Collaborazioni con influencer online. Contenuti generati dagli utenti. Streaming in diretta. Marketing immersivo in realtà virtuale (VR) e realtà aumentata (AR). 

I vantaggi dell'analisi di comunicazioni aziendali efficaci

Analizzare le strategie di comunicazione aziendale di successo può fornire spunti fondamentali per la comunicazione interna ed esterna. Prendere nota degli errori di comunicazione aziendale può aiutare le aziende a evitare di commettere errori. 

Un esempio recente di buona comunicazione aziendale è il modo in cui KFC ha gestito una crisi di pubbliche relazioni. Nel 2018 l'azienda ha rischiato un disastro a livello di PR avendo terminato il pollo da servire. KFC ha salvato la situazione con un rapido messaggio da cui trasparivano umorismo e umiltà, rassicurando i clienti che la situazione sarebbe stata presto risolta. 

Amazon, invece, è un esempio di come la comunicazione aziendale possa avere anche risvolti negativi. Nel 2021, l'azienda ha dovuto affrontare pesanti critiche per aver costretto i lavoratori di Edwardsville, nell'Illinois, a lavorare durante un tornado. Il risultato fu la morte tragica di sei persone. La risposta dell'amministratore delegato Jeff Bezos fu interpretata come poco sincera e troppo lenta. La sua reputazione ne ha risentito. 

Conclusione

Una comunicazione aziendale efficace svolge un ruolo fondamentale nella gestione del marchio. Le comunicazioni interne ed esterne consentono a un'azienda di migliorare la propria reputazione, promuovere i propri prodotti e favorire una cultura coerente. 

Le comunicazioni aziendali comprendono diverse categorie, ognuna delle quali ha uno scopo ben preciso. Una strategia di comunicazione aziendale ben strutturata è fondamentale per ottimizzare i processi interni, la cultura aziendale e il coinvolgimento dei dipendenti. Le giuste strategie di comunicazione aumentano la notorietà del marchio, ne incoraggiano la fedeltà e attirano nuovi clienti.