L'expérience inIDEX avec l'intranet LumApps

Idex, spécialisée dans les services à l’énergie et à l’environnement, s’engage à identifier les solutions locales et décarbonées pour accompagner la transition énergétique des bâtiments, industries, territoires.

Entreprise partenaire, Idex s’investit auprès de ses clients pour optimiser durablement leur modèle énergétique, de la production d’énergie à la maîtrise de la consommation. Grâce à une vision collective des enjeux et objectifs en matière de développement durable, Idex apporte à ses clients les moyens de faire une réelle différence dès maintenant et pour demain.

Employés :

3 000 - 10 000

Services:

Communications Internes

RH

Industries:

Energie

Industrie

Locations :

Le défi

Idex, acteur majeur de la transition énergétique, est une entreprise en perpétuelle évolution. Depuis plusieurs années, le groupe connaît une expansion importante suite au rachat de nombreuses sociétés et fait ses premiers pas à l’international depuis 2019 avec l’acquisition de Go4Green en Belgique et DanPower Baltic en Lituanie.

Dans ce contexte de forte croissance, les fonctions support, comme la communication, les ressources humaines ou encore la sécurité, sont confrontées quotidiennement à des enjeux importants :

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1. Groupe et Sentiment d’appartenance

2. Attractivité & Recrutement

3. Onboarding & Formation

L’intégration des nouveaux employés au sein d’Idex est stratégique. La direction souhaite construire un groupe uni, partageant des valeurs communes et dans lesquelles l’ensemble des collaborateurs se reconnaissent.

Comme toutes entreprises en croissance, Idex est confrontée à des enjeux de recrutement. Il est primordial pour l’entreprise de se rendre visible, attractive et surtout de fidéliser ses collaborateurs pour faire face à la concurrence du marché.

Exerçant un métier à risque et de terrain, les employés d’Idex doivent être rapidement et efficacement formés pour assurer le bon déroulement des activités.

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Pour répondre à ces enjeux et s’intégrer dans la stratégie du groupe, l’outil de communication interne d’Idex a été entièrement repensé en 2018. Précédemment accessible uniquement aux fonctions support et sur ordinateur, la nouvelle plateforme intranet a eu pour but d’unifier l’ensemble de la communication pour tous les collaborateurs, aussi bien en bureau que sur le terrain.

Les attentes d’Idex étaient d’offrir à ses employés un intranet synonyme de :

Vitrine du groupe: les activités de l’entreprise sont nombreuses. Idex souhaitait mettre en lumière des métiers ou des profils de collaborateurs pour fédérer l’ensemble des employés.
Lieu unique de rassemblement : de nombreux employés travaillent sur le terrain et sont situés hors métropole. L’entreprise a donc imaginé une plateforme offrant un espace de collaboration et d’échange.
Source d’information opérationnelle : l’ensemble des documents utiles et procédures de sécurité sont réunis en un espace unique, source de vérité.

C’est dans ce contexte qu’Idex et LumApps débutent leur collaboration en 2018 pour connecter près de 4 900 collaborateurs, dont plus de 2 700 employés sur le terrain.

Le partage d’informations stratégiques sur nos marchés est essentiel pour la force de vente. Grâce à la Communauté de veille créée avec Lumapps, les commerciaux ont accès aux dernières informations utiles et actualisées grâce à ses fonctions avancées de qualification de l’information et de recherche.

Alexandre Bouxin

Responsable Marketing chez Idex Groupe

La nouvelle digital workplace mobile et agile

“inIDEX”, la nouvelle plateforme intranet, est lancée fin octobre 2018 et se décompose en quatre caractéristiques pour répondre aux besoins précédemment listés :

Les actualités

Grâce à la contribution d’un journaliste interne, l’intranet est enrichi quotidiennement avec des actualités et des articles, les contenus dits “chauds” et permet de faire des focus sur des métiers, des innovations ou des compétences, mettant à l’honneur les employés d’Idex.

Le Mobile

inIDEX est accessible aussi bien sur ordinateur que sur smartphone. L’application mobile permet aux employés de retrouver tous leurs documents et les dernières actualités de l’entreprise, où qu’ils soient.

Les informations utiles

La création de pages statiques et de rubriques, contenus dits “froids”, permet à Idex de mettre à disposition les documents utiles, type RH et IT, mais aussi d’accompagner ses employés dans leurs fonctions à risque, avec des contenus sur la santé et la sécurité.

Les communautés

L’ensemble des collaborateurs accèdent à des espaces de collaboration grâce aux communautés LumApps. Ces espaces de partage sont l’occasion pour les employés d’échanger des bonnes pratiques ou d’interagir sur des sujets plus informels. Des bénéfices sur la productivité mais aussi sur le bien-être et l’engagement des employés peuvent être constatés.

En tant que RH, inIDEX nous facilite la vie au quotidien. De l’onboarding de nos collaborateurs, en passant par toutes les actus RH, la communication des process, l’accès à l’espace formation, ou encore la possibilité pour tous de voir en temps réel les offres d’emplois du groupe pour booster leur mobilité, nos collaborateurs sont au cœur des RH grâce à LumApps

Caroline Millard

Responsable Développement RH chez Idex Groupe

Cas d'usage

Rubriquage inspiré de la presse

Des rubriques d’actualités dédiées telles que la sécurité et la santé, le commerce, les métiers, la réglementation, l’innovation, la RSE (responsabilité sociale des entreprises), la mobilité interne et d’autres rubriques mettant en avant des informations clés sur inIDEX. Le format et la visibilité de toutes les rubriques d’actualité sont personnalisés en fonction des profils des utilisateurs, ce qui permet une distribution optimale de l’information.

Section Sécurité

Assurer la sécurité des employés au travail est une grande priorité pour Idex. Travaillant dans un contexte à haut risque, les employés doivent être bien préparés, c’est pourquoi les informations clés sont toujours à leur disposition sur la page d’accueil de leur digital workplace. Des pages et des communautés dédiées à la sécurité sont créées afin de garantir que les employés de toute l’organisation aient un accès rapide aux ressources, puissent poser directement des questions et échanger en cas d’urgence.

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Cas d'usage RH et intégration

+500	+220	23%
Employés ont été intégrés avec succès (depuis Janvier 2021)	Employés ayant bénéficié d’opportunités de mobilité interne (depuis 2019)	De baisse du nombre d’incidents (depuis 2019)

Page RH

Idex Group a connu une croissance importante ces dernières années grâce à de nombreuses acquisitions, soulignant l’importance de l’intégration des employés et de leur adaptation culturelle. Pour faire face à ces défis, les équipes digitales et RH d’Idex ont travaillé ensemble pour construire un hub RH pour toutes les annonces et actualités. C’est aussi un espace où ils peuvent mettre en valeur les métiers, les expériences et les réussites des employés.

Mobilité Interne

Afin d’offrir une meilleure visibilité sur les opportunités de développement professionnel existantes au sein du groupe, l’équipe d’Idex a décidé de remplacer son outil RH obsolète et de s’appuyer sur inIDEX. Les employés peuvent maintenant trouver des offres d’emploi pertinentes par région, département, etc. sur la nouvelle page “Mobilité interne”. Une rubrique avec des témoignages de salariés inspirants et des actualités de promotions internes est régulièrement mise à jour pour encourager les employés.

Onboarding / Intégration

Cet effort accru de recrutement implique une plus grande responsabilité dans la réussite de l’intégration et de la formation des employés. Pour soutenir les managers pour accueillir les nouveaux arrivants dans leur équipe, une page “Onboarding” réunit toutes les informations et les instructions initiales. De plus, un parcours d’accueil dédié, prédéfini sur l’application mobile, est conçu pour guider les employés dans leurs premiers jours chez Idex. Le parcours guide les utilisateurs à travers des pages clés telles que “Intégration”, “Sûreté et sécurité”, “Premier jour chez ‘Idex” jusqu’à la communauté “Nouveaux arrivants”, tout en s’assurant qu’ils obtiennent toutes les informations essentielles avant d’explorer le reste de la plateforme.

Communauté «Nouveaux Arrivants»

Compte tenu des restrictions sanitaires en 2020, les nouveaux arrivants ne pouvaient pas profiter des journées d’intégration en présentiel pour se rapprocher de l’organisation et de leurs collègues.C’est pourquoi, en plus de la page d’intégration, l’équipe a mis en place une communauté “Nouveaux arrivants” destinée à répondre à toutes les questions des nouveaux arrivants et leur permettre de partager des expériences dès le premier jour. Enfin, pour montrer la solidarité et la reconnaissance des employés, des témoignages des collaborateurs sur le terrain ont été partagés une fois par semaine dans une communauté COVID dédiée.

Cas d'usage clés

Rubriquage inspiré de la presse

Des rubriques d’actualités dédiées telles que la sécurité et la santé, le commerce, les métiers, la réglementation, l’innovation, la RSE (responsabilité sociale des entreprises), la mobilité interne et d’autres rubriques mettant en avant des informations clés sur inIDEX. Le format et la visibilité de toutes les rubriques d’actualité sont personnalisés en fonction des profils des utilisateurs, ce qui permet une distribution optimale de l’information.

Section Sécurité

Assurer la sécurité des employés au travail est une grande priorité pour Idex. Travaillant dans un contexte à haut risque, les employés doivent être bien préparés, c’est pourquoi les informations clés sont toujours à leur disposition sur la page d’accueil de leur digital workplace. Des pages et des communautés dédiées à la sécurité sont créées afin de garantir que les employés de toute l’organisation aient un accès rapide aux ressources, puissent poser directement des questions et échanger en cas d’urgence.

Bonnes pratiques d'adoption

Installation par défaut

Le navigateur des employés est paramétré par défaut, ce qui ouvre automatiquement la page d’accueil d’inIDEX (à côté de leur boîte mail et de leur calendrier). Pour engager tout le monde même lorsqu’ils sont en déplacement ou travaillent sur le terrain, l’application mobile inIDEX est installée par défaut sur tous les appareils mobiles professionnels.

Lancement réfléchi et valorisation des employés

Dès le début du projet, Idex a fait le choix d’impliquer les directions régionales mais aussi certains utilisateurs finaux. Le lancement d’un pilote de deux mois a permis de recueillir leurs retours, aidant à apporter des améliorations à la plateforme mais également à constituer suffisamment de témoignages pour la campagne de promotion du nouvel intranet.

Soutien de la Direction

L’arrivée du nouveau Président d’Idex en décembre 2019 a marqué un tournant dans l’utilisation de la plateforme. Tourné vers les nouvelles technologies, il a contribué à faire d’inIDEX le point d’entrée unique pour toutes les informations corporate et les actualités en en faisant le canal de communication privilégié de tous les services.

Gamification mobile

Plus de 50% des employés d’Idex travaillent sur le terrain. C’est pourquoi l’adoption de leur application intranet mobile était cruciale, surtout avec la pandémie de COVID-19. Idex a introduit un jeu pour encourager l’utilisation de l’application. Les employés ont gagné des récompenses en consommant du contenu visible uniquement sur mobile, ce qui a entraîné de plus en plus de téléchargements d’applications.

Chiffres clés

88%

d'utilsateurs actifs

+600

nouveaux contenus

13,607

réactions (like, partages & commentaires)

46

communautés

1067

posts de communautés

73.6%

membres actifs des communautés

Accompagnement LumApps

Un an après son lancement, une enquête de satisfaction a été menée pour identifier certains points d’amélioration et d’évolution d’inIDEX. Pour répondre aux besoins des utilisateurs et de la nouvelle direction, début 2020, Idex, en collaboration avec l’équipe Customer Success de LumApps, a commencé à apporter plusieurs changements pour enrichir l’expérience utilisateur de la plateforme.

Avec l’adoption croissante de la plateforme, de plus en plus de personnes ont exprimé le besoin d’une meilleure visibilité sur les actualités et les activités du groupe. Cela a amené l’équipe digitale à revoir et à adapter la page d’accueil d’inIDEX. La structure et la mise en page ont été repensées, avec une approche plus fonctionnelle, afin d’améliorer la visibilité des informations relatives aux groupes et aux régions. En introduisant plusieurs rubriques, la page d’accueil a suivi une dynamique similaire à celle des grands sites de presse. Cela a permis à Idex de casser les silos de communication existants et de créer une expérience plus personnalisée.

Pour structurer de manière pertinente et donner à chaque rubrique l’accent nécessaire, LumApps a fourni des conseils sur la mise en page et le design de la page d’accueil. Grâce à son expertise et son savoir-faire, l’équipe Customer Success a aidé Idex à créer un lien fluide entre ses rubriques, ses pages statiques et ses espaces collaboratifs.

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La vision de l’espace de travail numérique d’Idex Group est claire : donner à chacun le moyen de collaborer et d’échanger ! Pour y parvenir, ils travaillent constamment à l’élargissement de la base de contributeurs de la plateforme et à son amélioration pour répondre aux besoins de toutes les équipes. Qu’il s’agisse des ventes, du marketing, des équipes support ou de la transformation digitale, Idex veut donner de la visibilité à toutes les entités et régions.