inIDEX : Une digital workplace mobile qui accompagne les employés dès le premier jour

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Employees:

3 000 - 10 000

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Idex, acteur majeur de la transition énergétique, est une entreprise en perpétuelle évolution. Depuis plusieurs années, le groupe connaît une expansion importante suite au rachat de nombreuses sociétés et fait ses premiers pas à l’international depuis 2019 avec l’acquisition de Go4Green en Belgique et DanPower Baltic en Lituanie.

Dans ce contexte de forte croissance, les fonctions support, comme la communication, les ressources humaines ou encore la sécurité, sont confrontées quotidiennement à des enjeux importants :

1. Groupe et Sentiment d’appartenance

L’intégration des nouveaux employés au sein d’Idex est stratégique. La direction souhaite construire un groupe uni, partageant des valeurs communes et dans lesquelles l’ensemble des collaborateurs se reconnaissent.

2. Attractivité & Recrutement

Comme toutes entreprises en croissance, Idex est confrontée à des enjeux de recrutement. Il est primordial pour l’entreprise de se rendre visible, attractive et surtout de fidéliser ses collaborateurs pour faire face à la concurrence du marché.

3. Onboarding & Formation

Exerçant un métier à risque et de terrain, les employés d’Idex doivent être rapidement et efficacement formés pour assurer le bon déroulement des activités.

Pour répondre à ces enjeux et s’intégrer dans la stratégie du groupe, l’outil de communication interne d’Idex a été entièrement repensé en 2018. Précédemment accessible uniquement aux fonctions support et sur ordinateur, la nouvelle plateforme intranet a eu pour but d’unifier l’ensemble de la communication pour tous les collaborateurs, aussi bien en bureau que sur le terrain.

Les attentes d’Idex étaient d’offrir à ses employés un intranet synonyme de :

Vitrine du groupe: les activités de l’entreprise sont nombreuses. Idex souhaitait mettre en lumière des métiers ou des profils de collaborateurs pour fédérer l’ensemble des employés.
Lieu unique de rassemblement : de nombreux employés travaillent sur le terrain et sont situés hors métropole. L’entreprise a donc imaginé une plateforme offrant un espace de collaboration et d’échange.
Source d’information opérationnelle : l’ensemble des documents utiles et procédures de sécurité sont réunis en un espace unique, source de vérité.

C’est dans ce contexte qu’Idex et LumApps débutent leur collaboration en 2018 pour connecter près de 4 900 collaborateurs, dont plus de 2 700 employés sur le terrain.

La nouvelle digital workplace mobile et agile

“inIDEX”, la nouvelle plateforme intranet, est lancée fin octobre 2018 et se décompose en quatre caractéristiques pour répondre aux besoins précédemment listés :

Les actualités

Grâce à la contribution d’un journaliste interne, l’intranet est enrichi quotidiennement avec des actualités et des articles, les contenus dits “chauds” et permet de faire des focus sur des métiers, des innovations ou des compétences, mettant à l’honneur les employés d’Idex.

Les informations utiles

La création de pages statiques et de rubriques, contenus dits “froids”, permet à Idex de mettre à disposition les documents utiles, type RH et IT, mais aussi d’accompagner ses employés dans leurs fonctions à risque, avec des contenus sur la santé et la sécurité.

Le Mobile

inIDEX est accessible aussi bien sur ordinateur que sur smartphone. L’application mobile permet aux employés de retrouver tous leurs documents et les dernières actualités de l’entreprise, où qu’ils soient.

Les communautés

L’ensemble des collaborateurs accèdent à des espaces de collaboration grâce aux communautés LumApps. Ces espaces de partage sont l’occasion pour les employés d’échanger des bonnes pratiques ou d’interagir sur des sujets plus informels. Des bénéfices sur la productivité mais aussi sur le bien-être et l’engagement des employés peuvent être constatés.

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Accompagnement LumApps

Un an après son lancement, une enquête de satisfaction a été menée pour identifier certains points d’amélioration et d’évolution d’inIDEX. Pour répondre aux besoins des utilisateurs et de la nouvelle direction, début 2020, Idex, en collaboration avec l’équipe Customer Success de LumApps, a commencé à apporter plusieurs changements pour enrichir l’expérience utilisateur de la plateforme.

Avec l’adoption croissante de la plateforme, de plus en plus de personnes ont exprimé le besoin d’une meilleure visibilité sur les actualités et les activités du groupe. Cela a amené l’équipe digitale à revoir et à adapter la page d’accueil d’inIDEX. La structure et la mise en page ont été repensées, avec une approche plus fonctionnelle, afin d’améliorer la visibilité des informations relatives aux groupes et aux régions. En introduisant plusieurs rubriques, la page d’accueil a suivi une dynamique similaire à celle des grands sites de presse. Cela a permis à Idex de casser les silos de communication existants et de créer une expérience plus personnalisée.

Pour structurer de manière pertinente et donner à chaque rubrique l’accent nécessaire, LumApps a fourni des conseils sur la mise en page et le design de la page d’accueil. Grâce à son expertise et son savoir-faire, l’équipe Customer Success a aidé Idex à créer un lien fluide entre ses rubriques, ses pages statiques et ses espaces collaboratifs.

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Bonne Pratique d’adoption

Installation par défaut

Le navigateur des employés est paramétré par défaut, ce qui ouvre automatiquement la page d’accueil d’inIDEX (à côté de leur boîte mail et de leur calendrier). Pour engager tout le monde même lorsqu’ils sont en déplacement ou travaillent sur le terrain, l’application mobile inIDEX est installée par défaut sur tous les appareils mobiles professionnels.

Lancement réfléchi et valorisation des employés

Dès le début du projet, Idex a fait le choix d’impliquer les directions régionales mais aussi certains utilisateurs finaux. Le lancement d’un pilote de deux mois a permis de recueillir leurs retours, aidant à apporter des améliorations à la plateforme mais également à constituer suffisamment de témoignages pour la campagne de promotion du nouvel intranet.

Soutien de la Direction

L’arrivée du nouveau Président d’Idex en décembre 2019 a marqué un tournant dans l’utilisation de la plateforme. Tourné vers les nouvelles technologies, il a contribué à faire d’inIDEX le point d’entrée unique pour toutes les informations corporate et les actualités en en faisant le canal de communication privilégié de tous les services.

Gamification mobile

Plus de 50% des employés d’Idex travaillent sur le terrain. C’est pourquoi l’adoption de leur application intranet mobile était cruciale, surtout avec la pandémie de COVID-19. Idex a introduit un jeu pour encourager l’utilisation de l’application. Les employés ont gagné des récompenses en consommant du contenu visible uniquement sur mobile, ce qui a entraîné de plus en plus de téléchargements d’applications.

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Key use cases

Key results

La vision de l’espace de travail numérique d’Idex Group est claire : donner à chacun le moyen de collaborer et d’échanger ! Pour y parvenir, ils travaillent constamment à l’élargissement de la base de contributeurs de la plateforme et à son amélioration pour répondre aux besoins de toutes les équipes. Qu’il s’agisse des ventes, du marketing, des équipes support ou de la transformation digitale, Idex veut donner de la visibilité à toutes les entités et régions.