Qu’est-ce que la communication interne ?

Définition générale de la communication interne

La communication interne se présente comme l’ensemble des actions mises en œuvre au sein d’une entreprise afin de favoriser les interactions entre les collaborateurs.

La « communication organisationnelle » ou « communication corporate » peut être réalisée à travers différents leviers, plus ou moins innovants. Il existe plusieurs supports de communication interne, écrits, oraux ou encore événementiels. Ils peuvent être mis en place ponctuellement ou insérés dans le quotidien de l’entreprise.

Quels sont les types de communication interne ?

Il existe trois grandes catégories de communication interne en fonction de l’objectif et de la direction dans laquelle les messages sont diffusés.

• La communication motivationnelle : comme son nom l’indique, elle vise à impliquer et motiver les employés. C’est un outil efficace pour créer de l’engouement pour l’entreprise et accroître la productivité des salariés. La communication motivationnelle assure également un environnement positif en favorisant la transparence et le contrôle des messages circulant au sein de l’entreprise.  
• La communication opérationnelle : les Anglo-Saxons parlent de communications « up and down ». Elle se fonde en effet sur une circulation à double sens, du top management aux employés et inversement. L’objectif est de transmettre un message clair concernant les consignes ou les critères de performance, par exemple. En parallèle, les collaborateurs partagent leurs expériences sur les mesures mises en place et participent ainsi à l’amélioration des processus.
• La communication interpersonnelle : dans ce cas de figure, les messages sont transmis aussi bien verticalement qu’horizontalement. Les différents acteurs de la société disposent ainsi d’informations suffisantes pour se sentir impliqués dans l’organisation.

→ En savoir plus : 12 Types de Communication Interne en Entreprise

Exemples de communications internes

Les outils de communication interne efficaces se sont très largement développés ces dernières années. Les entreprises disposent aujourd’hui de solutions innovantes pour diffuser leurs messages en interne.

— L’application d’entreprise

Ce moyen de communication interne répond en effet parfaitement aux besoins de mobilité et de flexibilité des salariés. Qu’ils se trouvent dans vos bureaux, en déplacement professionnel ou en télétravail, les employés ont accès instantanément à toute l’information nécessaire. Ils restent ainsi connectés aux autres collaborateurs en accédant, par exemple, au journal interne de l’entreprise.  

— L’intranet d’entreprise

Cette solution collaborative efficace renforce la cohésion des équipes. L’intranet d’aujourd’hui, via Google Workspace ou Microsoft 365, améliore considérablement la gestion des projets. Il diffuse, par ailleurs, efficacement la culture de votre entreprise.

— Les espaces vidéo

C’est un bon exemple d’action de communication interne. L’image, et plus particulièrement la vidéo, sont deux excellents médiums de communication. Facilement diffusées sur l’intranet de votre entreprise, elles peuvent prendre un caractère promotionnel, proposer un support marketing, ou encore des tutoriels pour des nouveaux outils. Hébergées sur Google Drive ou Sharepoint Online, elles peuvent par ailleurs pointer vers des liens externes de plateformes comme YouTube.

— Les outils de collaboration

Pour une communication interne réussie, votre entreprise doit disposer d’outils permettant à vos salariés de partager efficacement et simplement leurs informations. Ils améliorent en effet le travail en équipe, chacun ayant la possibilité de prendre connaissance de l’avancée des projets, des documents produits, ou encore des différentes échéances.

— Les outils de sondage interne

Ce n’est pas très compliqué à mettre en place et les résultats en termes d'implication et de motivation sont réels. Les sondages internes développent en effet le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs à votre entreprise. Pas d’inquiétude, vous n’aurez pas à prévoir des boîtes en carton et à dépouiller chaque bulletin. Des outils de communication modernes facilitent la gestion des sondages internes pour les équipes des ressources humaines notamment, même si votre entreprise compte plusieurs centaines de salariés.

→ Lire plus : 20+ outils de Communication Interne indispensables pour les Entreprises

Quelle est la différence entre communication interne et externe

Pour bien comprendre la communication interne, il faut appréhender ses différences avec la communication externe de l’entreprise. Cette dernière se définit comme un partage d’informations entre l’entreprise et son environnement externe. Les destinataires peuvent être :

• les clients ;
• les consommateurs ;
• les fournisseurs ;
• les investisseurs ;
• les autorités publiques.

La communication externe vise donc à faire connaître l’entreprise et ses valeurs auprès des clients à travers différents outils (publicité, événements, réseaux sociaux). Grâce à elle, votre organisation se constitue une identité propre afin de se démarquer de ses concurrents.

Vous l’aurez compris. Il n’est pas question d’opposer communication interne et externe. Les deux étant parfaitement complémentaires. En effet, mieux guider, informer et motiver ses collaborateurs est précieux pour diffuser une bonne image de votre entreprise auprès du public.

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Pourquoi la communication interne est-elle importante ?

Voici les 7 raisons principales pour lesquelles vous ne devez en aucun cas négliger la communication interne de votre entreprise.

Engagement et productivité des employés

Si vous deviez retenir une seule chose, c’est celle-ci : des employés impliqués dans les décisions et l’organisation de leur entreprise sont des salariés motivés et productifs. Favoriser le dialogue et l’échange entre les acteurs de votre organisation est donc fondamental au succès de vos projets. Pour cela, inutile de consacrer des heures à des réunions. Des conversations fructueuses, permettant à chacun de partager ses idées et ses opinions, peuvent être mises en place via des plateformes de communication internes comme LumApps.  

Le bon message aux bons acteurs

Grâce aux nouveaux outils de communication interne, il devient très facile de diffuser un message de façon pertinente. L’intranet d’entreprise, par exemple, est un médium intéressant pour transmettre simplement et efficacement une information à ses salariés. Cet outil évite par ailleurs le recours à l'e-mail, source d’une surcharge d’information.

Une expérience employé améliorée

La communication interne est un outil puissant pour améliorer la vie quotidienne des salariés au travail. Alors, n’hésitez plus ! Vous proposez des boissons saines gratuites, un service de taxi ou encore une carte de membre à un club de gym ? Communiquez ! En renvoyant une image de bienveillance à l’égard de vos collaborateurs, vous attirez, conservez et motivez vos talents.

Une culture d’entreprise renforcée

Il est essentiel de communiquer sur les valeurs de l’entreprise. Pourquoi ? Parce que cela permet aux employés de s’identifier à la culture de l’organisation et de la faire perdurer. Plus ils se sentent proches des principes que vous véhiculez, plus ils se sentiront impliqués dans votre projet.

Une feuille de route claire et précise

La communication interne est aussi un moyen pour expliquer à vos collaborateurs votre vision de l’entreprise et vos objectifs. En proposant une ligne directrice claire et cohérente, vous aidez chaque collaborateur à prendre sa place au sein de votre organisation. Chacun connaît alors son rôle et ses missions. Une transparence favorable à l’efficacité des acteurs de votre entreprise.

Des processus internes en constante amélioration

La communication à double sens apparaît comme un levier performant pour améliorer le fonctionnement de votre entreprise. D’un côté, les managers transmettent des messages clairs à leur équipe, facilitant ainsi le déroulement des projets. En parallèle, ces dernières fournissent des feedbacks sur les différentes actions mises en œuvre. L’occasion, pour l’entreprise, de réajuster ses décisions afin d’améliorer la performance de ses collaborateurs.

Des crises mieux surmontées  

L’efficacité de la communication interne d’une entreprise se juge surtout en temps de crise. Un échec ? Être capable de transmettre des messages rapidement et facilement aux personnes concernées permet de mettre en place des solutions pour surmonter les difficultés. Cette communication transparente est aussi un outil précieux pour réduire le stress de ses salariés.

Autre avantage de la communication interne : elle peut mettre fin rapidement aux rumeurs. Leur impact sur la réputation d’une entreprise et la marque employeur est parfois catastrophique. Agir vite pour mettre fin aux bruits de couloir est donc primordial.

→ En savoir plus : Tous les avantages d'une bonne communication interne

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Comment construire une stratégie de communication interne ?

Construire une stratégie de communication interne efficace pour votre entreprise nécessite de suivre des étapes bien définies, entre la définition des objectifs, l'élaboration d'un plan et la mise en place des bonnes pratiques.

1. Réaliser un état des lieux

Première chose à faire : observer et analyser l’état de la communication interne actuelle de l’entreprise. Cette étape clé permet de dresser un bilan pour connaître les besoins en ressources de votre entreprise (humaines et matérielles) et de définir, dans un second temps, votre budget. C’est l’occasion d’identifier les forces et les faiblesses de votre communication interne actuelle.

Cette base vous sera très utile lors des prochaines étapes de votre stratégie de communication interne. Pour mener à bien votre démarche, un sondage en ligne auprès de vos collaborateurs est un moyen intéressant d’obtenir rapidement un retour d’expérience.

2. Définir son budget

Comme pour la communication externe, l’élaboration et la mise en œuvre d'une communication interne ont un coût. Vous n’échapperez donc pas à la définition d’un budget précis.

Toutefois, il convient de ne pas considérer tout cela comme une pure perte. Il s’agit en effet d’un véritable investissement, dont les retours pourraient rapidement se faire sentir. Une communication interne bien pensée est une source de motivation et donc, de productivité pour vos collaborateurs. La performance et le chiffre d’affaires de votre entreprise devraient ainsi profiter pleinement de votre stratégie.

3. Déterminer ses objectifs de communication interne

La seconde étape consiste à lister vos objectifs. Ces derniers fourniront une ligne directrice à vos équipes. Pour ce faire, vous pouvez faire appel à la méthode SMART. Elle définit les grandes caractéristiques de vos objectifs :

• S pour Spécifique : évitez les buts généralistes. Soyez le plus précis possible concernant leur définition, leur quantité, leur fréquence, etc.
• M pour Mesurable : une stratégie dont il est impossible d’estimer les conséquences est inutile. Il est donc indispensable que vos objectifs de communication interne puissent être concrètement évalués, par la suite, sur une base quantitative ou qualitative.  
• A pour Atteignable :  vous devez toujours être ambitieux. Toutefois, certaines variables peuvent vous empêcher d’atteindre votre but. Le manque de budget ou de personnel, par exemple, peut constituer un obstacle. Vous devez en tenir compte.
• R pour Réaliste : vos objectifs doivent être pertinents en fonction de vos besoins et de votre activité.  
• T pour Temps : c’est essentiel de fixer un délai pour chacune de vos actions afin de motiver vos équipes et d’améliorer leur productivité. Attention toutefois aux échéances trop éloignées ayant tendance à réduire la motivation des salariés.

4. Identifier les acteurs concernés

Il est essentiel de bien identifier les destinataires de votre communication interne afin de mieux connaître leurs spécificités. Votre stratégie ne sera efficace qu’à condition de prendre en compte les profils et les particularités de vos salariés. En élaborant une communication générale et déconnectée de vos collaborateurs, vous vous dirigez tout droit vers un échec cuisant. Envisagez vos employés comme vous percevez vos clients et adaptez votre stratégie en conséquence.

5. Rédiger un plan de communication interne

Ça y est, il est temps de passer à la rédaction de votre plan de communication interne. En pratique, cette étape consiste à définir des actions concrètes en fonction de vos objectifs, des acteurs concernés et de votre budget. Ce plan contiendra, au minimum :

• les messages à diffuser et leurs cibles ;
• les tactiques et canaux de diffusion ;
• un calendrier ;
• les indicateurs clés de performance pour évaluer vos actions.

6. Mesurer l’efficacité de ses actions

Une fois votre plan rédigé et mis en œuvre, votre travail ne s’arrête pas là. Il s’agit maintenant d’évaluer l’impact et l’efficacité de vos actions de communication. Comme pour une stratégie marketing, des indicateurs sont nécessaires. Par exemple, si vous avez développé un réseau social d’entreprise, vérifiez le taux d’engagement de vos salariés. En fonction de votre constat, vous pourrez réorienter votre stratégie de communication interne

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Idées et bonnes pratiques de communication interne

De très nombreuses solutions existent pour améliorer l’efficacité de sa communication interne et booster l’engagement de ses employés. Voici quelques idées et bonnes pratiques qui pourraient vous inspirer.

Utiliser des outils innovants pour faciliter les échanges

Il est nécessaire d’offrir des canaux de communication et de collaboration afin de favoriser les échanges entre les employés, les managers, les différents services et la direction. Des plateformes sociales collaboratives, par exemple, sont des outils pertinents à mettre en place. Pour encourager vos collaborateurs à participer, veillez toutefois à toujours favoriser la bienveillance et l’écoute.

Digitaliser le processus d’onboarding de ses talents

Recruter des collaborateurs, c’est bien. Être capable de les retenir, c’est encore mieux. Pour ce faire, un processus d’onboarding performant est un outil efficace pour développer, dès le départ, leur sentiment d’appartenance. En digitalisant cette étape, vos nouvelles recrues ont immédiatement accès à toutes les informations nécessaires pour s’intégrer et prendre part activement à la vie de l’entreprise.

Bon à savoir : selon une étude menée par le cabinet Deloitte, 72 % des entreprises considèrent la digitalisation des processus de communication comme une des grandes priorités en termes d’investissement en 2022. 49 % disent vouloir investir davantage dans les processus d’onboarding.

Proposer un intranet plus convivial

Offrez à vos salariés un intranet à l’interface intuitive, personnalisée et optimisée pour l’expérience utilisateur. Il doit, par ailleurs, être à l’image des valeurs de votre organisation, afin de renforcer l’adhésion de vos collaborateurs. Par ailleurs, en créant des communautés de discussion en fonction des projets, par exemple, vous encouragez implicitement chacun à s’exprimer, à partager ses connaissances et à prendre part à la vie de votre entreprise.

Développer une communication basée sur le visuel

L’impact des outils visuels est bien plus fort que celui des contenus écrits. La vidéo, par exemple, permet en effet de diffuser de l’émotion et des valeurs de façon plus nette et directe. Pourquoi ne pas lancer, par exemple, votre propre websérie ? Il s’agit d’un exemple de communication interne réussie, certaines grandes entreprises ayant déjà expérimenté ce médium avec succès. Perçus comme des outils modernes et originaux, les contenus visuels sont attrayants pour la plupart des salariés. À ce titre, ils méritent une place de choix dans votre stratégie de communication interne.

Organiser des événements fédérateurs

Workshop créatif, atelier de design thinking, dîner, ou même afterwork, les team buildings ont la cote auprès des entreprises. Et pour cause ! Prendre le temps de se connaître en partageant une expérience permet de fédérer ses équipes. Ces événements peuvent être physiques, mais pas seulement. Des moments digitaux peuvent être organisés afin de favoriser les échanges informels et améliorer ainsi la communication interne dans votre entreprise. La mise en place de jeux se révèle particulièrement efficace. Quiz en ligne, défi ou encore concours virtuel permettent de booster la motivation tout en s’amusant.

Impliquer vos collaborateurs dans votre vision stratégique

C’est un point essentiel. Il est évidemment plus facile d’avancer lorsqu’on sait où on va. Avec vos salariés, c’est pareil ! Expliquer clairement ses orientations stratégiques et ses objectifs communs aide chacun à définir son rôle dans l’entreprise et les actions à mettre en œuvre. En jouant la carte de la clarté et de la transparence, vous inspirez leur confiance et encouragez leur implication.

Mettre en place une messagerie instantanée

Le nombre d’e-mails reçus dans une journée peut être colossal  pour un salarié. Ouvrir chaque courriel, en lire le contenu, y répondre, le classer… voilà des activités chronophages pouvant empiéter sur la créativité et l’efficacité de vos salariés. En utilisant une messagerie instantanée, vous améliorez la circulation de l’information. Vos collaborateurs ont accès rapidement aux données essentielles. Ils améliorent ainsi leur efficacité.

Pousser ses managers à communiquer

Les Anglais parlent de « lead by example ». En effet, si vos managers communiquent efficacement, il y a de grandes chances que les autres employés prennent exemple sur eux. Incitez vos chefs d’équipe à donner leur avis, à partager leurs informations et à répondre aux questions. Ils doivent offrir à chacun un espace rassurant et suffisant pour s'exprimer. Si nécessaire, des formations ou un coaching peuvent permettre à vos managers d’apprendre le rôle de la communication en entreprise et ses règles élémentaires.

→ Lire aussi : 20+ Idées pour Stimuler votre Communication Interne

Comment mesurer la communication interne en entreprise ?

Pour savoir si les solutions utilisées ont été efficaces, il est indispensable de mesurer l’impact de sa communication interne. À défaut, impossible de proposer des axes d’amélioration pertinents. Pour cela, vous devez utiliser des KPIs (Key Performance Indicators) dédiés à la communication interne. En voici quelques exemples.

1. Le taux d’engagement des employés sur l’intranet

Celui-ci s’apprécie grâce à des outils statistiques et analytiques. Ils fournissent plusieurs informations permettant d’évaluer l'efficacité de cet outil :

• Qui s’est connecté à l’intranet ?  
• Quand ?
• À quelle fréquence ?
• Quels sont les posts les plus appréciés ?

En mesurant le taux d'engagement de vos salariés, vous pouvez adapter plus facilement votre communication à leurs besoins et leurs attentes.

2. Le taux d’ouverture des communications

Avec l’aide d’outils d’analyse, il est possible de déterminer si vos salariés ont consulté le courriel, la newsletter ou toute autre information qui leur a été transmise. Mieux, vous pouvez également déterminer si cette communication a été lue ou non. Ce taux d’ouverture et de lecture vous permet donc d’évaluer objectivement l’efficacité de votre communication.

3. Les échanges sur l’intranet ou le réseau social d’entreprise

Mesurez, par exemple, le nombre de mentions J’aime et de partages d’un post afin d’évaluer la pertinence d’une communication. Le taux de réponse à un e-mail est également une information précieuse pour déterminer l’impact sur vos salariés. Enfin, le nombre de messages échangés sur les groupes dédiés, par exemple, est une information essentielle pour mesurer la communication horizontale dans votre entreprise.

4. Le turn-over au sein de votre entreprise

Dans un premier temps, vérifiez le taux de rétention de vos nouveaux collaborateurs. Vous pourrez ainsi juger de l'efficacité de votre processus d’onboarding. Le turn-over au sein de vos salariés est également une information clé. Une communication interne déficiente explique souvent le départ d’un collaborateur.

→ Pour en savoir plus : 10 KPIs pour mesurer efficacement sa communication interne

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