10 solutions efficaces pour manager une équipe hybride en 2022

Qu’est-ce qu’une équipe hybride ? 

Dans cette nouvelle forme d’organisation du travail hybride, certains collaborateurs travaillent dans les bureaux de l’entreprise alors que d’autres travaillent à distance. Ils peuvent effectuer leurs missions depuis chez eux ou depuis un espace de coworking. Mais l’équipe hybride va encore plus loin. La répartition des salariés en télétravail et au bureau peut évoluer d’un jour à l’autre. Cette question est en effet traitée au cas par cas en fonction des aspirations et des besoins de chacun. Trois catégories de collaborateurs peuvent être identifiées : 

• ceux qui télétravaillent certains jours fixes de la semaine ; 
• les collaborateurs en télétravail à 100 % ; 
• les salariés qui utilisent cette possibilité de façon ponctuelle, en fonction de leurs impératifs quotidiens. 
   

Tirer le plein potentiel d’un modèle de travail hybride

Travail Hybride : vers une nouvelle normalité ?

Pourquoi l’équipe hybride est-elle un avantage pour une entreprise ? 

La mise en place d’équipes hybrides bénéficie en réalité aussi bien aux collaborateurs qu’à l'organisation qui les met en place. 

Ce mode de travail offre tout d’abord une flexibilité et une autonomie accrues pour les salariés. Ils peuvent ainsi organiser leur emploi plus librement et prendre des décisions dans le cadre de leurs projets. Cela améliore considérablement leur bien-être au travail et impacte positivement leur performance. 

Par ailleurs, moins dérangés dans leur tâche lorsqu’ils sont en télétravail, les salariés améliorent leur concentration et leur efficacité.  

La suppression ou la réduction des temps de trajet réduit le stress et la fatigue de vos collaborateurs. Plus reposés, ils seront aussi plus performants dans l’exécution de leurs missions. 

Enfin, un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle améliore considérablement la qualité de vie au travail de vos collaborateurs. De quoi accroître encore plus leur productivité. 
 

Quelles sont les compétences indispensables pour manager une équipe hybride ? 

Une organisation hybride pour le management peut être un véritable défi. Les « soft skills » prennent, dans ce contexte, toute leur importance. Certaines compétences transversales, qui s’opposent aux hard skills, sont en effet des qualités indispensables des managers d’équipe hybride. 

Plus que jamais, les leaders doivent posséder une aptitude développée pour l’échange et le relationnel. Cette soft skill s’associe en effet efficacement aux outils de communication et de collaboration indispensables à la gestion d’une équipe hybride. Le management à distance peut, par ailleurs, créer des frustrations et des incompréhensions. Le manager hybride doit donc être capable de partager, de façon claire et précise, ses messages.   

La confiance est la seconde compétence douce essentielle à tous les managers d’équipe hybride. Créer un environnement de travail dans lequel chaque membre de l’équipe se fait confiance mutuellement est, en effet, fondamental pour la créativité, la productivité et l'expérience collaborateur.  

Enfin, la gestion d’une équipe hybride ne peut se faire efficacement sans un manager à l’écoute des besoins de chacun. 

 

1. Définir clairement les rôles de vos collaborateurs  

Les objectifs et les responsabilités de tous les membres de l’équipe hybride doivent être clarifiés au début de chaque projet. Pour être productif et performant au sein de cette nouvelle forme d'organisation, chaque collaborateur doit en effet connaître ses missions.

Pour y parvenir, favorisez les réunions quotidiennes ou hebdomadaires et échangez régulièrement sur l’avancée des projets. Cette pratique maintient la motivation et l'implication de vos collaborateurs.

Par ailleurs, la mise en place d’outils de visioconférence performants et professionnels permettant des échanges fructueux est indispensable. Ils peuvent être associés à un système de gestion de tâche intégré à votre intranet d’entreprise pour un suivi efficace des rôles et missions de chacun. 

 

2. Établir le planning de chaque collaborateur   

Le manager d’une équipe hybride doit élaborer le planning de chaque collaborateur. Les salariés doivent pouvoir identifier les jours de télétravail des autres membres de l’équipe. La planification doit être irréprochable afin d’éviter les chevauchements d’horaires et le ralentissement des projets. 

Pour plus d’efficacité, il est possible d’impliquer directement le salarié dans cette tâche. Chaque semaine, il peut être chargé de remplir son emploi du temps en fonction de ses besoins et de ses impératifs personnels. La synchronisation des calendriers peut être réalisée par des logiciels dédiés intégrés à votre intranet. De cette façon, tous les membres de votre équipe hybride ont accès, à tout moment, à l'emploi du temps des autres collaborateurs. 

 

3. Maintenir une communication constante 

Lorsqu’un salarié est en télétravail, il existe un risque accru de perte de contact et d’isolement. Pour éviter cela, il est indispensable de maintenir le lien entre le télétravailleur, le manager et le reste de l’équipe. 

Une bonne communication à distance présente, par ailleurs, de nombreux avantages pour l’entreprise. Elle favorise notamment l’engagement et la productivité du salarié et renforce la culture d’entreprise. Une large partie de votre stratégie doit donc consister à assurer un échange productif avec vos salariés en télétravail.  

Pour ce faire, de nombreux outils sont à votre disposition. Réunions en visioconférence, messagerie instantanée ou encore intranet sont des outils qui ont fait leurs preuves. 

 

4. Partager efficacement les connaissances 

C’est un des challenges auxquels doivent faire face les managers d’une équipe hybride. Pour mener à bien un projet, les télétravailleurs doivent pouvoir accéder à l’ensemble des ressources et des contenus produits par les salariés en présentiel et inversement. Plus ce partage est fluide et rapide, plus vos projets avancent.

La centralisation des ressources sur votre intranet est une des solutions pour partager efficacement les modèles de contrats, de devis ou d’e-mails. Son intégration à vos suites de collaboration, comme Google Workspace ou Microsoft 365, facilite encore davantage le partage de connaissances. Pour sélectionner les outils les plus pertinents, il est nécessaire de prendre en compte les besoins de votre équipe.  
 

5. Encourager le lien social

La distance géographique ne doit pas créer de distance sociale entre vos collaborateurs. Les managers d’une équipe hybride doivent créer de nouvelles opportunités de rencontres virtuelles et de discussions. 

S’ils se connaissent mieux, vos collaborateurs échangeront de façon plus naturelle. En partageant leurs idées, leurs documents et leurs critiques, ils contribuent efficacement à l’avancée de vos projets. 

Les outils ne manquent pas pour créer du lien social entre les membres de votre équipe hybride :

• le chat pour faciliter les discussions informelles en temps réel ;
• les déjeuners virtuels ;
• les team buildings en ligne (jeux, quiz ou challenge, par exemple).

 

6. Tenir informés les télétravailleurs des événements de l’entreprise

La nomination d’une nouvelle personne à un poste clé, le déménagement dans de nouveaux locaux, ou encore la mise en place d’un service de conciergerie, sont autant d’informations à transmettre sans faute à vos télétravailleurs. Cela leur permet, en effet, de se sentir impliqués dans la vie de l’entreprise et dans ses évolutions. Ce sentiment d’appartenance impacte positivement leur motivation et leur productivité. 

Pour diffuser l’ensemble de ces informations, rien de tel que l’intranet. Optez pour une solution moderne, intuitive et personnalisée afin d’offrir une expérience utilisateur optimale à vos collaborateurs.  

 

7. Développer des nouvelles évaluations de la performance 

Avec les équipes hybrides, les managers réfléchissent à de nouvelles méthodes d’évaluation des performances de vos salariés. Impossible de juger de l’efficacité d’un collaborateur en vous fondant sur sa présence sur son lieu de travail ou sur son temps de connexion. La qualité doit prendre le pas sur la quantité. Il est donc nécessaire de modifier vos critères et de les rendre équitables pour l’ensemble des membres de l’équipe. Les travailleurs en présentiel ne doivent pas se sentir lésés et inversement. 

En proposant des critères de performances objectifs à vos collaborateurs, vous dessinez un cap clair et favorisez leur implication.

 

8. Encourager les échanges de feedbacks 

Le feedback est un processus essentiel pour tous les managers, peu importe la nature de leur équipe. 

Dans le cadre d’un groupe hybride, cette pratique doit être perpétuée. L’idéal est sans doute d’institutionnaliser l’échange une fois par mois ou par trimestre, par exemple. 

Dans le cadre d’un entretien en tête à tête, le manager d’une équipe hybride fait le point sur le travail du collaborateur et récolte ses retours. Ces rencontres peuvent avoir lieu en face-à-face, dans les locaux de l’entreprise, ou virtuellement, via des logiciels de vidéoconférence. Elles permettent, dans un premier temps, de féliciter le salarié pour son travail. Elles se révèlent souvent très utiles pour identifier les failles éventuelles dans l’organisation de votre équipe hybride.  

 

 

9. Définir des plages horaires sans réunion

Dans le cadre d’une équipe hybride, les salariés peuvent avoir tendance à multiplier les réunions et les discussions. Si cette prise de contact régulière peut permettre un partage des connaissances optimal, elle peut aussi empiéter sur l'exécution des tâches. Pour éviter cela, les managers doivent donc mettre en place des jours ou des heures sans réunion. Ils peuvent, par exemple, interdire l’organisation des réunions un jour sur deux ou tous les matins. Objectif : permettre aux salariés d’avancer individuellement sur leur projet. 

De la même façon, le télétravail empêche une séparation nette entre vie privée et vie professionnelle. Le manager d’une équipe hybride doit donc mettre en place des règles strictes concernant l’envoi des e-mails après 20 h. Certaines entreprises vont jusqu’à rendre l’accès à leur intranet impossible le week-end. 
 

10. Former ses collaborateurs au travail à distance 

Le télétravail ne s’improvise pas. Pour travailler en autonomie et conserver leur efficacité, les télétravailleurs doivent disposer des outils adéquats. Mais pas seulement ! Un certain nombre de soft skills sont indispensables pour un travail en équipe réussi. Adaptation, organisation, mobilisation sont autant de compétences douces à encourager chez vos collaborateurs.

Pour ce faire, soyez à l’écoute de leurs besoins. Formation, coaching, accompagnement par un salarié plus expérimenté sont autant de solutions pour favoriser l'épanouissement de votre collaborateur en télétravail. Soyez vigilant lors de vos recrutements en équipe hybride. Privilégiez des candidats déjà armés pour s’adapter rapidement à ce mode hybride d’organisation en plein développement. 
 

Tirer le plein potentiel d’un modèle de travail hybride

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