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March 17, 2025

Perché la comunicazione interna è importante per la tua azienda?

Alessia Regazzoni

7 minuti di lettura

Una buona comunicazione interna garantisce chiarezza per tutti i membri dell'organizzazione. Ma come si garantisce una comunicazione interna efficace e come funziona?

Questo articolo esamina il valore della comunicazione interna e come la trasparenza, la comunicazione e il feedback portino al successo.

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Che cos'è la comunicazione interna?

La comunicazione interna permette la condivisione di informazioni sull'azienda in modo che i dipendenti possano svolgere bene il proprio lavoro. Mantiene quindi le persone informate.

Lo scopo della comunicazione interna è fornire un flusso di informazioni tra i diversi reparti e i colleghi di un'azienda. Questo vale sia a monte che a valle della catena gestione/dipendenti. Funziona anche tra i dipendenti che interagiscono tra loro all'interno dell'azienda.

Una solida comunicazione interna alimenta la cultura aziendale e incrementa il coinvolgimento dei dipendenti.

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Tipi e canali di comunicazione interna

I dati demografici della forza lavoro cambiano costantemente, il che evidenzia la necessità di avere diversi canali di comunicazione a propria disposizione. Ovunque i dipendenti lavorino e qualunque cosa facciano, una buona comunicazione interna apporta benefici sia in ufficio che da remoto.

La condivisione delle informazioni può avvenire verbalmente o elettronicamente attraverso strumenti quali l'intranet aziendale. L’aspetto positivo di una intranet è che è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e i dipendenti possono accedervi da qualsiasi luogo, basta disporre di una connessione Internet.

Quali sono le tipologie di comunicazione interna? Ne esistono cinque principali:

Direzione - che distribuisce informazioni come strategie, risultati aziendali, informazioni interne ed esterne e altre importanti informazioni generali.
Team - tra colleghi che lavorano insieme per raggiungere lo stesso obiettivo finale.
Faccia a faccia - per informare i singoli su compiti e situazioni.
Peer - chiacchierate informali tra colleghi per condividere informazioni.
Risorse - intranet, e-mail, social media, messaggistica, videochiamate, telefono.

Ognuna di queste tipologie utilizza un canale specifico per raggiungere l'obiettivo:

Verbale - il passaggio di informazioni tramite il classico passaparola.
Elettronico - il modo in cui viene condivisa la maggior parte delle informazioni scritte.
Cartaceo - un modo di comunicare che si avvale di manifesti e grafica.

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Il piano di comunicazione interna

Un piano di comunicazione interna è una tabella di marcia che motiva i dipendenti ad agire attraverso la condivisione delle informazioni e che incoraggia una maggiore collaborazione perché rende chiari gli obiettivi.

Le tattiche fanno parte del piano di comunicazione interna e devono indicare le iniziative e le azioni specifiche da intraprendere per raggiungere gli obiettivi aziendali.

La tecnologia o il metodo utilizzato per fornire queste tattiche deve corrispondere al pubblico a cui sono destinate, ad esempio tramite Slack per un aggionramento su un progetto in tempo reale.

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10 motivi per cui la comunicazione interna è così importante

Una recente ricerca condotta da Grammarly e Harris Poll stima che la scarsa comunicazione costa alle aziende circa 12.506 dollari per dipendente ogni anno. I leader aziendali stimano di perdere 7,47 ore (quasi un'intera giornata lavorativa) a settimana a causa di comunicazioni interne inefficaci. Si tratta di conseguenze che non solo interrompono il flusso di lavoro, ma rappresentano anche una fonte significativa di perdita di tempo, produttività e, naturalmente, denaro.

Una strategia di comunicazione interna forte e ben supportata può tradursi in un significativo risparmio di costi. In un'azienda di 5.000 persone, 5 minuti risparmiati ogni giorno si traducono in oltre 2.000 ore di tempo recuperate per l'organizzazione nel corso di una settimana. Si tratta di una quantità impressionante di tempo e denaro!

Ecco 10 motivi fondamentali che evidenziano l'importanza della comunicazione interna:

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1. Aumenta il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti

Avvia le giuste conversazioni e riunisci leader, partner e dipendenti per concentrarti sulle strategie interne che aumentino il coinvolgimento e la produttività.

Secondo McKinsey, le aziende che riescono a mantenere i dipendenti in contatto tra di loro tendono a vedere aumentare la propria produttività. In definitiva, si tratta di creare punti di contatto per la comunicazione che generino opportunità di discussione di progetti, condivisione di idee, networking, mentoring e coaching.

Una soluzione intranet efficace consente una comunicazione critica tra il personale e la leadership, dove i dipendenti si sentono incoraggiati a portare alla luce le proprie idee e opinioni. Questo li fa sentire apprezzati e ascoltati, il che porta ad un maggiore impegno da parte loro. Quando i dipendenti sono attivamente impegnati, sono motivati a lavorare di più e a svolgere un lavoro di maggiore qualità. Contribuisce anche alla performance e alla coesione all’interno dell’azienda. Per quanto sia uno strumento per raggiungere i clienti e portare a termine il lavoro, nell'era del lavoro ibrido, l'intranet aziendale è lo strumento principale per contribuire a creare e promuovere una cultura aziendale impegnata, entusiasta e produttiva.

Con una serie di potenti funzioni di produttività basate sull'intelligenza artificiale, LumApps rende la collaborazione più semplice ed efficiente. Un quartier generale digitale con un'interfaccia ricca di dati e ultra-personalizzata, l’intranet aziendale è il luogo in cui i team possono condividere le conoscenze, rimanere aggiornati sugli ultimi sviluppi e prendere decisioni più consapevoli, ovunque essi siano.

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2. Promuove la distribuzione di informazioni

Un altro dei vantaggi della comunicazione interna è che trasmette il messaggio giusto alle persone interessate. La tecnologia moderna fa sì che la maggior parte di noi si connetta al proprio pc o smartphone durante la giornata, soprattutto quando si tratta di lavoro. Molti dipendenti hanno accesso a una intranet aziendale, alla quale possono collegarsi quando lo desiderano e tenersi aggiornati sulle comunicazioni più importanti.

Una comunicazione interna efficace garantisce anche che i dipendenti non siano vittima di un sovraccarico di informazioni. Evita di dover passare ore a inviare e leggere e-mail, messaggi e commenti.

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3. Migliora l'esperienza dei dipendenti

Le organizzazioni possono utilizzare la comunicazione interna per migliorare l'esperienza dei dipendenti. Ciò contribuisce a fidelizzare i dipendenti, poiché lavorare per un'azienda che si preoccupa di loro trasmette un messaggio positivo. La comunicazione interna può essere utilizzata per pubblicizzare

eventi aziendali
l'iscrizione a un club sportivo
bevande e snack salutari gratuiti
servizio di taxi gratuito per i dipendenti che lavorano fino a tardi
l'introduzione di un'area chill-out

Se non tutti sono a conoscenza di questi vantaggi, non potranno usufruirne. Ecco perché il ruolo della comunicazione interna è importante sia per il lavoro che per il tempo libero.

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‍4. Permette di condividere obiettivi e finalità

Uno dei modi migliori per comunicare la roadmap della tua azienda è sfruttare la tua piattaforma di comunicazione interna. Fornire una panoramica e spiegare gli obiettivi attraverso un flusso di informazioni coerente aiuta i dipendenti a sentirsi ben informati e in grado di intraprendere azioni spontanee.

Una roadmap chiara enfatizza anche la strategia aziendale, in modo che tutti i membri di un team o di un dipartimento abbiano una visione definita della direzione che l'azienda sta intraprendendo. Fornisce un unico punto di riferimento che riassume gli obiettivi generali. Questa chiarezza può favorire la fiducia nelle decisioni e nello svolgimento dei compiti.

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5. Migliora l’allineamento dei dipendenti

Secondo uno studio condotto da IBM, il 72% dei dipendenti non comprende la strategia della propria azienda e questo è il risultato di una scarsa comunicazione. Assicurati che i tuoi dipendenti comprendano la tua strategia attraverso una comunicazione interna chiara.

La comunicazione interna può essere utilizzata per allineare e guidare i team su quali sono le priorità e come gestire il proprio lavoro. Una chiara comunicazione interna nell'ambiente di lavoro assicura che i dipendenti siano consapevoli delle deadline e possano stabilire i giusti tempi per portare a termine dei progetti. Questa attenzione sottolinea anche come un progetto più ridotto si inserisca nel quadro generale e perché una determinata scadenza sia importante.

Chiarire gli obiettivi di comunicazione, supportare e formare il personale e scegliere gli strumenti e le tecnologie giuste sono aspetti fondamentali quando si cerca di migliorare l'approccio dell'azienda alla comunicazione e alla connessione.

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Comunicazione interna: Dalla valutazione alla padronanza

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6. Stimola l'azione

La comunicazione interna promuove azioni interne ed esterne. Ad esempio, può permettere alle persone di portare avanti un compito, chiedere loro di comunicare con i fornitori o raccogliere feedback attraverso il numero di "mi piace" per un nuovo prodotto su una pagina web. Possono bastare pochi secondi per comunicare un'informazione in modo chiaro ed efficace.

Le persone sono più propense a rispondere se devono premere soltanto un pulsante, piuttosto che rispondere ad una domanda aperta. Questo vale soprattutto per le generazioni più giovani, cresciute nell'era digitale.

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7. Unisce le persone in situazioni difficili

Nei momenti di crisi, la comunicazione interna è uno strumento prezioso. Riuscire a comunicare in modo semplice e veloce con le persone giuste all'interno dell'azienda può ridurre lo stress e portare a termine una task complessa.

Un altro dei vantaggi della comunicazione interna in caso di crisi è che può ridurre le voci di corridoio. Niente si diffonde più velocemente dei pettegolezzi in ufficio e una comunicazione accurata da parte della dirigenza può prevenire situazioni negative. Questo aspetto può essere trasmesso anche alla comunicazione esterna, poiché la reputazione di un'azienda può essere facilmente danneggiata da voci non vere.

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8. Permette il cambiamento

La tecnologia è in rapida evoluzione. La concorrenza è agguerrita e le aziende devono essere sempre all'avanguardia per avere successo. Perché la comunicazione interna è importante in questo senso? Perché permette alle aziende di reagire velocemente a situazioni climatiche, ambientali e inaspettate.

"Una forte comunicazione interna può fare la differenza tra evitare o subire una crisi".

Questo può valere per un negozio che riduce il prezzo del pane in tutti i punti vendita dello stato per adeguarsi alla concorrenza, fino all'avviso di maltempo al personale del settore dei viaggi. Una forte comunicazione interna può fare la differenza tra l’evitare o il subire una crisi.

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9. Superare i confini

L'importanza della comunicazione negli affari internazionali è evidente nelle aziende sparse in tutto il mondo. I dipendenti possono avere fusi orari diversi e solo poco tempo a disposizione per riunioni. Una comunicazione interna efficace favorisce la comprensione, soprattutto se le persone parlano lingue diverse.

È anche importante considerare la cultura quando si comunica con colleghi di un altro Paese. Il tono della comunicazione deve rispettare le differenze culturali in termini di atteggiamento verso il lavoro, comportamento e abitudini.

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10. Promuove il marchio

Secondo Gartner Communications, "i dipendenti che sono ben informati diventano gli ambasciatori più credibili di un'azienda, mentre possono diventare i suoi critici più accaniti in caso contrario".

Una comunicazione esterna positiva è la chiave per rafforzare la reputazione di un'azienda. Quando i dipendenti parlano dell'azienda e condividono informazioni attraverso i social media, ne diventano i principali sostenitori. Questa forma di costruzione del marchio può avere un impatto sul successo aziendale e deriva da una comunicazione interna chiara che incoraggia i dipendenti a condividere le informazioni.

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Come costruire una strategia di comunicazione interna efficace

Con le persone che lavorano in ufficio, da casa o in viaggio, è fondamentale che la vostra forza lavoro ibrida e digital-first sia in linea con il messaggio e con la missione. Allo stesso tempo, la leadership deve tenere ben presente l'importanza di scegliere soluzioni tecnologiche che siano sufficientemente versatili e potenti per supportare la strategia di comunicazione interna.

Tutte le aziende, indipendentemente dalle dimensioni, dovrebbero avere un piano di comunicazione interna ben progettato. Quali sono le funzioni di un piano di comunicazione interna e come si crea?

Ecco alcuni passaggi chiave da includere:

Analizzare la situazione attuale - identificare dove la comunicazione è già a un buon livello e dove può migliorare.
Definire obiettivi e finalità della comunicazione - quali sono i vantaggi della comunicazione interna per la tua azienda?
Identificare il pubblico e segmentarlo di conseguenza - definire i gruppi in base al dipartimento, alla sede, alle competenze, all’età anagrafica... Scegliere le categorie più adatte alla propria azienda.
Delineare i messaggi principali - in modo chiaro, affinché tutti li capiscano.
Specificare le tattiche e i canali di comunicazione, come Gmail, Slack, Trello, news feed...
Creare un calendario relativo alla comunicazione interna e tenerlo aggiornato.
Determinare i KPI per monitorare i risultati: misurare l'efficacia della comunicazione interna aiuta a definire i miglioramenti a breve e lungo termine.

Un piano di comunicazione ben fatto sosterrà la tua azienda in tutte le iniziative interne e ti insegnerà a mantenere una comunicazione coerente con i dipendenti. Seguendo i passi sopra descritti e comprendendo l'importanza di un piano di comunicazione interna efficace, otterrai come risultato un ambiente di lavoro più collaborativo.

→ Per saperne di più: Come costruire una strategia di comunicazione interna di successo?

Una soluzione come l'intranet di LumApps è dotata di analisi del livello dei dati dei dipendenti per offrire preziose informazioni sul successo dei tuoi sforzi nell’ambito della comunicazione interna. La soluzione consente di sincronizzare facilmente le informazioni provenienti da diversi canali, dispositivi e applicazioni e di generare una visione olistica di ogni singolo dipendente. Sfruttando la potenza dell'intelligenza artificiale, il livello dei dati dei dipendenti aiuta anche a fornire comunicazioni personalizzate e consente esperienze su misura in ogni fase del percorso dei dipendenti.

Per ampliare il discorso sul ruolo indispensabile della comunicazione interna nelle aziende, è essenziale prestare molta più attenzione alla creazione di un ambiente in cui la comunicazione sia priva di barriere. Quindi, non solo l'importanza della comunicazione interna, ma anche il miglioramento di queste strategie e strumenti.

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Affrontare gli errori e i problemi più comuni della comunicazione interna

Ecco alcuni dei problemi più comuni:

Mancanza di una strategia di comunicazione interna coerente, che porta a una messaggistica frammentata e incoerente.
Eccessiva dipendenza dalle e-mail,
Trascurare il potere delle interazioni faccia a faccia o delle videochiamate,
Scarso utilizzo di software di comunicazione interna come le intranet aziendali,
Mancanza di incoraggiamento nell’utilizzo di canali di comunicazione bidirezionali per i feedback.

Riconoscere e correggere questi problemi è il primo passo per aiutare i dipendenti a sentirsi più coinvolti e informati.

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Sfruttare i comuni strumenti di comunicazione interna

Al giorno d'oggi, gli strumenti di comunicazione aziendale vanno oltre le tradizionali e-mail e i promemoria. Strumenti e piattaforme di collaborazione, come Slack, Microsoft Teams e Zoom, facilitano la comunicazione e la collaborazione in tempo reale. Le intranet aziendali fungono da hub centralizzato per le notizie, le risorse e le interazioni sociali dell'azienda. Inoltre, i social media e le piattaforme di employee experience offrono modi innovativi per coinvolgere i dipendenti, condividere i risultati e promuovere un senso di comunità.

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Misurare l'efficacia della comunicazione sul posto di lavoro

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono fondamentali per misurare il successo degli sforzi di comunicazione interna.

Metriche come:

tassi di coinvolgimento nella intranet aziendale,
tassi di apertura e di clic delle newsletter interne,
risultati di sondaggi e feedback dei dipendenti,
tassi di partecipazione a eventi o forum interni
la frequenza e la qualità della comunicazione bidirezionale possono fornire indicazioni preziose.

Questi KPI aiutano le aziende a identificare le aree di forza e le opportunità di miglioramento delle loro strategie di comunicazione interna.

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Migliorare la comunicazione interna per un'esperienza positiva dei dipendenti

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Come migliorare le strategie e gli strumenti di comunicazione per i dipendenti

Per migliorare la comunicazione interna, le aziende devono concentrarsi sull'integrazione di diversi canali di comunicazione adatti alle esigenze della forza lavoro, promuovendo una cultura di apertura e trasparenza e sfruttando la tecnologia per facilitare l'interazione continua. L'implementazione di sondaggi periodici sull'esperienza dei dipendenti e di meccanismi di feedback assicura che la voce dei dipendenti sia ascoltata e valorizzata. Inoltre, la formazione di leader e manager su pratiche di comunicazione efficaci può migliorare significativamente la diffusione delle informazioni e promuovere una cultura del coinvolgimento.

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Importanza della comunicazione senza barriere

Una comunicazione senza barriere migliora l'esperienza complessiva dei dipendenti, garantendo che tutti i membri del team, indipendentemente dal loro ruolo o dalla loro posizione, abbiano accesso alle informazioni necessarie per svolgere efficacemente il proprio lavoro. Promuove l'inclusività, riduce le incomprensioni e accelera i processi decisionali. Le aziende che danno priorità a canali di comunicazione chiari, concisi e aperti registrano livelli più elevati di coinvolgimento, soddisfazione e fidelizzazione dei dipendenti.

La comunicazione aziendale è al centro di un ambiente di lavoro fiorente e funge da perno che collega i contributi individuali agli obiettivi aziendali. Affrontando le sfide più comuni, sfruttando i moderni dispositivi di comunicazione e misurando l'efficacia delle strategie di comunicazione, le aziende possono creare un'atmosfera favorevole alla collaborazione, all'innovazione e alla crescita. Man mano che si naviga nella complessità dell'ambiente di lavoro moderno, l'enfasi su buone strategie di comunicazione del personale diventa sempre più evidente, sottolineando il suo ruolo critico nel migliorare l'esperienza dei dipendenti e nel guidare il successo aziendale.

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