I 15 principali vantaggi ed esempi di collaborazione in team
Oggi molte aziende si affidano ai dipendenti per lavorare insieme come un vero e proprio team. Idealmente, chi lavora in gruppo può ottenere di più, oltre ad essere più produttivo di quanto possa fare una persona che lavora in maniera isolata. I seguenti vantaggi della collaborazione di gruppo sono stati selezionati per illustrare questa questione.
Che cos'è la collaborazione tra dipendenti?
La collaborazione tra dipendenti avviene quando due o più persone lavorano insieme, pensando e condividendo idee per raggiungere un obiettivo comune. È diversa dal lavoro di squadra, poiché quest'ultimo spesso implica una componente fisica per realizzare un progetto.
I moderni progressi tecnologici (tra cui videoconferenze, connessione ad alta velocità, condivisione di file, e-mail e programmi basati sul cloud) rendono più facile che mai la collaborazione tra dipendenti.
La collaborazione dei dipendenti può ora avvenire di persona oppure su una piattaforma di collaborazione in tempo reale. Condividere le idee virtualmente è diventata una pratica molto più comune, poiché lavorare a distanza non è più un’eccezione.
Per avere successo nella collaborazione tra team, può essere utile iniziare con un'analisi generale:
- Il primo passo consiste nell'identificare le funzioni specifiche dove essere connessi risulta essere più importante alla riuscita del progetto
- Quindi, prendere nota dei rapporti tra le aree prioritarie
- Per raccogliere queste informazioni, si può prendere in considerazione l'uso di codici di progetto, chiedere ai dipendenti di compilare un questionario o semplicemente osservare come organizzano la propria giornata lavorativa.
“Il project manager (o il dirigente responsabile del progetto) deve rassicurare tutti sul fatto che possano essere se stessi quando partecipano alla collaborazione in gruppo.”
Utilizza le informazioni raccolte per creare delle mappe di rete che illustrino le relazioni tra i dipendenti. Questo sarà il punto di partenza per la creazione dei gruppi che costituiranno un unico ed efficiente team. I membri si conosceranno già e avranno familiarità con i rispettivi ritmi di lavoro. Tieni presente che è sempre meglio avere un team composto da persone che si completano a vicenda, ma non che entrino in competizione tra loro.
- Se tutti i membri del team sono introversi e sono riluttanti all'idea di condividere le proprie idee, non si potrà ottenere una discussione costruttiva, né di persona né tantomeno a distanza.
- Stessa cosa vale per un intero team di estroversi che cercano di prevalere gli uni sugli altri a ogni costo. È necessario che nel team prendano parte personalità e competenze diverse.
“Il project manager (o il dirigente responsabile del progetto) deve rassicurare tutti sul fatto che possano essere se stessi quando partecipano alla collaborazione in gruppo.”
Esempi di collaborazione e vantaggi del costituire un team collaborativo:
1. Incoraggia la risoluzione dei problemi
È meno probabile che i dipendenti incontrino difficoltà nel risolvere i problemi sul lavoro se all'interno dell'azienda esiste una forte cultura collaborativa.
Esempio: Un'azienda manifatturiera scopre che il suo fornitore abituale non è in grado di procedere alla consegna di un ordine di pezzi. Lavorando insieme, i diversi rappresentanti di vendita, il responsabile del magazzino e il reparto ordini sono riusciti a trovare una soluzione: un altro fornitore in grado di far partire l'ordine rapidamente e a un prezzo che l'azienda era disposta a pagare, date le circostanze.
A volte è possibile trovare una soluzione alternativa solo quando si combinano le conoscenze e le relazioni di più parti interessate. La risoluzione tempestiva ed efficace dei problemi è uno dei vantaggi più importanti della collaborazione tra dipendenti.
2. Permette ai dipendenti di imparare gli uni dagli altri
Quando si permette a dipendenti con background diversi e con vari livelli di esperienza di lavorare insieme, tutti ne traggono vantaggio.
Esempio: Un momento chiave della collaborazione rispetto alla risoluzione di un problema può comportare diverse sessioni di brainstorming. I dipendenti possono sempre imparare molto dai punti di vista degli altri. Persone con esperienze professionali e conoscenze diverse vedono la stessa situazione da punti di vista diversi.
3. I tassi di produttività dei dipendenti aumentano
Quando i dipendenti iniziano a lavorare insieme in modo più collaborativo, è probabile che la loro produttività complessiva aumenti.
Esempio: I dipendenti che si sentono parte di un gruppo più ampio hanno maggiori probabilità di avere un senso di lealtà e di appartenenza al gruppo. Si impegneranno maggiormente per "non deludere il gruppo", a differenza di chi non ha un forte senso di lealtà verso l'azienda.
4. La risoluzione dei problemi in generale diventa più facile
I team riuniscono personalità e livelli di esperienza diversi. In questo modo la soluzione dei problemi diventa molto più semplice.
Esempio: Quando un team lavora a una task, possono sorgere problemi lungo il percorso. Anche se ad un certo punto può presentarsi dell’attrito rispetto al dialogo all’interno del team, esso può costituire il catalizzatore di un nuovo modo di affrontare il problema. È così che si trovano nuove soluzioni.
5. La collaborazione di squadra aumenta il potenziale di evoluzione dell'azienda
Quando i dipendenti collaborano efficacemente, l'azienda ha una maggiore capacità di adattarsi ai cambiamenti.
Esempio: L'azienda ha deciso di introdurre una nuova tecnologia. Alcuni dipendenti del gruppo sono entusiasti, altri sono indifferenti e altri ancora sono preoccupati. Quelli che sono entusiasti possono aiutare coloro che sono indifferenti o riluttanti ad abbracciare il nuovo sviluppo vedendone i vantaggi.
I dipendenti apprensivi possono essere rassicurati sul fatto che riceveranno una formazione e un supporto sufficienti. Ai dipendenti indifferenti verranno fornite maggiori informazioni sulle caratteristiche e sui vantaggi della tecnologia, per aiutarli a comprenderne l'importanza che essa avrà per il loro lavoro.
6. I team in remoto sono più efficienti
Lavorare da casa o da remoto sta diventando una prassi comune. Tuttavia, i lavoratori a distanza possono anche sentirsi isolati rispetto ai loro colleghi.
Esempio: I dipendenti che lavorano da casa o da remoto possono avere la sensazione di lavorare "da soli". Per migliorare la comunicazione tra i membri del team e promuovere uno spirito di inclusione, assicurati che tutti abbiano accesso alle informazioni e possano comunicare con gli altri membri in tempo reale. A questo scopo si possono utilizzare diversi strumenti di collaborazione online per mantenerli in contatto tra di loro.
7. Migliorano il benessere e l'impegno dei dipendenti
I dipendenti danno il meglio di sé quando sentono che il loro contributo è valorizzato e apprezzato. Il coinvolgimento dei dipendenti è un fattore chiave per migliorare la collaborazione nell'ambiente di lavoro digitale.
Esempio: Quando i dipendenti hanno la sensazione di non essere importanti per il proprio datore di lavoro, sono più stressati. Questo può portare a livelli più bassi di benessere generale e a un aumento dell'assenteismo. Quando i dipendenti lavorano in team, possono vedere con i propri occhi quanto i loro sforzi contribuiscono al successo generale dell’azienda, il che porta anche a una maggiore soddisfazione. Inoltre, la collaborazione può contribuire a ridurre i tassi di assenteismo e di disimpegno dei dipendenti.
8. Si crea un'atmosfera positiva sul posto di lavoro
Lavorare insieme permette ai colleghi di conoscersi meglio e di creare forti legami sociali.
Esempio: Invece di creare un ambiente di lavoro in cui i dipendenti si sentono in costante competizione l'uno con l'altro, la collaborazione in team permette a ciascuno di essere apprezzato per i propri meriti. Questo crea un'atmosfera di lavoro più positiva e rilassata. Quando entrano in ufficio, i dipendenti si sentono sicuri sul fatto che sono in mezzo ad altri colleghi e non con rivali.
9. Eliminazione della gerarchia verticale
In passato, un dipendente difficilmente manifestava il proprio pensiero o proponeva le proprie idee rivolgendosi a qualcuno al di sopra di lui. La gerarchia verticale portava i senior manager a diventava praticamente irraggiungibili per i dipendenti che volevano porre loro domande o esprimere preoccupazioni.
Quando si implementa il lavoro di squadra, la gerarchia verticale non è più un ostacolo per la condivisione o l'ascolto di idee diverse. Tutti hanno l'opportunità di condividere i propri pensieri.
10. Le riunioni diventano più efficienti
Gli spazi di lavoro collaborativi sono pensati per connettersi con i membri del team senza sforzo, in qualsiasi momento e luogo. I dipendenti possono far partire o partecipare a una videochiamata ovunque si trovino, il che significa che non sono più limitati da vincoli fisici. Questo li rende più efficienti, perché non devono aspettare di organizzare una riunione di persona per svolgere il proprio lavoro.
Esempio: Qualsiasi dipendente da remoto può organizzare una riunione funzionale dalla propria postazione utilizzando vari strumenti di comunicazione che trova nell’ambiente di lavoro digitale. I membri del team disponibili possono partecipare o si può decidere di registrare la riunione per i membri che non sono disponibili in un dato momento, invece di dover spiegare nei dettagli in un documento o in un'e-mail ciò di cui si è discusso.
11. Riduzione dei costi di viaggio per l'azienda
Consentire ai dipendenti di lavorare in modo collaborativo non implica necessariamente spese di viaggio aggiuntive. Oggi i dipendenti,ovunque si trovino, possono semplicemente connettersi tramite piattaforme di comunicazione online.
Esempio: I dipendenti in smartworking possono rimanere in contatto con i colleghi in ufficio attraverso un software dedito alle riunioni e alle comunicazioni. Ciò consente loro di collaborare, limitando inutili costi di viaggio.
12. Aiuta l'azienda ad attrarre i migliori talenti
Le persone in cerca di lavoro, soprattutto i millennials, basano la propria scelta su fattori come l'ambiente in ufficio, l'atmosfera di lavoro positiva e molti altri elementi che mostrano come trascorreranno le proprie giornate lavorative.
Esempio: Le persone di questa fascia d'età sono particolarmente interessate a lavorare in aziende dinamiche che incoraggiano il lavoro di squadra. Introducendo questo tipo di stile di lavoro, si crea un ambiente ideale per attrarre i migliori talenti. Una volta assunti, è più probabile che rimangano per lunghi periodi di tempo.
13. La collaborazione sul posto di lavoro aiuta i partecipanti a ottenere di più
Si tratta di una strategia in cui l'insieme (il contributo collettivo di tutti i partecipanti) è maggiore della somma di tutte le sue parti (il contributo di ciascuno).
Esempio: Quando i dipendenti acquisiscono esperienza nella risoluzione dei problemi, acquisiscono la fiducia necessaria per affrontare progetti più complessi. Potrebbero decidere di dedicare il proprio tempo e le proprie energie a una causa benefica. In qualità di gruppo, i loro sforzi di volontariato e/o di raccolta fondi possono avere un peso maggiore rispetto ai contributi di una singola persona.
14. Crea un più forte senso di lealtà dei dipendenti verso l'azienda
I dipendenti che sentono di essere apprezzati dal proprio datore e di dare il proprio contributo sono meno propensi a cambiare lavoro.
Esempio: Quando le persone si lamentano del proprio lavoro, di solito non si tratta della retribuzione o dei benefit, ma del fatto che non si sentono rispettate sul posto di lavoro. Può capitare che si lamentino del fatto che il capo o i colleghi non li trattino come dovrebbero, e questo è il motivo principale per cui vogliono trovarne un altro. Quando i team lavorano insieme e i dipendenti sentono che il loro contributo fa la differenza, si sentono più fedeli all'azienda e sono meno propensi ad andarsene.
15. La redditività dell'azienda aumenta
I benefici della collaborazione tra team non ricadono interamente sui dipendenti. Tutte queste strategie positive portano benefici anche all'azienda stessa.
Esempio: I dipendenti che collaborano creano un ambiente di lavoro più positivo. I dipendenti si sostengono l'un l'altro e il cambiamento tecnologico è positivo. Questo, a sua volta, fa sì che l'azienda funzioni a pieno ritmo e generi maggiori profitti.
Migliorare la collaborazione di gruppo: un'ultima parola
Per ottimizzare la collaborazione tra team e l'esperienza dei dipendenti, è essenziale capire come questa dinamica migliori l'esperienza dei dipendenti e il successo dell’azienda. Intrecciando ulteriori strategie, possiamo migliorare la nostra comprensione del profondo impatto che la collaborazione ha sul luogo di lavoro.
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