Internet ha cambiato per sempre il posto di lavoro. Oggi disponiamo di un luogo di lavoro digitale e di una tecnologia in grado di assisterci nello svolgimento del nostro lavoro che non esisteva anche solo una generazione fa. L'enfasi sullo sviluppo di nuove tecnologie non ha tuttavia eliminato la necessità di interagire tra gli esseri umani. Abbiamo ancora bisogno di collaborare per portare a termine una serie di compiti. Continua a leggere per scoprire cos'è la collaborazione sul posto di lavoro e gli otto tipi di collaborazione di cui dispongono le aziende moderne.

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Che cos'è la collaborazione sul posto di lavoro?

La collaborazione sul posto di lavoro si verifica quando le persone lavorano insieme per raggiungere un obiettivo. È un altro modo di vedere il lavoro di squadra. Il team può utilizzare diversi modi per lavorare insieme, a seconda del progetto a cui sta lavorando. Condividere le idee e discutere l'approccio che il gruppo intende adottare è un modo eccellente per far funzionare il processo in modo molto più fluido per tutti.

Questo stile di lavoro è stato riconosciuto ufficialmente negli anni Cinquanta. In quel periodo si stavano verificando dei cambiamenti nella gestione dei progetti. Fino a quel momento, i progetti venivano pianificati con un diagramma di Gantt e potevano essere supervisionati da un solo manager. Con l'avvento della rivoluzione digitale, la collaborazione tra i membri del team è diventata molto più comune sul posto di lavoro.

Internet ha permesso ai dipendenti di condividere le informazioni tra loro in modo semplice e comodo, sia che lavorino nello stesso ufficio sia che si trovino dall'altra parte del mondo. Disporre di un luogo di lavoro digitale significa che i dipendenti non devono affrontare le tradizionali barriere di comunicazione. Al contrario, essi possono concentrarsi su una collaborazione efficiente in un'atmosfera che promuove l'innovazione e la crescita dell'azienda.

La collaborazione è una strategia che può essere utilizzata in qualsiasi tipo di luogo di lavoro, comprese le organizzazioni non profit, le aziende, le agenzie governative, i fornitori di servizi e le istituzioni educative. Tutti i datori di lavoro e i dipendenti possono trarre beneficio dall'apprendimento dei diversi tipi di collaborazione.

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Tipi di lavoro collaborativo

1. Collaborazione di gruppo

È uno dei tipi di collaborazione più comuni sul posto di lavoro. Qui, tutti i membri del gruppo si conoscono. Ognuno sa cosa comporta il proprio ruolo nel team e come influisce sugli altri membri. Ci sono scadenze prestabilite per portare a termine i compiti entro un tempo stabilito per raggiungere gli obiettivi del team.

In questo tipo di collaborazione, spesso c'è un caposquadra che ha il compito di supervisionare gli altri membri del team. I membri del team collaborano su base paritaria per completare i loro compiti. Una volta che i compiti sono stati completati come stabilito all'inizio del progetto, l'intero team riceve generalmente lo stesso riconoscimento per il raggiungimento dell'obiettivo.

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2. Collaborazione comunitaria

In una collaborazione comunitaria, i partecipanti condividono un interesse. L'obiettivo è spesso quello di condividere le conoscenze e imparare, piuttosto che portare a termine un compito insieme. I membri della comunità possono condividere le proprie preoccupazioni ponendo domande e ricevendo consigli. Una volta ricevuti i consigli, i membri tornano nei propri uffici e li condividono con i propri team. Questa pratica è continua.

In questo tipo di modello di collaborazione aziendale, i membri possono essere allo stesso livello. Tuttavia, i membri più esperti possono avere uno status maggiore rispetto ai membri più giovani. I membri sono tenuti ad aiutarsi a vicenda, ma non è detto che i consigli vengano ricambiati uno a uno. L'idea è che alla fine tutti traggano beneficio dal fatto di collaborare reciprocamente.

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3. Collaborazione di rete

La collaborazione di rete si differenzia dai tipi di collaborazione aziendale sopra elencati. Prende il via con l'azione di singoli individui nel proprio interesse personale. Iniziano a contribuire alla rete con l’obiettivo di far conoscere se stessi e la propria area di competenza agli altri membri. Probabilmente tutti i membri della rete non si conoscono. Si affidano a referenti per scoprire con chi collaborare tra i vari membri della rete.

Gli strumenti dei social media sono un esempio di collaborazione di rete in cui i membri collaborano virtualmente senza necessariamente conoscersi personalmente. Possono inoltre pubblicare link a siti web che ritengono utili utilizzando uno strumento di social bookmarking. Queste informazioni possono essere utili ai membri della rete che stanno cercando informazioni sullo stesso argomento. Mentre il team lavora su quest’ultimo, può pubblicare i link ai siti web utili per gli altri membri della rete che potrebbero averne bisogno in seguito.

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4. Collaborazione nel cloud

Un elenco dei diversi tipi di strumenti di collaborazione sarebbe incompleto senza menzionare la collaborazione nel cloud. Questo metodo di collaborazione consente a più utenti di accedere, leggere e modificare i documenti in tempo reale. Con i documenti archiviati nel cloud, tutti gli utenti che hanno accesso vedono l'ultima versione e possono vedere le modifiche direttamente mentre vengono apportate.

La collaborazione nel cloud può essere utilizzata nelle aziende in cui i team devono collaborare da remoto, come ad esempio quelle con uno o più uffici. I dipendenti remoti che lavorano sugli stessi documenti possono condividerli facilmente senza doversi preoccupare se stanno facendo riferimento all'ultima versione.

Il cloud è un metodo particolarmente efficace per i file di grandi dimensioni. I server di posta elettronica sono progettati per gestire solo documenti di pochi MB. Quando un allegato diventa più pesante, il programma di posta elettronica ne rifiuta l'invio. Uno strumento di collaborazione basato sul cloud non ha le stesse limitazioni e può accettare quindi il trasferimento di file di grandi dimensioni.

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5. Collaborazione video

La collaborazione video è uno dei tipi più comuni di strumenti di collaborazione online utilizzati oggi. I servizi basati sul cloud, come Microsoft 365 o Google Workspace, dispongono di sale conferenze virtuali in cui si tengono le riunioni. Gli ospiti vengono invitati a partecipare alla riunione utilizzando i propri computer desktop o portatili. Possono anche partecipare utilizzando un dispositivo mobile. La maggior parte dei servizi basati su cloud offre la possibilità di unirsi alla chiamata attraverso il proprio browser web; non è necessario scaricare alcun software.

I partecipanti a una collaborazione video possono trovarsi nello stesso ufficio, dall'altra parte della strada, in un'altra regione o dall’altra parte del mondo. I membri del team possono parlare in tempo reale, vedere lo stesso schermo del computer di un collega e porre domande per telefono o tramite chat.

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6. Collaborazione interna

La collaborazione interna può includere diversi tipi di strategie di collaborazione, a seconda di ciò che la tua azienda di medie o grandi dimensioni vuole realizzare.

I forum di discussione (o bacheche, come talvolta vengono chiamate) sono utilizzati da tempo. Sono ancora un modo efficace per condividere idee su un determinato argomento. Lo svantaggio dei forum è che possono essere difficili da cercare quando un partecipante è alla ricerca di informazioni specifiche.

‍Il microblogging può essere una strategia efficace per condividere messaggi all'interno dell'azienda. Può essere paragonato all'utilizzo di Twitter a livello interno. Non è pensato per discussioni complesse, ma dovrebbe essere riservato a messaggi brevi. I membri del team possono iniziare e partecipare alle discussioni esponendo rapidamente i loro punti di vista.

È possibile sviluppare un wiki per gestire le informazioni all'interno dell'azienda. Più partecipanti possono contribuire ai contenuti e tenerli aggiornati. Questo tipo di programma server avrà probabilmente bisogno di qualcuno che garantisca l'accuratezza delle informazioni.

Consultate qui l'elenco dei migliori strumenti di comunicazione interna.

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7. Collaborazione esterna

Quando si pensa ai tipi di spazi di collaborazione, non bisogna dimenticare la collaborazione esterna. Con questo termine si intende la condivisione delle conoscenze che avviene al di fuori dell'azienda. Un esempio di collaborazione esterna è l'interazione tra un marchio e la sua presenza sui social media. Il marchio collabora con gli utenti dei social media quando chiede opinioni e feedback utilizzando quiz o discussioni. Le risposte vengono analizzate e infine utilizzate per decidere se il marchio sta interagendo bene con il suo pubblico o se deve modificare il suo messaggio.

Un blog è un modo per dare un "volto" alla tua azienda. I clienti possono trovare più facile fare domande e commenti in questo spazio piuttosto che contattare direttamente la sede centrale dell'azienda. Queste domande e questi commenti sono importanti. Prendi nota di ciò che le persone dicono. I clienti condividono ciò che pensano, ciò che vogliono.

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8. Alleanza strategica

Un'alleanza strategica è una forma comune di collaborazione tra aziende. Si tratta di accordi tra due o tre aziende che decidono di unire temporaneamente i propri sforzi e risorse per raggiungere determinati obiettivi.

Questo tipo di strategie commerciali può funzionare molto bene. Le aziende coinvolte nell'alleanza strategica apportano ciascuna qualcosa che manca alle altre. Ad esempio, un'azienda può cercare aiuto per raggiungere nuovi mercati o per il servizio clienti. In questo caso, cercherà un'azienda esperta in questi settori.

Le aziende che riescono a gestire con successo questo tipo di relazioni saranno considerate "partner di scelta" da un numero maggiore di aziende che desiderano sviluppare relazioni commerciali simili. In tutte le buone relazioni, è importante stabilire obiettivi chiari, praticare buone capacità di comunicazione e rispettare gli altri. I migliori partner di alleanze strategiche investono anche nel personale, negli strumenti e nei processi necessari per raggiungere gli obiettivi prefissati.

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Come scegliere il tipo di collaborazione migliore?

La risposta alla domanda "Come scegliere il miglior tipo di collaborazione?" è un po' come chiedere "Quanto è lungo un pezzo di corda?". La risposta breve è: "Dipende".

Prima di decidere quali tipi di collaborazione ti daranno i migliori risultati, dovrai considerare cosa vuoi ottenere collaborando con altri (individui o aziende).

• Sei interessato a trovare nuovi contatti di vendita?
• Vuoi migliorare il profilo della tua azienda nella comunità?
• La tua azienda ha bisogno di creare una biblioteca di conoscenze per i membri del tuo team?
• Vuoi condurre riunioni in videoconferenza per rimanere in contatto con i dipendenti che lavorano a distanza?

È inoltre necessario assicurarsi che tutti i partecipanti dispongano dei giusti strumenti. I lavoratori da remoto avranno difficoltà a partecipare alle videoconferenze se la rete Internet nella loro zona non è stabile. Se il tuo team ha accesso a una connessione Internet potente, l'uso della videoconferenza può essere un'ottima opzione per rimanere in contatto con i membri del team che lavorano nel tuo ufficio e in altre sedi.

“In definitiva, la scelta di quali metodi utilizzare per collaborare con i dipendenti dipende dall'azienda e dalla sua cultura aziendale.”

In definitiva, la scelta dei metodi da utilizzare per collaborare con i dipendenti dipende dall'azienda e dalla sua cultura aziendale. Se la vostra forza lavoro si trova a suo agio con le nuove tecnologie, potete aspettarvi che queste giochino un ruolo importante quando i vostri manager vi suggeriranno i migliori tipi di collaborazione. In una situazione in cui i membri del team non hanno ancora abbracciato completamente l'era digitale, la collaborazione con altri offre loro l'opportunità perfetta per imparare nuovi strumenti.

Se i tuoi dipendenti hanno a disposizione altre persone che possono aiutarli a orientarsi tra gli strumenti di collaborazione utilizzati, la situazione non può che essere vantaggiosa per tutti. La persona che condivide le proprie conoscenze si sente bene ad aiutare un altro collega. L'altra persona aumenta le proprie conoscenze imparando a conoscere un nuovo strumento che può aiutarla nel suo lavoro. La collaborazione è vantaggiosa per entrambe le parti.

• La collaborazione è la pietra miliare di qualsiasi ambiente di lavoro e le sue modalità si sono evolute di pari passo con le tecnologie, utilizzate per unire team globali, migliorare la comunicazione e guidare la produttività. LumApps, annoverato tra i migliori strumenti di collaborazione, offre una suite di strumenti che facilitano vari tipi di collaborazione tra i team e rispondono agli obiettivi di gestione dei team (condividere le conoscenze, garantire una buona collaborazione tra i lavoratori in ufficio, sul campo e da remoto...). 

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