D’après le cabinet Deloitte, mettre en place un intranet social augmente de 20 % la satisfaction du personnel. Il accroît de 87 % la rétention des talents. Une communication interne efficace est la clé pour stimuler la motivation, l’engagement et la productivité des collaborateurs. Les intranets modernes encouragent la communication ascendante et la construction d’une culture d’entreprise positive.

Qu’est-ce qu’un intranet moderne ?

Un intranet moderne est un réseau interne à l’entreprise. Cet espace de travail numérique améliore l’échange de connaissances grâce à une centralisation des informations. Privé, il est uniquement accessible aux collaborateurs de l’entreprise.

Aujourd’hui, l’intranet d’entreprise est basé sur le Cloud. Il est intégré aux principales suites collaboratives, comme Google Workspace ou Microsoft 365. Il donne aux salariés la possibilité de bénéficier d’un lieu de travail numérique complet, intuitif et agréable. Les outils de collaboration simplifient l’ensemble de leurs tâches quotidiennes.

Quels sont les avantages d’un bon contenu pour un intranet entreprise ?

Plus le contenu intranet est intéressant, plus les collaborateurs s’en serviront et plus ils en parleront à leurs collègues. C’est un véritable cercle vertueux ! Sur des plateformes comme LumApps, tout est pensé pour créer du contenu engageant. Un système de gestion de contenu (CMS) intégré permet de :

Gérer les vidéos internes en toute simplicité et sécurité. Aucune compétence technique n’est nécessaire.
Accéder à des templates prêts à l’emploi. Ils sont parfaits pour créer encore plus facilement du contenu impactant.

Des tableaux de bord détaillés vous aident à améliorer en continu votre stratégie éditoriale. Ils vous donnent un point de vue global sur l’utilisation de votre plateforme intranet et la consommation de contenu.

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1. Accueillir les nouveaux collaborateurs

Chaque salarié mérite un accueil chaleureux. L’enjeu est fort puisque 2 nouveaux arrivants sur 10 souhaitent quitter la société dès le premier jour.
Une idée de contenu intranet toute simple : présenter les nouveaux arrivants. Pensez à intégrer des informations originales ! Surtout, allez au-delà du nom, prénom, date d’arrivée, missions et fonction.

Vous pouvez leur demander :

Leur source d’inspiration ;
S’ils sont plutôt café avec ou sans sucre ;
Si vous étiez un humoriste, lequel seriez-vous ?
Le parfum de leur glace préféré ;
Leur destination de voyage de rêve.

2. Créer des tutoriels

La question la plus posée en entreprise, dans n’importe quel secteur d’activité, c’est sans aucun doute : comment faire pour ? Pour montrer à vos salariés que vous avez compris leur besoin, misez sur les tutoriels dans votre contenu intranet. Ils aident vos collaborateurs à être plus productifs et à se former en autonomie.

Vous pouvez créer des tutoriels écrits, en décrivant les étapes à suivre pour utiliser de manière optimale l’intranet. Pensez aussi aux tutoriels vidéo, plus modernes. N’hésitez pas à exploiter le potentiel du motion design pour dynamiser l’explication d’un process. Employez un ton très opérationnel, sans oublier d’ajouter une pointe d’humour.

L’engagement des collaborateurs

Impliquer ses collaborateurs : un véritable défi pour les entreprises

3. Communiquer sur les évènements internes

Organiser des évènements d’entreprise, c’est bien, les promouvoir, c’est mieux. Vous souhaitez assurer leur visibilité ? Sur la plateforme intranet LumApps, partagez à travers toute l’entreprise les conférences, formations et évènements dans un espace dédié. Intégrez des replays pour permettre aux collaborateurs d’accéder à tout moment aux contenus.

Grâce à l’intégration avec Zoom, les assemblées et réunions d’équipe en mode virtuel sont directement accessibles dans l’intranet. La plateforme intranet fournit aux collaborateurs des informations, comme l’agenda, le nom des intervenants ou le lien vers la présentation. Ils peuvent poser des questions en direct, depuis les pages LumApps.

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4. Lancer des sondages

Vous vous demandez quels contenus pour un intranet d’entreprise utiliser ? Pour booster l’engagement de vos collaborateurs, faites des enquêtes et des sondages. Ne posez pas de questions générales, trop classiques. Privilégiez des questions concises et réfléchies concernant :

La conception et le design de l’intranet. Sont-ils attrayants, intuitifs ? Les informations et ressources sont-elles faciles à trouver ?
Les communautés. Lesquelles sont peu utilisées ? Serait-il judicieux d’en supprimer certaines ?
La qualité du contenu. Quel type de contenu intranet entreprise est le plus apprécié ?
Le développement de l’intranet. Les process sont-ils plus ou moins chronophages après avoir mis en place la plateforme ?

5. Encourager les collaborateurs à créer du contenu

En quête d’une idée de contenu intranet ? Pourquoi ne pas faire participer vos employés ? Incitez-les à diffuser du contenu qui leur tient à cœur : découverte insolite, recette, bon plan, coup de cœur littéraire, moments clés, etc. N’hésitez pas à miser sur la gamification pour les pousser à partager leur expérience. Vous pouvez offrir un petit cadeau au collaborateur dont l’article est le plus consulté ou partagé.

Utilisez le contenu publié par vos salariés (s’ils ont donné leur accord) pour nourrir votre stratégie d’employee advocacy. Vous pouvez le partager sur les réseaux sociaux de votre entreprise.

6. Miser sur du contenu intranet amusant et divertissant

S’il y a bien un type de contenu intranet entreprise qui fait l’unanimité auprès de tous les collaborateurs, c’est l’humour. Commencez par les autoriser à intégrer des emojis ou des GIFs au sein de leurs publications. Vous pouvez aussi mettre en place des challenges amusants auxquels vos salariés peuvent participer. Par exemple, des concours photo, quiz insolites ou des jeux.

Autre idée de contenu intranet RH : créer des groupes de discussion pour commenter des évènements sportifs, remises de prix, etc. Sur LumApps, le nombre de communautés dédiées avec des sections de commentaires et de partages est illimité.

7. Valoriser les victoires des collaborateurs

Au cours de leur parcours dans votre entreprise, vos collaborateurs franchissent des étapes. Profitez de ces moments clés pour créer du contenu tout en stimulant leur engagement. Célébrez comme il se doit chaque petite ou grande victoire sur la communauté intranet. Que ce soit une initiative menée par un manager, un #LoveWall ou un #ComplimentWall, l’essentiel est de mettre en valeur les employés.

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à organiser régulièrement des cérémonies de remise de prix. Elles sont parfaites pour remercier et récompenser vos collaborateurs des efforts fournis tout au long de l’année. Sur l’intranet, vous pouvez aussi fêter leur anniversaire.

8. Créer une communauté autour des tendances du secteur

Envie de savoir comment animer au quotidien le contenu de votre site intranet ? Sur des plateformes comme LumApps, vous pouvez créer, en quelques clics, une communauté dédiée aux analyses et évolutions du secteur. Les informations publiées par les collaborateurs peuvent prendre différentes formes :

Une infographie sur la concurrence réalisée par l’équipe marketing ;
Une nouvelle technologie mise au point par le service IT ;
Une campagne publicitaire lancée par le pôle communication.

Les salariés naviguent régulièrement sur l’intranet pour se maintenir informés ou acquérir de nouvelles connaissances.

9. Attribuer des rôles

Le contenu intranet entreprise doit être sourcé, vérifié et crédible. Il est important de déterminer qui peut en créer et où il peut être diffusé. Vous pouvez accorder à plusieurs personnes le droit de publier, avec un gestionnaire chargé de représenter chaque équipe.

Autre solution, centraliser la diffusion de contenu entre les mains d’administrateurs comme :

Responsable communication : actualités, mises à jour publiques. 85% des collaborateurs sont plus motivés quand des actualités internes sont diffusées régulièrement ;
Cadres : objectifs futurs, mission ou vision de l’entreprise ;
Ressources humaines (RH) : recrutement, documents facilitant la vie des employés ;
Ingénieurs : évolutions sur les produits.

N’oubliez pas de créer des groupes où les collaborateurs peuvent échanger et confronter leurs idées. Pour la moitié des employés, faciliter le partage de connaissances a un impact positif sur leur performance globale.

L’engagement des collaborateurs

Impliquer ses collaborateurs : un véritable défi pour les entreprises

10. Créer un template de contenu

Certains collaborateurs peuvent ne pas avoir d’expérience dans la rédaction de contenu en ligne. L’idée de produire du contenu qui sera lu par leurs collègues, mais aussi les managers ou cadres peut être intimidante. Pour les aider, construisez un modèle ou template au sein de votre système de gestion de contenu intranet. Pensez à intégrer les éléments suivants :

Un titre qui attire l’œil ;
Un résumé du contenu ;
Des métadonnées ;
Des mots-clés ;
La date de publication ;
Une boîte à commentaires ;
La possibilité d’ajouter des photos, vidéos ;
Des liens internes vers d’autres contenus.

11. Taguer chaque contenu intranet

Les employés doivent pouvoir trouver rapidement le contenu intranet entreprise qu’ils recherchent. Actualités, documents, guides, articles de blog, vidéos, communautés… Sur des plateformes d’expérience collaborateur comme LumApps, l’accès aux informations clés est simplifié par un puissant moteur de recherche. S’ils effectuent régulièrement des recherches, les salariés peuvent gagner du temps.

Pour faciliter ce processus, chaque contenu doit être tagué. Veillez à utiliser des termes de recherche logiques, directement liés au sujet. Plus ils sont précis, plus il sera aisé pour les collaborateurs de trouver les contenus qu’ils recherchent sur l’intranet de l’entreprise.

12. Inclure des forums de discussion

Les forums sont parfaits pour partager des idées, obtenir des conseils ou réponses à des questions sur des sujets précis. Sur votre plateforme intranet, tous les espaces de discussion ne doivent pas forcément être liés au travail. N’hésitez pas à en dédier au partage de pensées du jour ou de blagues.

Sur votre intranet, les forums peuvent aussi vous être utiles en phase de développement d’un produit ou d’un service. Ils permettent de signaler des bugs ou d’autres problèmes à tous les collaborateurs, même ceux travaillant à distance.

13. Diffuser du contenu personnalisé

Sur votre plateforme intranet, vous n’êtes pas obligé de diffuser le même contenu à tous les collaborateurs. Vous pouvez le personnaliser en fonction de leurs objectifs, intérêts, rôles, activités ou projets sur lesquels ils travaillent.

Avec LumApps, transmettez des communications ciblées sur les canaux et périphériques les mieux adaptés à chacun des salariés. 30 langues et une traduction automatique sont disponibles pour aligner les organisations internationales. Ces fonctionnalités vous permettent de diffuser du contenu intranet à toutes vos équipes, quel que soit leur lieu de travail.

14. Donner accès à des ressources externes

Vos collaborateurs peuvent avoir besoin d’accéder à du contenu provenant d’experts ou d’autres ressources, non produites en interne. Pour les aider dans leur recherche, fournissez-leur dans l’intranet des liens vers des sources de qualité. Ainsi, ils ne perdront pas de temps à chercher eux-mêmes les informations sur Internet. Ils accèdent directement aux ressources qui les intéressent.

Si un salarié trouve un contenu intéressant ou utile, il peut le partager dans un groupe avec une brève description. Cela permet à d’autres employés d’en profiter et favorise la collaboration.

L’engagement des collaborateurs

Impliquer ses collaborateurs : un véritable défi pour les entreprises

15. Informer les collaborateurs des mises à jour de l’intranet

Des mises à jour ont été réalisées sur l’intranet ? Son design a évolué ? De nouvelles fonctionnalités ont été intégrées ? Il sera indisponible pendant une durée déterminée ? Partagez ces informations avec les collaborateurs en diffusant une annonce sur l’intranet.

L’intranet est un outil de communication interne clé. Il serait dommage de frustrer les employés s’ils essaient d’y accéder alors qu’il n’est pas disponible. D’où l’intérêt de les prévenir en amont de chaque perturbation.

Diffuser du contenu engageant sur votre intranet d’entreprise vous aide à atteindre vos objectifs. Vous boostez l’implication de vos collaborateurs tout en encourageant le partage de connaissances. Sur le long terme, votre intranet moderne vous aide à maintenir une collaboration et communication optimales dans votre entreprise.

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Attirer, engager et fidéliser : l’avantage de l’expérience collaborateur

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10. Share managers’ feedback

Employees need guidance and feedback from their managers regularly. Part of a manager’s job is to let employees know where they are doing well and to offer support and coaching so that workers can improve and grow in parts of their careers where they need improvement.

Unfortunately, many managers get bogged down in their day-to-day responsibilities and have little time to spend on this important aspect of their work. When a team or an individual has gone above and beyond in their work, the praise can be shared publicly on the intranet; it can inspire other employees to excellence too.

When a manager needs to discuss areas where an employee could improve their performance, that communication needs to be kept private. It does not do anything to help morale within the company to make an example of someone or try to “shame them into doing better.” That choice will only lead to hard feelings, attitude issues, and resignations.

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11. Include some team-specific content

Not all the content being posted on the company intranet will apply equally to everyone. Some of it can be personalized to apply to specific groups or teams of workers depending on their goals, interests, or the projects they are working on.

Set up team areas on the intranet where someone can post a general call for people who are interested in starting a company softball team or another social event, find out who would like to sign up for training sessions on [x topic], or update all team members working on a specific project.

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12. Provide access to external resources

Your team members may need to access high-quality content from industry experts and other resources that are not necessarily generated in-house. It is very helpful to provide links to sources of quality content from the company intranet so that employees don’t waste time searching for answers that can be easily found by accessing specific resources.

Likewise, if a team member finds an outside resource that is particularly useful, they can upload the link and a brief description so that other employees can access the information too.

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13. Share updates about the company intranet

When the intranet is being updated or undergoes a design change, share this news with employees by making an announcement on the intranet! By the same token, let employees know if there will be times when the intranet will be unavailable due to planned downtimes.

This is a tool you want your team members to use regularly. If it is unavailable when they want to access it, you run the risk of frustrating employees about their experience. They may decide not to come back to the intranet after the disruption has passed.

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Carrousel LumApps Design Experience — LumApps Intranet Desig Experience

14. Retain and engage readers

Surely you must know that making employees read a long article and scroll through endless paragraphs won’t keep their attention for long. When building your content strategy follow these tips to capture your readers’ interest and hold it:

DO:

Snappy Titles – A brief, catchy title that includes the central keyword
Description – Provide a summary or introduction near the top, allowing the reader to understand the subject quickly
Be Straightforward – Get to the point without using a lot of fluff
Brief Paragraphs – Divide your text into paragraphs that focus on a single idea each. Once the idea has been explained (three-five sentences), move on to another paragraph.
Upload files – Ensure that file names are simple and reflect the content they refer to.
Add engaging visual content – Enhance your content with photographs, videos, graphs, or slides. They will make your text more interesting for readers. Adding alt text to the visual content will make it appear in the intranet’s search engine results.

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DON'T:

Use anonymous notifications – Address the notifications to recipients directly. Employees want to know that messages are directed to <i>them</i> specifically before taking action.
Send blanket notifications – Decide in advance who should receive certain articles and information and create mailing lists for specific groups, teams, or locations. Everything doesn’t need to be blasted to the entire company at once.
Send information multiple times – Organize your groups so that there is little-to-no overlap.
Cut off discussion – Include comment section when sharing articles and invite readers to share their thoughts and ask questions about what they have read.

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15. Create a policy for deleting intranet content pages

An important part of your intranet content strategy that is often overlooked is when to delete intranet content that is outdated. This content can either be archived or deleted. Your intranet administrator needs to have guidelines for dealing with content that has become obsolete. For example, you could decide to take action if a piece of content has not been accessed for a certain amount of time.

If the content is no longer being used, it may be time to archive or delete it. This option should be used with caution, however, since some materials, such as reference manuals, may not be accessed often due to their nature. The last use data may not tell the whole story.

Other types of content may be given an expiration date. At that time, the author can be notified that their content needs to be updated or it will be archived or deleted from the intranet. There may be some forms of content on the company intranet that is designated as evergreen content. This would include general welcome messages, the company vision statement, etc. These would not be marked for archiving or deletion.

Check out our 15 Intranet best practices for more tips.

In conclusion, we remind you internal communication within a company is not just about providing information. It is also about how everyone within the organization receives the information and whether the information is communicated effectively. It is also about sharing content that will increase your brand’s visibility in a positive manner. Your company intranet is an important tool that can help you reach all of these goals. The intranet content ideas and strategies listed can form part of your internal communication strategy to engage your team and motivate them to drive company success.

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