Pourquoi la communication est importante dans la gestion du changement ?

Le maintien d'une communication unifiée, ouverte et cohérente est le facteur le plus important pour aider votre équipe à naviguer dans les eaux troubles de la gestion du changement, alors ne négligez pas d'élaborer un plan de communication complet.

Le simple fait est que la vie elle-même consiste à s'adapter au changement. Cette vérité universelle s'applique aussi bien au monde des affaires qu'aux interactions sociales quotidiennes. Alors que la technologie progresse à un rythme de plus en plus rapide, les entreprises doivent suivre et s'adapter aux conditions changeantes du marché pour survivre. S'ils sont à la traîne, ils s'exposent à perdre un avantage concurrentiel significatif sur leurs rivaux.

Dès 2011, la Harvard Business Review affirmait que l'adaptabilité aux changements au sein d'une organisation était le nouvel avantage concurrentiel. C’est d’autant plus vrai aujourd’hui qu’une nouvelle mesure, le Quotient d’Adaptabilité, est désormais largement utilisée pour mesurer la capacité d’une organisation ou d’un individu à s’adapter à un paysage commercial en évolution. Au fil du temps, il a été prouvé par cette métrique qu'une organisation peut soit adopter et conduire le changement, soit risquer de sombrer dans l'obscurité.

Il ne suffit pas de vouloir changer votre organisation - vous devez être équipé des bons outils et du leadership avant de commencer toute initiative pour obtenir les résultats souhaités. Les projets de changement inefficaces qui ne sont pas pilotés par la bonne technologie ou menés sans le soutien de la direction n'entraîneront tout simplement pas le retour sur investissement (ROI) nécessaire pour les justifier. En fait, Google affirme que les entreprises avec des programmes de gestion du changement bien pensés reçoivent près de 30 % de retour sur investissement en plus que celles avec des programmes médiocres ou inexistants.

De plus, le groupe mondial de conseil McKinsey & Company estime que jusqu'à 70 % des objectifs de transformation des entreprises échouent. Vous ne voulez pas faire partie de ce groupe malheureux - certaines entreprises ne se remettent jamais d'un projet de transformation raté.

Alors, quels sont les composants d'un programme efficace de gestion du changement ?

Il y a de nombreuses variables à considérer. Dans une autre étude de Google, les facteurs les plus importants pour un plan réussi comprenaient :

• Forte adhésion de la haute direction (45 %)
• Engagement continu avec les employés de niveau inférieur (42 %)
• Amélioration des communications (32 %)
• Formation sur les nouvelles procédures avant et après la mise en œuvre du changement (69 %)

Si vous lisez un peu entre les lignes, vous verrez que tous ces indicateurs sont liés à une meilleure communication. C'est pourquoi favoriser constamment des lignes de communication ouvertes entre les employés et la direction améliorera considérablement les chances de succès d'un projet.

Des actions de communication doivent être mises en place au cours du projet pour motiver les collaborateurs à s'approprier le changement. Le modèle à 4 facteurs postule que le but d'un plan de communication est de faire passer votre personnel par les étapes suivantes :

1. Sensibilisation : Introduire l'idée du changement dans toute la hiérarchie de l'entreprise. Vous devez gérer les attentes des employés et détailler la liste des avantages positifs que le changement favorisera au sein de l'entreprise.
2. Compréhension : Expliquez plus en détail le changement et comment il affectera à la fois les équipes et les individus. Préparez les employés à tout problème potentiel et traitez les problèmes avant qu'une toxicité ne se produise.
3. Acceptation : donnez aux employés les moyens de manifester le changement et d'en voir les avantages. Ils dépasseront toute anxiété ou appréhension.
4. Appropriation : Félicitez et félicitez les membres de l'équipe qui ont apporté des contributions positives au cours de la phase de projet une fois le changement mis en œuvre. Ce faisant, insistez sur le fait que votre personnel a rendu cela possible grâce à son adhésion et sa participation. Cela les préparera aux changements futurs, qui seront plus faciles à mettre en œuvre car ils auront déjà suivi le processus auparavant.

Mise en place d'un plan de conduite du changement peut prendre des semaines ou des mois pour naviguer, mais tant que vous tracez vos progrès en cours de route, vous serez en mesure d'exploiter diverses techniques pour maintenir l'élan jusqu'à la fin.

Alors, quels sont les moyens de communiquer efficacement lors d'un changement organisationnel ? Voici nos meilleurs conseils pratiques pour maintenir une communication efficace tout au long d'un changement majeur :

1. Communiquez de manière cohérente

La peur de l'inconnu est l'une des principales sources de réticence des employés. Ils peuvent ne pas comprendre pourquoi le changement est mis en œuvre et ce que cela signifie pour leur sécurité d'emploi. Il est important d'être ouvert et honnête tout au long du processus et communiquez régulièrement avec eux avec des mises à jour.

2. Utiliser plusieurs canaux de communication

Il existe de nombreuses façons de communiquer avec vos employés. Étant donné que les employés individuels répondront mieux aux différentes méthodes que les autres, assurez-vous de ne pas compter sur un seul canal. Envoyez des e-mails fréquents, créez des vidéos, organisez des sessions de chat en personne et bien plus encore. C'est là qu'avoir un outil comme un intranet social peut aider. Vous pouvez l'utiliser comme un portail pour programmer des e-mails, créer des pages Web internes, joindre du contenu multimédia riche et incorporer des fonctions de médias sociaux pour impliquer votre personnel à un niveau plus profond.

3. Autoriser et intégrer les commentaires

De nombreux travailleurs sont stressés lorsqu'ils sentent qu'il n'y a pas de débouché pour les commentaires ou que leurs commentaires ne sont pas pris au sérieux. Soyez ouvert à ajuster la mise en œuvre de votre changement si nécessaire en fonction des commentaires reçus. Il y a toujours des facteurs externes qui n'ont pas été pris en compte. Lorsque ceux-ci se produisent, ne les ignorez pas. Des applications telles que les réseaux sociaux peuvent vous aider à intégrer des sondages et d'autres outils de rétroaction pour vous adapter à l'un de ces facteurs externes tout en facilitant la quantification de la collecte et de l'analyse de la façon dont vos employés réagissent.

4. Soyez honnête

Ce n'est pas un crime de ne pas connaître la réponse. Être trop distant réduira la confiance dans le leadership, et exagérer ou déformer la vérité pour paraître plus informé a beaucoup plus de chances de se retourner contre vous. Si vous ne connaissez pas la réponse à une question d'un employé, dites-le simplement. Ensuite, faites des recherches et revenez vers la personne dès que possible. N'oubliez pas que si votre réponse est trop vague ou s'avère fausse, vos collaborateurs ne pourront pas vous croire sur parole pour les questions futures. N'oubliez pas qu'un leader est aussi bon que sa crédibilité. Vous pouvez le maintenir plus efficacement en étant ouvert, honnête et transparent.

5. Examinez les progrès publiquement

Le changement est un voyage, et comme tout voyage, les gens ont besoin de savoir où ils se trouvent et quand ils atteindront leur destination sinon ils s'agiteront. Notez vos progrès et partagez-les régulièrement avec vos employés. Soyez ouvert sur les obstacles et sur ce que fait le leadership pour les surmonter. En fin de compte, personne ne veut se sentir perdu et hors de contrôle. Les outils technologiques tels que les intranets sociaux fournissent un cadre fantastique à partir duquel partager des informations et tenir tout le monde au courant de vos progrès en cours de route. Les données ciblées et les étapes clés atteintes peuvent être documentées et envoyées à des équipes spécifiques afin que chacun sache toujours exactement où il en est dans le processus.

Un parcours ardu mais nécessaire

Comme nous l'avons dit au début de cet article, le changement est inévitable dans votre vie professionnelle et sociale. Cependant, les entreprises qui disposent des meilleurs plans et technologies pour mettre en œuvre le changement organisationnel s'adapteront plus rapidement et seront plus performantes que leurs pairs. Intranet social LumAppsest un formidable outil pour favoriser efficacement le changement à tous les niveaux de votre entreprise. Si vous êtes intéressé par ses fonctionnalités et comment il peut vous aider, Nous contacter pour une démonstration.