20 façons d’améliorer la communication numérique sur le lieu de travail
Améliorer la communication au travail est un levier essentiel pour optimiser la productivité et le bien-être au sein d’une entreprise.
LumApps, en tant que plateforme d’expérience « collaborateur » intégrée, propose une série de solutions pour répondre à ce défi, en transformant la manière dont les informations circulent et sont partagées entre les collaborateurs. En matière de communication, voici des approches complémentaires pour enrichir la communication numérique au travail, en s’alignant sur les besoins spécifiques de chaque organisation.
Les employés utilisent des outils de communication quotidiens comme les emails, les logiciels de collaboration, le chat vidéo et vocal, entre autres technologies omniprésentes. Cependant, ils sont souvent tellement “bombardés” de communications que les données pertinentes sont perdues. C’est pourquoi les entreprises doivent définir une stratégie de communication numérique qui favorise une véritable interaction et limite l’infobésité. C’est le seul moyen de maximiser l’expérience des employés dans un moment comme celui-ci.
Voici quelques stratégies pour vous aider à démarrer:
1. Introduire une nouvelle plateforme de communication
Les communications internes sont désormais faciles grâce aux progrès technologiques. Les plateformes de communication intègrent des fonctionnalités simples et affichent les informations de l’entreprise dans un hub centralisé qui présente des actualités pertinentes de manière claire.
Cela évite à chaque utilisateur d’avoir à vérifier plusieurs applications ou serveurs Web et à déchiffrer ce qui les concerne. De plus, ces plateformes peuvent regrouper des départements ou des groupes d’employés dans des catégories spéciales qui reçoivent des informations ciblées. Étant donné que vos employées consacrent moins de temps à filtrer des données, leur productivité et leur engagement augmentent.
Quelle plateforme mon entreprise doit-elle utiliser ? Assurez-vous que la plateforme que vous choisissez réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise. La solution de votre choix devrait être un outil de gestion de projet et de communication complet qui priorise l’expérience de vos employés. Elle intègre des fonctionnalités de type “médias sociaux” dans une interface utilisateur propre, élégante et compréhensible. Les utilisateurs peuvent réseauter et collaborer en toute transparence pendant que des gestionnaires traitent les commentaires et analysent les données d’usage.
2. Former les employés sur la plateforme
Des utilisateurs mal formés peuvent rendre inadéquats les outils de communication les plus complets. Vous devez être prêt à déployer une formation complète à tous les employés qui utiliseront la plateforme. Familiarisez tout le monde avec les fonctions de la nouvelle plateforme. Une fois que les employés sont à l’aise avec la navigation et la façon d’exécuter les principaux processus, le stress et l’anxiété face aux changements de système disparaissent. Ensuite, les véritables avantages de la nouvelle plateforme vont se dégager.
Comment mon entreprise peut-elle offrir la meilleure formation ? La meilleure façon de créer un programme de formation qui réponde aux besoins de votre entreprise est de vous assurer que votre nouvelle plateforme est bien documentée et gérée. Votre équipe de formation doit comprendre pleinement ses capacités. C’est pourquoi, il est si important que votre partenaire dans le choix de solution fournisse des guides détaillés sur tous les aspects de votre plateforme collaborative. Pour toute question non couverte, vous devriez pouvoir parler au service client de votre fournisseur pour fournir à votre équipe de formation les informations nécessaires à la l’établissement d’une formation de qualité.
Créer une Stratégie de Communication Interne Efficace
La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.
3. Ayez des conversations importantes face à face
Il peut sembler étrange dans un article sur la communication numérique de mentionner la communication en face à face, en particulier alors que beaucoup d’entre nous sont coincés à la maison, mais c’est toujours extrêmement important. Les e-mails et autres formes de communication textuelle ne contiennent pas les codes de communication non-verbales qui renseignent les destinataires sur certains aspects tels que l’urgence par exemple.
Une recherche, publiée dans le Journal of Experimental Social Psychology, montre que les demandes en face-à-face ont près de 35 fois plus de chances d’être accompli. Les e-mails passent à travers les mailles du filet et restent invisibles, tandis que les réunions en face-à-face ne sont pas si facilement oubliées.
Comment mon entreprise peut-elle conserver du face à face avec des employés distants ? En ce moment, avec un si grand nombre d’entre nous optant pour le travail à distance, vous ne pouvez pas vous promener dans le couloir pour discuter avec un collègue. Pour ces situations, vous pouvez utiliser la technologie de chat vidéo et les entretiens individuels. Les gens perçoivent mieux les choses avec des repères visuels. Ils bénéficient également de l’interaction sociale dont tant d’entre nous ont envie tout en étant en quarantaine.
4. Communiquez, mais soyez efficace et réfléchi
Les employés passent en moyenne 209 minutes par jour à consulter leurs e-mails. En fait, selon un récent rapport de Workfront, 53% des employés disent que les «e-mails excessifs» sont un problème majeur qui réduit la productivité. Avant d’envoyer une communication numérique, évaluez si elle est nécessaire. Parcourez vos communications quotidiennes et voyez si certaines peuvent être consolidées ou même éliminées.
Comment savoir si nous communiquons trop ? Demandez des feedbacks à vos employés. Si vous utilisez une plateforme intranet – dotée de fonctions de feedbacks, profitez des enquêtes ou des commentaires et posez la question à vos employés. Ainsi, vous pouvez glaner des informations sur ce qui est inutile.
5. Soyez direct et professionnel
Tout le monde aime un émoticon de temps en temps, mais rappelez-vous que chaque minute qu’un employé passe à chercher la réaction parfaite en GIF est une minute de perdue. Restez professionnel et évitez les communications numériques verbeuses sur le lieu de travail.
Comment devons-nous connaître nos employés ? L’interaction semble plus authentique en face à face. Aussi, essayez de garder des conversations personnelles (comme par exemple, comment s’est passé votre week-end ?) dans des réunions en face-à-face lorsque cela est possible. Si vous commencez à envoyer ce type de communication personnelles, vous allez créer le même problème que celui ci-dessus – à savoir sur-communiquer et submerger vos employés.
6. Planifiez les communications de manière appropriée
Les managers qui envoient régulièrement des e-mails après les heures de travail peuvent faire plus de mal que de bien à leurs employés. Même si le manager ne s’attend pas à une réponse avant le lendemain, les travailleurs pourraient se sentir obligés de répondre immédiatement – surtout maintenant que beaucoup d’entre nous passent une grande partie de leur journée en ligne pour aider à faire face à l’isolement. Cela augmente les niveaux de stress et d’anxiété pendant une crise qui est déjà suffisamment difficile. Planifiez vos communications en conséquence.
Et si nos managers ont besoin de travailler après les heures normales ? Ce n’est pas parce qu’un manager travaille après les heures normales qu’il pousser les autres à en faire de même. De nombreuses plateformes ont des calendriers ou des outils de planification.Les communications peuvent être préparées à tout moment, puis envoyées le matin pendant les heures normales de bureau.
Article recommandé : Digitalisation de la communication interne : les 7 avantages
7. Ayez un plan pour les messages urgents
De temps en temps, un projet nécessitera une mise à jour urgente ou une réponse plus immédiate que d’habitude. Ces communications hautement prioritaires devraient être différenciées des messages standards d’une manière ou d’une autre. Sinon, ils peuvent être traités comme les autres et mis en attente.
Comment différencier les messages urgents ? Utilisez différents canaux, tels que les appels vocaux ou vidéo. Cela donne un plus grand sentiment d’importance qu’un simple indicateurs rouge sur le côté d’un e-mail.
8. Donnez et recevez régulièrement des commentaires
La communication est une voie à double sens. Les managers et les employés de niveau inférieur doivent être traité au même niveau. La recherche montre que les entreprises qui ont des politiques de feedbacks cohérentes enregistrent près de 15% de turnover en moins que celles qui n’en ont pas.
Quel type de politique devons-nous mettre en œuvre ? La cohérence est la clé. Les managers devraient avoir des séances de feedbacks hebdomadaires avec leurs équipes où ils sont encouragés à discuter des projets récents, des problèmes, des idées et plus encore. Cela crée un environnement de travail ouvert qui favorise le travail d’équipe, la résolution de problèmes et de solides relations entre les employés et la direction.
9. Encouragez les liens entre les employés
Le travail d’équipe aide à développer les compétences de résolution des problèmes et la communication entre employés tout en améliorant l’engagement entre pairs. Encouragez cet état d’esprit afin que tout le monde se rapproche de manière cohérente vers un but commun.
De quelles façons pouvons-nous favoriser les connexions ? Attribuez des projets à des groupes d’employés plutôt qu’à des individus lorsque cela est possible. Lorsque les projets sont terminés, demandez aux employés de les présenter aux autres. Quelle que soit la plateforme que vous choisissez, elle devrait fournir un cadre amusant, inspiré des médias sociaux, où les gens peuvent commenter et apprécier les efforts des autres.
Créer une Stratégie de Communication Interne Efficace
La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.
10. Alignez les communications avec les objectifs globaux de l’entreprise
Soyez plus transparent en interne et communiquez avec votre équipe sur les objectifs commerciaux. Des vendeurs bien informés sur les mesures importantes sont plus motivés à les respecter. Discutez régulièrement des points de blocage, des concurrents et des réalisations importantes.
Quelles sont les suggestions pratiques pour un meilleur alignement ? N’introduisez pas de nouvelles pratiques commerciales sans expliquer la logique des changements. Impliquez les employés dans de nouvelles campagnes de marketing et recueillez des commentaires. Rendre la communication entre la direction et les employés plus fluides. Rendre les objectifs commerciaux plus transparents et incitez les employés à y adhérer.
Améliorer la communication sur le lieu de travail est une tâche importante, mais les avantages l’emportent sur les défis. Une fois que votre entreprise est organisée pour communiquer efficacement, les employés resteront plus engagés et la productivité augmentera. Tous ces objectifs ont pris encore plus d’importance alors que nous recherchons tous des moyens de rester productifs et collaboratifs en ces temps difficiles pour nous tous.
11. Personnaliser la communication
La personnalisation de la communication selon les rôles et les intérêts des employés peut significativement augmenter l’engagement et l’efficacité des messages diffusés. LumApps permet de cibler les contenus en fonction des profils utilisateurs, assurant ainsi que chaque membre de l’équipe reçoive des informations pertinentes et motivantes.
12. Utiliser des espaces collaboratifs thématiques
Créer des espaces de travail thématiques peut faciliter l’échange d’idées et la collaboration sur des projets spécifiques. Ces espaces, soutenus par LumApps, favorisent la création d’une culture d’entreprise partagée et encouragent l’innovation ouverte en permettant à tous les niveaux de l’entreprise de contribuer.
13. Renforcer la communication non verbale
Même dans un contexte numérique, la communication non verbale joue un rôle crucial. Encourager l’utilisation de la vidéo dans les réunions en ligne permet de capter les nuances de la communication non verbale, renforçant ainsi la compréhension et la cohésion entre les membres de l’équipe.
14. Renforcer la communication non verbale
LumApps soutient la culture de l’écoute active à travers des forums de discussion et des enquêtes, où les employés peuvent exprimer leurs idées et ressentis. Encourager les managers et les chefs d’équipe à pratiquer l’écoute active renforce le sentiment d’appartenance et valorise la contribution de chacun.
15. Encourager la communication bidirectionnelle
Une stratégie de communication efficace ne se limite pas à la diffusion d’informations. Elle inclut aussi la réception de feedbacks. LumApps facilite la communication bidirectionnelle grâce à ses fonctionnalités d’enquêtes et de commentaires, permettant aux employés de se sentir écoutés et valorisés.
16. Intégrer des outils de reconnaissance
La reconnaissance des efforts et des réalisations est un facteur clé de motivation. LumApps propose des outils permettant de mettre en avant les succès individuels et collectifs, favorisant ainsi une culture de reconnaissance et d’appréciation mutuelle au sein de l’entreprise.
17. Former les collaborateurs aux bonnes pratiques
La formation continue sur les bonnes pratiques de communication numérique est essentielle. LumApps peut servir de plateforme pour héberger des formations et des tutoriels, assurant ainsi que tous les employés disposent des compétences nécessaires pour communiquer efficacement.
18. Favoriser les échanges informels
Les interactions informelles entre collègues renforcent les liens et améliorent la communication globale. Encourager l’utilisation d’espaces virtuels pour des pauses café ou des rencontres informelles peut contribuer à maintenir un sentiment de proximité entre les membres de l’équipe, même à distance.
19. Analyser les données de communication
L’utilisation de données analytiques pour évaluer l’efficacité des stratégies de communication permet d’apporter des ajustements ciblés. LumApps offre des insights précieux sur l’engagement et la portée des communications, aidant ainsi à optimiser les campagnes futures.
20. Intégrer la communication dans la stratégie globale
Enfin, il est crucial d’intégrer la communication numérique au cœur de la stratégie globale de l’entreprise. LumApps se positionne comme un partenaire stratégique, alignant les outils de communication sur les objectifs à long terme de l’organisation, pour une croissance durable et une amélioration continue de l’environnement de travail.
L’adoption de ces pratiques, soutenues par une plateforme comme LumApps, peut transformer la communication interne, favorisant une culture d’entreprise plus forte, un engagement accru et une collaboration plus efficace.
Discover our latest contents on internal communication.
- Communication interne en entreprise : Avantages & Stratégies
- Communication interne et Gestion de crise : Comment faire ?
- Plan de communication interne : Pourquoi ? Comment faire ?
- Comment définir vos objectifs de communication interne ?
- 10 façons d'améliorer la communication numérique sur le lieu de travail
- Comment élaborer une stratégie de communication interne efficace
- Pourquoi la communication interne est-elle si importante ? Les 12 avantages
- 10 KPIs pour mesurer efficacement sa communication interne
- 10 idées pour améliorer la communication interne dans le retail
- 7 étapes pour améliorer la communication interne avec un intranet
- 21 idées pour Stimuler votre Communication Interne | LumApps
- 12 Types de Communication Interne en Entreprise
- 22 outils de Communication Interne indispensables pour les Entreprises
- Les 7 avantages de la digitalisation de la communication interne pour les RH et les collaborateurs
- Mauvaise communication interne : 7 problèmes courants et solutions
6. Schedule communications appropriately
Managers who regularly send out emails after working hours may be doing their employees more harm than good. Even if the manager doesn’t expect a response until the next day, workers could feel pressured to respond immediately anyway – especially now with so many of us spending much of our day online to help cope with isolation. This increases stress and anxiety levels during a crisis that is already challenging enough. Plan your communications accordingly.
What if our managers need to work after regular hours? Just because a manager is working after hours, doesn’t mean they have to reach out to hourly employees during that time. Many platforms have calendars and scheduling integrations. Communications can be prepared at any time and then sent out in the morning during typical business hours.
7. Have a plan for urgent messages
Sometimes, a project will need an urgent update or a more immediate response than usual. These high priority communications should be differentiated from standard messages in some way. Otherwise, they may be treated as common and put on the backburner.
How can we differentiate urgent messages? Use different channels, such as voice or video calls. This conveys a sense of importance that a red “tick” on the side of an email simply cannot.
8. Give and receive feedback regularly
Communication is a two-way street. Managers and lower-level employees need to be on the same page. Research shows that businesses that have consistent feedback policies experience nearly 15% less turnover than those who do not.
What kind of policies should we implement? Consistency is the key. Managers should have weekly feedback sessions with their employees where they are encouraged to discuss thoughts on recent projects, issues, ideas and more. This establishes an open work environment that promotes teamwork, problem-solving and strong relationships between employees and upper management.
9. Encourage connections between employees
Teamwork helps develop employees’ problem-solving and communication skills while providing opportunities for engagement with their peers. Encourage this mindset so that everybody is pushing together cohesively toward the common goal.
What are some ways we can foster connection? Assign projects to groups of employees rather than individuals when practical. When projects are completed, have employees present them to others. Whichever platform you ultimately choose should provide a fun, social media-inspired framework where people can comment and show appreciation for others’ efforts.
Internal Communications – Measurement to Mastery
Enhance your internal communication strategy and learn the impact of communication done right.
10. Align communications with company’s goals
Be more transparent internally and communicate with your team about business goals. Salespeople in the loop about important metrics are more motivated to meet them. Discuss roadblocks, updates on competitors and important achievements on a regular basis.
What are some practical suggestions for better alignment? Don’t introduce new business practices without reporting on the logic behind the changes. Involve employees in new marketing campaigns and gather feedback. Make the lines of communication between management and employees more defined. Let business goals be more transparent and get employees to buy in on achieving them.
Improving digital communication in the workplace is a significant task, but the benefits outweigh the challenges. Once your business is set up to communicate efficiently, employees will stay more engaged and productivity will increase. All of these objectives have taken on even greater importance as we all search for ways to remain productive and collaborative during these challenging times for all of us.
Discover our latest content on internal communication content.
- What is Internal Communications? Benefits, Strategies, Tools
- Best Practices in Internal Communications for Crisis Management
- How to Build a Brilliant Internal Communication Plan?
- How to Define Internal Communication Goals? SMART Goals
- Effective Team Communication: 20 Best Practices for Enterprises
- 15 Benefits of Using an Employee Communication App in 2023
- 7 Reasons Why Communication Is Important in Retail
- The 12 Most Important Internal Communication Methods for Companies
- 10 Ways to Improve Digital Communication in the Workplace
- 22 Internal Communication Examples and Ideas to bring in for 2023
- Why is Internal Communication Important for Your Business?
- 17 internal communications best practices for a stronger employee engagement
- How to Build a Successful Internal Communication Strategy?
- 10 Metrics and KPIs for Internal Communications - Guide
- 10 Ideas to Improve Internal Communications for Retailers
- 8 Strategies to Solve Communication Problems in Retail
- 10 Steps to Get the Best Internal Communication Software
- 21 Steps to Improve Internal Communication in Your Company
- 12+ Types of Internal Communication You Should Consider
- 20 Internal Communication Tools your Company Should Have
