Début 2020, le groupe venait d’amorcer un changement de la suite collaborative pour basculer sur Google Workspace. Leur intranet reposant sur Sharepoint pour la partie documentaire et sur Wordpress pour la communication, une remise en question a eu lieu avec une volonté de passer sur une solution plus intégrée aux outils en place et plus simple d’utilisation. Leurs critères principaux étaient les suivants :
De plus, tout comme un large nombre d'entreprises à cette période, le groupe IDKIDS affronte l’arrivée du Covid. Leur principal challenge est alors de garder la connexion avec les collaborateurs se retrouvant chez eux. Le groupe était auparavant assez prudent sur ce qui pouvait être partagé au reste de l’entreprise, ne communiquant ainsi que très peu et de façon assez formelle. Cette contrainte a donc poussé IDKIDS a chercher à s’affranchir de ces barrières de communication et travailler sur l’engagement des collaborateurs. Ce développement de la communication interne allait ainsi bénéficier à la plateforme choisie et à l'amplification de l'engagement des collaborateurs.
Par ailleurs, la complexité de l’administration et de la mise à jour des contenus devenait trop lourde à gérer. Aussi, le manque de capacités de segmentation et de ciblage de l’audience interne sur Wordpress représentait un inconvénient majeur. Enfin, l’équipe de communication interne souffrait de devoir administrer deux plateformes ne communiquant pas entre elles. Tout autant de choses qui ont poussé IDKIDS à se tourner vers LumApps.
On partage désormais beaucoup plus de contenu développé grâce au portail, celui-ci permettant de proposer des contenus plus ergonomiques (vidéos, etc...), et avec un design qui rend la consultation plus agréable.
Le projet de déploiement du Forum IDKIDS a été lancé en 2020 avec le partenaire Inaubi, qui a pu accompagner les équipes Communication sur les différentes étapes du projet :
Depuis le passage à la suite Google et l’implémentation de LumApps, l’univers de collaboration proposé chez IDKIDS est devenu bien plus attractif. La facilité de communication, de mise à disposition des ressources et l’ouverture des échanges dans un espace centralisé ont permis au groupe de réaliser une transformation de l’environnement de travail réussie. Désormais, les actualités du groupe sont rendues visibles et diffusées à un plus large nombre de collaborateurs. L’équipe Communication Interne parvient à toucher les plus de 6 000 collaborateurs sur toute la France et dans le monde, au lieu de toucher les 600 collaborateurs les plus connectés de l’entreprise auparavant. En touchant cette audience plus large et en utilisant leur Forum IDKIDS pour ce faire, le groupe a pu observer une augmentation constante des interactions entre les collaborateurs.
L’équipe Communication Interne a aussi pu transformer les hebdomadaires formels jusqu’alors envoyés aux magasins et aux services centraux séparément en une communication partagée à l’ensemble, avec un contenu plus riche et amélioré en termes de visuel. De plus, la mutualisation des ressources et des informations du groupe IDKIDS sur un seul et même endroit, accessible à tous, a permis aux équipes de rationaliser leur charge de travail. Les contenus peuvent être créés sur un seul support et publiés ensuite à un seul endroit. En outre, des droits de publication peuvent facilement être élargis à un nombre plus grand de contributeurs. La base de connaissances du groupe est également plus intuitive et pertinente, et apporte un impact positif pour les utilisateurs qui consultent les documents disponibles de façon rapide et simple.
Une équipe de 4 communicants internes et corporate publie régulièrement les actualités du groupe sur le portail. Ce sont majoritairement des news corporate et des informations internes qui sont relayées afin de garantir un certain niveau de transparence envers les collaborateurs : avancées de projets, messages sur la vie quotidienne chez IDKIDS, activités du groupe et des marques visant de futurs partenaires ou collaborateurs… Ces actualités sont ciblées par marques, par pays, pour partager les informations aux bonnes personnes et créer une expérience personnalisée pour tous.
L’ouverture des communautés constitue un axe important pour IDKIDS, qui permet d’engager les collaborateurs dans la discussion avec leur pairs et avec le management, pour instaurer un lien entre le siège et les magasins, et prendre en considération les retours terrain. La communauté IDKIDS, espace le plus actif, rassemble le groupe autour des victoires, news, ouvertures de magasins, fédérant les collaborateurs de toutes localisations grâce à une communication ascendante.
L’accès aux plus de 8 000 documents et ressources disponibles constitue un pan essentiel du quotidien des collaborateurs. Grâce à une synchronisation avec l’Active Directory, les dossiers Google Drive sont partagés de manière ciblée, puis sont surfacés sur LumApps avec le même niveau de personnalisation : chaque collaborateur peut y retrouver les processus et la documentation dont il a besoin dans son magasin ou son service, sans être pollué par des contenus non pertinents dans son contexte. En s’appuyant sur une structure de page et une gestion des droits d’accès mises en place par les administrateurs de la plateforme, les producteurs de contenu peuvent contribuer de manière autonome en alimentant et mettant à jour les contenus concernant leur périmètre. Par exemple, l’équipe RH met à disposition et tient à jour les documents génériques relatifs aux informations RH directement sur la plateforme.
L’utilisation du widget de traduction des contenus permet de fournir une plateforme multilingue et de toucher tous les collaborateurs, de façon simplifiée pour les contributeurs. Ces derniers gagnent un temps précieux dans la création de leurs contenus, amenant aussi un certain confort pour les utilisateurs qui peuvent consommer ces informations dans leur langue. De plus, l’affichage de l’interface dans 8 langues selon les paramètres du navigateur de l’utilisateur renforce cette accessibilité.
