Just Eat Takeaway.com: Un intranet pour améliorer la communication et accompagner la conduite du changement

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La communication interne pour accompagner l'intégration et le changement

En 2020, Just Eat et Takeaway.com annonçaient leur fusion. Le challenge: unifier plus de 8500 employés. Cette opération représentait un défi opérationnel, culturel et humain considérable. L'équipe dédiée à l’intégration de JET, placée sous la direction du Conseil d'administration et du PDG, avait trois chantiers à conduire dans la transition : les changements départementaux, ceux des marchés et des plateformes, et ceux des activités à l'échelle de JET (gestion fiscale, légale, des risques, du changement et de la communication.

La mission du groupe de travail (une équipe transversale comprenant le VP RH, le VP Marketing, et le responsable des Communications Internes) consistait à impliquer l'ensemble de l'entreprise dans la conduite du changement. Leur objectif: accompagner les employés dans ces changements, permettre aux dirigeants de s'aligner sur une vision commune, et conquérir les cœurs de tous collaborateurs pour former une équipe unie.

L'équipe s'est concentrée sur l’information, l’implication et l’engagement des collaborateurs dans l’avenir de l’organisation:

En expliquant les changements importants, les processus décisionnels et les nouvelles façons de travailler
En incarnant la nouvelle vision, stratégie et valeurs de l'entreprise
En facilitant la découverte des nouveaux dirigeants et équipes
En offrant des moments d’échange et de discussions,
En célébrant les réussites significatives,
En valorisant l'union des différentes cultures,
En donnant accès à l'information et aux outils indispensables pour leur mission
...et en favorisant un environnement de travail agréable.

Dans une période comme celle-ci, les attentes des collaborateurs en matière de communication interne sont particulièrement élevées ; il s’agit d’un enjeu crucial dans la conduite du changement. En engageant les collaborateurs dans ce changement, l’entreprise renforce leur sentiment d'appartenance, leur confiance dans le futur, et en fait de véritables ambassadeurs du changement.

La stratégie de communication a été déployée à travers divers canaux incluant des réunions mensuelles globales avec tous les employés, des interventions dans chaque bureau, et des visites de l'équipe de direction, lorsque cela était possible durant la période COVID). Elle est aussi passée par un réseau d’initiatives de collaborateurs, dont un ‘Bataillon d'Intégration’ composé de membres de JET issus de toutes les équipes, pays et niveaux. Enfin, la stratégie s’est déployée à travers différents points de contact numériques (canaux d'annonces sur Slack, signalétique, podcast et newsletter hebdomadaire mondiale) — le tout orchestré autour grâce à un intranet global.

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Découvrez ‘The Kitchen’

Embarquer toute une équipe vers de nouvelles méthodes de communication est une tâche difficile. Le challenge: créer une plateforme de communication unique pour réunir utilisateurs et informations provenant de trois sources différentes.

Stratégie de Contenu — Navigation et Structure — Gouvernance

‘The Kitchen’ a été lancé en 2018 par l'équipe IT de l'entreprise, LumApps et Net Premacy. En trois ans, elle est devenue l’espace privilégié pour toutes les actualités, communications et informations des collaborateurs de Just Eat. L’adoption de la plateforme a été un véritable succès, conduisant les décideurs de l’entreprise à adopter la configuration, les fonctionnalités, la sécurité et l'approche de conception existantes de ‘The Kitchen’ pour l'ensemble de Just Eat Takeaway.com.

Un projet de mise à jour et de déploiement de la plateforme pour la nouvelle entreprise a été lancé en juin 2020. En quatre semaines semaines, l'équipe a travaillé sur :

Stratégie de Contenu

Créer de nouveaux contenus d'entreprise pour incarner la nouvelle vision, stratégie et valeurs de l'organisation
Développer une nouvelle stratégie de contenu pour refléter et répondre aux besoins des nouvelles audiences, marchés et équipes
Réaliser un audit complet du contenu existant et des process en place

Navigation et Structure

Mettre en œuvre des procédures techniques et de sécurité (Okta, revues IIE) et des intégrations d'entreprise (y compris
l'intégration de Google Cloud Search et des outils de traduction)
Réviser la navigation globale de la plateforme
Rafraîchir le design pour correspondre à la nouvelle identité de marque

Gouvernance

Concevoir de nouveaux flux de travail pour les auteurs et éditeurs de contenu
Mettre à jour les groupes d'audience (en les liant aux plateformes RH et Tech comme Workday, Active Directory) pour fournir du contenu personnalisé
Mettre en place de nouveaux mécanismes d'insights

Avec ses actualités quotidiennes, son accès facilité aux outils métiers et aux ressources de l'entreprise, avec ses contenus variés, "The Kitchen" a très vite pris une place centrale dans la routine quotidienne des JETers. C’est devenu l’espace de référence pour la nouvelle entreprise, l’endroit où l’on va pour s’informer, échanger avec ses pairs et accomplir des tâches quotidiennes. L’application mobile permet aux JETers d’accéder à ces informations et fonctionnalités à tout moment de la journée, qu’ils soient en télétravail, au bureau ou en déplacement.

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Les principaux use cases

La communication du changement

The Kitchen facilite l'intégration en fournissant une source unique d'informations sur le processus lié au changement, un espace dédié pour les informations sur les différents projets, les documents et les échéances. Les réunions mensuelles globales avec le PDG et le Board sont diffusées directement via la plateforme. Les avancées et les interviews avec les cadres font également partie du calendrier éditorial.

Plus de visibilité pour les managers et leurs équipes

Les managers disposent d'espaces en ligne où ils peuvent communiquer directement avec leurs équipes par écrit ou en vidéo. Toutes les équipes, qu’elles soient en télétravail ou au bureau, peuvent partager sur ces espaces dédiés, les dernières actualités. Intégré à Slack, ces espaces permettent de maintenir la connexion entre les actualités et les conversations top-down.

Une stratégie éditoriale centrée sur les employés

Des actualités personnalisées selon le profil spécifique de chaque employé sont mises en ligne quotidiennement sur la page d'accueil. On y trouve des interviews, des profils de collaborateurs et des success stories pour aider les employés de JET à se connecter et à collaborer avec des collègues de différentes équipes. Une grande partie des idées de contenu est d’abord soumise aux employés de JET eux-mêmes, ce qui génère une interaction et un engagement plus élevés.

Connexions sociales

Les communautés sociales intégrées à la plateforme relient les groupes par centres d'intérêt, allant des questions de diversité et d'inclusion comme les communautés LGBT+ (lesbiennes, gays, bisexuels et trans*) et BAME (Noirs, Asiatiques et Minorités Ethniques), aux clubs de jeux de société et de course à pied, rassemblant ainsi des individus de tous les horizons au sein de JET.

Une navigation basée sur l’optimisation des tâches

The Kitchen offre un accès facile à tous les outils en ligne de l'entreprise via un ensemble d'applications et une navigation “basée sur l’optimisation des tâches”. Cette navigation est pensée en fonction du contenu populaire et des recherches effectuées. L’intégration de Google Cloud Search permet aux utilisateurs de trouver directement depuis l'intranet du contenu, des e-mails, des invitations du calendrier, des fichiers et des conversations. Tout cela permet de gagner du temps et de l'énergie, en permettant aux employés de se concentrer sur les opérations business et ainsi améliorer leur productivité.

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Key use cases

Plus que de simples connexions

Le Kitchen Catch Up

Chaque semaine, une newsletter est envoyée pour résumer les dernières actualités et rediriger les collaborateurs vers l'intranet pour accéder à l'histoire complète (taux d'ouverture de 70 %).

Le Kitchen Cast Up

Un podcast live de 15 minutes est diffusé directement sur la plateforme chaque vendredi matin. Il revient sur les histoires de la semaine à travers des interviews et des jeux aux côtés d’invités de différentes équipes de l'entreprise.

Initiatives sociales et fun

Des quizz et des concours sont organisés chaque mois pour donner l'opportunité aux collaborateurs de tester leurs connaissances, de partager leurs photos et de remporter de superbes prix.

ChefBot: un Assistant HR dédié

ChefBot est un assistant utilisant l’IA pour aider les collaborateurs de JET à clôturer des tâches RH clés (telles que poser ses congés ou vérifier leur dernier salaire) directement depuis la page d'accueil de l'intranet - Un véritable hub central d'information et de productivité.

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Key results

JET réfléchit constamment à la manière de rendre son intranet toujours plus attrayant, accessible et localisé. Avec une acquisition d'entreprise imminente, et une croissance importante prévue pour l'année à venir, l'équipe de communication interne de JET souhaite répondre à tous les retours sur la plateforme, tout en se préparant à accueillir et à intégrer de nouveaux collègues.