Qu’est-ce qu’une digital workplace ?

Le terme Digital Workplace est utilisé depuis de nombreuses années. En 2009, Paul Miller, le fondateur de Digital Workplace Group (Groupe des Espaces de Travail Numériques) a introduit le terme pour décrire un vaste écosystème de technologies appliquées aux espaces de travail. Depuis, l’idée d’une Digital Workplace a évolué et va continuer son évolution pendant encore de nombreuses années.

Définir un terme émergent comme Digital Workplace présente toujours des difficultés. C’est pourquoi vous avez probablement rencontré des milliers de définitions différentes ; certaines se concentrent sur des concepts spécifiques alors que d’autres englobent divers aspects. C’est un terme vaste et au fur et à mesure que le concept se popularise, sa définition évolue.

La Digital Workplace permet de travailler de nouvelles manières et plus efficacement. Elle améliore l’implication et l’agilité des employés, et exploite des styles et des technologies centrées sur le client.

– Gartner, société leader de recherche et conseil

C'est-à-dire que la Digital Workplace peut être acceptée comme étant l’évolution naturelle du lieu de travail, qui regroupe un ensemble de technologies, de plateformes et d’outils numériques dont les employés ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches.

Elle peut inclure de nombreux outils tels que :

• Des outils sociaux et collaboratifs
• Des applications de communication et de messagerie
• Des espaces cloud de stockage
• Des plateformes intranet d’entreprise
• Des systèmes de gestion des connaissances
• Des outils de partage et de stockage des documents
• Des systèmes de gestion des connaissances et des contenus
• Des outils de partage de contenus internes et externes
• L’intégration des appareils mobiles
• Et bien plus encore

Une Digital Workplace moderne doit s’adapter pour répondre aux besoins spécifiques d’une organisation tout en se concentrant sur le ressenti des employés. Avec une bonne intégration et une collaboration efficace, une Digital Workplace crée un point central où les employés peuvent accéder aux informations et faire leur travail où qu’ils soient et quel que soit l’appareil qu’ils utilisent.

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Les Exemples de Digital Workplace

— WeSee, la digital workplace d’Essilor

Essilor, entreprise internationale et fortement présente au cœur du marché de l'optique, a considérablement étendu ses activités ces dernières années. Le groupe a accéléré sa croissance et offre aujourd'hui à ses clients des services depuis 32 usines de production, 14 centres de distributions et 490 laboratoires de prescription et des centres de taillage-montage à travers le monde.

En 2018, Essilor souhaite adopter une solution capable d’améliorer l’expérience collaborateur, d’unifier l’ensemble des collaborateurs, de favoriser le partage de connaissances et d’accroître la culture d’entreprise à un niveau mondial.

Essilor a donc mis en place We See, leur nouvelle Digital Workplace réunissant l’ensemble des collaborateurs du groupe. Étant le point d’entrée unique de toutes les applications et des outils professionnels, des nouvelles de l’entreprise et des nouvelles locales, We See rassemble toutes les filiales et les sites sur une seule et même plateforme.

We See est une plateforme innovante qui incarne les valeurs d’Essilor et offre une expérience personnalisée aux employés, à la fois sur desktop et sur mobile, fournissant ainsi un accès depuis le bureau mais également sur le terrain.

inIDEX : Une digital workplace mobile

Idex, acteur incontournable de l’exploitation des énergies renouvelables, est une entreprise en perpétuelle évolution et a su anticiper et s’engager autour des enjeux climatiques. Depuis plusieurs années, le groupe connaît une expansion importante suite au rachat de nombreuses sociétés et fait ses premiers pas à l’international depuis 2019.

Dans ce contexte de forte croissance, les fonctions support, comme la communication, les ressources humaines ou encore la sécurité, sont confrontées quotidiennement à des enjeux importants, tels que le sentiment d’appartenance, le recrutement et la marque employeur, et enfin l’onboarding et la formation.

C’est pourquoi Idex a décidé de repenser intégralement sa plateforme de communication interne afin de mettre en place une Digital Workplace agile et mobile capable de répondre à l’ensemble de ses besoins.

→ Pour en savoir plus : inIDEX : Une digital workplace mobile qui accompagne les employés dès le premier jour

OneImerys, la Digital Workplace réunissant plus de 16k collaborateurs

Imerys est le leader mondial de solutions minérales pour l’industrie. L'entreprise compte plus de 16 000 collaborateurs sur 250 sites.

En 2018, Imerys commence sa transformation digitale avec pour objectif : concevoir un environnement digital capable de répondre aux besoins digitaux de l’entreprise et de ses collaborateurs, de rassembler l'ensemble des ressources pertinentes sur une seule et unique plateforme et enfin d’encourager la collaboration et le partage de connaissances.

Imerys et LumApps ont travaillé ensemble pour créer une Digital Workplace unique permettant de connecter l’ensemble des collaborateurs, et en seulement 6 mois.

→ Pour en savoir plus : OneImerys, une digital workplace primée

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Quels sont les avantages d’une digital workplace ?

La création d’une Digital Workplace implique la mise en œuvre de diverses procédures et stratégies d’entreprise pour donner aux employés les outils dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches fondamentales.

Pour qu’un espace de travail numérique améliore l’expérience des employés, il doit :

• Avoir une approche holistique et s’intégrer pleinement aux applications professionnelles existantes ;
• Permettre de partager facilement les informations et faciliter la collaboration ;
• Offrir une expérience utilisateur harmonisée dans l’environnement de travail ;
• Faciliter le travail à distance ;
• Et offrir des solutions de mobilité et d’accessibilité quel que soit l’endroit.

La Digital Workplace n’est pas seulement destinée à l’introduction de technologies professionnelles, c’est une transformation de l’approche du travail et de l’organisation structurelle. Depuis la dernière décennie, les organisations se sont rendu compte que le travail n'est pas seulement un « endroit » où l'on va chaque jour. Aujourd’hui, le ” travail ” vient à nous.

Les avantages de la Digital Workplace sont infinis et avec les progrès technologiques, nous voyons l’importance de son adoption de plus en plus chaque jour.

Communication interne et collaboration

En utilisant une Digital Workplace, les entreprises ouvrent de nouvelles voies de communication. Elle permet de rester en contact avec ses pairs et ses managers à tout moment. Les employés ne peuvent pas se permettre de rater des actualités essentielles parce qu’elles ont été noyées dans une boite mail pleine à craquer. La Digital Workplace offre des outils de communication novateurs et rapides comme la messagerie instantanée, les visioconférences, les outils de collaboration en temps réel, les newsletters intranet d’information ou communautaires. Tout cela réduit le temps que les gens passent à rechercher des informations et améliore la transparence au sein de l’organisation.

Expérience et engagement des collaborateurs

Pour augmenter la productivité de leurs employés et améliorer les performances de l’entreprise, les sociétés doivent mettre en place une culture professionnelle forte. Aujourd’hui, les employés sont les clients internes de la Digital Workplace, ce qui les positionne au centre de toute stratégie de transformation de l’entreprise. À l’aide d’un espace de travail numérique, les entreprises peuvent accéder aux retours de leurs employés et les adresser activement, ce qui leur permet d’assainir les relations au sein de l’entreprise.

Chaque organisation doit trouver le bon moyen de dynamiser l’implication et la satisfaction de ses employés. En effet, les organisations qui ne reconnaissent pas ce besoin souffrent d’un manque d’engagement chez leurs employés et en payent le prix. Offrir à ses employés une bonne expérience par le biais d’une stratégie de Digital Workplace regroupe l’ensemble des transformations physiques, technologiques et culturelles, ce qui peut avoir un impact important sur la reconnaissance et l’engagement des employés.

Partage des connaissances et accessibilité

Les employés passent des heures à rechercher des informations car elles sont dispersées à différents endroits : des serveurs, des sites et applications, des emails, des fichiers enregistrés sur PC, des clés USB, et même des copies papier. Au fil du temps, cela peut causer la perte de plusieurs jours de productivité.

À l’aide d’une source d’informations centralisée, comme un intranet d’entreprise, toute la documentation peut être organisée et mise à disposition des employés à tout moment. Avec la facilité d’accès vient la facilité de partage. Les connaissances ne sont plus limitées à certains individus, grades, ou services.

Les outils numériques comme les systèmes de gestion des connaissances permettent aux professionnels de documenter leur expérience, leurs bonnes pratiques et leur savoir-faire, ce qui à son tour peut être stocké et partagé avec tous les employés, en poste comme futurs. Ces connaissances peuvent poser les fondations d’une main d’œuvre bien plus efficace et productive.

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Comment créer une digital workplace ?

La transformation digitale d’une entreprise ne s’improvise pas. Mettre en place une solution de Digital Workplace nécessite une phase d’analyse, de réflexion. Vous devez tenir compte de vos objectifs, les outils déjà présents, les applications métiers, les besoins de vos collaborateurs…

1. Identifiez vos besoins

Une plateforme pour Digital Workplace présente de nombreux atouts pour l’entreprise. Elle rend le travail plus agréable, efficace. Mais la mise en place d’un espace numérique de travail doit répondre à des besoins concrets avant tout. Commencez par définir vos objectifs. Réfléchissez ensuite aux outils numériques nécessaires pour les atteindre. Cette phase d’identification des problèmes, besoins, objectifs, puis moyens de les résoudre est indispensable. Elle vous permet de vous concentrer de manière objective sur les nouvelles technologies, les processus à mettre en place. Elle vous apporte aussi une vision à plus long terme. Vous savez où vous voulez emmener votre entreprise, vous faites ainsi des choix plus judicieux, fondés sur les besoins présents et futurs. Vous pouvez ainsi créer une Digital Workplace efficace dès aujourd’hui, mais aussi capable de s’adapter à votre évolution.

2. Analysez le comportement de vos utilisateurs

La transformation numérique à travers la mise en place d’une Digital Workplace doit améliorer l’expérience collaborateur. Les outils de communication et outils collaboratifs doivent répondre aux besoins des utilisateurs. Le choix de ces technologies les impacte directement au quotidien. Pour vous assurer les meilleurs résultats, observez le comportement de vos collaborateurs. Créer des persona peut faciliter ce travail d’analyse. Cela vous aidera à mieux comprendre comment ils utiliseront ces outils, les attentes, les besoins, les freins éventuels rencontrés.

3. Définissez un responsable de la Digital Workplace

Un changement des modes de travail peut occasionner des frictions, de l’inquiétude, une perte de repères, une désorganisation. Incitez vos collaborateurs à adopter la tendance Digital Workplace en nommant un responsable. Celui-ci pourra accompagner les utilisateurs dans l’adoption de cette technologie numérique. Il s’assure de la bonne mise en place des outils, guide ses collaborateurs, répond à leurs questions, les aide à les prendre en main. Il facilite le changement.

4. Préparez l’adoption de l’outil

Forcer les collaborateurs à changer de méthodes de travail du jour au lendemain est contre-productif. Vous devez les préparer en amont, leur expliquer la nécessité de ces changements, mais aussi leur fournir des instructions claires. Répondez à leurs objections, leurs questions, leurs inquiétudes. Établissez une stratégie d’adoption. Par exemple, créez un support utilisateur avec toutes les informations utiles. Assurez une excellente communication interne avant et après le changement d’organisation. Mieux les utilisateurs sont préparés, plus vite ils adoptent, s’approprient les nouveaux outils mis à leur disposition. Faites preuve de pragmatisme dans votre approche, priorisez vos actions. Commencez par implémenter les outils les plus indispensables, ceux devant être mis en place rapidement. Lorsque les employés les auront pleinement adoptés, déployez les outils secondaires.

5. Mesurez les performances

La mesure des performances doit être réfléchie dès la phase de préparation. Durant cette étape, définissez les buts, les moyens pour les atteindre, puis les métriques à surveiller pour suivre la progression. Créer des espaces de travail numériques est un investissement pour une entreprise. Cela implique de suivre les performances afin de mesurer les résultats obtenus pour en rendre compte. Vous avez défini des objectifs avant de mettre en place votre solution de Digital Workplace. Déterminez des métriques pour suivre la réalisation de ces objectifs. Il peut s’agir de la productivité des employés, de la satisfaction des clients, du nombre de ventes, de leads obtenus…

→ Lire aussi : Les 7 caractéristiques d’une Digital Workplace réussie

Comment améliorer votre digital workplace ?

Passer d’un bureau physique à un espace de travail collaboratif numérique implique de nombreux changements organisationnels. Offrez la meilleure expérience à vos collaborateurs en optimisant la Digital Workplace pour mieux les satisfaire. Différents éléments peuvent significativement aider à faciliter le changement.

Disponible sur n’importe quel device

Les modes de travail évoluent sans cesse. Le télétravail se démocratise de plus en plus. Certains employés peuvent aussi être amenés à se déplacer régulièrement dans le cadre de leur travail. Les collaborateurs sont donc susceptibles d’effectuer leurs missions depuis différents appareils : tablette, ordinateur de bureau, ordinateur portable, smartphone… Choisissez une solution d’espace de travail numérique accessible sur tous les devices. Vos employés pourront ainsi accéder à leurs outils stratégiques et applications métiers à tout moment. Pour éviter les risques liés à la multiplication des devices, assurez-vous d’opter pour une solution sécurisée. Elle doit garantir la sécurité des données personnelles de l’entreprise, des salariés, des clients.

→ Lire aussi : Les 20 Avantages du Télétravail pour les Employés et Employeurs

Simple d’utilisation (expérience fluide)

Il existe une règle d’or pour faciliter l’adoption d’une nouvelle technologie : elle doit être le plus simple possible pour l’utilisateur. La plateforme doit leur apparaître comme un outil pratique, efficace, améliorant vraiment leur productivité. Le collaborateur doit comprendre, dès les premiers essais, comment fonctionne l’outil. L’expérience utilisateur est déterminante. La solution Digital Workplace doit être agréable à utiliser, ergonomique, intuitive. Tous les utilisateurs n’ont pas le même niveau, la même assurance en matière de technologies numériques. Prenez en compte les différents besoins pour offrir un accompagnement personnalisé. Assurez-vous de mettre à disposition des employés toutes les informations utiles pour utiliser la solution de manière optimale. Chaque question doit trouver une réponse rapide, simple à appliquer.

Partagez les actualités de l’entreprise

La Digital Workplace joue un rôle clé dans l’attractivité de la marque auprès des collaborateurs. Profitez de ce nouvel espace dédié pour communiquer sur les actualités de l’entreprise. Vous créez ainsi de la proximité, de l’engagement. Vos salariés connaissent mieux l’entreprise, ses évolutions, ses valeurs. Le sentiment d’adhésion est renforcé.

Créez des communautés

Par définition, une Digital Workplace est numérique. La technologie est souvent opposée à l’humain. Elle peut être vue comme froide, distante, moins amusante, occasionnant une perte dans les relations. Pour améliorer l’expérience utilisateur, assurez-vous de toujours placer l’humain au centre de la technologie. Créer des communautés est une solution pour y parvenir. L’espace de travail numérique peut devenir un lieu d’échanges entre les collaborateurs, un véritable réseau social interne. Ces espaces de discussion jouent un rôle essentiel, notamment pour les employés en télétravail. Ils permettent de préserver le contact, de faciliter les communications, de créer du lien.

Offrez des intégrations natives aux outils et applications professionnels

Mettre en place différents outils sans lien entre eux péjore l’expérience utilisateur. Cela provoque des pertes de temps, d’informations, des difficultés supplémentaires, parfois aussi une communication moins efficace. Vous perdez alors tous les bénéfices d’un espace de travail digital. Il est essentiel d’opter pour des outils et applications interconnectés, intégrés nativement. Cela facilite l’installation, la prise en main, l’utilisation quotidienne, la gestion documentaire…

Plateforme multilingue

Opter pour une solution multilingue est indispensable pour les entreprises internationales. Cela permet d’assurer la cohérence de la communication avec tous les collaborateurs, indépendamment du pays où ils se trouvent. Une simple traduction mot à mot n’est pas envisageable. Il y a un risque de perte de sens, de textes désagréables à lire, voire contradictoires avec le message original. Assurez-vous de proposer des traductions pertinentes, vérifiées par des locuteurs natifs ou a minima bilingues. La plateforme multilingue n’est pas réservée aux entreprises internationales. Au fil de son évolution, l’organisation est susceptible de recruter des collaborateurs de tous horizons, de se développer à l’étranger.

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