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January 16, 2025

Alternatives à un Intranet : 10 Étapes pour Remplacer son Intranet

Célia Ratouis

9 minute read

D’après Gartner, 9 intranets d’entreprise sur 10 n’atteignent pas leurs objectifs initiaux. 57 % des collaborateurs les jugent sans intérêt. Repenser ces outils est essentiel ! Productivité, communication interne, expérience utilisateur, accès à l’information… Les intranets modernes sont de formidables leviers de performance pour les organisations.

Qu’est-ce qu’un intranet d’entreprise ?

Un intranet peut être défini comme un réseau informatique privé. Il est accessible à un nombre restreint d’utilisateurs autorisés (en général, des collaborateurs). Ils ont recours à un processus de connexion sécurisé pour accéder aux informations clés de la société.

— Quelles différences entre un ancien intranet et un intranet moderne ?

Les intranets traditionnels sont constitués d’une page d’accueil, d’actualités et d’informations sur l’entreprise. Ils remplissent des fonctions de base comme le stockage de contenu statique ou « froid » sur un serveur local. À l’heure actuelle, ils ne répondent plus aux besoins et attentes des employés comme des organisations. Sur ces plateformes à la structure rigide, les salariés passent du temps à trouver les informations dont ils ont besoin. De plus, leur déploiement est très long. Il s’étale sur une période pouvant aller jusqu’à 12 mois.

Au fil du temps, cet outil de base a laissé place à l’intranet moderne. Flexible, il est mieux adapté à l’évolution des usages. Déployé rapidement, il permet aux collaborateurs de travailler à distance en toute simplicité. Conçu pour favoriser le partage de connaissances et la collaboration, il fournit un accès à l’information rapide. Au quotidien, la digital workplace booste l’implication des salariés en leur offrant des expériences personnalisées. Grâce à l’approche Software-as-a-Service (SaaS), les mises à jour de sécurité sont installées dès qu’elles sont disponibles.

— Pourquoi vouloir remplacer un intranet traditionnel ?

La manière dont les collaborateurs travaillent a changé au cours des dernières années. Avec des équipes dispersées aux quatre coins du mode, les communications internes doivent les atteindre en temps réel. Pour garantir une prise de décisions éclairées, il est essentiel que les informations présentes sur l’intranet soient mises à jour.

L’intranet moderne apporte des solutions à l’ensemble de ces problématiques.

— Les avantages d’un intranet moderne d’entreprise

Découvrez pourquoi remplacer un intranet ancien par un intranet moderne ?

Il rend les collaborateurs plus productifs, grâce à une meilleure organisation du travail. Plus besoin de se connecter à diverses applications tierces pour chercher les informations. À la clé, un gain de temps et de performance pour les équipes.
Il offre la possibilité de gérer de manière individuelle l’accès à l’information. Selon son rôle ou sa position dans l’entreprise, chaque employé accède ou non à des données, plus ou moins sensibles.
À portée de main partout dans le monde, 24 h/24, l’intranet moderne optimise la gestion des documents et la communication interne.
Il centralise les données en un seul et même endroit.
Il facilite l’intégration de nouveaux collaborateurs. 16 % d’entre eux quittent leur emploi parce qu’ils jugent la technologie mise à leur disposition inadéquate.
Il améliore les relations avec la hiérarchie, en faisant passer la communication interne de pyramidale à transversale.
Il simplifie l’évolution des salariés grâce à la présence d’un job board.
Il augmente l’engagement collaborateur de près de 30 %.

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— Les principales fonctionnalités d’un intranet moderne

Un intranet d’entreprise représente la source d’information la plus fiable pour les collaborateurs. Il est à l’origine de solides relations d’équipe et de collaborations. Pour favoriser l’adoption de l’intranet et motiver les salariés à l’utiliser, il doit :

Être tout-en-un, sécurisé et basé sur le Cloud. Il offre une expérience utilisateur fluide, sans effort.
Être intégré avec les applications collaboratives mondialement utilisées : Microsoft Office 365 (Microsoft Teams, Outlook, SharePoint), Google Workspace (Google Meet, Google Agenda).
Disposer de fonctionnalités sociales pour interagir avec le contenu (articles de blog, newsletter, vidéos, images, etc.) et les personnes l’ayant créé. Plus encore que les réseaux sociaux d’entreprise, l’intranet est un moyen de créer une solide culture d’entreprise.
Proposer une application mobile dédiée pour se connecter, peu importe son emplacement. Les collaborateurs bénéficient d’un accès à l’information immédiat ;
Être doté d’un système de gestion de contenu (CMS).
Permettre la création de communautés et de groupes, construits autour d’intérêts communs.
Avoir un espace de reconnaissance pour les employés ;
Être équipé d’un moteur de recherche interne global ;
Embarquer des outils analytics.

Vous vous demandez comment remplacer son intranet d’entreprise ? Découvrez la procédure à suivre.

1. Définir des objectifs clairs

3 projets d’intranet sur 10 échouent en raison d’une stratégie floue. Il est donc important de faire le point sur :

Les raisons de mettre en place une telle plateforme. Par exemple, la recherche d’une alternative à l’intranet SharePoint ;
Les bénéfices attendus. N’hésitez pas à communiquer les informations sur retour sur investissement (ROI) aux parties prenantes du projet. Elles aident à démontrer comment et pourquoi remplacer l’intranet est bon pour l’entreprise.

Dans une société, des groupes d’employés ou services travaillent-ils ensemble pour atteindre un objectif commun ? Si la réponse est oui, vous pouvez créer un intranet moderne. Grâce à cette plateforme, toutes ces personnes auront l’opportunité d’interagir facilement avec les autres membres de l’entreprise.

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2. Constituer une équipe projet

Vous souhaitez trouver une alternative à votre intranet vieillissant ? La création d’une équipe projet est essentielle. Son rôle est de coordonner le déploiement du nouvel outil interne. Elle s’assure qu’il répond bien aux exigences de la société (fonctionnalités, design, contenu, etc.)

L’équipe projet examine des éléments clés comme :

La façon de configurer la plateforme intranet social ;
Son nom ;
Son image de marque ;
Le système de gestion du contenu (CMS) ;
La manière dont sera intégré l’intranet parmi les applications tierces déjà utilisées dans l’organisation.

Avec LumApps, vous bénéficiez d’une équipe projet dédiée. Lors d’ateliers, elle vous accompagne dans la définition de vos besoins. Elle vous donne les clés pour mettre en œuvre la bonne stratégie.

3. Identifier les cibles de l’intranet

Vous vous apprêtez à mettre en place un intranet moderne au sein de votre entreprise ? Demandez-vous :

Qui aura accès à la plateforme ?
Quels niveaux d’accès allez-vous leur donner ?

Par exemple, la fonction ressources humaines a besoin de l’accès à tout l’intranet. Ce n’est pas toujours le cas pour le personnel administratif. Dans tous les cas, veillez à prévoir un guide d’utilisation pour aider les collaborateurs à le prendre en main.

4. Lister les fonctionnalités clés

La plateforme pour remplacer votre intranet vieillissant se doit d’embarquer les fonctionnalités dont vous avez besoin. Pour ce faire, prenez le temps de lister vos besoins. Par exemple, les sociétés internationales ne peuvent pas se passer d’une traduction automatique des messages et commentaires. Plus le nombre de langues disponibles est élevé, meilleure sera l’inclusion des collaborateurs.

Des commerciaux travaillant sur le terrain ont besoin d’une application pour se connecter à l’intranet n’importe où, n’importe quand. En leur permettant de mieux communiquer avec leurs collègues, la version mobile favorise le travail collaboratif.

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5. Trouver la meilleure plateforme intranet

Les collaborateurs doivent pouvoir créer, gérer, mettre à jour des tâches depuis leur smartphone, tablette et PC. Grâce à la version mobile de LumApps, ils ont accès aux calendriers, formulaires et documents en fonction de leurs besoins. Avec la messagerie instantanée et le chat de groupe, ils communiquent avec leurs collègues.

Lors du choix de l’intranet, des questions en lien avec la maintenance se posent :

Qui se charge de la gestion quotidienne de l’intranet ?
Qui a la capacité de résoudre les problèmes techniques qui surviennent ?
L’assistance est-elle disponible 24 h/24, 7 j/7 ? Chez LumApps, le support client est à votre disposition pour répondre à toutes vos interrogations. Il vous permet de tirer le meilleur de votre intranet d’entreprise.
Est-il nécessaire de constituer une équipe de développement pour améliorer en continu la plateforme ?

6. Sélectionner le nom et le design de la plateforme

Le design de votre intranet doit être cohérent avec votre culture d’entreprise. Avec LumApps, personnalisez-en l’aspect pour créer une véritable identité. Choisissez un nom d’intranet répondant à ces critères :

Facile à retenir, pas trop technique ;
Durable dans le temps ;
Multiculturel ;
Créateur d’un sentiment d’appartenance ;
En accord avec vos valeurs ;
Capable d’améliorer le taux d’engagement de vos collaborateurs.

7. Intégrer les applications professionnelles existantes

Dressez la liste de toutes les applications utilisées par vos équipes dans leur travail. Il peut s’agir de :

Google Workspace ;
Microsoft 365 ;
Okta ;
Workday ;
Slack ;
Zoom ;
Zendesk.

Sur les espaces de travail numériques de l’intranet moderne, les collaborateurs reçoivent les alertes de toutes les applications tierces. Étant donné qu’ils ont accès à des outils familiers, ils sont plus productifs.

8. Favoriser l’adoption de la plateforme

Pour encourager les collaborateurs à utiliser l’intranet moderne, l’idéal est d’organiser une formation. Elle n’a pas besoin d’être longue. L’idée est d’expliquer à chaque service son contenu et son fonctionnement. Cela accélère l’adoption de la plateforme tout en donnant aux employés les moyens d’exploiter son plein potentiel.

Pensez à créer une offre de formation diversifiée, tenant compte des différents styles d’apprentissages :

Ateliers en présentiel ;
Guides pratiques, documentation détaillée ;
Vidéos pédagogiques sous-titrées ;
Assistance en ligne via un chat, tout au long de la période de prise en main.

9. Organiser une période de transition

Les salariés ont besoin de temps pour s’adapter au nouvel intranet. Il est toujours difficile de se débarrasser de ses vieilles habitudes. Laissez à vos équipes l’opportunité de se familiariser avec la plateforme avant de supprimer les anciens modes de communication interne.

Vous souhaitez assurer une transition en douceur vers la nouvelle plateforme ? Utilisez l’ancien intranet pour faire passer des messages clés jusqu’à ce que la formation soit terminée. C’est l’idéal pour ne pas déboussoler les collaborateurs.

L’équipe Customer Success de LumApps vous soutient dans la prise en main de la plateforme. Elle accroît son adoption par les employés tout en vous aidant à atteindre vos KPIs.

10. Réaliser des enquêtes et sondages

Après le déploiement de l’intranet, stimulez l’engagement de vos collaborateurs en les interrogeant sur leur satisfaction. Posez-leur des questions concrètes et réfléchies sur :

La conception, le design ;
Les communautés ;
La qualité du contenu ;
Le développement de l’intranet.

Veillez à bien respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) avant d’envoyer une enquête aux employés.

Aujourd’hui, il est plus que jamais nécessaire d’abandonner les intranets traditionnels au profit d’intranets plus modernes. Mieux adaptés aux nouveaux usages, ils sont conçus pour être intuitifs dès le départ. Faciles à prendre en main, ils connectent les employés aux applications métiers essentielles. Les intranets sociaux créent des espaces de travail holistiques, entièrement intégrés avec Microsoft 365 et Google Workspace. Découvrez l'intranet d'entreprise LumApps.

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4. Mobile First

Having a mobile-first mindset is key when implementing new technology. Intranets should be replaced if they no longer support mobile users, as this will hurt adoption and effectiveness.

Employees should be able to create, manage, and update tasks using mobile. Deskless workers can access calendars, schedules, forms, and documents as needed through mobile-friendly digital tools. They can communicate quickly and conveniently through instant messaging and group chat features.

For instance, the LumApps mobile app is designed for deskless or frontline workers. This solution facilitates communication and maximizes productivity for everyone on your team by removing information silos and increasing organizational transparency.

5. Avoid Information Overload

Data is constantly being presented, shared and requested. It’s challenging to separate the critical messages from the constant hum of “noise.”

When you replace your company intranet, find a solution with personalized content. The option you choose should also provide a news feed on the home page focusing on global and local company news. Employees will stay current on company news and happenings. Make a point of embedding videos, graphics, and images in the news stories. They will capture the viewers' interest and make the news stories easier to digest.

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6. Add to an Intuitive Digital Workplace

Phone apps are developed to be intuitive. Even the most complex ones on the market don't usually require training for consumers to use them effectively. App developers understand that users will stop using the app if their design isn't user-friendly. Consumers expect a high standard from software.

Any intranet system should be replaced if it isn’t accessed by employees in the office, at home, on the road, and frontline workers. Connections with popular apps help build intuitive functionality, for instance LumApps integrates with Google Workspace and Microsoft 365.

7. Set up training for employees

Don’t expect employees to sit down and start using the new platform without instruction about what it contains and how it works. The training doesn't have to be (and shouldn’t be) lengthy. Develop a small amount of training exercises and workflows for employees based on their department. This speeds up onboarding time for the new platform and gives new users the confidence to leverage the software effectively.

Remember that employees have different learning styles that need to be accommodated. Some people are visual learners, while others are auditory learners or kinesthetic (hands-on) learners. Appeal to different learning types with a diverse training offering:

Face-to-face training sessions
How-to manuals and detailed documentation
Instructional videos with subtitles and transcriptions
Online chat support during all training

Learning Center - LumApps

8. Create a Thoughtful Transition Period

Employees need time to adjust to the new platform. Replace old systems with new ones, cutting reliance on email, or setting up a system of communication and collaboration. Whatever the case may be, old habits will take some time to replace. Consider the size of the company, and map out milestones for when the workforce should implement new protocols and complete training.

Give employees time to complete their training and get comfortable with the new platform before switching off the old ways of in-house communication.

As an interim measure, use email or a previous intranet for crucial messages within in the digital workplace until the new system is properly in place and the necessary parties have completed training. Over time, the lack of reliance on email will cut down on unproductive “top-down” communication. Modern digital platforms make it provide an effective way to communicate and collaborate.

9. Move reference documents and manuals to the new intranet

Reference guides and manuals, documentation, onboarding materials and all important documents must be moved to the new intranet. This process offers a great opportunity to make sure they’re categorized appropriately with descriptions and metadata. Some materials will be archived during this process which increases the visibility of relevant, up-to-date information.

Always get expert advice before deleting documents. They may become needed later if the company needs to rely on them for tax or legal purposes.

This should be one of the first steps of the migration process as the new intranet requires this type of information to be effective.

10. Ensure Remote Work is Supported

Remote working should always be considered when implementing new technologies. Some employees will work from home part-time and work in the office a few days each week. Others prefer the opportunity for a fully remote schedule.

Either way, it’s crucial that employees feel included as part of the company team. Employers do this through video calls and by incorporating remote-friendly digital workplace tools. These measures help employees feel valued, especially because it enables remote workers to do their best work. Employees feel they are listened to and connected to their peers and managers.

Lastly, are you wondering whether the intranet is an outdated term? While it doesn’t accurately describe what modern employee experience platforms like LumApps provide for companies, it’s the most well-known and recognizable term.

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FAQ

How long does the implementation process typically take for a traditional, on-premise legacy intranet?

The implementation process for a traditional, on-premise legacy intranet can take up to six months, including design, deployment, configuration, testing, and training for admins and end users.

What are the common issues that can arise during the use of a legacy intranet, and how can they be resolved?

Common issues with legacy intranets include poor user adoption, inability to easily search for information, ineffective collaboration and communication, and outdated security features. To resolve these, ensure proper executive engagement and user training, integrate relevant tools, maintain high-quality and up-to-date content, and establish robust governance and security measures. Regularly refresh the intranet to keep it aligned with industry standards and user needs.

How can a legacy intranet be integrated with other tools and software that the organization is already using?

Legacy intranet integration can be achieved through several methods: - Point-to-Point (P2P) Integration : Custom code connects two applications, suitable for basic actions and home-grown systems. - Enterprise Service Bus (ESB) : Acts as a central hub to manage data exchange between different systems. - Application Programming Interface (API) : Enables communication between legacy and modern systems by standardizing data formats. - Integration Platform as a Service (iPaaS) : Facilitates cloud and on-premises integrations, handling compliance and maintenance. - Service Layers : Transforms data between legacy and new systems, ensuring compatibility. - Data Access Layers : Replicates data from the old system into a new database for seamless access.

What steps can be taken to improve user adoption and navigation on a legacy intranet?

To improve user adoption and navigation on a legacy intranet, consider the following steps: - Update to a modern, user-friendly interface to enhance the user experience. - Ensure the intranet is mobile-friendly and offers a dedicated mobile app. - Simplify the homepage and navigation to avoid clutter and make it easy to find relevant information. - Incorporate social features to facilitate bottom-up communication and engagement. - Integrate the intranet with other commonly used tools like email and unified communications systems. - Provide ongoing support, training, and feedback mechanisms to maintain user engagement.

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