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November 6, 2024

Intranet Google : 15 raisons de créer un intranet basé sur Google

Célia Ratouis

10 minute read

Qu’est-ce qu’un intranet Google?

Des ISVs (Independant Vendor Software) ont développé, en partenariat avec Google Cloud, des solutions pour optimiser votre intranet et en faire un lieu véritablement collaboratif. Vous bénéficiez de toutes les applications Google et les mises à jour de Workspace (anciennement G Suite). Vous réinventez la solution intranet pour présenter à vos employés des solutions innovantes, performantes et surtout centralisées.

Commençons par définir ce qu’est un intranet, ce qui vous est proposé dans l’ecosystème Google Workspace et de quelle manière il est possible aujourd’hui d’associer ces deux solutions. L’objectif : vous livrer un intranet Google capable d’améliorer la communication dans votre entreprise et d’optimiser l’organisation de vos projets.

Qu’est-ce qu’un intranet?

Il s’agit d’un ensemble de fonctionnalités permettant d’améliorer la communication et le partage d’informations à l’intérieur même de l’entreprise. Des applications sont partagées à tous, du dirigeant au salarié, et accessibles partout. Il ne s’agit plus d’installer des logiciels sur un poste de travail. Aujourd’hui, les enjeux sont différents. La connexion intranet doit se faire partout et sur tous les supports grâce à des ressources applicatives accessibles à distance.

L’objectif est de centraliser les données et d’optimiser la communication interne au sein de votre Digital Workplace. On évoque ici la communication entre les salariés dans le cadre d’un projet, mais aussi le partage d’informations de manière transversale pour développer la culture d’entreprise, mieux informer les salariés et les impliquer dans la vie de l’entreprise. L’intranet revêt désormais un caractère beaucoup plus social.

Les entreprises ont pu constater que cette dimension était indispensable pour améliorer la cohésion et l’implication et ainsi optimiser les performances. Naturellement, l’aspect technique reste essentiel, d’autant qu’avec des applications complètes et intuitives, le quotidien des salariés est sensiblement amélioré. On parle beaucoup aujourd’hui de l’expérience employé. C’est devenu une condition sine qua non de la réussite des entreprises. Un intranet intégré à Google peut vous aider à atteindre vos objectifs.

Qu’est-ce que Google Workspace?

Commençons par une question fondamentale. Est-ce que Google Workspace est un intranet? Non, ce sont les solutions d’intranet à l’image de LumApps qui permettent de déployer des fonctionnalités de communication interne à l’intérieur de l’écosystème Google Workspace.

Google Workspace est une suite d’outils que l’on nommait auparavant G-Suite. Cette suite collaborative est dotée de fonctionnalités pour répondre aux besoins de toutes les entreprises, de la TPE aux grands groupes. Chacune peut ainsi personnaliser son intranet avec des outils véritablement adaptés à ses contraintes pour améliorer la collaboration des différents intervenants dans l’entreprise.

Parmi les améliorations constatées de Google Workspace, citons la meilleure intégration de Gmail ou Google Docs avec la solution de visioconférence Google Meet. Les réunions sont aussi plus dynamiques grâce à une nouvelle identité visuelle. Google Workspace donne également la possibilité d'une meilleure prévisualisation des liens dans Docs, Sheets et Slides ainsi que des mentions plus intelligentes dans ces mêmes applications.

Les Google Apps s’intègrent mieux aujourd’hui dans l’intranet des entreprises pour faciliter la communication et la collaboration interne.

Qu’est-ce qu’un intranet basé sur Google Workspace?

L’intranet Google est une plateforme de travail numérique, elle s’intègre à tous les outils de Google Workspace de votre entreprise. Pour créer cet intranet optimisé, il est nécessaire de faire appel à des professionnels à l’image de LumApps qui est à ce jour la seule solution d’intranet recommandée par Google.

Aussi, LumApps travaille en étroite collaboration avec Google pour inclure les dernières innovations du géant américain. L’objectif est de combiner tous les outils et de tirer le meilleur parti de Google Workspace pour améliorer l’expérience des employés, favoriser la collaboration d’équipe et mieux gérer les utilisateurs.

Ici, tout est basé sur le cloud pour s’affranchir des barrières physiques et permettre à chacun des salariés de profiter pleinement de toutes les fonctionnalités telles que Gmail, Google Agenda, Google Meet, Google Chat, Google Analytics ou encore Google Search Cloud. Notez que LumApps est la première solution à intégrer le moteur de recherche Google dans votre intranet.

A savoir : S’il est possible de créer un intranet avec Google Sites, la solution reste très basique et va disparaître courant 2021. Toutes les entreprises ayant opté pour un site ou un intranet Google Sites vont être dans l'obligation de migrer rapidement vers des solutions comme LumApps, qui bénéficient d’une technologie personnalisée, plus complète et pérenne.

Créer une Stratégie de Communication Interne Efficace

La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.

15 raisons de créer un Intranet Google:

Bénéficier d’un intranet avec Google Workspace va révolutionner l’activité de votre entreprise en la rendant plus fluide. C’est aussi une solution pour impliquer et fidéliser vos employés en leur fournissant des outils répondant à leurs besoins et leur permettant de travailler dans des conditions optimales.

1. Centralisation des informations autour de Google Workspace

C’est l’un des points forts de la solution que nous vous proposons. En centralisant toutes les applications Google et le flux de travail de travail de votre organisation, votre intranet devient véritablement une plateforme centrale consultée par tous. Cela offre un gain de temps conséquent et permet un meilleur partage de l’information. En gagnant du temps, vos salariés peuvent se concentrer sur des tâches importantes et ainsi gagner en efficacité. Plus besoin de switcher entre différents outils, vous bénéficiez ici d’une solution clé en main et intégrale.

2. Google Workspace est l’une des suites collaboratives les plus populaires

Si l’intranet Google G Suite/Workspace est à privilégier, c’est aussi parce que c’est la solution la plus utilisée dans le monde. Il ne s’agit pas ici de simplement suivre ce que font les autres entreprises, mais bel et bien de constater la pertinence des outils Google. Le géant américain a su développer des suites d’outils performants et intuitifs que chacun peut utiliser simplement. Et si vous accueillez de nouveaux talents dans votre équipe, il y a fort à parier qu’ils maîtriseront ces outils et pourront ainsi être opérationnels de suite.

3. Pas besoin d’adopter de nouveaux outils

Un intranet Google comme LumApps est basé sur les apps Google Workspace. Aussi, cette solution se suffit à elle-même, vous n’avez pas besoin d’autres outils pour collaborer, l’intranet d’entreprise Google vous propose l’essentiel pour développer votre activité. Vous en doutez? Voici les applications de Google Workspace : Gmail, Drive, Meet, Calendar, Chart, Docs, Sheets, Slides, Keep, Sites, Forms et Currents. Communiquer, partager, organiser, vous avez ici toutes les clés pour réussir sans avoir besoin de multiplier les solutions externes au risque de perturber la productivité de vos employés.

4. Sécurité renforcée via la suite de Google Workspace

Parce que la digitalisation peut mettre en péril la sécurité des données, il est essentiel de trouver des solutions s’adaptant à un monde plus numérique, mais aussi et surtout plus nomade. Télétravail, antennes dans diverses villes, expatriés, les entreprises sont confrontées à de nouveaux enjeux en matière de sécurité. LumApps vous propose de créer un intranet Google entièrement sécurisé. S’il respecte les plus hauts standards de sécurité , il répond aux besoins des entreprises de respecter le cadre légal. En parallèle, notre solution d’intranet avec Google Suite protège les données personnelles des utilisateurs en étant compatible avec les toutes recommandations du RGPD.

5. Amélioration de la communication interne avec l’intranet Google

La communication interne est l’une des clés de la réussite d’une entreprise. On parle de plus en plus de culture d’entreprise, encore faut-il se doter des outils nécessaires pour la développer. Avec la solution intranet Google, vous avez la possibilité de créer une véritable communauté et de bénéficier d’outils favorisant le partage d’informations.

L’objectif : créer une communication transversale informant les employés des événements de l’entreprise, des projets, des évolutions, des valeurs, etc. Les salariés ont besoin de se reconnaître dans l’entreprise qui les emploie, mais ils doivent également se sentir impliqués en interagissant.

Slack Integration for All Hands - LumApps

6. Amélioration de la collaboration des équipes

Pour obtenir des résultats, vous devez miser sur un travail d’équipe efficace. Oui, le team building et d’autres solutions de ce type pour souder les équipes peuvent s’envisager. Toutefois, il reste important de penser aux outils que vos salariés utilisent au quotidien et qui ont pour mission de simplifier leur tâche. Vous devez tenir compte, encore plus aujourd’hui avec la démocratisation du télétravail, du besoin de communiquer à distance.

Avec l’intranet Google, vous pouvez envisager d’offrir à vos employés les solutions dont ils ont besoin pour échanger à l’écrit, partager des documents sur un cloud et faire des réunions. Ils n’en seront que plus performants.

7. Fonctionnalité de recherche Google avec l’intégration de Google Cloud Search

LumApps vous propose d’intégrer le meilleur moteur de recherche du monde grâce à Google Cloud Search. Avec cette solution, vous disposez de toutes les informations dont vous avez besoin en un clic. Vous gagnez un temps incroyable en effectuant une recherche dans les données de l’entreprise via les différentes applications de Google Workspace. Recherchez ainsi des informations dans Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Agenda et bénéficiez de suggestions pertinentes. Point important : les utilisateurs ne peuvent faire une recherche que dans le contenu auquel ils sont autorisés à accéder.

8. Identifiants uniques pour se connecter

Un utilisateur, un identifiant, c’est que vous propose la solution d'intranet d'entreprise LumApps. L’identification unique permet à chacun d’accéder en un clic à tous ses outils. Google Cloud Identity offre une identité numérique, même aux employés mobiles. Ici, chaque salarié dispose de ses propres accès avec des informations privées et la possibilité d’interagir avec les autres.

9. Intranet Google mobile

À l’ère de la mobilité, impossible de vous doter d’un outil qui n’est pas consultable partout. Où que vous soyez, et quelle que soit la nature de votre équipement, vous pouvez vous connecter votre intranet Google et utiliser vos applications favorites telles que Gmail, Google Drive ou encore Google Meet. L’objectif est que chacun puisse accéder en temps réel à toutes les données, qu’il soit en télétravail, en déplacement à l’autre bout du monde ou simplement qu’il s’agisse d’un acteur de terrain. Rendre la collaboration mobile est aujourd’hui devenu une obligation en raison d’une nouvelle organisation du travail choisie ou imposée par des circonstances extérieures à l’image des crises sanitaires.

10. Déploiement facilité

Grâce au stockage dans le cloud, vous bénéficiez d’une solution complète pouvant être mise en place rapidement. C’est à la fois plus confortable et plus économique qu’une solution entièrement développée à la main qui nécessite un temps considérable et une gestion fastidieuse. Pourquoi chercher compliqué lorsque vous avez à votre disposition une solution intranet Google offrant une prestation complète pour répondre à tous les besoins de communication interne des entreprises?

Quelle que soit la taille de l'organisation, il existe nécessairement une solution qui vous correspond grâce aux diverses applications proposées.

11. Personnalisation avec la marque de l’entreprise

Vous avez besoin d’un outil à votre image? C’est ce que vous propose LumApps pour votre intranet avec Google Workspace. Aussi, il est naturellement possible de personnaliser le design de votre site afin de créer une véritable identité pour votre intranet. De plus, vous pouvez obtenir une prestation sur mesure en choisissant les applications que vous souhaitez utiliser, à savoir :

Google Docs;
Google Agenda;
Google Drive;
Google Groups;
Google Calendar ;
Google Analytics ;
Google Sites;
Gmail;
Google Chat;
Google Meet ;
Google Cloud Search;
Google Identity.

Grâce à l'expérience Design de LumApps, renforcez considérablement votre image de marque au sein même de votre organisation, développez votre culture d'entreprise et fournissez à vos collaborateurs les meilleurs outils dont ils ont besoin au quotidien.

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12. Une solution adaptée aux millenials et à la génération X

Vous cherchez encore une bonne raison de créer un intranet basé sur Google Workspace? C’est simple : cette solution répond à une nouvelle génération hyper connectée qui attend des outils performants, innovants, digitaux et accessibles. Les millenials et la génération X sont habitués aux outils technologiques, ils attendent de leur employeur qu’il leur fournisse des solutions de ce type pour mener à bien leurs missions.

De plus, ce sont des générations volatiles, elles n’envisagent pas de passer toute leur vie dans la même entreprise. Selon une étude de Deloitte, 28 % des millenials ne se voient pas avec le même employeur au-delà de 5 ans. Votre enjeu est donc de trouver toutes les solutions pour les fidéliser et leur offrir les meilleures conditions de travail. Et cela passe naturellement par des outils adaptés à leurs exigences.

13. Une solution très rentable pour les entreprises

Forester Consulting a mené une étude d’impact économique total pour Google sur l’intérêt des entreprises à développer un intranet avec Google Suite/Google Workspace. Il en ressort un chiffre très intéressant qui pourrait vous convaincre de passer à l’intranet Google. Ils ont interrogé 6 clients passés d’une solution web à Google Workspace puis ont créé une société annexe avec 10000 employés utilisant la solution Google. Le retour sur investissement est de 304 % sur 3 ans. Et ce n’est pas tout. Grâce aux outils collaboratifs, les employés ont économisé jusqu’à 2 heures par semaine. Enfin, en passant au cloud, cette société réalisant un chiffre d’affaires de 4 milliards de dollars a économisé 4 millions de dollars grâce à une meilleure maîtrise des coûts informatiques en passant au cloud.

14. De meilleures performances pour l’entreprise

Avec une suite d’outils à l’image de Google Workspace intégrée à l’intranet de l’entreprise, vous vous offrez un outil performant qui facilite le travail collaboratif. Un meilleur partage des informations et une communication simplifiée permettent d’avoir une meilleure vision des projets en cours. Chaque acteur est informé en temps réel et peut ainsi mieux communiquer avec les clients sur l’avancée des missions. Cela donne une image de sérieux à vos partenaires qui seront rassurés et plus enclins à continuer leur collaboration avec vous.

15. Un accompagnement avec LumApps

Passer à l’intranet Google peut faire peur aux entreprises, c’est d’ailleurs l’une des raisons qui les freine. Et pourtant, avec LumApps, vous bénéficiez d’un véritable accompagnement. Nous favorisons l’adoption de votre nouvel outil grâce à des informations pertinentes sur les différentes applications de Google Workspace. Nous vous guidons, vous et vos employés, vers les solutions les plus appropriées pour améliorer les conditions de travail, gagner du temps et développer les performances de votre entreprise.

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Comment créer le meilleur intranet basé sur Google Workspace?

Développer un intranet est essentiel. Toutefois, cela doit se faire dans les règles de l’art en étant méthodique et en suivant un processus strict pour être certain que votre investissement aura un impact positif sur vos employés et votre business.

1. Choisir une plateforme intranet qui répond à vos besoins

Vous devez en premier lieu définir vos besoins pour vous assurer de faire les bons choix. Votre plateforme intranet doit s’adapter à vous, et non l’inverse. Aussi, vous devez sélectionner les outils dont vous avez réellement besoin au quotidien et qui sauront améliorer la collaboration des équipes, la communication et le partage des informations.

Votre solution doit être intuitive et accessible à tous vos salariés, qu’ils soient jeunes ou moins familiers des solutions digitales. Bien sûr, votre intranet doit s’adapter à votre budget, c’est ce que vous propose LumApps. Nous étudions votre besoin afin d’y apporter une réponse la plus précise possible, tant sur le plan technologique que budgétaire.

2. Choisir le nom de l’intranet

Le nom de votre intranet, c’est votre identité. Il doit être accrocheur, attractif et refléter votre image. Il doit être conforme à votre esprit et vos valeurs, être plutôt court pour être parfaitement mémorisé et plaire au plus grand nombre. Nous ne pouvons que vous inciter à demander l’avis de vos employés. Ils se sentiront encore plus impliqués dans ce projet qui, après tout, va les concerner au quotidien et révolutionner leur manière de travailler. Proposez quelques noms et laissez vos employés donner leur verdict. La communication en entreprise commence par ce type de démarche.

3. Définir un design personnalisé aux couleurs de la marque

Au-delà du nom, votre intranet Google doit être le reflet de votre marque sur le plan esthétique. Soignez le choix des couleurs afin de rendre votre plateforme attractive. Avec LumApps, choisissez un design inspirant pour vous et vos salariés. Votre intranet, si interne soit-il, doit vous représenter au même titre que votre site Internet. Il a tout autant d’importance que la page d’accueil de votre site qui dévoile votre personnalité au grand public. Cette fois, vous vous adressez aux personnes vous accompagnant pour développer votre activité, ne négligez pas cet aspect.

4. Définir un plan de communication interne

Il est nécessaire de définir un plan avant de vous lancer dans votre intranet d’entreprise Google avec G Suite/Workspace :

Pourquoi créez-vous un intranet?
Quelle est la finalité de cet outil?
Comment souhaitez-vous l’utiliser?
À qui s’adresse-t-il en particulier?

Les réponses à toutes ces questions vont définir votre besoin, et donc la manière dont vous allez choisir vos outils et communiquer auprès de vos salariés.

5. Commencer à publier du contenu

Il est temps de commencer à communiquer réellement. Là encore, il est préférable de mettre en place une stratégie éditoriale pour savoir de quelle manière vous allez communiquer et sur quels sujets. N’oubliez pas d’utiliser Google Analytics pour évaluer l’impact de votre communication et définir les informations et les formats qui engagent.

6. Former les collaborateurs au nouvel outil

Enfin, gardez à l’esprit que tous vos salariés ne maîtrisent pas l’intranet Google. Certes, la solution est intuitive, mais elle peut malgré tout nécessiter une formation. C’est une condition indispensable à la réussite de votre projet. Vos employés doivent maîtriser l’outil qu’on leur propose pour l’exploiter pleinement et atteindre les objectifs fixés. Mieux vaut perdre un peu de temps au démarrage pour gagner ensuite en performances.

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