Les entreprises d'aujourd'hui doivent être plus agiles que jamais et prêtes à évoluer avec les conditions du marché. Une excellente façon de se préparer au changement est de préparer un processus approfondi de gestion du changement.

Un processus de gestion du changement (aussi appelé change management) est une série d'étapes à suivre pour introduire et apporter un changement en entreprise. Il peut s'agir soit d'un changement organisationnel, soit d'un changement individuel. Aux fins du présent article, l'accent est mis sur la réalisation d'un changement organisationnel.

Les processus de gestion du changement s'inscrivent dans des modèles de gestion du changement plus englobants. De nombreuses versions différentes de ces modèles sont connues pour être efficaces. Voici quelques exemples :

Le modèle Prosci ADKAR

Son nom ne sort peut-être pas de la langue, mais le modèle est populaire. ADKAR signifie :

• Sensibilisation. Cela fait référence à la reconnaissance du besoin de changement.
• Désir. Il ne suffit pas d'être conscient du besoin. L'envie d'agir est aussi nécessaire.
• Connaissances. Les informations nécessaires à la mise en œuvre du changement doivent être connues.
• Aptitude. Les individus et les organisations doivent avoir les compétences nécessaires pour mettre en œuvre le changement.
• Renforcement. Les nouvelles méthodes doivent être renforcées régulièrement dans toute la hiérarchie d'une organisation pour que le changement s'installe.

Le modèle McKinsey

Le cabinet de conseil mondial McKinsey & Company a créé une approche holistique du changement organisationnel. Cette approche repose sur quatre principes :

1. La promotion de la compréhension. Assurez-vous que les employés comprennent ce qui change et pourquoi c'est logique.
2. Développement de compétences. Donnez aux travailleurs les compétences nécessaires pour effectuer le changement.
3. La modélisation de rôle. Assurez-vous que les dirigeants incarnent le changement.
4. Renforcement avec des instruments formels. Restructurer les systèmes d'entreprise pour soutenir le changement organisationnel.

Le modèle de Lewin

Kurt Lewin a été l'un des premiers psychologues à étudier le développement organisationnel et la dynamique de groupe. Il a décomposé le changement en trois étapes :

1. Dégeler. La structure et les processus actuels d'une organisation semblent gelés. Pour adopter un changement significatif, cette vue doit être dégelée.
2. Changer. L'esprit des gens est maintenant ouvert au changement, alors mettez-le en œuvre. Traitez les difficultés et les obstacles au fur et à mesure qu'ils se présentent et comptez sur des mécanismes de soutien pour éduquer et appliquer les nouvelles innovations.
3. Gel. Les employés s'habituent aux changements et aspirent à une période de stabilité après le tumulte inhérent au processus. Installez-vous dans la nouvelle norme.

Ceci n'est qu'un avant-goût des nombreux modèles de gestion du changement employés par les entreprises. Chacun a ses forces et ses faiblesses. Tous ces modèles utilisent des étapes de processus de changement.

Un processus de gestion du changement fournit une séquence d’étapes permettant de faire passer une modification de sa conception à sa mise en œuvre complète. Il fournit un cadre qui rend le changement organisationnel plus réalisable. La vérité est que les gens résistent au changement et que de nombreux problèmes se posent tout au long du parcours.

Selon McKinsey & Company, 70 % des programmes de remaniement échouent. Si vous voulez faire partie du camp des 30 % les plus heureux et les moins frustrés, un processus de gestion du changement efficace est essentiel.
 

Voici nos 10 étapes de processus de gestion du changement qui aident les changements organisationnels à être adoptés avec succès.

1. Développer un objectif bien défini

Pour réussir, vous devez d'abord avoir une compréhension approfondie de ce que signifie le succès. Définissez des objectifs aussi précisément que possible afin de savoir que vous les avez atteints. N'oubliez pas d'aligner votre objectif sur les objectifs commerciaux et l'énoncé de mission de l'entreprise.

2. Évaluez l'état de préparation de votre organisation

Ensuite, analysez la préparation de l'entreprise au changement. Évaluer l'histoire et culture d'entreprise. 

Le changement est-il progressif ou s'écarte-t-il radicalement des procédures standard ? Y a-t-il d'autres changements organisationnels majeurs en cours ? Voyez quels groupes d'employés seront les plus touchés et obtenez des rapports sur ces travailleurs.

Ces informations peuvent être utilisées pour prédire où des poches de réticence peuvent se former et vous permettre de traiter les objections potentielles avant qu'elles n'aient une chance de s'aggraver. Cela maintient le moral pendant la transition.

3. Gestion de la vente et principales parties prenantes

Les principaux décideurs et la direction doivent être unifiés pour qu'un changement réussisse. C'est déjà assez difficile lorsque les employés de niveau inférieur résistent, mais si les dirigeants puissants au sein de l'organisation n'y adhèrent pas, cela signifie une condamnation à mort pour le processus. C'est pourquoi les deux premières étapes sont si importantes.

La gestion sera plus facile à vendre si vous avez un objectif défini qui correspond à la culture de l'entreprise et que vous avez effectué une évaluation détaillée de l'état de préparation. Recueillez les commentaires et modifiez la proposition si nécessaire. Les dirigeants auront sûrement des idées que vous n'avez pas prises en compte.

4. Créez un plan de communication

Une fois que les décideurs ont approuvé un changement, activez un plate-forme de communication solide. La communication au sein de la hiérarchie de l'entreprise est cruciale. La haute direction a besoin de mises à jour fréquentes. Les employés de niveau inférieur doivent avoir l'impression que la direction entend leurs préoccupations et leurs commentaires.

La communication a un effet profond sur le désir de tous les membres de l'équipe de conduire le changement. Si la direction communique les informations pertinentes au bon moment tout au long du processus, cela rend l'ensemble de la situation plus transparente et digeste. Cela vous prépare au succès.

C'est à cette étape que votre entreprise pourrait utiliser le Intranet social LumApps à grand effet. Cette plateforme facilite la communication. Il propose des outils amusants inspirés des médias sociaux qui favorisent la connexion et l'engagement.

5. Fixez des jalons pratiques

Le changement organisationnel est un long voyage. Vous devez avoir des objectifs pratiques mis en place en cours de route. Cela donne à chacun - cadres et employés de niveau inférieur - un sentiment de progrès sur le chemin. Célébrez ces réalisations au fur et à mesure qu'elles sont atteintes. Cela améliore le moral et pousse tout le monde à avancer vers l'objectif primordial.

Fixez des jalons qui sont atteints au début du processus. La période initiale d'un changement majeur est très importante pour l'attitude des employés. Les gens ont besoin de ressentir le sentiment d'accomplissement dès le début d'un projet pour maintenir une attitude saine. Cela les empêche de se sentir comme s'ils étaient coincés en train de tourner leurs roues.

6. Identifier les indicateurs de performance clés

Allez plus en détail avec votre indicateurs de performance. Les jalons généraux sont excellents, mais vous devez capturer des ensembles de données plus complets. Vous n'avez pas besoin de partager ces informations avec tout le monde dans l'entreprise, mais les membres de l'équipe de changement doivent avoir un instantané précis et à jour de la situation. Cela permet de suivre les progrès et tout changement dans la vitesse de ces progrès. Vous devrez peut-être développer des outils supplémentaires pour collecter ces données si vous constatez que vous ne pouvez pas les capturer de manière adéquate.

7. Trouver et atténuer les obstacles

Attendez-vous à des obstacles et à de la résistance tout au long du processus. Votre évaluation de l'état de préparation aura déjà répertorié les problèmes potentiels, et vous devez vous y préparer. Cependant, sachez que les obstacles vous surprendront. Vous rencontrerez des problèmes imprévus que vous devrez traiter rapidement.

Ne mettez pas les barrages routiers en veilleuse ou ne supposez pas qu'ils prendront soin d'eux-mêmes. Soyez proactif lorsqu'ils surviennent, écoutez les commentaires et prenez les décisions les plus éclairées pour votre entreprise. Trouvez de nouvelles solutions. Faut-il plus de formation ? Faut-il créer de nouveaux systèmes pour supporter les changements ? Les descriptions de poste des employés doivent-elles être mises à jour pour capturer les nouvelles charges de travail avec plus de précision ? Faites tout ce qu'il faut pour éliminer les obstacles au changement.

8. Analyser régulièrement la mise en œuvre de l’entreprise

Maintenant que vous avez défini vos indicateurs clés de performance, suivez-les méticuleusement. Vous devrez peut-être embaucher de nouveaux data scientists ou introduire de nouveaux logiciels qui rassemblent et interprètent de grandes quantités de données. Nous vivons à l'ère de l'IA révolutionnaire (artificial intelligence) et des algorithmes d'apprentissage automatique qui peuvent fournir les informations dont vous avez besoin pour orienter l'entreprise vers l'objectif final.

Les données sont le pouvoir et l'équipe de changement de l'entreprise doit examiner les données quotidiennement. Ne vous contentez pas de suivre le moment où les jalons sont atteints, mais recherchez des tendances intéressantes dans les informations reçues entre les jalons. Cela aide tout le monde à pousser dans la bonne direction.

9. Ajustez si nécessaire

Ne traitez rien comme s'il était gravé dans la pierre. Le but des changements organisationnels est de s'adapter aux conditions du marché, et vous devriez avoir la même philosophie pour le processus de changement lui-même. Si vous constatez qu'il y a des aspects qui ne répondent pas continuellement aux attentes, vous devrez ajuster le processus de changement pour mieux s'adapter à la réalité..

N'oubliez pas qu'il n'y a pas de plan parfait et que vous n'admettez pas votre défaite en le modifiant. Préférez-vous mettre en œuvre un changement légèrement différent et atteindre des objectifs importants ? Ou, garder le plan le même, mais ne pas l'exécuter entièrement ?

10. Examen après la mise en œuvre

Donc, vous avez atteint le groupe heureux des 30 %. Fantastique! Célébrez l'accomplissement. Ensuite, vous devriez faire un examen complet du processus. Identifier les domaines de grand succès et les domaines qui vous ont donné le plus de problèmes. Essayez de trouver des moyens d'accentuer les succès et de minimiser les problèmes afin que votre prochain projet de changement se déroule encore plus facilement. Adaptez les politiques futures concernant votre processus de gestion du changement pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

L'essentiel est de favoriser une culture d'entreprise qui embrasse le changement. L'époque où les entreprises de premier ordre se reposaient sur leurs lauriers pendant des décennies est révolue. Les entreprises doivent s'adapter ou prendre du retard sur la concurrence. Suivre nos directives pour un processus de gestion du changement vous aidera, mais un engagement plus profond pour conduire le changement doit imprégner tous les niveaux de l'entreprise. Ce n'est qu'alors que vous pourrez être sûr que l'entreprise évoluera et conservera sa place sur le marché.

La capacité d’une entreprise à s’adapter et à gérer efficacement le changement est cruciale pour sa survie et son succès à long terme. La mise en place d’un plan de conduite du changement solide est par conséquent essentielle. 

LumApps, en tant que solution intranet de premier plan, joue un rôle clé dans la facilitation de ce processus en offrant une plate-forme qui soutient une stratégie de communication efficace, essentielle à toute initiative de changement. Voici une exploration approfondie de la manière dont les entreprises peuvent orchestrer un processus de gestion du changement réussi en intégrant des étapes complémentaires à celles déjà identifiées, en se concentrant sur l’importance de la communication, de l’engagement et le fait d’accompagner le changement.

Établir un leadership engagé

Le succès d’un plan de conduite du changement dépend fortement de l’engagement et du soutien de la direction. Les leaders doivent être les champions du changement, montrant l’exemple et communiquant l’importance et les bénéfices du changement à tous les niveaux de l’organisation. Ils doivent être formés pour gérer les résistances et motiver leurs équipes à travers les périodes de transition.

Renforcer l’engagement des employés

La résistance au changement est souvent alimentée par un manque de compréhension ou de participation. Impliquer activement les employés dans le processus de changement, en recueillant leurs idées et en les écoutant, renforce leur engagement. LumApps peut servir d’espace pour faciliter cette participation, en permettant des échanges bidirectionnels et en donnant une voix à chaque employé.

Personnaliser la communication

Une stratégie de communication « taille unique » ne fonctionne pas dans le contexte varié d’une entreprise. Adapter le message en fonction des différents groupes au sein d’une nouvelle organisation et personnaliser la communication pour répondre aux besoins spécifiques des employés garantit que le message est reçu et compris. LumApps offre la possibilité de segmenter les communications, assurant ainsi que les informations pertinentes atteignent les bons destinataires.

Former et développer les compétences

La préparation des employés au changement par des formations ciblées et le développement de compétences nouvelles ou améliorées sont cruciaux. Cela comprend non seulement la formation technique, mais aussi le développement de compétences en gestion du changement pour les managers. LumApps peut héberger des modules de formation et des ressources éducatives accessibles à tous les employés.

Monitorer et adapter

La surveillance continue du processus de changement et la flexibilité pour s’adapter aux défis imprévus sont essentielles. Cela implique d’établir des indicateurs de performance clés (KPI) spécifiques au changement et d’utiliser les retours pour ajuster le plan en temps réel. LumApps peut aider à collecter et analyser ces données, facilitant ainsi la prise de décision éclairée.

Soutenir la transition

Offrir un soutien constant aux employés tout au long du processus de changement, en reconnaissant et en traitant les incertitudes et les défis émotionnels, est fondamental pour maintenir le moral et la motivation. Des forums et des groupes de soutien au sein de LumApps peuvent offrir un espace pour partager des expériences et des conseils.

Célébrer les succès

Reconnaître et célébrer les succès, même les petits, tout au long du processus de changement renforce le moral et l’engagement. Cela peut inclure la reconnaissance des contributions individuelles ou des équipes qui ont joué un rôle clé dans la mise en œuvre du changement. LumApps peut servir de plate-forme pour mettre en lumière ces réussites et partager les histoires de succès à travers l’organisation.

Évaluer et pérenniser le changement

Une évaluation post-implémentation pour mesurer l’impact du changement et s’assurer qu’il est durable est une étape critique. Recueillir des retours à travers des enquêtes et des entretiens sur LumApps peut aider à comprendre les résultats du changement et à intégrer les apprentissages dans les futures initiatives.

3. Sell management and key stakeholders

Key decision makers and management need to be unified for a change to succeed. It is difficult enough when lower level employees resist, but if powerful leaders within the organization don’t buy in, it spells a death sentence for the process. That’s why the first two steps are so important in establishing a strong foundation for the change management plan.

Management will be an easier sell if you have a defined objective that aligns with company culture, and you’ve performed a detailed readiness evaluation. Gather feedback and modify the proposal as necessary. The leaders will surely have insights you haven’t considered, helping to refine the change management strategy.

4. Create a communication plan

Once the decision-makers approve a change, enable a solid communications platform. Effective communication is crucial throughout the corporate hierarchy. Upper management needs frequent updates, while lower level employees need to feel as if management hears their concerns and feedback, ensuring that all teams are informed and engaged.

Communication has a profound effect on the desire of all team members to drive change. If management communicates pertinent information at the correct times throughout the process, it makes the entire situation more transparent and digestible. This sets you up for success. Have open channels for feedback and ensure information flows both ways, supporting a collaborative change management process.

This step is where your business could use the LumApps Social Intranet to great effect. This platform serves as a powerful communication tool, making it easy for teams to share information. It features fun, social media-inspired tools that foster connection and engagement, supporting the overall change management strategy.

5. Set practical milestones

Organizational change is a long journey. You must have practical goals set up along the way. This provides everyone — management and lower-level employees — with a sense of progress along the path. Celebrate these accomplishments as they’re reached. It improves morale and drives everyone to push forward toward the overarching goal of a successful transition.

Set milestones that are achieved early on in the process. The initial period of a major change is very important for employee attitude. People need to experience the sense of accomplishment early on in a project to maintain a healthy outlook. It prevents them from feeling as if they’re stuck spinning their wheels, ensuring continued support for the change management process.

6. Identify key performance indicators

Go into more detail with your performance metrics. General milestones are great, but you need to capture more comprehensive data sets. You don’t need to share this information with everyone in the company, but members of the change management team need to have an accurate, up-to-date snapshot of the situation. This helps track progress and any changes to the speed of that progress. You may need to develop additional tools to gather this data if you find that you can’t capture it adequately.

7. Find and mitigate obstacles

Expect obstacles and resistance throughout the process. Your readiness assessment will have already listed potential problem areas, and you should be prepared for those. However, be aware that obstacles will surprise you. You will run into unforeseen issues you need to deal with promptly to maintain control over the change management process.

Don’t put roadblocks on the back burner or assume they will take care of themselves. Be proactive when they crop up, listen to feedback and make the most informed decisions for your company. Come up with novel solutions. Is more training needed? Do new systems need to be created to support the changes? Do employee job descriptions need to be updated to capture the new workloads more accurately? Do whatever it takes to remove the barriers to change, ensuring the success of the change management process.

8. Analyze the company’s implementation regularly

Now that you’ve defined your key performance indicators, track them meticulously. You may have to hire new data scientists or introduce new software that collates and interprets vast amounts of data. We live in an era of groundbreaking AI (artificial intelligence) and machine-learning algorithms that can provide the insights you need to steer the company toward the end goal of a successful change implementation.

Data is power and the company’s change management team should analyze the data daily. Don’t just track when milestones are hit, but look for interesting trends in the information received between milestones. This helps keep everyone pushing in the right direction and ensures that the change management process remains on track.

9. Adjust as necessary

Treat nothing as if it was written in stone. The point of making organizational changes is to adapt to market conditions, and you should have the same philosophy for the change management process itself. If you find there are aspects that are failing to meet expectations continually, you will have to adjust the change management process to better fit reality.

Remember, there is no perfect plan and you’re not admitting defeat by altering it. Would you rather implement a slightly different change and achieve important goals? Or, keep the plan the same, but fail to execute it entirely? Flexible change management strategies ensure that projects stay aligned with organizational goals.

10. Review after implementation

So, you made it to the happy 30 percent group. Fantastic! Celebrate the accomplishment. Afterwards, you should do a full review of the change management process. Identify areas of great success and areas that gave you the most problems. Attempt to figure out ways to accentuate the successes and minimize the problems so that your next change project goes even more smoothly. Tailor future policies regarding your change management process to address your company’s specific needs.

The key takeaway is to foster a corporate culture that embraces change. The days of blue chip companies resting on their laurels for decades are over. Businesses need to adapt or fall behind the competition. Following our guidelines for a change management process will help you, but a deeper commitment to drive change must permeate through all levels of the company. Only then can you be confident the business will evolve and keep its place in the marketplace.

LumApps for Employee Experience

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