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April 15, 2025

Application mobile d'entreprise : 20 fonctionnalités essentielles

Célia Ratouis

8 minute read

Qu'est-ce qu'une application mobile pour employés ?

Une application mobile pour employés est une solution développée afin de rendre l'accès à la communication interne, aux outils internes et aux informations de manière plus fluide depuis un smartphone. Elle a pour but d’augmenter la productivité des employés, de gérer de manière efficace les données et d’optimiser certains processus. L’application mobile d’entreprise a pour objectif de répondre aux besoins spécifiques d’une organisation.

Une application mobile est un élément de communication interne essentiel pour chaque entreprise, car elle donne aux employés la flexibilité de travail dont ils ont besoin, par exemple :

Connecter les employés de terrain avec ceux du siège de l’entreprise afin qu’ils aient le même degré d’informations. Sans application mobile, les employés de terrain ne pourraient se connecter à leur intranet.
L’application mobile aide également d’autres types de travailleurs, comme les commerciaux qui voyagent ou sont souvent en déplacement. Ainsi, lorsqu’ils ne sont pas à leur bureau, ils peuvent toujours accéder aux bonnes informations ou effectuer des recherches depuis leur smartphone. Un appareil mobile leur permet de récupérer rapidement et facilement des données.

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Quels sont les avantages d'une application mobile pour les employés ?

L’utilisation des smartphones ne cessent de croître depuis quelques années et d’après statcounter.com, cette utilisation dépasse même celle des ordinateurs. Pourquoi mettre en place une application mobile en entreprise ? Nombreux sont les avantages d’une application professionnelle pour les employés, en voici quelques-une:

L'utilisation d'applications mobiles sur le lieu de travail donne aux employés la possibilité de travailler avec un smartphone qu'ils utilisent déjà.
Étant familiers avec la messagerie instantanée, les réseaux sociaux ou autres applications, les employés sont donc à l’aise avec ce type d’application, une application d’entreprise ne les freinera pas.
Les travailleurs à distance constituent une part croissante de la main-d'œuvre mondiale. Ils travaillent à domicile ou sur le terrain et peuvent parfois se sentir déconnectés de leur entreprise. Une application mobile de communication interne contribue à améliorer l ‘engagement des employés et permet également à chacun de rester connecter.

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Quelles sont les fonctionnalités à privilégier pour votre application mobile d’entreprise ?

Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités à mettre en place.

1. Une plateforme mobile

Auparavant les sites Web étaient configurés pour un seul type de résolution, le desktop. Avec l'émergence croissante des appareils mobiles, les développeurs ont dû commencer à concevoir des sites et des applications adaptées au format mobile.
De plus en plus de personnes n’utilisent plus que leur smartphone ou leur tablette. Une plateforme intranet mobile-first disponible sur l’App Store et/ou Google Play Store sera accessible et téléchargeable facilement par l’ensemble des employés.

2. Personnalisable pour s'adapter à votre image de marque

Personnalisez votre application mobile avec votre logo et vos couleurs pour promouvoir votre identité de marque sur tous les canaux auprès de vos employés. Cela renforcera le sentiment d’appartenance, améliorera l’engagement des employés et augmentera l’utilisation de votre application.

3. Fonction de chat

Il s'agit d'une fonction très populaire parmi les utilisateurs d'intranet mobile pour plusieurs raisons, à savoir :

Elle permet aux employés de se connecter facilement pour partager des informations de manière rapide et efficace.
Les conversations de chat peuvent être relues ultérieurement afin de revoir des points importants.
Il est facile pour les employés de s’y connecter tout au long de la journée.
Les informations sensibles ou confidentielles peuvent être échangées sans risque d'être partagées en externe.

4. La messagerie instantanée

Les responsables et les employés communiquent régulièrement entre eux tout au long de la journée, mais il n'est pas toujours pratique de planifier une réunion. La messagerie instantanée est un moyen de transmettre rapidement des informations au destinataire, et elle prend beaucoup moins de temps que d'essayer de joindre quelqu'un par téléphone.
De plus, les appels téléphoniques peuvent être gênants s'ils ont lieu dans un open space. Les messages peuvent ainsi être envoyés dans les deux sens sans déranger les autres employés.

Slack Integration inside a Community - LumApps

5. Partage de contenu

En mettant en ligne toutes les informations et les nouvelles pertinentes de l'entreprise, les employés ont le même degré d’informations. Les membres d’une équipe travaillant sur un projet commun peuvent collaborer et échanger des documents de manière plus efficace et productive.

6. Les notifications push

Les notifications push peuvent être utilisées à plusieurs fins dans l'entreprise, par exemple pour diffuser des informations urgentes concernant l'ensemble de l'entreprise, des directives de sécurité ou des mises à jour ciblées concernant une équipe.

7. Actualités de l'entreprise

Une application intranet mobile se doit d’inclure les actualités et les informations à destination des employés. Simple et facile d’accès, les employés peuvent suivre l'actualité de leur entreprise quand bon leur semble.
De plus, si l’entreprise a été mentionnée dans la presse ou a été nominée pour un prix, cette information peut être relayée auprès des employés rapidement et facilement.
Des grandes annonces de ce type doivent être diffusées par ce canal de communication.

8. Possibilités de formation des employés

Mettez en place des formations en ligne sur votre intranet, cela stimulera l’engagement des employés. Ils peuvent s’inscrire directement depuis leur smartphone ou desktop. Cette méthode est très pratique car en seulement quelques clics les employés peuvent s’inscrire à une formation et recevoir tous les éléments dont ils ont besoin.
En parallèle, les responsables ont accès au nombre d’employés inscrits à telle ou telle formation et peuvent suivre facilement l’évolution de leurs salariés.

9. Enquêtes auprès des employés

Une entreprise peut mesurer l'expérience et la satisfaction des employés en mettant en place des enquêtes. L'enquête de satisfaction est l'occasion pour les employés de partager leurs idées, d’exprimer leurs besoins et leurs attentes.
Dans l’idéal, il faudrait que les employés se sentent libres de partager leurs opinions. Une des façons d’assurer cela est de rendre ces enquêtes en ligne anonymes et confidentielles.

10. Système de notifications

Intégrez un système de notifications à votre application mobile afin que les employés soient informés de certains éléments. Vous pouvez ainsi:

Annoncer les derniers résultats des enquêtes auprès des employés.
Informer le personnel d'une fête ou d'un événement spécial à venir.
Féliciter vos employés.
Informer le personnel d'un problème de système qui pourrait affecter le travail.

11. Annuaire d’entreprise

Les employés peuvent vouloir contacter un employé d’une autre équipe mais ne pas savoir à qui s’adresser pour obtenir ses coordonnées.

La mise en place d’un annuaire d’entreprise facilitera la recherche des coordonnées des employés.

Les salariés en déplacement n’ont pas beaucoup de temps à consacrer à cette recherche, le répertoire doit être facile d’utilisation. Indiquez le nom de chaque membre du personnel, son département, ses compétences spécifiques ou son domaine d’expertise, ainsi qu'une photo pour que les collaborateurs puissent se reconnaître plus facilement.

Use Case - Employee Dashboard 0365 - Lumapps Intranet

12. FAQ

Si un employé a une question sur l'entreprise et son fonctionnement, il est fort probable que d'autres membres de l'organisation aient des questions similaires. Au lieu que le département des Ressources Humaines passe du temps à répondre à ces questions, les FAQ peuvent rendre les informations facilement accessibles à tous les employés et à tout moment.

13. Modules pour la formation des employés

Si votre entreprise a décidé de proposer une partie de ses formations en ligne, celles-ci peuvent être mises à la disposition des employés sur l'intranet de l'entreprise. Les employés peuvent être tenus de suivre certains modules de formation pour conserver leurs licences ou pour pouvoir bénéficier d'une promotion au sein de l'entreprise.

Le matériel didactique peut comprendre des textes écrits et/ou des vidéos. L'affichage des modules pertinents dans une application mobile les rend accessibles aux travailleurs à distance ainsi qu'à ceux qui travaillent au bureau.

14. Tableau de bord de l’équipe commerciale

Les commerciaux peuvent apprécier une compétition interne amicale. Créez un tableau de bord et intégrez-y un classement des meilleurs commerciaux du mois ! Valorisez-les et félicitez-les. Cela ne pourra qu’augmenter leur engagement et susciter celui des autres employés.

15. Fonction de recherche

Si vous avez déjà passé du temps à essayer de trouver une information dont vous connaissez l’existence mais ne savez pas dans quel fichier elle se trouve, cela peut vous faire perdre du temps et entraîner une certaine frustration.
Imaginez maintenant combien cette situation est irritante pour une personne qui travaille à distance et qui ne peut pas demander de l’aide à un collègue.
Une fonction de recherche est indispensable et vous permettra de trouver exactement ce dont vous avez besoin dans tout l'intranet de l'entreprise.

16. Compatible avec les appareils iOS et Android

Plutôt que de distribuer des smartphones d'entreprise à tous les employés et d'en absorber le coût, envisagez d'encourager le personnel à apporter leurs propres appareils au travail. S'ils savent qu'ils peuvent accéder à l'intranet de l'entreprise via le type d'appareil qu'ils possèdent déjà, la prise en main de l’outil sera d’autant plus facile.

17. Répertoire d'applications et de liens

Donnez un accès aux applications et liens préférés directement sur mobile. Cela ne pourra qu’améliorer l’expérience utilisateur de vos employés et leur faire gagner du temps.
L'application de planification des employés peut se trouver dans une section, tandis que toutes les communications peuvent être enregistrées dans une autre. Ce répertoire permet de garder toutes les informations bien organisées dans des onglets séparés.

18. Authentification unique

Grâce à la fonction d'authentification unique, les utilisateurs peuvent accéder à l'intranet de l'entreprise en utilisant leur compte professionnel ou personnel. Ils peuvent également se connecter avec un compte de messagerie et un mot de passe. Si un employé ne dispose pas de ce type de compte de messagerie, l'intranet peut être configuré pour que les utilisateurs puissent y accéder avec un nom et un mot de passe.

19. Multilingue

Dans les entreprises internationales, il est important de veiller à ce que chacun ait le même niveau d’information dans sa langue maternelle. En effet, les employés peuvent parler des langues différentes si votre entreprise est implantée dans plusieurs pays. En proposant un intranet mobile dans plusieurs langues, vous pourrez vous assurer que chaque collaborateur aura la même information.

20. Calendrier d'équipe

Pour s’assurer de la bonne avancée d’un projet, un calendrier d’équipe dans l’application mobile est plus qu’utile. Les employés pourront savoir en quelques clics ce qu’ils doivent effectuer afin de respecter les échéances fixées.
Un calendrier partagé permet à l’ensemble d’une équipe d’être informée en temps réel sur l’évolution du projet.

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15. Search function

If you have ever spent time at work trying to find a piece of information that you know lies “somewhere” in your virtual company files but you can’t quite nail down where you have seen it, you understand the frustration involved in this situation. Now consider how much more irritating it would be for someone who is working remotely who doesn’t have the luxury of asking a colleague at the next desk for suggestions.

A search function lets you find exactly what you need in all the articles and posts on the company intranet, enhancing productivity and making information retrieval easy for the entire workforce.

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16. Compatible with iOS and Android devices

Rather than issuing company smartphones to all employees and absorbing that cost, consider encouraging staff to bring their own devices to work. If they know they can access the company intranet through the type of device they already own, adoption may increase, supporting a flexible and digital workplace.

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17. Apps and links directory

Dividing the employee mobile app’s functions and links into separate categories on employees’ smartphones can help user experience. This allows them to tell at a glance which section they want to access when they open the app, which will save time. The employee scheduling app could be in one section, while all communications can be saved in another one. This directory keeps all information neatly organized in separate tabs until needed, enhancing productivity and ease of use.

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18. Single sign-on

With a single sign-on feature, mobile users can access the company intranet using their work or personal accounts. They can also sign in with an e-mail account and password. If an employee does not have this type of email account, the intranet can be set up so that users can access it with a name and password, simplifying the login process and supporting seamless integrations.

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19. Multilingual

At international companies, it’s important to ensure that everyone feels that they are being heard. Deskless workers may speak different languages than the home office staff. Offering the company mobile Intranet in more than one language can help ensure everyone reads important information and participates in company discussions, supporting a diverse and inclusive workforce.

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20. Team calendar

To keep projects on track, including a team or project calendar in the employee mobile app can help in addition to project management tools. Workers can tell at a glance what they should be working on a particular day and whether they have deadlines approaching. If the calendar is shared with the entire team, it helps to keep all team members apprised about how their contribution impacts everyone else working on the project, thereby enhancing collaboration and productivity.

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Variations & Types of Employee Mobile Apps

Employee Communication App / Internal Communication App

Employee & Internal Communication Apps serve as the digital backbone of internal communication, transcending traditional email and bulletin boards. They are designed to create a dynamic, real-time communication ecosystem within an organization. They're not just about broadcasting information; they're about fostering dialogue, building community, and ensuring that every employee feels connected and informed.

Here are their features, functionalities and impact :

Enhanced Information Flow: They enable rapid dissemination of critical updates, policy changes, and company news, ensuring everyone is on the same page.

Improved Collaboration: Features like group messaging, file sharing, and project channels facilitate seamless teamwork, regardless of location.

Increased Transparency: Open communication channels build trust and foster a culture of transparency, where employees feel informed and valued.

Crisis Communication: These apps play a vital role in crisis management, enabling rapid communication and coordination during emergencies.

Feedback Loops: They facilitate two-way communication, allowing employees to provide feedback, ask questions, and share ideas.

Integration with Enterprise Systems: Modern communication apps integrate with other business tools, streamlining workflows and enhancing productivity.

Community Building: They create virtual spaces for employees to connect, share interests, and build relationships.

Impact: They improve communication efficiency, reduce email overload, enhance team collaboration, and foster a sense of community.

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Employee Engagement Mobile App

Employee Engagement Mobile Apps go beyond basic communication, focusing on creating a positive and engaging work experience. They aim to cultivate a sense of belonging, motivate employees, and build a strong company culture. They recognize that engaged employees are more productive, creative, and loyal.

Here are their features, functionalities and impact :

Recognition and Appreciation: They provide platforms for peer-to-peer recognition, celebrating achievements and reinforcing positive behaviors.

Gamification: Gamified elements, such as points, badges, and leaderboards, add an element of fun and motivation to everyday tasks.

Employee Feedback and Sentiment Analysis: They collect employee feedback through surveys and polls, providing insights into employee morale and identifying areas for improvement.

Social Connection: They create virtual spaces for employees to connect, share interests, and build relationships, fostering a sense of community.

Personalized Experiences: They deliver personalized content and recommendations based on employee preferences and interests.

Wellness and Well-being: They provide access to wellness resources, mindfulness exercises, and fitness challenges, promoting employee well-being.

Culture Reinforcement: They reinforce company values and culture through storytelling, events, and interactive content.

Impact: They improve employee morale, reduce turnover, and foster a positive work culture.

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Employee Experience App

Employee experience mobile apps aim to streamline and optimize the entire employee journey, from onboarding to daily tasks. They're about creating a seamless and intuitive experience that empowers employees to be productive and efficient. These applications reduce friction in the daily work life of the employee.

Here are their features, functionalities and impact :

Onboarding and Orientation: They provide digital onboarding experiences, guiding new hires through the company's culture, policies, and procedures.

Self-Service Tools: They empower employees to manage administrative tasks, such as expense reporting, time-off requests, and travel booking, with ease.

Personalized Dashboards: They provide personalized dashboards that give employees quick access to relevant information and tools.

Location-Based Services: They provide location-based services, such as office maps, meeting room reservations, and desk booking.

Chatbot Support: They provide chatbot support for frequently asked questions, reducing the burden on HR and IT teams.

Integration with Enterprise Systems: They integrate with other enterprise systems, such as HRIS, CRM, and ERP, creating a unified employee experience.

Data-Driven Insights: They provide data-driven insights into employee behavior and preferences, enabling organizations to optimize the employee experience.

Impact: They improve employee satisfaction, reduce administrative burden, and enhance productivity.

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Employee Learning / Microlearning Mobile App

Employee Learning & Microlearning mobile apps transform traditional training into engaging and accessible learning experiences. They leverage mobile technology to deliver bite-sized learning modules, on-demand training, and personalized learning paths. These apps support constant learning.

Here are their features, functionalities and impact :

Mobile-First Learning: They deliver learning content in a mobile-friendly format, enabling employees to learn anytime, anywhere.

Microlearning Modules: They break down complex topics into short, focused learning modules, improving knowledge retention.

Personalized Learning Paths: They provide personalized learning paths based on employee skills, interests, and learning goals.

Gamified Learning: They incorporate gamification elements, such as points, badges, and leaderboards, to enhance engagement and motivation.

Social Learning: They facilitate social learning through discussion forums and peer-to-peer collaboration.

Performance Tracking: They track employee progress and performance, providing insights into learning effectiveness.

Knowledge Reinforcement: Features such as flash cards, and short quizzes help to reinforce important information.

Impact: They improve employee skills, enhance knowledge retention, and facilitate continuous learning.

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Intranet Mobile App

Intranet Mobile apps extend the functionality of a company's intranet to mobile devices, providing employees with secure and convenient access to internal information and resources. They serve as a centralized hub for company knowledge, communication, and collaboration.

Here are their features, functionalities and impact :

Mobile Access to Intranet Content: They provide mobile access to company documents, policies, news, and resources.

Enterprise Search: They provide powerful search functionality, enabling employees to quickly find the information they need.

Collaboration Tools: They provide tools for collaboration, such as project workspaces, discussion forums, and file sharing.

Personalized Content: They deliver personalized content based on employee roles, interests, and preferences.

Secure Access: They provide secure access to internal information and resources, protecting sensitive data.

Workflow Integration: They integrate with other enterprise systems, streamlining workflows and improving productivity.

Centralized Information Hub: They serve as a centralized hub for company information, ensuring that everyone has access to the latest updates.

Impact: They improve information access, enhance productivity, and ensure that employees have the resources they need to do their jobs.

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Employee Recognition Apps

Employee Recognition apps are focused on facilitating and amplifying employee recognition.

Peer-to-peer recognition: Allowing employees to publicly acknowledge the contributions of coworkers.
Manager to employee recognition: Helping managers to easily recognize the work of their team.
Points and rewards systems: Tying recognition to tangible rewards.
Integration with company values: Allowing recognition to reinforce company culture.

‍Impact: Increased moral, and a stronger company culture.

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HR Mobile Apps

HR mobile apps handle a wide range of HR-related tasks, including:

Time Tracking and Attendance Management: Monitoring employee work hours and attendance.
Leave Management: Enabling employees to request and manage time off.
Payroll Access: Providing employees with access to their pay stubs and tax information.
Benefits Management: Enabling employees to enroll in and manage their benefits.
Performance Management: Tracking employee performance and providing feedback.

Impact: They streamline HR processes, reduce administrative burden, and improve HR efficiency.

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Onboarding Mobile Apps

Onboarding apps are designed to make the onboarding process smooth and efficient.

Digital paperwork: Allowing for the digital completion of new hire paperwork.
Training modules: Providing easy access to company training.
Checklists and progress tracking: Helping new hires to stay on track during their onboarding process.
Company information: Providing access to company handbooks, and other vital information.

Impact: Increases new hire retention, and reduces the time it takes for new hires to become productive.

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Employee Productivity & Project Management Apps

Project Management Apps : These apps help teams to collaborate on projects, and manage tasks.
- Task management: Allowing for the creation and assignment of tasks.
- Project timelines: helping to visualize project progress.File sharing: allowing for easy file sharing.
- Team communication: providing a central location for team communication.
Impact: Improves team collaboration, and project success rates.

‍Time Tracking Apps : These apps monitor employee work hours and track project time.‍
- Automated time tracking: reducing manual time entry.
- Project time tracking: allowing for the tracking of time spent on projects.
- Reporting: providing reports on time spent.
- Integration with payroll systems: allowing for easy integration with payroll.
Impact: Improves payroll accuracy, and helps to track project costs.

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