Les 30 avantages d’un intranet pour les entreprises et les salariés

Qu’est-ce qu’un intranet moderne ?

Il s’agit d’un réseau interne à l’entreprise qui, une fois mis en place, permet d’améliorer la communication et de favoriser la collaboration par la centralisation des informations. Ce réseau informatique est privé et accessible uniquement aux employés de l’entreprise, même s’il reste possible d’ouvrir des portes à d’autres personnes.

L’intranet est aujourd’hui basé sur le cloud et intégré aux principales suites collaboratives. Cela donne la possibilité aux entreprises de bénéficier d’un outil et espace de travail complet, collaboratif et mobile. L’intranet présente beaucoup d’avantages et très peu d’inconvénients.

 

Intérêt et fonctionnalités d’un intranet

Les avantages de l’intranet paraissent évidents dès lors que l’on s’intéresse aux fonctionnalités de cet outil en ligne. Basé sur le cloud, il favorise le partage d’information via une centralisation des données accessibles partout et à tout moment par les salariés. Mais ce n’est pas tout, loin de là. Avec un intranet, les entreprises disposent d’un outil innovant pour planifier et gérer les projets, organiser les réunions, mettre en place une communication à la fois horizontale et verticale, etc. Cette solution s’adresse à toutes les strates de l’entreprise, du dirigeant au service RH, en passant par le pôle administratif et les exécutants.

Les solutions modernes d’intranet, comme LumApps, s’intègrent aujourd’hui directement aux suites collaboratives mondialement connues et utilisées, telles que Google Workspace ou Microsoft 365, permettant aux entreprises de déployer un intranet facilement et sans aucune modification de leurs outils numériques au quotidien. La dématérialisation des tâches administratives, une meilleure connaissance des acteurs de l’entreprise et une circulation optimisée de l’information ont rendu l’intranet indispensable aujourd’hui, de la TPE aux grands groupes.

L’engagement des collaborateurs

Impliquer ses collaborateurs : un véritable défi pour les entreprises

Quels sont les avantages d’un intranet pour les entreprises ?

1. Rendre les employés plus productifs

Lorsque vous offrez les meilleures conditions de travail à un employé, il est naturellement plus productif. C’est l’un des avantages d’un intranet. En favorisant une meilleure organisation du travail avec des outils performants, vos équipes gèrent mieux leurs missions et gagnent en efficacité. Plus besoin de se connecter à diverses applications et de chercher des informations, vous leur proposez un outil clé en main.

 

2. Gérer les accès des utilisateurs

Avec l’intranet, vous avez la possibilité de gérer de manière individuelle les accès aux informations. Cela offre deux avantages non négligeables : d’une part, chacun en fonction de son rôle et de sa position dans l’entreprise peut accéder ou non à des données plus ou moins sensibles. Cela permet également de gérer les autorisations spécifiques et les niveaux d’intervention pour publier, modifier, commenter, etc. D’autre part, cela donne la possibilité de créer des groupes avec des accès précis. Il est possible de créer un groupe en fonction des services de l’entreprise, pour la gestion de projets, etc.

 

3. Mieux comprendre les attentes des employés

Avec des outils d’analyse intégrés, l’avantage de l’intranet réside également dans le fait qu’il favorise les interactions. En créant un réseau social d’entreprise par exemple, lorsque la direction publie du contenu, les employés peuvent commenter, réagir, partager. Aujourd’hui, vous avez une notion précise de l’implication de vos équipes, de ce qu’elles attendent en fonction des interactions sur tel ou tel post, etc. Si vos salariés se sentent écoutés et compris, il y a fort à parier que leur niveau d’implication dans la réalisation des missions qui leur sont confiées sera plus élevé.

 

4. Bénéficier d’une solution accessible partout

L’intranet est basé sur le cloud. C’est un formidable avantage dans la mesure où il répond à de nouvelles problématiques. Depuis de nombreuses années, les salariés sont de plus en plus mobiles, qu’ils s’agissent des employés de terrain ou des salariés en télétravail par exemple. Aujourd’hui, depuis le début de la crise sanitaire, ils sont contraints de travailler à distance. Quoi de mieux qu’une solution accessible partout dans le monde et 24 h/24 pour améliorer la communication dans une entreprise et la gestion des documents?

 

 

5. Intégrer son intranet à Google Workspace ou Microsoft 365

Les possibilités sont toujours plus nombreuses pour les entreprises, l’innovation se met définitivement au service de leur réussite. L’intranet a beaucoup évolué et est aujourd’hui complété par d’autres solutions à l’image de Google Workspace ou Microsoft 365. L’un comme l’autre, ils proposent de nombreuses fonctionnalités avec des outils aussi divers que Gmail, Google Meet, Calendar ou Google Sites pour Workspace, ou bien Teams ou Outlook pour Microsoft 365.

 

6. Centraliser l’information

Plus besoin de chercher des dossiers partout sur son ordinateur et de parcourir ses e-mails pendant des heures pour retrouver une communication. C’est certainement l’un des principaux avantages de l’intranet pour une entreprise : la centralisation des données. Tout est stocké au même endroit afin que chacun puisse y accéder à tout moment. Vous allez gagner un temps précieux. Cela signifie également que vous pouvez envisager d’importantes économies.

 

7. Bénéficier d’un intranet sécurisé

L’intranet est un réseau privé et sécurisé. Il ne s’agit plus d’un réseau local, mais d’une solution basée sur le cloud et accessible en ligne. Vous pouvez stocker et gérer vos documents en toute sécurité, mais aussi communiquer sereinement. Des solutions à l’image de celle proposée par LumApps offrent une sécurité maximale et permettent de se prémunir contre les cyberattaques qui représentent une menace toujours plus importante pour les entreprises.

 

8. Gagner du temps

Pour toutes les entreprises, le gain de temps est le Saint Graal qu’il faut atteindre. L’intranet vous offre cette précieuse opportunité d’optimiser votre temps pour le consacrer à des tâches véritablement importantes. Mieux communiquer, mieux partager les documents, vous simplifiez le quotidien de vos équipes et leur permettez ainsi de ne plus perdre du temps à chercher des informations. Vous les rendez plus productifs pour booster les performances de votre entreprise.

 

9. Créer une culture d’entreprise

L’intranet offre des avantages pour la communication interne. Cette solution en ligne permet de mieux communiquer de manière verticale. Aussi, en tant qu’employeur, vous pouvez faire passer des messages via un réseau social d’entreprise, des mailings, etc. L’objectif : impliquer vos équipes en partageant avec eux vos valeurs, vos objectifs, vos résultats. Créez une véritable culture d’entreprise et invitez vos employés à s’intégrer toujours mieux et, in fine, à s’identifier.

 

10. Intégrer les nouveaux salariés

Avec un espace communautaire, il est aujourd’hui plus simple d’intégrer un nouveau salarié. Grâce à un intranet d’entreprise, il est possible de présenter un nouveau collaborateur dans un espace dédié aux nouveaux arrivants ou aux départs. Mais l’intranet va plus loin en réduisant le temps d’intégration d’un nouvel employé puisqu’on rend accessibles toutes les données dont il a besoin pour s’immerger dans la culture de l’entreprise et connaître sa manière de fonctionner.

 

 

11. Gérer les projets

La gestion des projets est naturellement améliorée par cette solution digitale. La centralisation des données permet à chacun de prendre connaissance de l’avancée du projet et de mieux partager les documents et les informations. La gestion des équipes autour d’un projet permet également de faciliter la communication qui reste essentielle pour mener une tâche à bien. Cela permet enfin d’accélérer la résolution des problèmes rencontrés au cours d’une mission.

 

12. Organiser les réunions et événements

Grâce à l’intégration de Google Calendar ou Microsoft Outlook dans votre intranet, vous êtes à même de mieux gérer les emplois du temps de chacun et ainsi de faciliter les réunions et autres organisations d’événements. Plus besoin d’envoyer un e-mail à chacun pour savoir s’il est disponible : là encore la centralisation de l’information joue en faveur de l’entreprise. Et pour les réunions à distance, Google Meet ou Microsoft Teams vous accompagnent, idéal dans un monde toujours plus mobile.

 

13. Rendre la communication plus attractive

Avec la mise en place d’un intranet, des réseaux sociaux d’entreprise et des outils de tchat, la communication devient plus attractive. Il est possible de communiquer de différentes manières et à plusieurs niveaux. Chacun peut créer du contenu engageant via des articles de blog, des newsletters, des vidéos, des images, etc. Une communication efficace permet de favoriser le lien social entre les divers intervenants d’une entreprise pour améliorer le bien-être en entreprise et augmenter la productivité.

 

 

14. Faire participer les salariés

Oubliez la vieille boîte à idées posée dans l’entrée de l’entreprise que plus aucun employé ne voit. On retrouve ici une fois de plus l’avantage d’un intranet pour la communication interne. Chacun peut intervenir à sa manière en réagissant à des publications. Le service RH peut parfaitement mettre en place des sondages pour impliquer les salariés et obtenir leur sentiment sur un projet, une évolution de l’entreprise, etc. Chacun peut proposer de nouvelles idées et partager ses connaissances. On ne dira jamais assez à quel point l’implication et la prise en compte de l’opinion de chaque individu sont favorables au développement de l’entreprise.

 

15. Développer la cohésion d’équipe

L’intranet permet de développer un lien social sur le lieu de travail, et ce, même à distance, ce qui s’impose à une époque où le télétravail devient parfois la norme. Pour mieux travailler ensemble, les salariés ont besoin de se connaître et de partager pour avancer dans la même direction. On parle souvent de solutions à l’image du team building pour souder les équipes. Certes, cela est à envisager. Toutefois, l’intranet est une solution qui répond à un véritable besoin quotidien d’échanger.

L’engagement des collaborateurs

Impliquer ses collaborateurs : un véritable défi pour les entreprises

Quels sont les avantages d’un intranet pour les salariés ?

16. Se sentir impliqué

Le niveau d’implication d’un salarié dans une entreprise impacte ses performances. Pourquoi? Simplement parce qu’un salarié impliqué est un salarié valorisé. L’intranet permet de créer un sentiment d’appartenance à une véritable culture d’entreprise, l’employé se reconnaît dans les valeurs de l’entreprise qui l’emploie. C’est aussi une solution pour lui proposer tous les outils dont il a besoin et ainsi l’aider à améliorer son quotidien au travail.

 

17. Être reconnu

Autre avantage d’un intranet pour les salariés : il permet de mettre en place un système de reconnaissance à différents niveaux. Il est possible de communiquer sur les performances de chacun et de mettre en avant ceux ayant mené une mission à bien. Si vous partagez la réussite de vos salariés, ils se sentiront valorisés et auront d’autant plus envie d’être performants à l’avenir. On peut également imaginer un système de récompense pour stimuler les équipes.

 

 

18. Gagner du temps

Les salariés ont besoin de bénéficier des meilleurs outils pour travailler dans de bonnes conditions. Perdre du temps à chercher des documents, à demander si un projet a avancé, à trier les e-mails pour retrouver une information, toutes ces actions chronophages ne jouent pas en faveur de votre entreprise. Vos employés ont des échéances : gagner du temps grâce à des solutions innovantes et une information en temps réel permet de réduire le stress et ainsi d’améliorer les conditions de travail.

 

19. Améliorer la collaboration avec les collègues

Le bien-être au travail est également lié naturellement aux interactions sociales, dans le cadre personnel ou d’un projet. Aussi, avec des outils de communication tels que les réseaux sociaux internes, Google Meet de Workspace ou Teams de Microsoft, vos salariés peuvent mieux échanger et créer une relation humaine. Cela aura nécessairement un impact sur leurs performances et celles de votre entreprise. En partageant des informations, l’intranet permet en outre d’améliorer la collaboration.

 

20. Mieux gérer les projets en équipe

Mener un projet à bien nécessite une fois de plus d’être doté des bons outils. Si vos équipes travaillent sur le même projet à distance ou en présentiel, il reste fondamental de leur permettre de partager toutes les informations liées à leur mission. Créez un groupe spécifique à un projet pour faciliter l’échange et le partage. Chacun est parfaitement impliqué avec une connaissance globale du projet et de son évolution.

 

21. Créer des communautés

Dans une entreprise, un intranet permet de créer des groupes autour d’un projet. Mais ce n’est pas tout. Vous pouvez par ailleurs créer des communautés en fonction du poste de chacun. Vous pouvez parfaitement imaginer un groupe de développeurs qui vont échanger entre eux sur des projets en cours, certes, mais aussi sur des projets à venir. Ils peuvent partager leurs connaissances, ce qui est extrêmement valorisant, et ainsi faire découvrir aux autres de nouvelles solutions pour booster les performances de l’entreprise et innover en permanence.

 

22. Accéder partout aux informations

Pour un salarié mobile, un intranet est un réseau incontournable. Basé sur le cloud, il permet un accès 24 h/24 et 7 j/7 à l’information. Pour des salariés en déplacement, pour des expatriés ou même pour les télétravailleurs, tout devient extrêmement simple. Il suffit de se connecter au site intranet, et le tour est joué. Où qu’ils soient, les salariés restent informés et impliqués dans la vie de votre entreprise.

 

23. Être plus productif

La productivité, c’est de prime abord l’un des avantages d’un intranet dans une entreprise côté employeur. Mais pas seulement en réalité. Pour un employé, être productif est valorisant et source de fierté. Lorsqu’un salarié mène sa mission à bien dans de bonnes conditions et qu’il est reconnu à sa juste valeur, vous avez tout gagné. Un employé productif et satisfait aura d’autant plus envie de s’impliquer dans les projets à venir.

 

24. Limiter les réunions

Certes, Google Meet ou Microsoft Teams, intégrés à votre intranet, sont de formidables outils pour organiser des réunions. Toutefois, la « réunionite » est une « maladie » que beaucoup d’employés critiquent au sein des entreprises. Nombre de réunions sont jugées inutiles et l’on s’aperçoit parfois que la plupart des participants n’y avaient finalement pas leur place. Avec vos nouveaux outils, privilégiez la fonction de chat intégrée comme Slack afin de réunir uniquement les personnes concernées sans y passer des heures.

 

25. Améliorer les relations avec la hiérarchie

La relation entre les employés et la hiérarchie mérite la plupart du temps d’être améliorée. Pourquoi? Simplement parce qu’il existe dans les entreprises un manque de communication entre dirigeants et intervenants. Certains prennent parfois des décisions arbitraires sans consulter les personnes sur le terrain, et dont l’opinion pourrait permettre de faire évoluer l’entreprise. Avec une solution intranet, la communication devient transversale : il devient plus facile de communiquer, d’interagir et de partager ses opinions.

 

 

26. Accéder à un outil multilingue

Le monde s’ouvre aux entreprises et l’internationalisation nécessite de s’adapter aux attentes de chacun. Votre intranet peut et doit proposer une solution multilingue afin de pouvoir communiquer avec tous les acteurs de votre entreprise, quelles que soient leur nationalité et leur langue maternelle. Les différentes informations pourront ainsi être accessibles en fonction de la langue de publication ou de la géolocalisation de chaque employé.

 

27. Publier et modifier du contenu

Avec un CMS intégré, les utilisateurs peuvent créer, modifier et personnaliser du contenu. Une fois encore, l’avantage de l’intranet réside dans le niveau d’implication des employés avec un espace de liberté qui leur est ici offert. Ils participent pleinement à la vie de l’entreprise et se considèrent ainsi comme des acteurs à part entière de sa réussite. A la différence d’un CMS comme WordPress, LumApps fournit une solution d’intranet totalement dédiée et intégrée à chaque organisation, afin de favoriser l’adoption et l’implication des salariés dans cet outil.

 

28. Bénéficier d’un intranet personnalisé

Les salariés d’une entreprise ont besoin de reconnaissance et d’être considérés comme des individus à part entière. L’intranet offre la possibilité de personnaliser la page d’accueil, les espaces et les accès pour obtenir une information ciblée et pertinente. Cessons d’envoyer aux salariés des informations qui ne leur correspondent pas et qui leur font simplement perdre leur temps. Apprenons à considérer que l’expérience employé est tout aussi importante que l’expérience client.

 

 

29. Évoluer dans l’entreprise

Dotez votre intranet d’un job board afin que vos salariés puissent consulter les offres d’emplois en priorité. Aussi, cela leur permet de postuler et de ce fait, d’évoluer dans l’entreprise. Avant d’envisager de proposer un poste vacant à un large public, permettez à vos salariés de gravir les échelons et ainsi de se sentir toujours plus impliqués.

 

30. Améliorer le bien-être des salariés

C’est en quelque sorte un résumé des avantages d’un intranet en entreprise. Favoriser le bien-être des salariés est la clé de la réussite aujourd’hui. Ils consacrent beaucoup de temps à leur travail : leur productivité sera motivée par des conditions de travail optimales avec des outils qui répondent à leur problématique et simplifient leurs tâches quotidiennes.

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