20 exemples d’utilisation et usages d’un intranet d’entreprise

Qu’est-ce qu’un intranet d’entreprise?

Définition de l’intranet

Il s’agit d’une plateforme interne qui permet de centraliser l’information et les échanges. Cet espace numérique propose des outils de collaboration qui impactent très sensiblement les conditions de travail et les performances des salariés.

→ Lire aussi : Guide complet de l’Intranet

 

Avantages pour les employeurs

Vous vous demandez certainement quels sont les avantages à utiliser un intranet pour votre entreprise. La mise en place d’un intranet permet :

• de faciliter l’accès aux informations;
• d’avoir une vue d’ensemble des données et activités de l’entreprise;
• d’augmenter la productivité.

Selon McKinsey, la mise en place des technologies sociales à l’image d’un intranet permet d’augmenter de 20 à 25 % la productivité des employés.

L’intranet est une formidable solution qui n’a rien à envier aux autres outils de communication. Plus qu’une dépense, il s’agit d’un véritable investissement pour l’entreprise :

• Elle connecte les salariés et favorise la cohésion pour une implication plus grande.
• Adopter un intranet, c’est développer une culture d’entreprise pour mieux engager les salariés. Ainsi, ils se sentent véritablement intégrés ce qui favorise l’implication et agit favorablement sur les performances.
• Avec un espace de travail centralisé, le gain de temps est majeur. C’est un facteur à prendre en considération pour déterminer si l’utilisation d’un intranet est judicieuse au sein de votre entreprise. Qui dit gain de temps, dit gain d’argent. Cette solution est rentabilisée à court terme.

 

Avantages pour les salariés

Les employés ne sont pas en reste :

• Avec un meilleur accès aux informations et des outils adaptés à leurs besoins, ils atteignent plus facilement leurs objectifs, ce qui limite le stress au travail.
• Grâce aux réseaux sociaux et à la messagerie de l’intranet, ils ont une communication nettement plus efficace avec leurs collègues.
• Grâce à certains usages tels que la reconnaissance des salariés, ils sont mieux valorisés, ce qui agit favorablement sur le bien-être au travail.
• En somme, les collaborateurs voient leurs conditions de travail améliorées grâce à un meilleur accès à l’information et une collaboration accrue.

→ Lire aussi : 30 Avantages d'un Intranet pour les Entreprises et les Salariés

 

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1. Faciliter l’échange d’informations

Les utilisations d’un intranet sont nombreuses. Commençons par un argument de poids : le travail collaboratif. Avec cette solution, vous centralisez toutes les informations. Il peut s’agir de documents de production, de tutoriels, de guides, etc. Plus besoin de chercher dans les e-mails un document nécessaire à la réalisation d’une mission. Avec un intranet, le gain de temps est précieux puisque tout est stocké en un seul et même endroit et accessible à tous partout dans le monde. Que vos salariés travaillent seuls ou à plusieurs sur une mission, chacun accède en un clic aux informations dont il a besoin.

2. Centre d’actualités

Les communications internes permettent de favoriser la cohésion et l’implication. Pour un employeur, créer une vraie culture d’entreprise s’impose. Par ailleurs, l’un des usages d’intranet à privilégier est le blog. Vous pouvez ici rédiger des articles sur l’activité de l’entreprise, ses objectifs, ses changements, etc. Libre à vous d’utiliser cet outil comme bon vous semble. L’essentiel est que vos salariés se sentent impliqués et véritablement parties prenantes dans l’entreprise. Aussi, laissez-les interagir avec vos actualités pour une communication toujours plus pertinente.

3. Messagerie instantanée/notification push

Les outils de communication favorisent la cohésion et la réalisation des missions. L’intranet peut intégrer une messagerie instantanée. Cela donne la liberté d’avoir en temps réel une réponse à son interrogation et de gagner du temps. Avec la messagerie instantanée, il est possible de créer des groupes pour faciliter la gestion des projets transverses par exemple. Cela permet à la fois d’avoir des discussions formelles et des discussions informelles qui vont souder les salariés entre eux et engendrer une ambiance de travail plus détendue.

 

 

4. Calendrier partagé

Les solutions liées à l’intranet permettent également de mettre en place un calendrier partagé. Vous souhaitez planifier une réunion? Plus besoin de contacter un à un les intervenants. Le gain de temps est considérable. Vous savez immédiatement qui est disponible. Ce calendrier partagé permet en outre de prendre des rendez-vous pour un collaborateur. Utilisable sur différents outils, le calendrier d’intranet est synchronisé pour être exact en temps réel. Autre utilisation du calendrier : avoir une vision globale des congés pour améliorer l’organisation du travail des différents intervenants. Gain de temps, vision globale en temps réel, transparence, le calendrier fait partie des usages d’intranet à considérer.

5. CMS/gestion de contenu

L’utilisation d’un intranet est sans limites. Vous pouvez également bénéficier d’un système de gestion et de création de contenu. Votre CMS peut être adapté aux besoins de votre entreprise et à son image pour disposer d’une plateforme qui répond à vos exigences tout en favorisant une adoption rapide de l’outil. Vous personnalisez sa page d’accueil ainsi que les pages des articles rédigés. Vous publiez du contenu numérique avec du texte, des images, des vidéos pour l’enrichir et le rendre pertinent. Ce contenu peut ensuite être modifié pour être toujours à jour. Il est également possible d’envisager l’envoi de newsletters pour communiquer avec vos équipes.

Créer une Stratégie de Communication Interne Efficace

La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.

6. Réseau social

Cette solution de communication interne est un des usages d’intranet à considérer. À l’image d’un réseau social externe, vous partagez de l’information avec vos équipes qui, elles-mêmes, peuvent interagir. Là encore, il s’agit d’une solution qui favorise la communication, la cohésion et l’implication de chacun dans la vie de l’entreprise. C’est un espace qui peut être utilisé de manière très formelle. C’est aussi un espace qui peut être privilégié pour une communication plus souple entre les membres de l’entreprise.

→ Lire aussi : Réseau social d’entreprise (RSE) : fonctionnalités, avantages et exemples

7. Communautés

Comment organiser un intranet? C’est une question que se posent de nombreux employeurs qui étudient la possibilité de la mise en place d’un intranet pour leur structure. Vous pouvez parfaitement envisager de créer des communautés. Il peut s’agir de communautés regroupant des domaines spécifiques afin de favoriser le partage des connaissances (webmasters, graphistes, etc.). Il est également possible de créer des communautés selon les passions de chacun pour humaniser toujours plus votre intranet en favorisant la cohésion interne.

8. Espace vidéo

Dans la mesure où l’intranet vous permet de créer tous les contenus que vous souhaitez, vous pouvez envisager de créer des vidéos que vous partagerez avec vos équipes. Vidéos d’entreprise, tutoriels, les possibilités sont nombreuses. L’essentiel étant d’importer des vidéos que vous pensez être utiles à la vie de votre entreprise.

 

9. Espace dédié à l’employee advocacy

Vos meilleurs ambassadeurs sont vos salariés. Leur communication vous permet de gagner en crédibilité. Aussi, parmi les utilisations d’un intranet, songez à l’employee advocacy. Partagez des contenus pertinents sur votre entreprise, votre activité, vos engagements, vos offres d’emploi et permettez à vos employés de les partager à leur tour sur différents réseaux sociaux. Par exemple, si un salarié promeut un poste dans son entreprise, les candidats feront plus confiance à son discours qu’à celui d’un employeur.

10. Espace dédié à l’onboarding

Un onboarding raté coûte en moyenne 7000 €(2). C’est un chiffre qui donne naturellement à réfléchir. Pourquoi créer un intranet? Pour faire des économies et pour conserver des talents qui seraient susceptibles de ne pas rester dans l’entreprise. Recruter des talents est complexe, des solutions de rétention s’imposent. Grâce à l’intranet, vous pouvez envisager un espace dédié à vos nouveaux salariés pour leur présenter l’entreprise, ses engagements, ses valeurs et ses attentes. C’est aussi un espace sur lequel les nouveaux talents peuvent communiquer avec les employés en poste.

11. Portail RH

La centralisation de l’information permet au service des ressources humaines de votre entreprise d’avoir une vision globale de l’organisation de l’entreprise. Calendrier des congés, disponibilités, tout est accessible en un clic. L’intranet est également un répertoire des employés et des compétences. Tout est parfaitement organisé. Avec un moteur de recherche, le service RH retrouve immédiatement les salariés qui ont des compétences ou des qualifications spécifiques.

12. Outil d’e-learning/MOOC

La formation des salariés est nécessaire, et ce d’autant plus pour des métiers qui évoluent en permanence. Si une veille s’impose, il est nécessaire de proposer des formations régulièrement. Vous pouvez intégrer à votre intranet une solution de e-learning qui permet à distance de se former à de nouvelles technologies, de nouvelles pratiques, à des langues étrangères, tout en gagnant un temps considérable et donc en réduisant les coûts.

13. Intégration avec des applications professionnelles

L’intranet est un espace de travail évolutif. Vous pouvez envisager d’installer de nombreux modules et des applications professionnelles spécifiques à votre activité. Les utilisateurs peuvent même créer des groupes et utiliser les ressources dont ils ont besoin en fonction de leur poste et de leurs missions. Créez simplement une bibliothèque d’applications en libre-service pour vos salariés.

 

14. Se connecter sur tous types d’appareils

Comment utiliser un intranet? Tout le temps et partout. C’est l’avantage de cet outil de travail collaboratif. Employés dans les bureaux et sur le terrain se partagent instantanément les informations pour gagner en temps et en efficacité. Avec un partage des informations en temps réel, la gestion est optimisée. Ordinateur, smartphone, tablette, tous les appareils permettent de se connecter à votre outil en ligne. L’intranet s’adapte aux entreprises nationales comme internationales, favorisant ainsi la mobilité.

15. Développer des programmes de récompenses

La récompense est essentielle au cœur d’une entreprise. La valorisation des salariés est la condition sine qua non à son implication, sa motivation et sa pérennité dans l’entreprise. L’intranet vous permet de développer des espaces consacrés aux challenges et aux récompenses des équipes qui ont atteint leurs objectifs. Cet espace de partage tend à stimuler les équipes en partageant simplement les success stories.

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La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.

16. Organiser des réunions

Les réunions en présentiel sont particulièrement chronophages pour les employés. De plus, cela ne répond plus aux besoins de mobilité des entreprises, tous les employés concernés ne se trouvant pas dans les locaux en même temps. Avec une solution intranet, vous pouvez améliorer les communications internes en planifiant des réunions en visioconférence grâce à des solutions telles que Google Meet que vous pouvez implémenter dans votre intranet. L’outil calendrier évoqué précédemment permet quant à lui de déterminer le meilleur moment pour organiser une réunion.

17. Organiser des sondages

De nombreux outils sont à votre disposition dans votre intranet. C’est le cas des différentes solutions pour mettre en place des questionnaires divers et des sondages. Cela permet de connaître le niveau de satisfaction des salariés. Mais c’est aussi un très bon moyen de communication et d’implication des équipes. Chacun peut ici apporter sa pierre à l’édifice en émettant des suggestions quant aux solutions à développer pour booster les performances de l’entreprise et améliorer son image. Faites de votre intranet un espace social et interactif.

 

 

18. Gestion multilingue

Vous pouvez adopter un intranet même si vous avez des équipes à l’international. En effet, il est possible de mettre en place une gestion multilingue afin de vous adresser à toutes vos équipes à travers le monde. Aussi, personne ne se sent isolé et tout le monde participe pleinement à la vie de votre entreprise et peut intervenir sur la gestion de projet, sur le réseau social de l’entreprise, répondre à des questionnaires, etc. De plus, il est possible de fonctionner sur plusieurs fuseaux horaires pour vous adapter à tous vos employés.

19. Gestion des événements

Parmi les usages d’intranet, citons également l’organisation d’événements qui permet de rythmer la vie de l’entreprise. S’il est possible d’organiser des réunions, il est en outre envisageable de mettre en place des webinaires, des formations, des conférences, etc. Vous pouvez par ailleurs utiliser un intranet pour planifier des événements hors cadre de travail. Il peut s’agir de sorties en entreprises, d’événements sportifs, etc. Pour les événements externes à l’entreprise auxquels vous souhaiteriez participer, il est aussi possible d’héberger des outils de planification et des solutions pour une planification optimale.

20. Consolidation de la marque employeur

Plus globalement, l’intranet d’une entreprise est un formidable outil de consolidation de la marque employeur. Pour ce faire, publiez des articles en adéquation avec les valeurs de votre entreprise, et demandez à vos employés des exemples concrets issus de leur expérience personnelle et quotidienne avec l’entreprise. Cela vous permettra également de reconnaître publiquement ceux qui font vivre les valeurs de votre entreprise. Des collaborateurs plus engagés sont des collaborateurs plus productifs !

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