Tout ce que vous devez savoir sur la période d'essai

Il est important de considérer et de présenter la période d’essai comme un délai de rétractation disponible pour l’employeur et pour le salarié lui-même. En tant qu’employeur, il est donc essentiel de faire tout son possible pour convaincre le nouvel employé de s’engager professionnellement avec l’entreprise sur le long terme.

Découvrez dans cet article, les fondamentaux d’une période d’essai réussie en tant qu’entreprise.

La préparation

Il est critique de formaliser le processus d’accueil des nouveaux collaborateurs pour ne rien laisser au hasard : des modalités de signature du contrat de travail à la livraison des équipements informatiques, jusqu’à la rencontre de la nouvelle recrue avec les membres de son équipe, tout doit être millimétré.
Pourquoi ? Car malgré ce que l’on peut croire, l’arrivée d’un nouveau collaborateur implique un grand nombre d’acteurs (RH, responsable IT, responsable services généraux, manager... pour ne citer qu’eux) qui se répartissent un grand nombre de tâches. L’ensemble de ces parties prenantes du processus d’onboarding a besoin d’un processus clair, posé noir sur blanc, auquel systématiquement se référer pour effectuer leurs tâches respectives dans les temps. Le pire serait de donner une mauvaise première impression au nouvel arrivant en ayant oublié de commander son ordinateur, de ne pas lui avoir créé les accès systèmes dont il a besoin, ou que l’accueil ne sache pas de qui il s’agit lorsqu’il se présente pour sa première journée.

Le premier jour

Pour mettre toutes les chances de votre côté quant à la réussite d’un collaborateur au sein de votre entreprise, il est primordial de soigner l’accueil que vous lui réservez. Selon Digitate, on note qu’une mauvaise expérience d’onboarding poussera 2x plus les nouveaux collaborateurs à chercher de nouvelles opportunités ailleurs, à court terme. Un enjeu de taille quand on sait ce qu’un recrutement coûte et la perte de temps et d’argent qu’un second recrutement pourrait représenter… Assurer le premier jour est décisif. 

Quelques leviers, simples à mettre en oeuvre en présentiel ou à distance, permettent de garantir une bonne première journée et ainsi engager la période d’essai de votre nouveau salarié sur de bonnes bases :

• S’assurer que le nouvel employé a bien rendez-vous avec un collègue (idéalement son manager) à une heure précise le matin de son arrivée afin de lui signifier qu’il est bien attendu. On entend encore beaucoup trop de témoignages de nouveaux salariés qui se présentent pour leur premier jour de travail et ont l’impression de débarquer à l’improviste et/ou de gêner tout le monde.

• Prévoir une petite attention à son arrivée : un “pack d’accueil”, un petit déjeuner d’équipe par exemple (également possible en visio) afin de lui démontrer que l’entreprise est heureuse de l’accueillir.

• Accompagner la nouvelle recrue tout au long de la journée. En télétravail, un nouvel employé peut très rapidement se sentir livré à lui-même, ne pas savoir quoi faire ou à qui demander. Il est très important d’aller à sa rencontre proactivement tout au long de sa première journée afin de s’assurer que tout va bien. Les nouveaux collaborateurs ont souvent tendance à ne pas oser poser de question (par timidité, par peur de gêner, par crainte de poser une “question bête”…). C’est la raison pour laquelle il faut les solliciter systématiquement et s’assurer qu’ils ont une vue claire de qui sont leurs interlocuteurs et comment les contacter si besoin.

• Associer un “buddy” ou un “parrain” à chaque nouvelle recrue permet de guider cette dernière dès sa première journée et de faciliter son intégration au sein de l’entreprise (networking interne). Il peut être judicieux de nommer comme “buddy” des personnes qui viennent de valider leur période d’essai, car elles seront pleines d’entrain et de bonne volonté pour la faire découvrir à vos nouvelles recrues.

Faites preuve de transparence

Au-delà d’un premier jour réussi, il faut motiver un talent sur la durée, au-delà de sa période d’essai. Le but est de lui permettre d’être à l’aise et opérationnel le plus rapidement possible.

Bien souvent, le mot “période d’essai” n’est jamais prononcé (comme s’il était tabou). Le nouveau collaborateur, le manager, le professionnel RH de proximité, les collègues… tout le monde sait que la période d’essai est en cours, mais personne ne semble vouloir en parler ! C’est une erreur. 
Pour aborder le sujet sereinement, il est important de considérer et de présenter la période d’essai comme un délai de rétractation disponible pour l’employeur et pour le salarié lui-même. En l’expliquant de cette manière, discuter de sa période d’essai avec le nouvel employé dès les premiers jours devient beaucoup plus simple. Il vous faut lui signifier clairement que vous aussi (employeur) êtes à l’essai et que vous allez faire tout votre possible pour le convaincre de s'engager professionnellement avec vous sur le long-terme. 

Soyez transparents et donnez beaucoup de visibilité à votre nouvelle recrue, tant sur les échéances qui l’attendent que sur les objectifs que vous souhaitez lui fixer : un point RH à la fin de son premier mois, un rendez-vous de mi-période d’essai avec son manager, la rédaction d’un rapport d’étonnement le troisième mois, ou encore l’atteinte de X objectif au terme de sa période d’essai. Avoir en tête un calendrier clair et précis aidera votre nouveau collaborateur à se sentir plus à l’aise, plus vite et à mieux appréhender ce que vous attendez de lui. On remarque que très souvent le nouvel employé n’est même pas informé du terme (et donc du succès) de sa période d’essai. Rien de pire que d’être condamné à rester dans le flou lorsqu’il s’agit de sa période d’essai.

Les indicateurs de performance relatifs à la période d’essai

Certains KPIs (Key Performance Indicators) vont vous aider à évaluer sur la durée votre gestion des périodes d’essai, moment clé de la vie du collaborateur. 

Le premier indicateur est la rétention pendant la période d’essai. Paramétrez votre SIRH pour suivre l’évolution de deux courbes distinctes :

• Les ruptures de période d’essai à l’initiative des employés

• Les ruptures de période d’essai à l’initiative de l’employeur

Il est important de distinguer ces deux données pour diagnostiquer le problème et prendre les mesures correctives qui conviennent. La première courbe, si elle baisse, vous aidera à comprendre que votre processus d’onboarding est perfectible car les nouvelles recrues ont tendance à plus souvent rompre leur période d’essai. La seconde vous permettra d’évaluer que le problème se situe au niveau de votre processus de recrutement.

Le second indicateur est ce que les anglophones appellent le Time-to-Productivity (le “temps pour devenir productif” en français). Deux manières pour mesurer cet indicateur : demander à la nouvelle recrue de noter sur une échelle de 1 à 5 son niveau d’autonomie ressenti chaque semaine. L’évolution de la note au fil des semaines vous permettra de mieux appréhender le rythme de sa montée en compétence. Vous pouvez faire exactement la même chose en demandant de noter le niveau d’autonomie du nouveau collaborateur à son manager. Et pourquoi pas même combiner les deux ! Cela peut être intéressant pour voir s’il y a des écarts entre la perception du nouveau et celle de son manager.  

Le troisième et dernier KPI est le eNPS (employee Net Promoter Score). Cet indicateur a vocation à mesurer le niveau d’engagement et de motivation de vos collaborateurs. Il est très intéressant de prévoir l’envoi d’un sondage en deux parties (milieu puis fin de période d’essai) pour recueillir le sentiment général de votre nouvelle recrue. Comment se sent-elle ? Le poste est-il fidèle à ce qui lui avait été vendu durant la phase de recrutement ? Se voit-elle toujours travailler pour vous dans 2 ans ? Recommanderait-elle votre entreprise à un proche ? L’analyse des réponses vous permettront potentiellement de mettre le doigt sur un collaborateur qui est passé sous le radar et qui n’est pas dans les meilleures dispositions pour aller au bout de sa période d’essai.

Accompagner de façon personnalisée chaque nouveau collaborateur dans ce moment clé permet de garantir une expérience positive, à la fois pour lui, son équipe, son manager et l’entreprise. C’est l’objet de LumApps Journeys, qui orchestre les communications et suggestions d’actions personnalisées, intelligentes et totalement intégrées au flux d’activité de chaque employé.

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