Principales stratégies de communication interne en 2025

Le paysage des communications internes évolue rapidement, et être préparé n'est pas qu'un luxe, c'est une nécessité. Lors d'un récent webinaire organisé par Ragan, les experts du secteur Lisa Capra de LumApps et Randelyn Snow de RSI (un sous-traitant du ministère américain de l'Énergie) ont partagé leurs points de vue sur l'élaboration d'un plan de communication avant-gardiste pour 2025.

Nous explorerons ici les principaux points à retenir de leur discussion, en nous concentrant sur la manière dont l'IA, la vidéo et la communication stratégique jouent un rôle central dans la réussite des communications internes.

L'état des communications alors que les professionnels se préparent pour 2025...

Souvent, les professionnels de la communication interne sont appelés à gérer des tâches qui dépassent largement leur champ de compétence, devenant ainsi un fourre-tout pour des tâches que d'autres peuvent éviter ou ne pas avoir l'expertise nécessaire pour effectuer. Cependant, la communication doit être considérée comme une fonction stratégique au sein de toute organisation, et de nombreuses entreprises honorent leurs professionnels de la communication en tant que leaders stratégiques.

Les indicateurs clés de performance attribués aux professionnels de la communication interne en sont la preuve. Selon le rapport sur l'état du secteur 2024 de Gallagher, les responsables des communications internes ont été chargés des KPI suivants en 2024 : culture et appartenance (78 %), alignement stratégique (76 %) et agilité organisationnelle (46 %).

Les responsables des communications signalent également les obstacles suivants à la réussite :

• Manque de temps et de capacité (35 %)
• Employés désengagés (32 %)
• Manque de budget (25 %)
• Technologies internes (24 %)
• Absence d'analyses ou de mesures (19 %)

Tous ces défis d'ici 2024 influeront certainement sur la façon dont les professionnels des communications aborderont leur planification pour 2025.

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Création de votre plan de communication pour 2025

Les professionnels de la communication interne doivent rester agiles dans un monde en perpétuel changement. Qu'il s'agisse de changements technologiques, organisationnels ou culturels, la capacité à anticiper et à s'adapter est cruciale.

Une approche dynamique garantit que les organisations restent compétitives et que les employés sont en accord avec la vision et les objectifs de l'entreprise. Voici 5 éléments à inclure dans votre plan de communication 2025, selon les experts Lisa Capra et Randelyn Snow.

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5 éléments dont votre plan de communication interne 2025 a besoin

1. Un intranet dynamique

Randelyn a expliqué comment un intranet dynamique est un outil important pour les communications internes, en particulier pour les grandes entreprises. Elle recommande de rechercher une plateforme intranet dynamique, efficace et facilement accessible pour tous les employés. Il doit être personnalisable pour répondre aux besoins de l'organisation et des employés, afin de permettre aux employés de filtrer et d'interagir avec les informations importantes de manière significative.

Cela favorise la collaboration et l'engagement au sein des équipes et au sein de l'organisation. En outre, un intranet sert de référentiel de connaissances institutionnel. Lorsque les employés partent, les nouveaux employés disposent d'une ressource leur permettant de faire référence à ce qu'ils ont appris des autres, ce qui est très bénéfique à long terme.

2. L'IA est votre amie

L'IA transforme la façon dont les organisations communiquent en interne. Lisa Capra et sa collègue Randolyn Snow ont souligné que l'IA est bien plus qu'un simple outil de productivité ; c'est une passerelle vers la créativité et l'efficacité. L'IA peut automatiser les tâches de routine, rendre des informations complexes accessibles et servir d'inspiration pour la création de contenu. Il permet aux communicateurs de se concentrer sur des tâches qui nécessitent une réflexion stratégique et un contact humain.

L'une des applications pratiques de l'IA consiste à personnaliser les communications pour répondre aux besoins des employés. En segmentant les audiences et en ciblant les messages, l'IA contribue à réduire la surcharge d'informations et garantit que les employés reçoivent un contenu pertinent. Cette approche ciblée renforce l'engagement et minimise le risque de désengagement.

Lisa a souligné la tendance à l'utilisation de l'IA dans les organisations, en soulignant les différents niveaux de confort liés à son adoption. Selon le rapport Gallagher sur l'état du secteur, les professionnels de la communication interne commencent tout juste à tirer parti de l'IA, 33 % d'entre eux déclarant n'expérimenter que l'IA, et seulement 20 % déclarant l'utiliser pour créer du contenu de communication.

3. L'e-mail est sorti. La vidéo est arrivée.

Le passage du courrier électronique à la vidéo est une autre tendance qui redéfinit les communications internes. Alors que les gens passent plus de temps à regarder des vidéos sur les réseaux sociaux, les employés sont également de plus en plus intéressés à regarder des vidéos au travail.

La vidéo apporte une touche personnelle, permettant aux dirigeants d'entrer en contact avec les employés de manière plus humaine.

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Des vidéos rapides et soignées peuvent être produites en quelques minutes, ce qui les rend idéales pour les communications urgentes ou les messages personnels de la direction. La capacité de voir et d'entendre quelqu'un procure un sentiment de connexion et d'engagement que le texte seul ne peut pas atteindre.

La vidéo répond également aux diverses préférences d'apprentissage et aux différences générationnelles au sein de la main-d'œuvre. Qu'il s'agit de mises à jour des PDG, de modules de formation ou de témoignages d'employés, le contenu vidéo améliore la fidélisation et l'expérience utilisateur. Il est essentiel de s'assurer que les vidéos sont optimisées pour de multiples plateformes et langues afin d'atteindre efficacement un public mondial.

4. Stratégie de contenu : sachez quand envoyer.

La création d'une stratégie de communication interne efficace implique de comprendre les préférences et les comportements du public. Lisa Capra a souligné l'importance d'une stratégie de contenu et de communications ciblées, c'est-à-dire de savoir quand et comment envoyer des messages.

Par exemple, au lieu d'envoyer un e-mail d'entreprise dès le lundi matin (lorsque les employés sont probablement fatigués et submergés par une boîte de réception pleine), planifiez l'envoi de votre e-mail à un moment où les employés sont plus susceptibles d'être engagés.

Un calendrier stratégique garantit que les communications sont reçues et traitées, plutôt que d'être perdues dans le bruit. Envisagez de faire un sondage auprès des employés pour déterminer comment ils souhaitent être contactés. S'il existe un écart entre ce que vous faites actuellement et les attentes des employés, utilisez-le pour inspirer votre plan de communication pour 2025.

Enfin, la stratégie de contenu est importante car elle met l'accent sur les besoins de votre équipe. Comment souhaitent-ils être informés ? Demandez-leur : utilisez des groupes de discussion ou des enquêtes pour connaître leurs préférences en matière de notifications, comme les résumés quotidiens ou hebdomadaires ou les bulletins d'information. Il y a souvent un écart entre ce que nous pensons devoir faire et ce dont ils ont besoin. Nous avons nos objectifs, mais comment pouvons-nous nous aligner sur leurs préférences en matière de communication ? Poser des questions et parler aux gens aide. Les enquêtes constituent un moyen rapide de recueillir des informations, tandis que les groupes de discussion fournissent des données détaillées, bien que leur traitement soit plus long.

Voici quelques moyens utiles pour utiliser une communication personnalisée et ciblée :

• Tenez compte de la pertinence de votre contenu pour des groupes spécifiques.
• Assurez-vous que le contenu n'est disponible qu'en cas de besoin.
• Archivez le contenu qui n'est plus pertinent.
• À la fin de 2024, passez en revue votre contenu principal. Décidez s'il doit être archivé ou s'il est toujours pertinent pour l'année prochaine.

5. Connexion avec les collaborateurs

Dans le domaine des communications, il est crucial de donner la priorité à la sécurité, en particulier à la sécurité psychologique. Ce concept met l'accent sur le fait que chaque employé doit se sentir en sécurité pour se consacrer pleinement à son travail à tout moment. Promouvoir cette approche et montrer aux employés qu'ils sont appréciés et qu'ils font partie d'une équipe peut les aider à développer l'entreprise ensemble.

Randelyn Snow a expliqué que pour favoriser la sécurité psychologique, il est important que tous les dirigeants, à commencer par le PDG, veillent à ce que chaque employé, du plus bas au plus haut niveau, ait le sentiment de faire partie de la même équipe et de travailler pour le même objectif.

De plus, l'humour (lorsqu'il convient à votre marque) peut être un outil puissant. Utiliser l'humour et être aimable dans les communications se sont révélés très efficaces. Dans un monde sérieux et dans des secteurs d'activité sérieux, l'allègement des communications peut faire une différence significative. Le cas échéant, l'humour peut égayer l'atmosphère.

Entamer des conversations avec les employés plutôt que de simplement donner des directives peut entraîner une augmentation de la productivité.

S'adapter aux changements technologiques et culturels

Les avancées technologiques et les transformations culturelles sur le lieu de travail actuel obligent les organisations à être plus adaptables que jamais. La mise à jour et la révision régulières des plans de communication garantissent leur pertinence et leur efficacité. L'engagement des employés et la prise en compte de leurs commentaires sont essentiels pour les aligner sur les objectifs de l'organisation.

Les communications internes doivent être considérées comme une fonction stratégique et non comme un simple rôle de soutien. En tirant parti des données et des informations, les communicateurs peuvent démontrer leur valeur et influencer la prise de décision au niveau organisationnel.

Perspectives d'avenir

L'avenir des communications internes est prometteur, avec des opportunités de tirer parti de technologies telles que l'IA et la vidéo pour améliorer l'engagement et l'efficacité. En adoptant une approche stratégique axée sur l'utilisateur, les organisations peuvent s'assurer que leurs communications ont un impact et correspondent à leurs objectifs à long terme.

À l'horizon 2025, il est clair que pour garder une longueur d'avance en matière de communication interne, il est nécessaire de combiner innovation, adaptabilité et réflexion stratégique. En mettant en œuvre les idées et les stratégies abordées dans le webinaire, les organisations peuvent créer un plan de communication cohérent et dynamique qui répond aux besoins de leur personnel et favorise la réussite.