L’exemple de Microsoft : pourquoi vos nouvelles recrues ont besoin d’un Buddy (parrain) ?

Accueillir un nouvel employé est à la fois excitant et stressant pour les managers de proximité qui jouent un rôle essentiel dans leur expérience d’onboarding les premiers mois. Un effort global de l’équipe peut sécuriser l’expérience de la nouvelle recrue de manière positive et accélérer sa période de ramp up.

Depuis quelques années déjà, Microsoft travaille pour améliorer continuellement son processus d’intégration des nouvelles recrues. Leurs recherches sur le sujet nous apprennent que des initiatives a priori très simples - un one-on-one avec le manager au cours de la première semaine par exemple - bénéficient significativement à la satisfaction du nouvel employé dans son expérience d’onboarding. Un élément de ce processus d’intégration est particulièrement apprécié : le programme de Buddy mis en place dans l’accueil des recrues. L’assignation d’un Buddy au nouvel employé n’est pas encore une pratique totalement adoptée par les entreprises françaises alors que cette étape d’onboarding n’a plus à prouver son efficacité. Microsoft a mené une étude sur plus de 600 nouveaux talents et a constaté que le Buddy program profitait à son organisation de trois manières différentes :

Les employés ayant une certaine ancienneté dans l’entreprise - au-delà d’un an - connaissent sur le bout des doigts le contexte de l’entreprise et des enjeux qui l’entourent. Pour les nouveaux employés, ce contexte est le principal mystère à percer à compter du jour de leur arrivée. Sans maîtrise de ce contexte, une nouvelle recrue rencontrera de grandes difficultés à comprendre son rôle au sein de l'organisation ou comment contribuer positivement à l’atteinte des ses objectifs.

Avoir accès à un Buddy permet de récolter des informations importantes sur un mode informel - autour d’un café, par exemple - introuvables dans le fameux employee handbook. A titre d’exemple, un buddy averti pourra aider le nouvel arrivant à déterminer quelles personnes sont à rencontrer en priorité pour bien comprendre l’organisation de son équipe, ses méthodes et rituels opérationnels, ses rapports hiérarchiques, ses normes culturelles, son vocabulaire, etc. Le buddy agira - sans forcément s’en rendre compte - comme un guide pour révéler à la nouvelle recrue toutes les règles non-dites mais qui existent bel et bien au sein de son nouvel environnement de travail.

Accélérer le ramp up de votre nouvelle recrue, c’est-à-dire la mettre en conditions de disponibilité opérationnelle, est un enjeu majeur de l’intégration. En commençant un nouveau job, la recrue vient combler un “vide” opérationnel dans l’entreprise. L’entreprise, elle, a deux attentes à la suite du recrutement : répondre au besoin de son équipe avec un nouveau set de compétences complémentaire et rapidement constater un retour sur son investissement - la nouvelle recrue. 

Chez Microsoft, les observations terrain ont montré que plus la recrue passait de temps avec son Buddy, plus la recrue estimait que sa montée en compétence était rapide : 56% des nouvelles recrues ayant rencontré leur buddy au moins une fois au cours des 90 premiers jours indiquaient que leur buddy les avait aidé à monter en compétences plus rapidement sur leur nouveau rôle. Ce pourcentage augmente à 73% pour celles ayant rencontré trois fois leur buddy au cours de leur premières semaines ; à 97% pour les nouvelles recrues déclarant avoir vu leur buddy quatre fois.

‍Avec plus de 120 000 employés, on peut facilement s’imaginer le défi que représente la phase d’intégration pour une nouvelle recrue chez Microsoft. Pour bien saisir la valeur ajoutée d’un programme de parrainage, nous avons comparé la perception des nouvelles recrues auxquelles avaient été assignées un Buddy vs. celles qui n’en avaient pas eu. Les témoignages récoltés démontrent que les nouvelles recrues qui ont eu accès à un buddy étaient 23% plus satisfaites de leur expérience d’onboarding en comparaison des nouvelles recrues n’ayant pas eu de buddy. Cette tendance était encore plus palpable à partir du deuxième mois au sein de l’entreprise : les nouvelles recrues dotées d’un buddy étaient 36% plus satisfaites.

‍Microsoft considère qu’ils peuvent encore aller plus loin en améliorant en continu leur programme de parrainage. En attendant, voici les enseignements qu’ils partagent concernant leurs premières itérations sur le sujet :

• Prioriser la charge de travail. Lorsque vous désignez un buddy, assurez-vous que sa charge actuelle lui permettra de remplir son rôle sérieusement auprès de la nouvelle recrue.
• Communiquer un timing clair. Le buddy sera plus à l’aise pour bien remplir son rôle s’il sait à l’avance ce qui est attendu de lui et dans quel timing.
• Le programme de buddy ne bénéficie pas qu’à la nouvelle recrue. La relation buddy / nouvelle recrue présente des bénéfices mutuels pour les deux parties : pour le buddy, c’est l’occasion de développer tout un set de compétences liées au management et au leadership. Il y a quelques années de ça, 

Microsoft interrogeait ses employés pour comprendre quelles étaient les qualités notables d’un bon manager. Deux des qualités les plus citées, la communication et le support, sont des compétences exercées en tant que buddy. Un très bon exercice, donc, pour évoluer dans sa carrière.