Les professionnels de la santé sont pressés par le temps, passant d'un patient à un autre. Leur temps est compté et, en fin de compte, ils ne disposent que de quelques minutes entre deux rendez-vous pour consulter leur intranet et y trouver les ressources ou mises à jour sur la politique de l'entreprise. 

Pour attirer leur attention avec les informations les plus importantes pendant ce laps de temps, l’intranet doit être visuellement attrayant, intuitif et facilement accessible afin que les équipes puissent collaborer efficacement et fournir les meilleurs soins possibles aux patients.

Pour concevoir un intranet, il ne suffit pas de faire appel à un créateur / développeur de sites web pour créer une belle page. La conception de votre intranet doit suivre ce que nous appelons le cadre D-A-B. Il doit mettre l'accent sur la sécurité des données, assurer l'accessibilité et offrir la meilleure communication interne possible pour vos équipes réparties sur plusieurs sites.

Examinons de plus près une vingtaine de caractéristiques de conception d'un intranet dont vous pouvez vous inspirer, qui à la fois respectent le cadre D-A-B et permettent de relever des défis similaires à ceux que vous rencontrez. 
 

Les professionnels de la santé traitent une grande quantité de données - environ 19 téraoctets de données par an. Avec une telle quantité de données confidentielles, il est préoccupant de constater que les personnes travaillant dans le domaine de la santé ont 2,5 fois plus de chances de faire des erreurs qui mettent en péril les données que de les utiliser à des fins malveillantes.

Cet intranet de santé est intégré aux systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME) ainsi qu'à d'autres applications cliniques qui facilitent l'accès aux données des patients, la consultation des résultats, la gestion des rendez-vous et la réalisation d'autres tâches cliniques essentielles pour les professionnels de santé agréés. Tout cela se déroule au sein d'un système sécurisé, conforme avec la loi HIPPA, et constamment testé et mis à jour par des experts en cybersécurité.

Ce type de conception vous permet de définir des droits d'accès qui fournissent des restrictions sur certains appareils (pour que l'intranet ne soit accessible que sur des appareils autorisés) et limitent l'accès aux ressources sensibles grâce à l'authentification des utilisateurs. LumApps a la capacité de personnaliser les droits d’accès d’un intranet en fonction des exigences de votre entreprise.

En associant la sécurité à un moteur de recherche performant, votre équipe de santé pourra résoudre les problèmes de manière plus rapide, éviter les doublons et constituer une organisation unifiée (et plus avisée). Grâce à ce puissant moteur de recherche, votre équipe sera en mesure de trouver rapidement les ressources et informations dont elle a besoin. 

De plus, vous aurez la possibilité d'utiliser la fonction "recherche promue" pour mettre en évidence les éléments les plus pertinents en tête de la liste des résultats de recherche.
 

La collaboration permet aux professionnels de santé d'avoir un impact positif sur les soins fournis aux patients. L'Organisation Mondiale de la Santé souligne que la collaboration est l'un des éléments clés afin de garantir qu’aucun patient ne subisse de préjudices. 

La conception de cet intranet crée un environnement propice à une communication et une collaboration sans faille. Votre équipe verra rapidement les dernières informations les plus importantes, accèdera facilement à ses calendriers et à ses boîtes d’emails en un seul endroit, et se connectera avec d'autres professionnels de l'entreprise grâce à la fonction de discussion virtuelle.
 

Grâce à une approche axée sur la communauté, votre équipe peut partager son expertise dans différents formats de contenu (billets, articles de blog, vidéos, etc.) et suivre les mises à jour d'autres spécialistes au sein de votre organisation.

Certains organismes de santé choisissent de faciliter la communication et la collaboration en adoptant un intranet multisite. Un intranet multisite existe sur une unique plateforme de gestion qui permet d'avoir un site parent et plusieurs sites enfants. Cette mise en place est particulièrement cruciale car elle vous permet de partager des informations importantes entre tous vos départements tout en mettant en évidence les informations qui sont particulièrement pertinentes pour chaque département. De plus, vous pouvez partager des articles importants et les diffuser sur chaque site en une seule fois. Nous avons aidé l’entreprise de soins Ascension a relevé ce défi. 

Ascension Health, une société qui gère plus de 100 hôpitaux, a conçu un intranet afin d’aligner l’entreprise dans sa globalité.

La communication et la collaboration sont facilitées lorsque les employés peuvent facilement trouver les autres membres de l'équipe et entrer en contact avec eux. Vous pouvez y parvenir en offrant un annuaire d'entreprise qui permet à chacun des membres de votre équipe de trouver facilement les personnes et de communiquer avec elles.

Mary Beth Portuese, Directrice Marketing et Communication chez Ascension Health, explique l'importance d'une meilleure communication à l'échelle de l'entreprise :

"Pour nous, l'intérêt d'un intranet unifié réside essentiellement dans la possibilité de communiquer à nos collaborateurs des informations cruciales en temps opportun et de leur fournir des ressources dont nous savions qu'ils avaient besoin et que nous n'étions pas en mesure d'offrir auparavant. Nous savions que, surtout pendant la pandémie et au cours des dernières années, la nécessité de fournir des communications et des conseils clairs en temps opportun allait être essentielle pour notre capacité à servir les autres".  

Regardez cette vidéo pour découvrir pourquoi Ascension Health s’est naturellement tourné vers LumApps. 
 

Senior Director of Marketing and Communications at Ascension Health, Mary Beth Portuese, explains the importance of improved company-wide communications:

“The benefits of a unified intranet primarily for us was about being able to reach our associates with timely and critical information and to deliver resources that we knew they needed and that we weren’t able to do before. We knew that, especially during the pandemic and over the course of the last several years, the need to deliver clear communications and guidance in a timely way was going to be critical in our ability to serve others.”  

Watch this video to learn more about how LumApps helped Ascension Health design and implement an intranet that changed Ascension Health’s internal communications.
 

La gestion des connaissances est importante pour mettre en relation les personnes qui détiennent des informations précieuses avec celles qui les recherchent. Bien que 70 % des organisations valorisent la création de connaissances, seulement 9 % estiment être prêtes à s'occuper de la gestion des connaissances. Cela met souligne l'importance de l'utilisation de la technologie pour faciliter le processus de gestion du savoir.

Voici un exemple d’ intranet qui facilite la gestion des connaissances au sein de tous les services.
 

Ce design met en valeur le département informatique et permet aux membres de l'équipe d'accéder facilement aux informations :

• Obtenir de l'aide en contactant directement un membre de l'équipe d'assistance informatique ou en lisant les FAQ.
• Entrer en contact avec les responsables de l'équipe informatique pour obtenir des réponses à des questions spécifiques.
• De retrouver des informations plus détaillées grâce à des articles qui couvrent de manière exhaustive des sujets pertinents pour l'organisation.

Mais les avantages d’une telle conception ne s'arrêtent pas là. Les membres de l'équipe peuvent également consulter les derniers messages de la communauté du département informatique et interagir avec eux. Ces interactions ajoutent une touche sociale à l'intranet permettant ainsi aux membres de l'équipe de réagir et de commenter les messages.

De plus, ce type de conception facilite le partage et l'organisation de liens rapides des documents et fichiers fréquemment utilisés.

Finally, landing pages are great healthcare intranet features that facilitate centralized knowledge management. Create a landing page for each department within your healthcare company so that key information about that department can be found easily. 

Les médecins, les infirmières et les autres professionnels de santé sont constamment en déplacement. Vous avez moins d'une minute pour capter leur attention alors qu'ils marchent dans le couloir vers leur prochain rendez-vous. 

Ce design d'intranet de santé est adapté aux mobiles et utilise des widgets pour mettre en évidence les informations essentielles. Votre équipe médicale obtiendra les informations dont elle a besoin au bon moment.
 

Des études montrent qu'environ 400 000 patients hospitalisés subissent chaque année des préjudices. Dans les services ambulatoires, les diagnostics manqués ou tardifs et les blessures dues aux médicaments sont fréquents. C'est pourquoi il est crucial que les professionnels de santé disposent des informations les plus précises et les plus récentes sur leurs patients et sur les développements médicaux en cours. Grâce aux notifications push, votre équipe peut accéder aux informations urgentes en quelques clics seulement.

Il est également important que votre intranet s'adapte à des écrans de différentes tailles. Une plateforme intranet dynamique présente l'information dans un format facile à visualiser, quel que soit l'appareil utilisé. La plateforme LumApps permet aux intranets de s'adapter automatiquement aux différentes tailles d'écran et dispose également d'une application mobile.

De nombreux organismes de santé s'appuient sur des intranets SharePoint obsolètes ou sur des solutions telles que Jive. Des études ont montré que près de 50 % des entreprises utilisent des intranets qui ont plus de dix ans, et que seulement 28 % des employés considèrent que leur expérience utilisateur est bonne ou excellente. 

Si ces solutions ont fonctionné dans le passé, elles ne sont plus adaptées aux besoins des employés dans un environnement de plus en plus numérique. Votre organisation a besoin d'une solution intranet qui permette aux employés de naviguer facilement entre les espaces de collaboration et les principaux outils de travail numériques - une solution qui évoluera avec vous au fur et à mesure que votre organisation se développera. 

Vous pouvez également offrir des intégrations personnalisées pour faciliter l’accès aux documents, courriers et applications essentielles en un seul et unique endroit. 
Intégrez également les principaux réseaux sociaux afin que votre équipe puisse partager directement le contenu approuvé par l’entreprise. 
 

La personnalisation est également importante dans l'utilisation d'un intranet. Intégrez des widgets qui permettent à votre équipe de personnaliser leurs tableaux de bord afin qu'ils puissent voir les informations dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.

Les études montrent que la facilité d'utilisation est l'un des facteurs qui influencent l'adoption de l'intranet à l'échelle de l'entreprise. Il est possible que tous les employés n'utilisent pas activement l'intranet, mais votre équipe y sera plus encline avec une interface et des fonctionnalités attrayantes.  

Il existe plusieurs façons de créer une interface conviviale pour votre équipe. Tout d'abord, le tableau de bord peut présenter les dernières actualités et les communications internes essentielles en haut de la page, comme le montre l'exemple ci-dessous.
 

Vous pouvez également faciliter la collaboration entre les membres de l'équipe en mettant en évidence les communautés pertinentes. 

La conception de votre intranet doit également permettre aux membres de votre équipe d'accéder facilement aux applications et aux fichiers dont ils ont immédiatement besoin pour effectuer leur travail de manière efficace.

Servier, groupe pharmaceutique international, s’est tourné vers LumApps pour concevoir un intranet doté d'une interface conviviale et d'une navigation attrayante. Teresa Baxmeyer, directrice de Digital Workplace Solutions and Collaboration chez Servier, nous partage un retour d’expérience : 

"Les facteurs clés de succès de ce projet ont été la planification de la navigation et l'architecture du cadre du site dès le début. La façon dont les choses s'imbriquent doit être clairement communiquée et documentée, et la navigation est absolument essentielle. Pour une bonne expérience utilisateur, il faut penser au plan d'assistance à long terme, qui est également très important.

Découvrez la success story de Servier 
 

Découvrez les avantages de LumApps

Un intranet améliore les communications internes et crée une meilleure expérience pour les employés. Concevoir votre intranet pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise vous aidera à fidéliser vos employés, à améliorer la formation, à créer de meilleurs processus, à stocker des données en toute sécurité et à fournir les meilleurs soins à vos patients. 

Plus de 400 entreprises font confiance à la solution LumApps. Avec LumApps, vous obtenez un intranet conçu selon vos spécificités avec des mises en page entièrement personnalisables qui s'alignent à votre image de marque. Et le must ? Vous n'avez même pas besoin de connaissances en développement. 

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LumApps vous accompagne à chaque étape de votre parcours d’amélioration de l’expérience collaborateur.

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4. Ensure Mobile Compatibility

Doctors, nurses, and other healthcare professionals directly involved with patient care are constantly on the go. You have less than a minute to capture their attention while they’re walking down the hallway to their next appointment. 

This healthcare intranet design is mobile-friendly and utilizes widgets to highlight critical information. Your healthcare team will get the information they need at the right time even in the midst of their hectic schedules. 

Studies show that roughly 400,000 hospitalized patients experience some type of preventable harm each year. In outpatient settings, missed or late diagnoses and injuries from medication are common. That’s why it’s important for healthcare providers to have the most accurate and up-to-date information about their patients and current medical developments. With push notifications, your team can access urgent information at their fingertips.

It’s also important for your intranet to adjust to screens of different sizes. A dynamic intranet platform showcases information in a format that’s easy to view and understand regardless of the device being used. The LumApps platform allows intranets to automatically adjust to different screen sizes, and also has a mobile app for full compatibility. 

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5. Utilize Custom Integrations that Allow You to Scale

Many healthcare organizations rely on outdated SharePoint intranets or solutions like Jive to maintain their internal communications. Studies have shown that nearly 50% of companies have had their intranet solutions for at least a decade, and that only 28% of employees rate their intranet content experiences as good or great. 

While these solutions may have worked in the past, they no longer support employees in the increasingly digital landscape. Your organization needs a healthcare intranet solution that allows employees to easily navigate between collaborative spaces and key digital workplace tools — a solution that will grow with you as your organization grows. 

Here’s how you can showcase custom integrations using your healthcare intranet. Create customizable views that facilitate seeing all documents, emails, and critical work applications in one place. Also, integrate with key social networks so that your team can share company-approved content directly with their networks. 

Personalization is also important when using an intranet. Include widgets that allow your team to personalize their dashboards so they can see the information they need, when they need it. 

6. Provide a User-Friendly Interface Your Team Will Love

Research shows that perceived ease of use is one of four factors that impacts organization-wide intranet adoption. You may not get everyone in your company to actively use the intranet, but your team is more likely to use it if they love the layout, design, and functionality.

There are several ways to create a user-friendly intranet interface for your healthcare team. First, the dashboard can feature all the latest news and critical internal communications at the top as shown in the example below. 

You can also make it easy for team members to reach out and collaborate with each other by either highlighting relevant communities or allowing them to pin the people they contact the most on their dashboards. 

Your healthcare intranet design should also make it easy for your team members to access the applications and files they immediately need to carry out their jobs effectively.

Servier, an international pharmaceutical company with headquarters in France, used LumApps to design an intranet with a user-friendly interface and attractive navigation. Servier’s Director of Digital Workplace Solutions and Collaboration, Teresa Baxmeyer, shared a tactic that helped her team truly make these intranet design features work across the company...

“Key success factors of this project have been to plan our navigation and architect the site framework from the very beginning. How things fit together should be clearly communicated and clearly documented, and the navigation is absolutely critical. For a good user experience, you need to think about the long term support plan because that's also very essential.”

Learn more about the impact Servier’s intranet had on creating unified communication by reading the case study. 

Experience the Benefits of LumApps

An intranet improves internal communications and creates a better employee experience. Designing your intranet to address the specific needs of your healthcare organization will help you retain more staff, improve training, create better processes, securely store data, and provide better care to your patients. 

LumApps is a trusted intranet solution used by more than 400 companies. With LumApps, you get an intranet designed to your specifications with fully customizable layouts that align with your branding. The best part? You don't need coding knowledge or experience to use it!