Comment votre Digital Workplace peut-elle renforcer la prévention santé et sécurité ?

Dans cet article, nous allons aborder les différentes possibilités d'utiliser votre plateforme pour communiquer avec vos employés sur des sujets liés à la sécurité.

Aujourd’hui, la sécurité est au cœur des enjeux des entreprises, que ce soit en usine, en laboratoire, au sein des bureaux, ou encore sur internet, les salariés doivent être doublement vigilants dans leur quotidien. De surcroît, dans un contexte de pandémie qui nécessite des mesures drastiques dans l’ensemble des organisations. 

Ainsi, comment communiquer et anticiper les risques pour nos employés ?  Comment faire de votre plateforme un levier pour prévenir, informer, former les employés ?

Nous avons listé ci-dessous différents exemples et bonnes pratiques provenant de notre communauté clients LumApps, que vous pouvez mettre en place sur votre plateforme afin d’assurer une sécurité maximale sur votre lieu de travail. 

Créer un hub de sécurité

Pour commencer, pensez à créer une page dédiée à la sécurité. Une sélection de contributeurs est alors nécessaire afin que le contenu soit maintenu régulièrement à jour et que la page vive dans le temps. 

• Voici quelques éléments à inclure au sein de cette page : 
• Des informations provenant d'institutions officielles comme le HSE (Health and Safety Executive)
• Les diverses procédures de sécurité de l'entreprise
• Les informations sur les différents types de risques (selon votre secteur, il peut s'agir de risques physiques ou liés à la cybersécurité) et les procédures de gestion de ces risques (en cas d'incendie, d'inondation, etc.)
• Les licences et les équipements requis pour les équipes terrain
• Les règles d'or de la sécurité
• Les formations possibles et les accréditations
• etc

Une fois le contenu validé, réfléchissez bien au format. Les longues procédures peuvent être difficiles à lire et à assimiler. Ainsi, pour vous assurer que les informations soient bien comprises et facilement transmissibles, optez pour des formats visuels tels que les schémas, les illustrations “step by step”, les vidéos courtes (3 minutes maximum) ou infographie. Les vidéos sont un excellent moyen d'attirer l'attention sur des sujets complexes et importants.

Le ciblage est également un facteur à prendre en compte lors de la création de votre page. Une procédure ou une règle peut varier selon les pays, les filiales, ou encore les usines. 

• Si votre entreprise exerce au niveau national et que ces informations nécessitent d’être visibles de tous, nous vous encourageons à centraliser l’ensemble des informations via un accès direct dans le menu de navigation.
• Certaines organisations internationales ont une architecture complexe avec plusieurs sites enfants divisés par pays, départements, etc. Dans ce cas de figure, vous pouvez alors envisager de scinder les informations par site, ainsi, les employés suivront automatiquement les informations qui les concernent.
• Si toutefois, vous préférez disposer d’un accès unique, mais que vous avez besoin de diffuser des messages personnalisés, ciblez votre contenu en fonction des profils des utilisateurs à l’aide de groupes.

News sur la sécurité 

Combiner des contenus froids dédiés aux contenus statiques, avec une section actualités, est un excellent moyen d'enrichir votre Hub Sécurité. Ceci vous permettra de tenir informés vos employés et de concentrer leur attention sur des sujets d'actualité. 

Vous pouvez également opter pour l’ajout d’un tag ou des métadonnées "Sécurité", afin de faire apparaître les actualités sur votre Hub de sécurité mais aussi sur d'autres pages que vous jugez pertinentes.  Le widget “filtre de contenu” permet aux employés de filtrer leurs recherches et retrouver plus rapidement les informations. 

Voici donc trois questions clés qu’il faut alors se poser :

• Quels types d'actualités liés à la sécurité souhaitez-vous partager?
• Comment allez-vous organiser vos contenus ? Définissez vos métadonnées ou tag
• Où souhaitez-vous diffuser l'information ? 

Exemples 
Chez Idex Group, la sécurité des employés est une préoccupation majeure. Travaillant dans un contexte à haut risque, les employés doivent être bien préparés au danger. Les informations autour de la sécurité se retrouvent à différents endroits au sein de leur Digital Workplace : 

• sur la page d’accueil avec une section consacrée à la sécurité et, à l'aide de tags, ils font apparaître les dernières actualités.
• Des actualités sécurité disponibles également sur leur application mobile pour mieux cibler les employés les plus exposés au risque quotidiennement.
• Grâce aux nombreuses communications et initiatives prises en matière de sécurité, Idex a réussi à diminuer le nombre d'incidents de 23% depuis 2019.

Enfin, pour anticiper les risques sur leur lieu de travail (incendies, tremblements de terre, inondations, etc.), de nombreuses organisations mettent en place des formations théoriques et pratiques.L'un de nos clients, fabricant de produits cosmétiques, a formé un comité d'urgence et utilise sa Digital Workplace pour promouvoir ce types d'initiatives terrain, sur la base du volontariat. L’entreprise partage également régulièrement les actualités de leur département EHS (Environnement, Santé, Sécurité) pour promouvoir les mesures de prévention. 

Communauté de sûreté et de sécurité 

Les exemples ci-dessus sont un bon moyen de s'assurer que les informations soient correctement diffusées et accessibles à tous. Parlons maintenant des communautés. Celles-ci présentent un réel engagement chez les salariés et une communication horizontale. 

Utiliser les sondages pour stimuler l'engagement

Créer une communauté nécessite une animation quotidienne. Au-delà des posts classiques, pensez à utiliser des sondages pour générer de l'interaction. Cocher une case est plus rapide que de rédiger un commentaire. Idex utilise les sondages pour stimuler la connaissance de ses salariés.

A l’aide de questions à choix multiples, les sondages encouragent les collaborateurs à revoir les procédures de manière ludique et interactive. Autre point positif, les sondages sont anonymes, ce qui rassure les employés lorsqu'on leur demande des informations plus sensibles, de type  "Avez-vous l'impression d'être exposé à de nombreux risques ? Comment vous sentez-vous ?".

Organiser des défis

Un autre moyen de s'assurer que les procédures et les règles soient bien appliquées dans l'entreprise est d’organiser des défis auprès des employés. Plusieurs équipes ont pour objectif de proposer des projets pour l'amélioration de la sécurité dans l'entreprise. Chaque initiative entreprise par les équipes est ensuite partagée dans la communauté et, bien sûr, avec une récompense à la clé !

Autre exemple, inviter les gens à identifier les risques potentiels dans leur équipe, partager une description et une photo et proposer une solution et un plan d'action pour les prévenir. La remise d'un trophée peut être une belle récompense, mais vous pouvez également envisager de fournir un budget pour la réalisation effective de leur proposition (si cela est réaliste bien sûr).  

Capitaliser sur l'expérience et le savoir-faire des employés

Les connaissances peuvent être transmises par des personnes réellement confrontées à des situations à risque au quotidien. 

Vous pouvez lancer un concours pour impliquer davantage la communauté. Un bon exemple est le concours "Tutorial" qu'Idex a organisé avec ses travailleurs terrain. Les employés sont invités à filmer de courtes vidéos tuto pour expliquer comment réaliser en toute sécurité une action spécifique (exemples : visite de maintenance préventive d'une chaufferie dans une usine, analyse de l'eau d'un bassin, remplacement d'un sèche-mains, etc).

Pour cela, la page d’accueil de la communauté est essentielle et doit expliquer méticuleusement le déroulement du concours, comment y participer, l'autorisation du droit à l’image, comment réaliser un bon tuto etc.

Conseil : Pour être plus précis, et aider les utilisateurs dans la recherche d’informations dans la communauté, nous préconisons de créer des catégories “catégories” (tags) au sein des posts avec une nomenclature bien définie. 

Les community managers doivent bien penser à encourager, remercier ceux qui se prêtent au jeu. La mise en place d'un concours similaire a été très bien reçue chez un de nos clients.  Les employés ont montré qu'ils ont apprécié l'idée car elle favorise l'entraide et reconnaît l'expertise des salariés.Cela génère de l’engagement au sein de la communauté et développe l’usage de la plateforme.

Newsletter sur la sécurité 

Une autre façon de tirer parti de votre plateforme pour promouvoir la sûreté et la sécurité sur le lieu de travail est de publier une newsletter. 

Vous pouvez toujours utiliser la newsletter pour mettre en avant la dernière mise à jour de process, c'est aussi un excellent moyen de partager le succès de votre initiative et les résultats que vous obtenez. 

En fonction de la quantité d'informations sur la sécurité que vous générez, vous pouvez opter pour une newsletter mensuelle, trimestrielle ou semestrielle. 

Nous avons cité en amont de nombreux exemples de risques professionnels physiques, mais aujourd’hui, la cybersécurité touche de nombreuses sociétés et il est indispensable de sensibiliser autour de ce sujet.

Par exemple, chez LumApps, nous avons mis en place une newsletter mensuelle sur la sécurité qui couvre des sujets tels que :

• Les dernières news de l'entreprise, mais aussi les news à l’échelle mondiale importantes qui peuvent avoir des conséquences
• Les bonnes pratiques - comment partager des fichiers en toute sécurité, ce qu'il faut avoir et ne pas avoir sur ses devices professionnels
• Les diverses initiatives et processus à venir qui peuvent nous concerner etc.

La newsletter est un excellent moyen de rappeler régulièrement qui est en charge de la sécurité dans l’entreprise et mettre ainsi en avant les réalisations de cette équipe.