Blog - Comment créer le meilleur intranet pour son entreprise ?

Summary

L’intranet est aujourd’hui un outil majeur de la communication interne des entreprises. Mettre en place des espaces de travail numériques modernes et intuitifs améliore la circulation de l’information et la performance de vos salariés. Vous ne savez pas par où commencer ? Voici un guide complet pour créer le meilleur intranet pour votre entreprise.

Quel est le but d’un intranet d’entreprise ?

Avant de découvrir comment créer un site intranet d’entreprise, découvrons les objectifs de cette plateforme.

L’intranet d’entreprise est apparu dans les années 90. Ce réseau sécurisé fonctionne comme internet. Son accès est toutefois limité à un groupe restreint d’utilisateurs autorisés. Sur la plateforme, certaines parties peuvent également être réservées à certains employés, en fonction de leur rôle au sein de l’organisation.

À l’origine, cet outil aux fonctions limitées permettait principalement de stocker un certain nombre de données. Depuis quelques années, l’intranet est devenu une véritable plateforme numérique de collaboration. Il contribue ainsi à améliorer le partage d’informations au sein de votre organisation. Actualités, annonces articles, communiqués… l’intranet est l’outil idéal pour informer vos salariés sur les événements relatifs à votre entreprise. Il permet également de mettre à disposition des collaborateurs un ensemble d’outils essentiels à leur quotidien.

Les buts de l’intranet nouvelle génération sont nombreux. En voici quelques-uns parmi les plus emblématiques.

Faciliter la collaboration des salariés et leur engagement

En simplifiant l’échange d’informations et en proposant un espace commun de travail, l’intranet d’entreprise améliore le travail de vos équipes. Le développement d’un outil de messagerie instantanée permet de renforcer davantage la collaboration et l’efficacité de vos collaborateurs.

Améliorer la productivité de vos salariés

L’intranet offre de meilleures conditions de travail à vos collaborateurs. Grâce à des outils performants, ils gagnent en efficacité. Clé en main, il offre un accès simple et rapide à toutes les applications de l’entreprise à partir d’une plateforme unique.

Centraliser l’information et la rendre accessible

Plus besoin de fouiller dans son ordinateur ou ses e-mails pour accéder à un fichier ou une communication. L’intranet d’entreprise permet de stocker, à un seul et même endroit, toutes les informations dont vos collaborateurs ont besoin.

Planifier les projets

L’intranet est un outil efficace pour organiser le déroulement de vos projets. Grâce à des agendas synchronisés, les managers peuvent visualiser la disponibilité des intervenants sur un projet. Ils peuvent ainsi répartir efficacement la charge de travail des différents collaborateurs et mieux organiser les missions. Ils profitent enfin d’un système centralisé pour évaluer le temps de travail de chacun sur les projets.

L’intranet permet d’élaborer des calendriers complets et de coordonner les équipes en sélectionnant les départements pertinents (marketing, ressources humaines, développements, ventes). Il offre aussi la possibilité de programmer des alertes afin de suivre l’avancée de l’ensemble de vos projets.

Mieux comprendre les attentes de ses employés

En créant un réseau social d’entreprise, par exemple, chacun peut désormais commenter, réagir et partager des documents. Vous pouvez ainsi mesurer le taux d’engagement des employés en fonction des sujets. Mieux compris, ces derniers feront très certainement preuve d’une implication plus forte dans leurs projets.

Optimiser le travail à distance

La mobilité est une problématique majeure de l’entreprise. En rendant accessible l’ensemble de l’information à distance, vous améliorez la communication et la gestion de vos projets.

Ancrer la culture d’entreprise

L’intranet améliore la communication verticale de l’entreprise, outil de diffusion de la culture d’entreprise par excellence. L’employeur peut en effet faire passer, via l’intranet, toutes sortes de messages partageant les valeurs, les objectifs et les résultats de son organisation. Une solution efficace pour favoriser l’implication des salariés.

Créer une Stratégie de Communication Interne Efficace

La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.

Quelles fonctionnalités doit proposer un intranet moderne ?

Votre intranet doit être une plateforme tout-en-un. Il offre ainsi à vos collaborateurs un espace de travail optimisé nécessaire à leur activité professionnelle quotidienne. Voici une liste complète de toutes les fonctionnalités indispensables à votre intranet. Il doit ainsi :

Être basé sur le Cloud, afin de permettre à vos salariés de travailler de façon sécurisée partout dans le monde et d’accéder à tous les outils et widgets dont ils ont besoin.

Être intégré aux suites de collaboration, comme Google Workspace ou Microsoft 365. D’autres intégrations peuvent être ajoutées, comme celles relatives à la planification des ressources humaines.
Assurer la gestion des connaissances de votre entreprise : chiffres de vente, études, rapport, histoire de l’entreprise, fils d’actualités, toutes ces informations doivent être partagées via votre intranet.
Proposer des gammes de fonctionnalités sociales : l’intranet social est un excellent outil pour créer des liens entre vos collaborateurs et construire une culture d’entreprise solide.
Être mobile : vous devez associer à votre intranet une application mobile dédiée adaptée aux besoins de votre entreprise. Cette fonctionnalité offre aux employés en télétravail ou en déplacement professionnel un accès complet et sécurisé à leur espace de travail.
Être sécurisé : votre intranet doit être protégé contre le piratage, les virus, les failles de sécurité et les attaques malveillantes. Il est également indispensable de prévoir différents niveaux d’accès.
Proposer un espace multilingue via un logiciel de traduction intégré, par exemple.
Être un véritable système de gestion de contenu (CMS) unifié et encadré. Votre intranet doit permettre de trouver rapidement une information. Il doit également constituer un outil de création pour vos collaborateurs.
Offrir un espace personnalisé en fonction du profil de l’utilisateur, de son poste, de son équipe ou encore de son lieu de travail.
Proposer un outil de promotion des employés afin de promouvoir le Social Advocacy au sein de votre organisation.
Créer des communautés professionnelles autour des différentes localisations, équipes, expertises ou centres d’intérêt communs.
Prévoir un espace de reconnaissance des employés : remercier, féliciter ou partager les success stories de vos collaborateurs, contribue à leur implication.
Contenir un annuaire des employés pour faciliter la communication et la collaboration.

Proposer un job board pour attirer les talents de votre entreprise.
Organiser un espace leadership pour favoriser la communication horizontale et verticale.
Prévoir un catalogue d’applications professionnelles pour enregistrer les ressources utilisables à l’avenir et faciliter la recherche d’informations.
Rendre possible les smart notifications : annonces et rappels attirent l’attention des collaborateurs sur les points importants.
Permettre la recherche interne intelligente : la définition de catégories et de balises pertinentes assure un tri et une classification efficace des contenus.
Prévoir des outils Analytics pour mieux évaluer le succès de votre intranet.
Proposer une interface utilisateur optimisée, intuitive, personnalisable et esthétique.
Contenir une bibliothèque de formulaires et de modèles (rapports de vente, contrats, courrier électronique, etc.).
Publier une newsletter de l’intranet pour communiquer sur les informations et les événements clés de l’entreprise.
Permettre la réalisation de sondages auprès des employés : les résultats et le plan d’action seront également publiés sur la plateforme.
Offrir une gamme d’outils multimédias : vidéos, podcasts, images, blogs ou encore webinaires rendent votre intranet plus attrayant et plus percutant.
Intégrer des calendriers synchronisés de vos collaborateurs pour faciliter l’organisation des projets.
Prévoir un système de gestion de tâche pour améliorer l’efficacité de vos collaborateurs.
Contenir un outil de planification et d’organisation des conférences, réunions d’entreprise, webinaires et autres formations en ligne.

Choisir la meilleure solution intranet d’entreprise

Comment mettre en place un intranet d’entreprise efficace ? En sélectionnant un logiciel intranet complet comme celui proposé par LumApps. Les meilleurs logiciels intranet doivent en effet être composés :

D’une plateforme de communication interne pour améliorer l’échange d’informations entre les employés et renforcer la culture d’entreprise. Cette solution intranet inclut notamment un centre d’actualité, des forums virtuels et une newsletter. Les meilleures solutions intranet offrent également une messagerie instantanée assurant le partage d’informations en temps réel. Ce type d’outils évite la perte d’informations et améliore l’exécution de vos projets.
D’une plateforme d’expérience et d’engagement collaborateur pour stimuler l’implication des salariés au sein de l’entreprise grâce au partage de leurs idées, de leurs progrès et de leurs succès. Les fonctionnalités de cette plateforme comprennent notamment l’annuaire des employés, les outils d’analyse, ou encore le partage des messages.
D’une plateforme de partage de connaissance : c’est un outil essentiel pour assurer la croissance de votre entreprise. En disposant des meilleures informations, vos collaborateurs accroissent leur efficacité et leur productivité. La bibliothèque de modèles ou les contenus multimédias sont des outils pertinents pour assurer efficacement le partage de connaissances de vos employés.
D’une plateforme de collaboration : pour améliorer la productivité de vos équipes, il est essentiel de disposer d’un espace de travail collaboratif holistique. Cette plateforme doit être totalement intégrée à votre suite collaborative, ainsi qu’à l’ensemble de vos outils professionnels.

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Créer une Stratégie de Communication Interne Efficace

La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.

Choisir le nom et le design de l’intranet

La cohérence de votre image de marque joue un rôle majeur dans la communication interne de votre entreprise. Cette stratégie doit s’appliquer aux choix relatifs à votre intranet. Son nom et son design doivent donc être en lien avec l’identité et la culture de votre entreprise. Vous renforcez ainsi les réseaux internes existants et vous proposez à vos collaborateurs un espace différencié auquel ils vont pouvoir s’identifier. Ils seront alors plus à même de collaborer et de s’impliquer via l’intranet de votre entreprise.

Votre intranet doit donc se différencier des autres outils et sites disponibles dans votre entreprise. Évitez les termes lambda et optez plutôt pour un nom personnalisé. Il doit, par ailleurs :

être facile à retenir, à nommer et pas trop technique ;
perdurer dans le temps ;
être multiculturel ;
créer un sentiment d’appartenance : il peut, par exemple, être inspiré des éléments graphiques de votre logo ou être associé à une mascotte ;
être en accord avec vos valeurs et renforcer la culture de votre organisation ;
simplifier la communication interne entre vos collaborateurs ;
encourager les employés à utiliser les outils à leur disposition ;
améliorer le taux d’engagement de vos collaborateurs.

→ 10 astuces pour trouver le nom de votre intranet

Quant au design de votre plateforme, il doit être lui aussi en cohérence avec votre image de marque et les valeurs de votre entreprise :

Optez pour un graphisme sobre composé d’une structure aérée et compréhensible : les couleurs et la police notamment doivent rester attractives.
Veillez à répartir de façon harmonieuse et cohérente les informations présentées : ne surchargez pas votre page et proposez un moteur de recherche. Vos collaborateurs doivent pouvoir accéder simplement et rapidement à l’information.
Mixez les contenus et les médiums de communication (vidéo, écrit, audio) ;
Proposez dès la page d’accueil un raccourci vers les principales applications intranet de votre entreprise.
Pensez toujours le design de votre intranet en termes d’expérience utilisateur.

Vous pouvez évidemment vous référer à des exemples d’intranet d’entreprise. N’oubliez pas, cependant, que cette plateforme doit refléter l’identité de votre organisation. La différenciation est donc un élément essentiel pour assurer l’adhésion de vos collaborateurs.

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Développer une stratégie sur votre intranet

Sur votre intranet, vous allez pouvoir mettre en place une série d’actions de communication interne afin de favoriser l’engagement et la performance de vos collaborateurs.

Votre intranet doit tout d’abord servir à communiquer sur votre stratégie d’entreprise. Sous forme de vidéo, par exemple, vous pouvez fournir simplement à vos salariés les éléments clés concernant vos objectifs à court, moyen et long terme.

L’intranet d’une entreprise est également un support pertinent pour toutes les informations utiles à vos salariés. Il peut s’agir, par exemple, de tous les renseignements clés pour faciliter l’onboarding de nouveaux collaborateurs ou de vidéos de formation pour assurer la maîtrise d’un nouvel outil.

Autre stratégie de communication à développer : la création de communautés par équipes, services ou localisations. Ces groupes peuvent avoir lieu sous forme de forum écrit ou de rencontre vidéo virtuelle. Grâce à ces groupes, vos salariés apprennent à mieux se connaître. Lors des projets, ils seront plus enclins à échanger et à partager leurs informations. Cette action s’inscrit dans une stratégie plus globale consistant à encourager la discussion et l’échange entre vos collaborateurs.

Certaines informations valorisent vos salariés et accroissent leur engagement. C’est le cas, notamment, des promotions et des nouveaux recrutements. N’hésitez pas à les communiquer via votre intranet.

De la même façon, pour valoriser vos salariés et prendre en compte leurs besoins, organisez des sondages via votre intranet. Il peut s’agir, par exemple, de déterminer le lieu du projet team building ou la couleur des murs de la salle de détente. Mieux écoutés, vos collaborateurs seront aussi plus motivés et donc plus performants.

Enfin, ne l’oubliez pas : un intranet n’est pas une solution figée. Il doit vivre et évoluer au fil du temps avec votre entreprise. Effectuer des mises à jour régulières du contenu et proposer des nouveautés à vos collaborateurs est la clé pour maintenir un taux d’engagement élevé.

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