Les 7 avantages de la digitalisation de la communication interne

Dans un écosystème numérique saturé, réussir à faire passer les bons messages à ses collaborateurs est un véritable challenge. En parallèle, le télétravail complexifie la transmission d’informations entre les équipes physiques comme virtuelles. La digitalisation de la communication interne est la clé pour mieux informer et engager les employés.

L’importance de la Transformation digitale de la communication interne

Qu'est-ce que la digitalisation de la communication interne ?

La digitalisation de la communication interne repose sur l’implantation des nouvelles technologies dans le but d’améliorer le partage des informations. Durant ce processus, les outils classiques laissent place à des solutions digitales. Elles sont bien adaptées à l’essor des réseaux sociaux internes comme aux nouveaux modes de collaboration.

En France, plus de la moitié de la population active travaille à distance au moins une journée par semaine. La démocratisation du home office a obligé les organisations à repenser la manière de communiquer en interne. Le défi à relever ? Garantir une bonne circulation des informations entre les collaborateurs sur site et le reste des équipes. Le tout, en maintenant le même niveau de productivité, tout en restant fidèle à la culture d’entreprise.

Quels sont les enjeux de la digitalisation de la communication interne ?

L’une des ambitions phares de la transformation digitale de la communication interne est de dépasser les limites de la communication interne lambda. Cette dernière a recours à des outils comme :

• La boîte à idées ;
• Les flyers ;
• Les posters ;
• Le journal d’entreprise ;
• Le tableau d’affichage ;
• Les réunions d’information en présentiel.

Au siège, dans les filiales, à l’international, sur le terrain, en remote… Avec ces supports « papier », tous les collaborateurs de l’entreprise n’ont pas accès à l’information en même temps.

Autre problème, ce modèle de communication interne fonctionne la plupart du temps sur une logique descendante. Les messages sont transmis du haut (direction) vers le bas (collaborateurs).

Enfin, les équipes RH n’ont pas la capacité d’évaluer l’efficacité de leurs actions de communication interne. Comptabiliser le nombre de vues du tableau d’affichage sur une période déterminée est par exemple impossible.

Grâce aux outils de communication interne digitaux, vous informez les collaborateurs en temps réel, indépendamment de :

• Leur emplacement ;
• Leur fonction ;
• Le terminal utilisé.

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A quoi sert la digitalisation de la communication interne ?

Réseau social interne, newsletter, messagerie instantanée… La communication interne digitale apporte de nouvelles opportunités aux organisations afin de faire circuler l’information. Elle est incontournable pour répondre aux nouvelles attentes des collaborateurs, à l’image de la transparence. Ces derniers sont plus enclins à s’engager au sein d’entreprises mettant en œuvre des solutions pour satisfaire leurs besoins.

Qui mène la digitalisation de la communication interne dans l’entreprise ?

Suivant les entreprises, la digitalisation de la communication interne peut être menée par :

• Le service RH ;
• Le département communication ;
• La DSI ;
• Les trois, en synergie. Une option parfaite pour briser les silos organisationnels.

Dans tous les cas, la direction joue un rôle moteur. Pour garantir la réussite du projet, il est essentiel d’impliquer les collaborateurs et les managers.

Exemples

LumApps accompagne de nombreux clients dans la digitalisation de leur communication interne. Par exemple, le groupe Servier, un laboratoire pharmaceutique international. En 2019, il décide de migrer vers la plateforme de communication unifiée LumApps. Sur la Digital Workplace, les collaborateurs retrouvent tous les essentiels (information corporate, proximité, outils quotidiens de travail...).

Le groupe Proximus, fournisseur de services digitaux et de solutions de communication, s’est, lui aussi, tourné vers LumApps. Fin 2020, il introduit WAP+, une plateforme intranet multilingue collaborative. Au sein de cet espace de travail numérique, chaque salarié a la possibilité de créer, partager, interagir. La publication de tout type de contenu est facilitée par la mise à disposition de modèles.

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Les avantages de la digitalisation de la communication interne

La transformation digitale de la communication interne ne manque pas d’atouts, pour les ressources humaines comme pour les collaborateurs.

1. Une collaboration plus agile

La communication interne digitale encourage la communication descendante et horizontale. Elle permet aux employés de collaborer, où qu’ils se trouvent.

Sur la plateforme LumApps, les groupes, les communautés, la messagerie interne leur offrent l’opportunité de partager des connaissances, des documents, de meilleures pratiques. Ces fonctionnalités renforcent le travail d’équipe en participant au développement de la culture d’entreprise.

O2, leader français des services à la personne, a par exemple intégré une Communauté des mercis dans sa Digital Workplace. Ouverte à tous, elle permet aux collaborateurs de partager une réussite, de remercier publiquement un collègue ou une équipe. L’objectif ? Faire vivre la culture d’entreprise autrement.

2. Une intégration performante aux applications professionnelles

Les solutions digitales de communication interne peuvent proposer des connecteurs aux outils et applications métiers. L’objectif ? Uniformiser la communication, tout en stimulant la productivité des employés. La possibilité de partager des connaissances vers les outils utilisés au quotidien leur permet d’accomplir de manière optimale leurs missions.

Parmi les outils et applications métiers intégrables sur LumApps, retrouvez :

• Slack ou Teams, des applications de messagerie instantanée collaboratives.
• Box, une solution cloud sécurisée de gestion ainsi que de partage de fichiers.
• Jira, Zendesk, deux solutions de support et d’assistance.
• Zapier, une solution d’automatisation des tâches répétitives, chronophages.
• Comeen Play, une solution conçue pour rendre les écrans d’affichage dynamique percutants.

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3. Un accès simplifié aux suites collaboratives

Certaines plateformes de communication interne comme LumApps sont intégrées nativement aux suites collaboratives Microsoft 365 et Google Workspace. Elles créent un environnement de travail aussi productif qu’agréable. Les collaborateurs accèdent à leur messagerie professionnelle, calendrier, documents, mais aussi aux ressources internes, avec Google Cloud Search.

4. La personnalisation de chaque message

Les collaborateurs au bureau, sur le terrain ou en remote n’ont pas les mêmes besoins. L’intérêt de la communication interne digitale est de personnaliser chaque communication en fonction de chaque salarié. En leur fournissant un flux d’informations pertinentes sur les canaux et périphériques les plus adaptés, vous maximisez leur engagement.

LumApps Campaigns vous permet d’aligner vos équipes en orchestrant des campagnes de communication ciblées. La fonctionnalité repose sur une segmentation avancée des audiences internes. Elle est idéale pour réduire la quantité d’informations reçues quotidiennement par les collaborateurs.

5. Une évaluation simplifiée

En s’appuyant sur les outils de communication interne digitaux, les entreprises peuvent suivre facilement les retombées des actions mises en place. Par exemple, après avoir envoyé une newsletter interne, vous avez accès au taux d’ouverture, taux de clic...

Une plateforme de communication interne comme LumApps vous permet d’affiner votre stratégie éditoriale en continu. Vous disposez de tableaux de bord détaillés sur l’usage de l’outil et la consommation des contenus.

6. Une plus grande liberté

La transformation digitale de la communication interne simplifie les processus de création. Ces derniers sont longs pour les supports papier, à l’image du journal interne d’entreprise. Auparavant, les organisations avaient l’habitude de faire imprimer des magazines avec les tendances, des reportages, le portrait des collaborateurs, etc. Phase de réflexion, rédaction, mise en page… Plusieurs mois pouvaient s’écouler avant leur publication.

Désormais, le journal d’entreprise est hébergé sur l’intranet. Ce nouveau format dématérialisé permet une mise à jour régulière et rapide du contenu. Il offre la possibilité d’intégrer des contenus dynamiques ou interactifs comme des vidéos, quiz, infographies ou encore podcasts.

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7. Une implication plus importante de la part des collaborateurs

Avec les solutions de communication interne digitales, chaque collaborateur peut participer, intervenir à sa manière dans la vie de l’entreprise. Sur le réseau social interne, il a par exemple la possibilité de réagir aux publications, partager du contenu avec ses collègues...

Le service RH a tout intérêt à diffuser des sondages auprès des employés. Cela lui permet d’obtenir leur retour sur un projet, une évolution de l’organisation... Chaque collaborateur peut proposer de nouvelles idées, apporter son point de vue et le défendre. Il a la sensation de contribuer au développement de l’entreprise.

Intégrer le digital dans votre communication interne est un choix gagnant-gagnant, pour votre entreprise comme pour vos collaborateurs. Il ajoute du sens et de l’humain à votre stratégie, tout en dégageant davantage d’efficacité.

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