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November 6, 2024

Créer un annuaire interne d’entreprise : avantages et inconvénients

Célia Ratouis

6 min de lecture

Plus qu’un simple répertoire des services, l’annuaire intranet est un outil incontournable pour fluidifier les échanges et favoriser la collaboration interne. Devant l’explosion du travail hybride, il apparaît comme une solution efficace pour humaniser les relations entre collègues. À la clé, un engagement et une expérience employé décuplés.

Qu’est-ce qu’un annuaire interne à l’entreprise ?

Dans les entreprises, le recours au télétravail se massifie. En France, 47 % d’entre elles y ont recours.

Gain de temps, diminution de la fatigue liée aux transports, flexibilité, équilibre entre vie professionnelle et privée… Si le télétravail présente de nombreux avantages, il met en évidence de nouveaux enjeux, comme le maintien d’une bonne communication interne.

À l’échelle de l’entreprise, il peut induire une baisse du nombre d’interactions avec les collègues appartenant à d’autres services. Chez Microsoft, les chercheurs ont observé une réduction de 25 % du temps consacré à la collaboration entre des équipes différentes.

Dans ce contexte, les outils collaboratifs jouent un rôle de plus en plus important. L’annuaire interne d’entreprise en fait partie. Il stimule les échanges entre les groupes de travail.

Définition d’un annuaire interne d’entreprise

Un annuaire intranet stocke les données relatives aux employés. Il répertorie des informations incontournables comme :

Le nom et le prénom ;
La fonction ;
Le département ;
La photo ;
Le numéro de téléphone ;
Le bureau ;
Le pays ;
L’adresse e-mail ;
L’adresse.

Chaque entreprise décide du niveau de détail à intégrer au sein des profils. Par exemple, les RH peuvent choisir de préciser la fonction et les coordonnées, tout en ajoutant des champs personnalisés. Il peut s’agir :

Des compétences ;
Des certifications ;
Des loisirs ;
De la citation préférée ;
D’une mini biographie ;
De l’emploi du temps ;
Des groupes ;
Du manager ;
Du type de contrat.

À quoi ça sert ?

Pour un collaborateur, il peut être difficile de savoir à quel collège s’adresser suivant sa problématique. L’objectif d’un annuaire intranet est de l’aider à trouver rapidement les coordonnées de l’employé capable de lui venir en aide. En facilitant l’entrée en contact, cet outil collaboratif lutte contre la fragmentation des échanges au sein de l’entreprise.

Type d’annuaire

Un annuaire intranet peut se présenter sous plusieurs formes :

Un organigramme, parfait pour visualiser la structure de l’entreprise et le rôle de chaque collaborateur ;
Un trombinoscope ;
Une barre de recherche, conçue pour trouver un nom, une fonction, une compétence.

Fonctionnalités

Parmi les fonctionnalités phare d’un annuaire interne d’entreprise, nous retrouvons :

La recherche d’un collègue, avec ou sans suggestion automatique, les filtres ;
Le lancement d’une discussion, d’un appel vidéo ;
La planification d’une réunion ;
L’envoi d’un e-mail ;
La synchronisation avec un calendrier comme Google Calendar ;
L’intégration d’applications externes ;
L’accessibilité depuis une application mobile.

Exemples

Découvrez des exemples d’annuaires d’entreprise mis au point par LumApps pour ses clients :

Un annuaire pour Acorus, une société spécialisée dans la rénovation d’actifs immobiliers. Depuis la version mobile de la Digital Workplace, il permet de trouver rapidement la bonne personne au sein d’une filiale ou d’une agence.
Un annuaire complet des employés, à destination de Proximus, fournisseur de services digitaux et de solutions de communication. Grâce à cet outil, les collaborateurs peuvent contacter leurs collègues en déplacement.
Un annuaire des utilisateurs pour Ascension, établissement de santé leader. Bien conçu, il est utilisé par des milliers de salariés pour trouver des médecins, des contacts clés, et partager des informations.

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Comment mettre en place un annuaire interne d’entreprise ?

Vous souhaitez mettre à disposition de vos équipes un annuaire intranet ? Nous récapitulons pour vous les étapes à ne pas manquer pour mener à bien votre projet.

1. Définir les objectifs

La première étape est de faire le point sur vos objectifs. En déployant un annuaire digital au sein de votre organisation, quels résultats ambitionnez-vous d’obtenir ?

Fournir à vos équipes les outils et ressources nécessaires à l’accomplissement de leurs missions, en vue d’accroître leur productivité ?
Renforcer la communication interne ?
Améliorer l’engagement des employés, en adoptant une culture de travail collaborative et transparente ?
Augmenter les performances globales de l’entreprise ?
Exploiter les fiches contacts pour mieux cibler les publics internes lors de la diffusion de messages ?

Après avoir déterminé vos objectifs, listez les KPI vous permettant d’évaluer les retombées de la mise en place de l’annuaire. Pour mesurer l’engagement, vous pouvez par exemple réaliser une enquête de satisfaction auprès de vos collaborateurs.

2. Bien choisir l’annuaire d’entreprise

Les annuaires utilisateurs Microsoft, Google ou Okta permettent de préciser un nombre d’informations limitées sur les employés. En optant pour un annuaire digital comme celui intégré à la solution LumApps, vous pouvez enrichir facilement les profils utilisateurs. La possibilité de personnaliser les fiches contacts répond très bien aux besoins uniques des PME en forte croissance et des entreprises multisites.

Autre critère à prendre en considération dans la sélection d’un annuaire intranet : les fonctionnalités offertes. Par exemple, si vos équipes ont l’habitude de se déplacer sur le terrain, choisissez un outil accessible depuis une application mobile.

En présence d’un nombre élevé de collaborateurs, il vaut mieux privilégier l’intégration d’une fonction de suggestion automatique ou bien l’application de filtres. Elles accélèrent les recherches. La possibilité de mettre en favoris des contacts peut être intéressante.

3. Faire le bilan sur les sources de données exploitables

Pour mettre en place un annuaire intranet, vous avez besoin de données sur les collaborateurs. Comme nous venons de le voir, les informations comme l’identité ou les coordonnées sont souvent intégrées dans les annuaires de Microsoft, Google ou encore Okta.

Si vous n’utilisez pas de Digital Workplace, les renseignements peuvent être recensés au sein d’un tableur ou encore du registre unique du personnel. À cette étape, le travail du service RH consiste à rassembler l’ensemble des bases de données existantes.

Pour ajouter rapidement des renseignements plus précis aux profils de vos collaborateurs, l’idéal est d’importer les données issues de votre solution RH ou de formation. Avec LumApps, récupérez automatiquement les informations provenant de SAP SuccessFactors, Workday, etc.

4. Opter pour un annuaire d’entreprise sécurisé

L’annuaire intranet contient des données personnelles sur les collaborateurs. Il est essentiel de sélectionner un outil sécurisé. Pour protéger ses clients du monde entier, LumApps leur offre une confidentialité optimale des informations. Les données des utilisateurs sont par exemple cryptées aussi bien au repas qu’en phase de transit. Preuve de son engagement, la plateforme d’expérience collaborateur 100 % SaaS a obtenu la certification SOC 2 Type II.

5. Établir un budget

Le choix de votre futur annuaire interne d’entreprise dépend sans doute en grande partie de son tarif. Ce dernier varie selon les fonctionnalités, le volume de données à traiter, l’effectif de votre organisation ou encore la complexité de mise en place.

Pour économiser, il vaut mieux opter pour le déploiement d’une plateforme d’expérience collaborateur. En plus d’un annuaire des employés, elle embarque un portail onboarding, un fil d’actualités, un centre de ressources employés, des communautés métiers ou encore le blog de la direction.

Cette stratégie vous permet de concentrer votre budget sur un seul et même outil collaboratif. Vous évitez de la disperser sur un grand nombre de solutions. Leur multiplicité risque de perturber vos employés, en plus de leur faire perdre du temps.

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Les 3 avantages d’un annuaire interne en entreprise

Un annuaire digital apporte des bénéfices à l’organisation comme à ses collaborateurs.

Augmenter le nombre d’interactions entre collaborateurs

Plus de 9 employés sur 10 se déclarent en quête de sens. Selon McKinsey, les collaborateurs se sentant mieux connectés à leurs collègues sont une fois et demie plus engagés, comparativement à leurs pairs. La quantité et, surtout, la qualité des échanges y contribuent grandement.

En mettant en place un annuaire, avec des profils utilisateurs détaillés, les salariés ont les cartes en main pour engager plus facilement la conversation. Les informations sur les loisirs ou encore l’expérience professionnelle de leurs collègues représentent autant de sujets de discussion potentiels. Ces premières interactions sont le préalable à l’établissement de relations interpersonnelles au travail.

Identifier rapidement des compétences au sein de l’organisation

Plus le nombre de collaborateurs est important, plus il est difficile d’identifier un collègue possédant une expertise donnée. D’autant plus s’il travaille sur un autre site ou dans une filiale à l’étranger. Pourtant, cela permet de former des équipes-projets ou encore de récolter des informations clés sur un marché.

Au sein d’un annuaire interne comme celui de LumApps, les compétences de chaque employé sont mises en avant. Ces fiches contacts enrichies stimulent l’innovation, tout en créant de la cohésion. Elles multiplient les échanges productifs et constructifs entre les collaborateurs, maximisant le taux de réussite des projets.

Segmenter les collaborateurs

Face à la quantité de messages, 43 % des salariés passent fréquemment ou occasionnellement à côté d’informations importantes. Les responsables RH peuvent s’appuyer sur les profils utilisateurs pour segmenter les audiences internes. Ils diffusent les bons messages, auprès des publics concernés, au bon moment, sur le canal approprié. Il s’agit d’une solution efficace pour lutter contre l’infobésité ou le « trop-plein d’informations ».

Les 3 inconvénients à prendre en compte dans la création d’un annuaire d’employés

Vous vous apprêtez à déployer un annuaire intranet au sein de votre entreprise ? Avant de sauter le pas, découvrez les 3 éléments à ne pas négliger.

Une mise en place chronophage

Définition des objectifs, croisement des données, choix de la solution… Le déploiement d’un annuaire nécessite une importante phase de réflexion et de recherches. Elle peut être plus ou moins longue, en fonction de votre maturité numérique ou encore de l’envergure du projet.

La mise à jour des informations

Un annuaire intranet requiert des mises à jour régulières. Par exemple, au moment où un employé quitte l’entreprise, change de service, ou lors d’un recrutement.

Pour ne pas avoir besoin de modifier ou supprimer les profils utilisateurs manuellement, ils doivent être actualisés en temps réel. D’où l’importance d’opter pour une solution communiquant avec votre système RH. C’est le cas de l’annuaire des employés de LumApps.

Le choix des informations à intégrer

La personnalisation des champs des fiches contacts peut avoir des bons, comme de moins bons côtés. Le risque est de vouloir ajouter le maximum de renseignements sur les collaborateurs. Or, trop d’informations tue l’information.

En utilisant l’annuaire interne d’entreprise, les salariés souhaitent trouver rapidement le bon interlocuteur. Par conséquent, il est crucial de sélectionner avec soin les données à afficher sur les profils.

Avec un annuaire intranet, les employés n’ont plus besoin d’effectuer des recherches manuelles dans un annuaire papier. En trouvant les coordonnées de leurs collègues en quelques secondes, ils gagnent un temps précieux. Ce type d’outil collaboratif permet de regrouper en un seul endroit toutes les informations clés sur les employés. Il donne un visage à chacun d’entre eux. C’est un enjeu d’autant plus crucial dans une société où le nombre de collaborateurs est considérable.

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