Comment améliorer l’expérience employé de Google Workspace ?

L’expérience employé est la condition sine qua non de la réussite d’une entreprise. Selon une étude Gartner, une augmentation de 2 % du taux de satisfaction des employés augmenterait de 1 % la satisfaction client. D’après l’agence de recrutement Easyrecrue, 20 % des collaborateurs envisagent de partir dès le premier jour à cause d’un accueil non adapté, tant sur le plan humain que matériel. Tout est dit.

Définition de l’expérience employé

L’expérience employé correspond au ressenti d’un collaborateur au sein de l’entreprise qui l’emploie. Selon les relations humaines dans l’entreprise, la gestion administrative et les outils proposés pour mener à bien ses missions, un employé va déterminer son niveau de bien-être. Certaines entreprises ont parfaitement intégré cette idée et ont créé de nouveaux postes tels que directeur en charge de l’expérience employé.

Pourquoi l’expérience employé est-elle importante pour les entreprises ?

L’expérience client est au cœur des préoccupations des entreprises depuis des années pour pérenniser leur activité et fidéliser. Ce n’est pourtant pas le seul facteur de réussite d’une structure. Il est indispensable aujourd’hui de comprendre qu’améliorer l’expérience employé va aussi impacter en profondeur les performances de l’entreprise. Un salarié qui ne se sent pas bien au sein d’une organisation perdra en motivation et sera moins impliqué. Or, l’implication engendre les performances.

Le concept du gagnant-gagnant est désormais incontournable. Vous améliorez les conditions de travail de votre salarié, il vous le rend en menant à bien ses missions et en atteignant ses objectifs.

Considérez vos employés comme vos clients, vous constaterez rapidement les impacts positifs de votre démarche sur votre activité. Investir sur le capital humain aura aussi un effet important sur la rentabilité de votre entreprise.

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La technologie a aujourd’hui un véritable rôle à jouer pour améliorer l’expérience employé et l’expérience salarié. Des outils tels que Google Workspace offrent des fonctionnalités avancées et permettent de mieux communiquer et collaborer, de partager des connaissances, de créer une réelle culture d’entreprise et de créer l’engagement grâce à l’optimisation de l’expérience employé.

Les facteurs d’une bonne expérience pour les employés

On recense trois facteurs capables d’améliorer l’expérience employé :

• l’environnement culturel : on parle ici de culture d’entreprise dans laquelle l’employé doit pouvoir se reconnaître afin d’augmenter son implication. L’identification est l’une des clés de la réussite ;
• l’environnement technologique : offrir les bons outils aux salariés de votre entreprise permet d’améliorer leurs conditions de travail et donc de les rendre plus performants et plus sereins ;
• l’environnement physique : l’expérience employé ne se fonde pas que sur le digital. L’environnement de travail impacte lui aussi la notion de bien-être au travail, aujourd’hui fondamentale. Un bureau lumineux, bien chauffé, bien décoré, des espaces dédiés aux pauses, aux réunions, etc., tout doit être pensé pour que les salariés se sentent bien dans votre entreprise. Selon une étude de la fondation Mind, 60 % des collaborateurs sont plus motivés quand leur employeur prend en considération leur bien-être physique et mental au travail.

La corrélation entre la technologie et l’expérience des employés

Il existe aujourd’hui une forte corrélation entre l’engagement des employés et la satisfaction vis-à-vis de la technologie mise à leur disposition. Toutefois, les entreprises sont confrontées à un nouveau défi. Fournir des outils est essentiel, encore faut-il que ceux-ci soient véritablement adaptés à leur besoin et simples d’utilisation. Un employé utilise en moyenne 35 applications par jour et passe 1 100 fois d’une application à l’autre. Il est urgent de repenser les modèles existants pour améliorer l’expérience employé grâce au numérique.

Aussi, au lieu de leur proposer une multiplication d’outils, pourquoi ne pas leur fournir une suite de logiciels complète à l’image de Google Workspace, associée à un intranet tel que LumApps ?

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Nous vous présentons 10 solutions qui, grâce à Google Workspace et une solution intranet intégrée, vont permettre d’améliorer le quotidien de vos collaborateurs et d’obtenir des indicateurs sur l’expérience employé.

— Partie 1 : Développer l’expérience sur Google Workspace

1. Centralisation de l’information de Google Workspace

En centralisant les applications utilisées chaque jour par vos employés dans une seule et même plateforme telle que Google Workspace, vous simplifiez l’expérience employé. Celle que l’on nommait auparavant G Suite est une interface simple permettant la personnalisation des outils selon ses besoins.

Plus besoin de switcher d’une application à l’autre, le gain de temps est considérable pour gagner en productivité. Grâce à l’intégration d’un intranet cloud qui rassemble toutes les applications Workspace utilisées quotidiennement, vos salariés bénéficient d’un tableau de bord clair et de la possibilité de faire une recherche avancée parmi tous les fichiers Google Drive par exemple.

2. Création et personnalisation de l’expérience des employés

Vos employés se trouvent au cœur de votre digital Workplace. Ils disposent d’un espace de travail qui leur correspond réellement selon leurs habitudes et les fonctions qu’ils occupent. L’ensemble de l’interface de la plateforme intranet est personnalisable avec notamment des actualités et des applications selon la langue, la localisation, l’équipe au sein de laquelle les employés évoluent.

Ils peuvent également choisir de s’abonner à des thématiques spécifiques ou à des communautés pour en suivre les actualités et nouveautés. Non seulement cela leur permet de gagner en efficacité, mais c’est une solution valorisante puisqu’ils sont libres d’organiser leur propre espace de travail. L’impact sur l’expérience employé n’est pas négligeable.

 

Google Drive, Google Chat, Google Meet, Google Cloud Search, etc., les applications de Google Workspace sont organisées simplement pour chaque employé. Par exemple, pour un responsable des ressources humaines, il est possible de combiner :

• les nouvelles des RH et les annonces du personnel des RH ;
• les événements à venir sur Google Agenda ;
• les politiques et les documents clés RH sur Google Docs ;
• le recueil des commentaires, enquêtes et autres sondages sur l’expérience employé via Google Forms.

En fonction de chaque équipe et chaque service, les outils peuvent être personnalisés et organisés au sein de la plateforme pour correspondre réellement à leurs besoins quotidiens.

4. Expérience de marque au sein de Google Workspace

Google Workspace permet d’optimiser l’expérience de marque pour incarner la culture d’entreprise dans le quotidien des employés. Diverses applications permettent de développer cette culture interne qui engendre une plus grande identification et donc une implication plus forte. Google Calendar pour associer les équipes à des projets communs, Google Documents pour partager des informations sur l’entreprise, ses projets, ses engagements… les solutions sont nombreuses.

Mais ce n’est pas tout. Au-delà du contenu, la forme est essentielle pour que les employés puissent s’identifier et évoluer dans un environnement familier. Aussi, votre solution intranet sera à vos couleurs et adaptée aux codes de votre entreprise : cela sera d’autant plus important dans le cadre d’un rebranding.

La réussite de votre digitalisation et de votre volonté d’améliorer l’expérience de vos employés via Google Workspace est conditionnée à l’adoption des outils collaboratifs proposés. Pour favoriser l’utilisation de nouvelles solutions, ces outils doivent être accompagnés d’un véritable service d’assistance. Et c’est ici le cas avec des tutoriels, des vidéos et une FAQ. Mais vous devez aussi être présent pour répondre aux interrogations de vos employés et les aider à adopter les bonnes pratiques pour gagner en efficacité.

Culture d’entreprise, engagement, alignement, Google Workspace ne permet pas à lui seul de relever tous les défis de votre entreprise. Il doit être complété par une plateforme de communication et de collaboration destinée aux employés de votre structure.

— Partie 2 : Etendre l’expérience sur Google Workspace

6. Communication et information des employés

Le News Center , ou centre d’actualité, répond de manière spécifique aux besoins de l’employeur de réaliser une communication interne destinée à tous les employés. Chacun y accède aisément pour connaître les nouveautés de l’entreprise, lire les news internes et externes, l’activité sur les réseaux sociaux, etc. Le mot du PDG  permet une meilleure compréhension de l’activité de l’entreprise et des directions choisies pour un meilleur alignement sur les décisions de l’employeur.

La communication doit également être basée sur le partage. C’est ce que permet le forum virtuel . Avant, pendant ou après les réunions, chacun peut faire entendre sa voix, partager son expérience et proposer des idées. C’est aussi un outil pertinent pour répondre aux interrogations de chacun et favoriser la communication interne.

7. Reconnaissance des employés pour leur travail

Le centre de reconnaissance  est un outil incontournable pour améliorer l’expérience employé sur votre intranet d’entreprise intégré à Google Workspace. La valorisation est un facteur d’implication essentiel. Ici, vous remerciez vos employés pour leur engagement, annoncez les promotions, les mobilités internes, les nouveaux arrivants. Chacun se sent impliqué et est reconnu à la fois par la direction et par ses pairs.

8. Considération des travailleurs sur le terrain

Certains de vos collaborateurs ne sont peut-être pas connectés à Google Workspace. Il reste pourtant nécessaire de les intégrer pleinement dans le processus de l’entreprise et de continuer à communiquer avec eux. Ils doivent pouvoir, sur n’importe quel appareil mobile, rester connectés à la vie de l’entreprise. C’est ce que permet Google Cloud Identity qui gère des accès sécurisés à distance et aide à mieux partager les données.

9. Apporter des améliorations fondées sur les données

Sans indicateurs, l’expérience employé ne peut être analysée en profondeur pour envisager des axes d’amélioration. Basez-vous sur les données que vous obtenez (l’engagement, les sondages, etc.) pour comprendre véritablement les attentes de vos employés et les sujets qui les intéressent. Identifiez les influenceurs via les posts, likes et autres commentaires pour vous adresser aux bonnes personnes et rendre votre communication interne plus pertinente, et plus virale.

C’est sans conteste en améliorant l’expérience de vos employés et en leur permettant de s’identifier à vos valeurs qu’ils auront envie de devenir de véritables ambassadeurs de votre marque. Or, on sait à quel point l’Employee Social Advocacy est une force pour votre entreprise. Elle permet d’améliorer votre image, de gagner en visibilité et en crédibilité, et ainsi de convaincre votre cible.

C’est en comprenant les attentes de vos employés que vous mettrez en place une communication efficace, que vous favoriserez la culture d’entreprise et que vous maintiendrez un engagement à la hauteur de vos exigences. Porter une attention particulière à l’expérience employé peut enfin être un moyen d’attirer les meilleurs talents grâce au développement de la marque employeur. Intégrer une plateforme intranet pour la communication et la collaboration au sein de Google Workspace est l’une des solutions les plus efficaces pour l’expérience employé de votre digital workplace.