Appel d'offres pour un intranet : 20+ Questions incontournables à poser (FAQ)

La sélection d'une nouvelle solution intranet pour votre organisation exige une réflexion méticuleuse, une compréhension approfondie de vos besoins et des capacités des fournisseurs potentiels d'intranet. 
Si votre entreprise a besoin d'un processus d'appel d'offres pour un nouvel outil, voici le guide qu'il vous faut. Plongez avec nous dans cette étude avec ces questions fréquemment posées concernant les solutions intranet, en nous concentrant sur l'approche distinctive de LumApps.

Ce guide complet offre à la fois des conseils généraux et des aperçus spécifiques sur la façon dont LumApps répond à ces questions critiques. Si vous préparez un appel d'offres pour un intranet, cet article est à lire absolument!

Introduction

Dans quels cas recourir à un intranet ?

L’utilisation d’un intranet serait appropriée dans un certain nombre d’utilisations. 
En règle générale, un intranet est envisageable pour les organisations qui souhaitent améliorer leur communication et leur coopération interne et la gestion des connaissances. 

Concrètement, la mise en œuvre d’un intranet serait utile dans les cas suivants :

• Communication interne améliorée : Un intranet permet à une organisation centraliser l’information, notamment sur tout ce qui est lié à l’entreprise, les actualités, les avis publics importants et les informations dans un seul endroit pour s’assurer que tous les employés aient les mêmes nouvelles et les mêmes faits en temps réel. 
• Collaboration accrue : Offrir aux employés des fonctionnalités pour discuter sur des forums, partager des espaces de travail et des calendriers intégrés aide les collaborateurs à rester connectés et à travailler ensemble, même dans des situations de télétravail ou dans des régions différentes.
• Gestion des documents : Utiliser un intranet comme dépôt central pour chaque document de l’entreprise aide à accélérer et à simplifier la recherche, le partage et la mise à jour des documents et des ressources. 
• Optimisation des processus : L’automatisation des processus tels que les demandes de congé, les approbations et les workflows de tâches aide les entreprises à réduire les erreurs et à améliorer l’efficacité opérationnelle.
• Support des employés : offrir une ressource centrale pour le support, y compris une base de connaissances ou des FAQ, des tutoriels et des formations en ligne et des outils d’auto-assistance aide les employés à travailler plus efficacement en autonomie et à alléger la charge des services existants.
   

Comment peut se dérouler un appel d'offres pour un intranet ? Quelles en sont les étapes principales ?

Un appel d’offres pour un intranet est un processus structuré par lequel une organisation sollicite et compare les propositions de plusieurs fournisseurs. Les étapes typiques d’un appel d’offres sont les suivantes :

• Préparation et définition des besoins : Avant de lancer un appel d'offres, l'organisation doit clairement définir ses objectifs, ses exigences fonctionnelles, et ses critères d'évaluation. Cette étape peut inclure des consultations internes pour identifier les besoins des différents départements.
• Rédaction du cahier des charges : Sur la base des besoins identifiés, un cahier des charges est rédigé. Ce document détaille les spécifications techniques, les fonctionnalités requises, les contraintes de sécurité, et les obligations de service après-vente.
• Publication de l'appel d'offres : L'appel d'offres est ensuite publié, généralement sur des plateformes spécialisées ou sur le site web de l'organisation, invitant les fournisseurs qualifiés à soumettre leurs propositions.
• Réception et évaluation des propositions : Après la clôture de l'appel d'offres, toutes les propositions reçues sont évaluées en fonction des critères préétablis. Cette évaluation peut inclure des démonstrations de produits, des rencontres avec les fournisseurs, et une analyse approfondie des offres.
• Négociation et sélection du fournisseur : Le fournisseur qui répond le mieux aux exigences de l'organisation est sélectionné. Des négociations peuvent suivre pour finaliser les termes du contrat, incluant le prix, les délais de mise en œuvre, et le support technique.
• Signature du contrat et mise en œuvre : Une fois le contrat signé, la phase de mise en œuvre peut commencer selon les modalités convenues, souvent avec un planning précis et des étapes clairement définies pour le déploiement de la solution intranet.

Lorsque votre organisation se développe, votre intranet doit évoluer avec elle. L'évolutivité est un facteur essentiel dans le choix d'une solution intranet, car elle garantit que votre intranet pourra évoluer avec votre entreprise au fur et à mesure qu'elle se développera.

Vous devez rechercher la capacité d'ajouter de nouveaux utilisateurs, une fonctionnalité multisite pour de nouvelles marques ou de nouveaux sites, et du contenu de manière efficace, d'augmenter les caractéristiques et les fonctions, et de maintenir des performances élevées sous des charges plus lourdes. En outre, vous devez rechercher un intranet doté d'une feuille de route avec une croissance intéressante et des fonctionnalités nouvelles ou améliorées à venir dans un avenir proche.

Questions fréquemment posées

1. Comment votre solution intranet peut-elle être personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de notre entreprise ?
2. Comment la plateforme peut-elle s'adapter à la croissance de notre entreprise ?
3. Combien d'utilisateurs la plateforme peut-elle prendre en charge ?
4. Offrez-vous une fonctionnalité multi-site ?
5. L’intranet LumApps peut-il connecter des employés qui n'ont pas de compte Microsoft ou Google ?
6. Comment votre plateforme prend-elle en charge les travailleurs sans bureau ou les employés de première ligne ?
7. Quelles sont les langues prises en charge par votre plateforme ?
8. Quel niveau de gouvernance proposez-vous ?
9. Un secteur d'activité ou un département peut-il gérer son propre espace/page intranet ?

La vision LumApps

LumApps comprend que l'évolutivité est la pierre angulaire d'un projet intranet réussi. Notre plateforme est construite sur des technologies cloud qui offrent une flexibilité et une évolutivité inégalées. Cela signifie que si votre entreprise double de taille, s'étend à l'international ou augmente sa complexité opérationnelle, la solution intranet de LumApps s'adapte sans effort pour répondre à ces besoins évolutifs.

Si vous faites l'acquisition d'une société utilisant une plateforme différente (i.e. : collaborative suite), nous pouvons connecter vos employés ; nous sommes conçus pour supporter les grandes entreprises, ce qui nous positionne pour supporter des organisations complexes avec des fonctionnalités telles que les capacités multi-sites.  

Notre infrastructure en nuage garantit que des ressources supplémentaires sont disponibles à la demande pour faire face à l'augmentation du trafic et des besoins de stockage de données, garantissant ainsi une expérience utilisateur transparente à tout moment.
 

Les organisations modernes utilisent une pléthore de systèmes et de logiciels, allant des systèmes CRM et ERP aux logiciels SIRH ou d’autres systèmes de gestion des ressources humaines. La capacité d'un intranet à s'intégrer à ces outils existants est primordiale, car elle permet de réduire les silos d'information, d'améliorer la productivité et de créer un espace de travail numérique plus cohérent.

Une intégration efficace facilite la fluidité des flux de travail et garantit que les employés ont accès aux outils et aux informations dont ils ont besoin sans avoir à changer constamment de plateforme.

Questions fréquemment posées 

1. Avec quels systèmes et logiciels existants (tels que les systèmes de RH, de support, de CRM et d'ERP) votre solution intranet peut-elle s'intégrer ?
2. Comment fonctionne le processus d'intégration et de mise en œuvre, et quels sont les défis habituels ?
3. Vous intégrez-vous à Microsoft ou à Google ?
    

La perspective LumApps 

Chez LumApps, nous accordons une grande importance aux capacités d'intégration à notre intranet. Notre plateforme intranet est conçue pour être le centre de votre espace de travail numérique, avec une plateforme ouverte qui offre un portefeuille de connecteurs intégrés qui s'intègrent profondément avec un large éventail de systèmes et de logiciels, y compris Google Workspace et Microsoft 365, et un studio sans code pour toute entreprise de développer leurs propres intégrations lorsque cela est nécessaire.

Notre approche ne consiste pas seulement à partager des données, mais à créer un espace de travail unifié où les informations et les outils de ces systèmes sont intégrés directement dans les flux de travail quotidiens de l'utilisateur. Cela réduit les frictions, améliore l'efficacité et garantit que les employés ont un accès immédiat aux ressources dont ils ont besoin.
 

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Le succès d'un intranet dépend en grande partie de son adoption par les employés. Une expérience conviviale, caractérisée par une navigation intuitive, un contenu personnalisé et une accessibilité sur tous les appareils et systèmes d'exploitation, est cruciale.

Elle garantit que tous les employés, indépendamment de leurs compétences techniques ou de leur localisation, peuvent s'engager pleinement dans la plateforme, ce qui favorise la collaboration et la communication dans l'ensemble de l'organisation.

Vous devriez rechercher des fonctionnalités de personnalisation pour vous assurer que les employés voient des contenus et des outils pertinents en fonction de leur rôle, de leur localisation et de leurs préférences, rendant ainsi l'intranet plus pertinent et utile pour chaque utilisateur. Les fonctionnalités de LumApps comprennent également la traduction automatique dans différentes langues, des fonctionnalités de synthèse vocale pour les employés malvoyants, entre autres.

Questions fréquemment posées

1. Comment votre logiciel intranet garantit-il une expérience conviviale pour tous les employés ?
2. La plateforme est-elle accessible sur différents appareils (ex : smartphones, tablettes, PC) et systèmes d'exploitation ?
3. Disposez-vous d'une application mobile ?
4. Cette application mobile peut-elle être personnalisée (nom de l'application, icône et notifications push) ?
5. Quelles sont les langues prises en charge ?
6. Comment prenez-vous en charge les employés sans bureau, les équipiers sur le terrain ou les employés en déplacement ?
7. Quels types de fonctions de personnalisation et de notification incluez-vous pour les employés ?
    

La perspective LumApps

LumApps donne la priorité à l'expérience utilisateur avant tout. En fait, notre expérience utilisateur a été soulignée par Gartner dans le Magic Quadrant pour les solutions Intranet packagées. Notre intranet est simple et intuitif, et tout le monde peut l'utiliser sans compétences techniques avancées.

Nous incluons une variété de fonctions de personnalisation telles que la possibilité pour les employés de désigner leur méthode de contact préférée. En outre, vous pouvez créer des segments d'employés qui vous permettent d'envoyer des annonces d'entreprise basées sur des facteurs de profil afin que les employés reçoivent toujours des informations pertinentes et opportunes.

LumApps offre une application mobile accessible sur n'importe quel appareil, ce qui permet aux employés de rester connectés, qu'ils soient au bureau, qu'ils travaillent à la maison ou qu'ils soient en déplacement. Notre interface web et mobile est compatible avec les langues suivantes : allemand, anglais, chinois, espagnol, français, hongrois, italien, japonais, néerlandais, polonais, portugais et vietnamien. Nous prenons en charge la contribution de contenu dans plus de 50 langues.

À une époque où les violations de données personnelles et les failles sont monnaie courante et où les préoccupations en matière de protection de la vie privée sont primordiales, les mesures de sécurité et les protocoles de protection des données d'une solution intranet sont de la plus haute importance.

Une plateforme intranet robuste doit utiliser un cryptage avancé, se conformer aux réglementations internationales en matière de protection des données telles que le RGPD, et fournir des capacités complètes de contrôle d'accès et d'audit pour protéger les informations sensibles de l'entreprise et des employés.

L'IA générative permettant aux intranets les plus avancés d'offrir de nouvelles capacités d'automatisation aux employés et aux contributeurs, il est également important que le fournisseur de l'intranet garantisse que votre propriété intellectuelle et les informations sensibles de votre entreprise ne sortent pas de vos murs lorsqu'elles sont utilisées dans des messages-guides.
 

Questions fréquemment posées

1. Quelles sont les mesures de sécurité et les protocoles de protection des données utilisés par votre solution intranet ?
2. Comment gérez-vous la confidentialité des données et la conformité à des réglementations telles que le GDPR ?
3. Quel est le niveau de sécurité de votre technologie d'IA générative ?
   
    

La vision LumApps

La sécurité et la protection des données sont des éléments fondamentaux de la solution intranet de LumApps. Nous mettons en œuvre un cryptage de pointe, à la fois en transit et au repos, et notre plateforme est conçue dès le départ pour se conformer au GDPR et à d'autres normes internationales de protection des données.

Nous offrons des contrôles d'accès granulaires et des fonctions d'audit, permettant aux organisations de gérer méticuleusement qui a accès à quelles informations et de suivre la façon dont ces informations sont utilisées. Cette approche globale de la sécurité garantit que vos données sont protégées à tous les niveaux, ce qui vous permet d'avoir l'esprit tranquille et de sauvegarder les actifs les plus précieux de votre organisation.

LumApps utilise l'intelligence artificielle (IA) en mettant l'accent sur le maintien de mesures strictes en matière de confidentialité et de sécurité des données. Dans le cadre de l'intranet de LumApps, les employés utilisent fréquemment des fonctions pilotées par l'IA pour rationaliser leurs flux de travail et améliorer leur productivité. Cependant, il est important de noter que les invites et les interactions initiées par les employés sur cette plateforme sont soigneusement contenues dans l'infrastructure privée de l'entreprise.

Un intranet doit être plus qu'un simple dépôt d'informations ; il doit être une plateforme dynamique qui facilite la collaboration et la communication entre les employés. Des fonctionnalités telles que les réseaux sociaux, les espaces d'équipe, les fonctions de chat et l'intégration de la vidéoconférence sont essentielles pour soutenir une culture de collaboration, en particulier dans les environnements de travail hybrides et de plus en plus éloignés d'aujourd'hui.

Questions fréquemment posées

1. Quels outils et fonctionnalités votre intranet offre-t-il pour faciliter la collaboration et la communication entre les employés ?
2. Comment ces outils prennent-ils en charge les environnements de travail à distance et hybrides ?
3. Prenez-vous en charge les annonces vidéo et la gestion vidéo ?
    

La perspective LumApps

LumApps s'engage à favoriser une main-d'œuvre connectée et engagée. Notre solution intranet est équipée d'un riche ensemble d'outils de collaboration et de communication conçus pour rassembler les équipes, où qu'elles se trouvent.

Des fonctionnalités de réseau social intégrées qui encouragent le partage et l'interaction, aux espaces d'équipe qui facilitent la collaboration sur les projets, LumApps s'assure que vos employés ont une suite complète d'outils à portée de main pour collaborer efficacement et construire une culture d'entreprise forte.

Une communication interne efficace ne consiste pas seulement à partager des informations, mais aussi à s'assurer que les bonnes personnes reçoivent les informations pertinentes au bon moment, dans un format et un canal qui leur conviennent. 
LumApps permet aux organisations de mener des campagnes de communication internes ciblées et riches en médias, en veillant à ce que les messages atteignent efficacement le public visé. La fonction de campagnes vous permet de segmenter les employés en fonction de divers critères, tels que le rôle, le lieu, le département, etc., ce qui facilite l'adaptation des communications et l'engagement dans l'ensemble de l'organisation.

Une fonctionnalité de recherche efficace est essentielle à la convivialité d'un intranet. Les employés doivent pouvoir trouver rapidement les informations dont ils ont besoin, qu'il s'agisse de documents, de contacts ou de contenu spécifique au sein de la plateforme.

Les fonctionnalités de recherche avancées basées sur l'IA, y compris les options de filtrage et le traitement du langage naturel, améliorent la productivité et garantissent que l'intranet sert de base de connaissances efficace pour l'organisation.
 

Questions fréquemment posées

1. Quelle est l'efficacité de la fonctionnalité de recherche de votre intranet ?
2. Peut-elle facilement récupérer des documents, des conversations et d'autres types de contenu sur l'ensemble de la plateforme ?
3. Peut-il se connecter à des plateformes tierces telles que Workday ou ServiceNow et en indexer le contenu ?
    

La vision LumApps

LumApps reconnaît l'importance d'une fonctionnalité de recherche puissante. Notre moteur de recherche est construit avec des algorithmes avancés et un traitement du langage naturel pour fournir des résultats rapides et précis.

Nous proposons des options de filtrage sophistiquées qui permettent aux utilisateurs d'affiner leurs recherches en fonction de divers critères, afin qu'ils puissent trouver rapidement ce dont ils ont besoin.

LumApps se concentre également sur l'amélioration de la recherche grâce à des fonctions d'IA, telles que la possibilité d'utiliser le langage naturel (NLP) et les grands modèles de langage (LLM) pour un certain nombre d'utilisations, telles que :

• Réponses résumées
• Recherche prédictive
• Recommandations personnalisées
• Découverte de connaissances
• Génération de contenu
• Recherche basée sur l'IA adaptée au contexte du client

Toutes ces fonctionnalités ont été ajoutées pour offrir la meilleure expérience aux employés et une plateforme intranet adaptée aux technologies et à l'environnement de travail d'aujourd'hui.

Cette capacité est plus qu'une simple commodité ; c'est un outil essentiel pour améliorer la productivité et s'assurer que la richesse des connaissances au sein de votre organisation est pleinement exploitée.

Comment vendre la valeur de votre projet intranet ?

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Un système de gestion de contenu (ou “Content Management System” aka CMS) robuste est une caractéristique essentielle de toute solution intranet, car il permet de créer, de gérer et de distribuer facilement du contenu. Il s'agit non seulement de textes et de documents, mais aussi de contenus multimédias tels que des images et des vidéos.

Les systèmes de gestion de contenu efficaces offrent des autorisations et des contrôles d'accès granulaires, une planification du contenu et un contrôle des versions, ce qui garantit que le bon contenu atteint le bon public au bon moment.

Questions fréquemment posées

1. Comment votre solution intranet prend-elle en charge la gestion du contenu ?
2. Existe-t-il un moyen de contrôler les autorisations et l'accès aux informations sensibles ?
    

La perspective LumApps

La plateforme intranet de LumApps inclut un puissant CMS qui permet à votre organisation de créer, gérer et partager du contenu en toute simplicité. Notre CMS est conçu pour supporter une grande variété de types de contenu, des documents traditionnels aux multimédias riches.

Des autorisations et des contrôles d'accès granulaires garantissent la sécurité des informations sensibles, tandis que les fonctions de planification du contenu et de contrôle des versions permettent une gestion efficace des cycles de vie du contenu. Cette approche globale de la gestion de contenu soutient la stratégie de communication de votre organisation, en veillant à ce que les employés soient informés, engagés et alignés sur les objectifs de l'entreprise.

LumApps répond à ces besoins en offrant aux organisations un contrôle total sur la gestion du contenu vidéo, sans nécessiter de compétences techniques.

Cette fonctionnalité permet aux entreprises de créer, gérer et distribuer facilement du contenu vidéo, ce qui en fait un outil inestimable pour la formation, les annonces et les communications engageantes avec les employés. Avec LumApps, chaque employé devient un créateur de contenu potentiel, améliorant ainsi la richesse et la diversité de la communication interne de votre entreprise.

Cette capacité est plus qu'une simple commodité ; c'est un outil essentiel pour améliorer la productivité et s'assurer que la richesse des connaissances au sein de votre organisation est pleinement exploitée.

Les performances et la fiabilité d'une solution intranet sont essentielles à son efficacité. Les employés s'attendent à des temps de chargement rapides et à des temps d'arrêt minimaux, car tout retard ou interruption peut avoir un impact significatif sur la productivité.

Un fournisseur d'intranet doit offrir des garanties concernant le temps de fonctionnement, en s'appuyant sur une infrastructure fiable et un support proactif pour résoudre les problèmes éventuels.

Questions fréquemment posées

1. Quels sont les indicateurs de performance typiques (tels que les temps de chargement et les pourcentages de disponibilité) de votre solution Intranet ?
2. Comment garantissez-vous la fiabilité et comment gérez-vous les temps d'arrêt ?
    

La vision LumApps

La performance et la fiabilité ne sont pas négociables pour LumApps. Notre plateforme est construite sur une infrastructure cloud robuste et évolutive qui assure une haute disponibilité et des temps de chargement rapides à travers le monde.

Nous surveillons nos systèmes 24 heures sur 24 afin de traiter de manière proactive les problèmes potentiels avant qu'ils n'aient un impact sur votre organisation. Notre engagement en matière de fiabilité se reflète dans nos accords de niveau de service (Service Level Agreement aka SLA), ce qui vous permet d'avoir l'esprit tranquille et de vous assurer que votre intranet est toujours disponible lorsque vos employés en ont besoin.

La mise en œuvre d'une nouvelle solution intranet n'est qu'un début. La formation et l'assistance permanentes sont essentielles pour que les employés puissent tirer le meilleur parti de la plate-forme et que tout problème technique soit rapidement résolu.

Un programme d'assistance complet peut inclure une formation d'accueil, de la documentation pour les utilisateurs et l'accès à une équipe d'assistance spécialisée.

Questions fréquemment posées

1. Quelle formation et quelle assistance permanente proposez-vous pour garantir l'adoption et l'utilisation réussies de la solution intranet ?
2. Ces services entraînent-ils des coûts supplémentaires ? 

La perspective LumApps

LumApps offre une gamme d'options d'intégration et de formation conçues pour répondre aux besoins uniques de votre organisation, depuis les tutoriels et la documentation en ligne jusqu'aux sessions de formation personnalisées.

Notre équipe de support dédiée est disponible pour vous aider à résoudre tout problème technique, garantissant ainsi le bon fonctionnement et l'efficacité de votre solution intranet. De plus, nous avons une équipe de réussite client qui peut travailler avec votre gestionnaire d'intranet 1-1 pour s'assurer que vous progressez continuellement dans la plateforme.

De plus, nous avons une communauté sociale pour les gestionnaires d'intranet afin d'apprendre les récentes mises à jour de LumApps et les meilleures pratiques pour augmenter l'adoption, l'engagement et l'expérience des employés.

Il est essentiel de comprendre la structure des coûts d'une solution intranet pour établir un budget et évaluer le retour sur investissement. La tarification doit être transparente et inclure non seulement les frais d'installation et de licence initiaux, mais aussi tous les coûts associés à la personnalisation, à la maintenance continue et aux mises à niveau futures.

Une compréhension claire du modèle de tarification aide les organisations à prendre des décisions éclairées et garantit que la solution intranet apporte une valeur ajoutée à long terme.

Questions fréquemment posées

1. Pouvez-vous fournir une ventilation détaillée de la structure tarifaire de votre solution Intranet ?
2. Quels sont les coûts associés à l'installation, à la personnalisation, à la maintenance continue et aux mises à niveau futures ?
3. Pouvez-vous nous communiquer la feuille de route de votre produit ? 

La vision LumApps

Chez LumApps, nous croyons en une tarification transparente et directe. Notre modèle de tarification est conçu pour fournir une valeur claire pour votre investissement, sans frais cachés ou surprises. Nous offrons une variété de plans de tarification pour convenir aux organisations de toutes tailles, en veillant à ce que vous ne payiez que pour les fonctionnalités et les capacités dont vous avez besoin.

Notre équipe travaille en étroite collaboration avec vous pour comprendre vos besoins spécifiques et élaborer un plan tarifaire adapté à votre budget et à vos objectifs. Au fur et à mesure que votre organisation grandit et que vos besoins évoluent, nous offrons des options flexibles pour faire évoluer votre solution intranet, en veillant à ce que vous continuiez à recevoir de la valeur et à soutenir le succès de votre organisation.

Pourquoi vous devriez considérer LumApps dans votre demande de proposition d'intranet ?
 

LumApps n'est pas seulement une plateforme intranet ; c'est une digital workplace complète qui améliore l'engagement des employés, rationalise la communication et favorise une culture d'apprentissage et d'amélioration continus.

Nous avons également une solution de micro et nano-learning afin que vos employés puissent évoluer dans leurs fonctions. Cet ensemble de fonctionnalités soutient une culture d'amélioration continue, encourageant les employés à s'engager dans des activités d'apprentissage adaptées à leurs besoins et à leurs intérêts, améliorant ainsi leurs capacités et leur progression de carrière.

Et, bien sûr, nous avons intégré des fonctionnalités d'IA pour aider les employés à naviguer dans les complexités des lieux de travail numériques modernes. LumApps agit comme un assistant numérique de travail, fournissant des rappels opportuns, des notifications personnalisées et un accès rapide aux outils et informations fréquemment utilisés. Cela aide les employés à gérer leurs tâches plus efficacement, en réduisant la surcharge d'informations et en rationalisant leurs flux de travail quotidiens.

En guidant les employés dans leurs demandes et en lançant de manière transparente des processus automatisés, LumApps réduit la charge de travail des équipes d'assistance et améliore les capacités de libre-service des employés. Qu'il s'agisse de soumettre un ticket d'assistance, de demander des congés ou d'accéder à des procédures opérationnelles, LumApps permet aux employés de trouver plus facilement les informations et le soutien dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.

Prêt à considérer LumApps dans votre appel d'offres ? Prenez rendez-vous avec un expert LumApps dès aujourd'hui.

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