Les modes de travail évoluent à nouveau et la réintégration des salariés est une réalité pour de nombreuses entreprises. Nous présentons une définition de ce terme, les raisons pour lesquelles les employeurs reviennent au travail en entreprise, ainsi qu'une liste de contrôle pratique pour la réintégration des employés, à titre d'information.

Qu'est-ce que le Reboarding ?

Le monde se remet de la pandémie de Covid-19, et plusieurs chefs d'entreprise envisagent de réintégrer leurs employés. De nombreux travailleurs ont déjà repris le chemin du bureau, mais d’autres préfèrent rester à distance de manière prolongée. Les dirigeants cherchent des moyens pour faire en sorte que le processus de réintégration se déroule sans heurts et de manière optimale pour tout le monde.

Les entreprises ont dû s'adapter et modifier leurs politiques pour assurer la sécurité des membres de leur équipe pendant la pandémie. Le reclassement et la réintégration des employés après le Covid auront besoin également de quelques ajustements.

Définition du Reboarding

L'intégration d'un employé (aussi appelé onboarding) consiste à introduire le nouvel arrivant dans son lieu de travail et à le familiariser avec les politiques et les procédures de l'entreprise. 

Le reboarding (aussi appelé reboarding collaborateur ou réintégration) est similaire ; il s'agit du processus de réintroduction d'un employé sur le lieu de travail après une absence prolongée.

Traditionnellement, cette réintégration est utilisée pour familiariser à nouveau un employé avec l'environnement de travail après une période de longue absence (congé parental, congé parental d’éducation, congé sabbatique, congé maternité…) ou une longue maladie (arrêt maladie, retour post burn-out…). Le collaborateur est déjà familiarisé avec les politiques de l'entreprise et devrait se sentir à l'aise pour reprendre le travail assez rapidement et le faire retrouver un contexte idéal.

Réintégration et reboarding des collaborateurs depuis le Covid

La reprise du travail après Covid n’a pas été la même chose qu’un retour d'un seul employé après une absence de longue durée. Dès le retour des employés sur leur lieu de travail en équipes ou en départements entiers, ils doivent s'adapter en passant du travail à distance à un bureau en présentiel ou à une formule de travail hybride. Pour que ce changement d'organisation et de méthodes de travail soit une réussite, il faut que les collaborateurs soient impliqués et que les discussions se poursuivent.

Le travail à distance a forcément créé des habitudes et un mode de vie différent. De nombreux collaborateurs ont commencé à créer leur propre planning et temps de travail. Si quelqu’un préférait travailler tôt le matin ou tard le soir, le collaborateur avait tout le loisir de le faire, s’il n’y avait pas d’objection du manager.

Certains salariés ont une semaine de travail comprimée, c'est-à-dire qu'ils effectuent leur nombre normal d'heures de travail pendant trois ou quatre jours afin de pouvoir passer plus de temps avec leur famille. Cet horaire leur permettait de s'occuper de leurs affaires personnelles, de faire leurs courses, de se rendre à leurs rendez-vous médicaux, etc. pendant leurs "jours de congé".

D'autres ont cependant trouvé que le travail à distance était plus stressant et fatigant que le travail au bureau. Il y avait moins d'interactions entre eux, les autres membres de l'équipe et leur supérieur. Le travail à domicile rendait les limites floues et il n'y avait pas toujours de distinction claire entre les heures de travail et les heures de loisir.

Les choses ont aujourd’hui changé et les enjeux diffèrent, puisque depuis le Covid, beaucoup de responsables laissent une certaine liberté à leurs équipes. Cela varie entre le full-remote, 2 à 3 jours de télétravail par semaine, télétravail ponctuel ou alors full-présentiel, au choix et à la discrétion des collaborateurs. 

Cependant, les enjeux d’intégration et d’inclusion restent les mêmes : comment maintenir une relation constante avec les équipes ? Comment garder le lien entre les collaborateurs en full remote, celles en hybride et celles en full-présentiel ? Comment réintégrer un collaborateur qui souhaite passer du full télétravail au full présentiel ?

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Comment réintégrer les collaborateurs sur le lieu de travail

La réintégration réussie des employés n'est pas le fruit du hasard. En plus de devoir correspondre à la culture de l’entreprise, envisagez les moyens suivants pour mener un reboarding idéal pour les membres de votre équipe dans votre lieu de travail physique.

1. Créez et développez de l’empathie pour vos collaborateurs

Ces dernières années ont été difficiles pour tout le monde, que l'on ait ou non exprimé ses inquiétudes. Il a été impossible d'éviter les gros titres faisant référence à la pandémie, au nombre de personnes tombées malades et à celles qui ont perdu la vie. Beaucoup ont vécu des montagnes russes d'anxiété, d'isolement, de peur, de maladie et de chagrin.

L'empathie de la part d'un employeur implique une compréhension des enjeux autour de la santé mentale de ses équipes. Même après la pandémie, les collaborateurs peuvent éprouver un besoin d’écoute, de flexibilité et de soutien managérial lors de ce type de changement majeur. Il faut être alerte pour détecter d’éventuelles sources de frustration, de stress ou d’anxiété. 

2. Décidez à quoi ressemble votre culture d'entreprise idéale

Il existe de nombreuses façons de créer une culture d'entreprise. La première étape de la mise en place d'une culture d'entreprise saine consiste à définir ce à quoi cela ressemble pour votre entreprise. Préparez-vous à consacrer beaucoup de temps à cette phase de planification.

Votre équipe veut savoir pourquoi l'entreprise existe et ce qui la différencie des autres entreprises de sa catégorie. Ils veulent comprendre les valeurs de l'entreprise. Les candidats auront du mal à travailler pour un employeur dont les valeurs déclarées ne sont pas compatibles avec les leurs. Par exemple, un candidat qui se préoccupe beaucoup de la responsabilité des entreprises en matière d'environnement peut avoir du mal à être heureux de travailler pour une entreprise qui ne fait pas du développement durable une priorité.

Ce candidat vivrait mieux son expérience en travaillant pour une entreprise qui correspond à ses valeurs.

Il est préférable de prendre plus de temps au départ pour déterminer le type de culture d'entreprise qui conviendra le mieux à votre organisation que d'essayer de corriger la culture du lieu de travail plus tard. Si vous devez créer une culture d'entreprise, prenez le temps de le faire efficacement.

3. Communiquer de manière positive

Même les changements positifs peuvent être source de stress. Alors que les membres de votre équipe se préparent à revenir au bureau, communiquez clairement vos attentes et vos échéances sur un ton positif. 

L'entreprise veut s'assurer qu'elle est prête à écouter les opinions des employés sur ses nouvelles politiques en matière de travail à distance, de santé, de sécurité et tout ce qui peut avoir un impact sur leur travail. 

Il sera peut-être nécessaire de procéder à quelques ajustements au fur et à mesure que vous recevrez les commentaires et feedbacks.

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4. Aborder les changements de front

Au retour des équipes au bureau, tout le monde sera conscient que la façon de travailler a changé depuis la pandémie. Les employés reviendront dans un nouvel environnement de travail qui peut présenter des espaces de travail différents, des modifications de leurs horaires de travail et des changements de politique en matière de ressources humaines.

5. Mener un plan d'action Covid-19

L'instauration d'une distance sociale dans votre établissement physique passe notamment par la prise d'une décision concernant les limites d'occupation. Déterminez le nombre d'employés qui peuvent être éloignés les uns des autres en toute sécurité. Dites aux employés de se surveiller pour détecter les signes du virus. 

Affichez des panneaux pour rappeler aux employés de maintenir une distance appropriée et la politique de l’entreprise si eux-mêmes ou un membre de leur entourage tombe malade. Indiquez le nombre de jours pendant lesquels ils doivent s'isoler et si l'employé doit obtenir un résultat négatif au test Covid-19 avant de reprendre le travail.

6. Fournir des ressources aux employés réintégrés

Le retour au travail après avoir travaillé à distance pendant un certain temps en raison de Covid-19 est différent de toute autre situation à laquelle les employés ont été confrontés. Votre entreprise doit préparer le retour des employés au bureau en leur fournissant les documents suivants :

• documents relatifs à la politique de l'entreprise
• Fiches FAQ
• Ressources pour le soutien à la santé mentale
• Activités liées à la sécurité

Vous pouvez assigner à chaque employé réintégré à un coach qu'il pourra contacter s'il a des questions ou des inquiétudes pendant qu'il s'installe.

7. Organiser une session de formation avant le retour des collaborateurs au bureau

Les travailleurs à distance peuvent être intéressés par deux types de formation avant de passer à un travail à temps plein sur site ou à un travail hybride. Le premier type de formation est une formation virtuelle qui présente les employés au personnel de soutien. Cette session permet aux collaborateurs de rencontrer à nouveau et de comprendre les rôles des personnes importantes avec lesquelles ils vont interagir, en particulier si ces rôles ont changé.

La formation des employés à un nouveau matériel ou logiciel peut également être effectuée avant leur retour au bureau. Ils se sentiront plus confiants face au changement s'ils sont déjà familiarisés avec l'équipement et les programmes qu'ils utiliseront à l'avance.

8. Clarifier les responsabilités des employés

Lorsque les employés reprennent le travail, les responsables doivent être clairs sur ce que l'entreprise attend d'eux. Lorsque les employés travaillaient à distance, les attentes peuvent avoir changé par nécessité. Si rien n'est dit, l'employé peut supposer que les attentes sont les mêmes. Il est essentiel que le salarié et l'entreprise clarifient ce qui est attendu afin que le collaborateur comprenne ce que l'organisation considère comme une réussite dans le cadre de son poste.

9. Discuter des objectifs de l'employé lors de son retour au travail

Outre les responsabilités des employés, la direction doit clarifier leurs objectifs. Les objectifs à court terme de l'entreprise peuvent avoir changé en raison de la pandémie, ou d’autres raisons, et les employés doivent savoir comment leur travail va aider l'entreprise à les atteindre.

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10. Créer un espace de discussion où les employés peuvent parler de leur réintégration

Certains employés seront enthousiastes à l'idée de retourner au bureau, tandis que d'autres abordent ce changement entre excitation et anxiété. Les collaborateurs embauchés pendant la pandémie qui ont commencé à travailler à domicile peuvent se demander comment ils s'intégreront au reste de l'équipe une fois leur retour au bureau.

Les personnes qui ont pris l'habitude de travailler seules et de manière indépendante peuvent être préoccupées par l'adaptation au travail dans un environnement où d'autres personnes seront présentes. S'habiller pour le travail sera nouveau pour ceux qui avaient l'habitude de travailler en pantalon de survêtement ou en pyjama. Ces types de sujets peuvent être discutés par les employés dans un forum de discussion sur la plateforme d'engagement des employés.

11. Consulter régulièrement les membres de l'équipe pour leur offrir un soutien supplémentaire, si nécessaire.

Certains membres de l'équipe hésiteront à s'adresser à leur supérieur ou au service des ressources humaines s'ils rencontrent des difficultés avec le concept de réintégration. L'employé sera plus enclin à s'ouvrir si son manager l'aborde directement pour lui demander comment il va et s'il a des questions ou des préoccupations. Lors d’un entretien professionnel ou spontanément, veillez à prendre régulièrement des nouvelles pour demander si le manager peut aider l'employé à passer plus facilement au travail en entreprise.

12. Envisager un retour échelonné des employés

À moins qu'il n'y ait une raison particulière pour laquelle toute votre équipe doit revenir au bureau en masse, envisagez de mettre en place un parcours de reboarding afin de réintégrer progressivement les collaborateurs. 

Cette stratégie permettra aux employés d'arriver et de s'acclimater à leur nouvel environnement de travail en petits groupes. Les employés qui arrivent tôt peuvent aider les autres employés et les aider à se sentir plus à l'aise lorsqu'ils commencent à travailler dans le bureau. L'objectif est de créer un environnement où chaque employé sent qu'il peut se concentrer sur son travail et qu'il dispose de toutes les ressources nécessaires pour le faire.

➝ Lire plus :10 façons simples d'améliorer l'expérience de vos employés

13. Donner aux équipes le temps de s'installer et de trouver la meilleure façon de travailler ensemble

Les équipes qui n'ont pas travaillé ensemble dans le même espace de travail peuvent avoir besoin d'un peu de temps pour répartir les tâches et bien communiquer. Il faudra peut-être un certain temps à l'équipe pour se faire à l'idée que les autres membres de l'équipe se trouvent au bout du couloir et qu'ils peuvent leur parler directement au lieu de le faire par messagerie instantanée ou par courrier électronique.

Il peut y avoir une période d'adaptation pendant laquelle l'équipe s'installe dans ses nouveaux locaux. Cette période ne devrait pas durer longtemps. Les difficultés éventuelles peuvent être discutées entre le chef d'équipe et les membres de l'équipe.

14. Introduire une certaine flexibilité dans les charges de travail

Au début du processus de réintégration, accordez à vos employés une certaine marge de manœuvre pour tenir compte du changement de leur expérience professionnelle. L'employé peut trouver le retour au bureau difficile pour raisons personnelles ou familiales. S'il retourne au bureau après une longue période de travail à domicile, veillez à ce que vos attentes en matière de charge de travail soient réalistes.

15. Permettre aux employés de revenir au bureau à leur propre rythme

Certains employés voudront prendre leur temps lors de la transition vers le retour au bureau. Ils peuvent commencer par travailler deux jours pendant les deux premières semaines, puis passer progressivement à trois jours au bureau. 

Une fois qu'ils se sentent à l'aise avec trois jours par semaine sur le site, ils peuvent passer à quatre, puis à cinq jours au bureau. Cette transition progressive peut être utile pour les employés qui se sentent anxieux à l'idée du changement ou qui ont besoin de temps pour s’organiser (garde d’enfants, école…).

En les soutenant dans leur retour progressif et à leur rythme, votre entreprise montre à ses collaborateurs qu'ils sont des membres importants et que l'engagement des collaborateurs est important.

Votre plateforme d'expérience collaborateur peut jouer un rôle important dans le cadre de la réintégration des collaborateurs. Comme vous pouvez le voir dans cette liste de conseil spécial reboarding des employés, une plateforme comme LumApps est un point clé pour la communication interne et la formation au cours de ce processus. Lorsque vous accueillerez les membres de votre équipe dans votre bureau, vous devrez vous assurer que vous faites tout ce qui est en votre pouvoir pour que la transition soit facile et sans heurts pour toutes les personnes concernées.

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6. Provide support resources for reboarded employees

Returning to work after working remotely for some time due to Covid-19 is different from any other situation employees have ever faced. Your company should prepare for employees’ return to the office by providing the following materials for them :

• Company policy documents
• FAQ sheets
• Resources for mental health support
• Safety activities

You may want to assign each reboarded employee a coach they can contact with any questions or concerns as they settle in.  

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7. Arrange for training before the employee returns to the office

There are two types of training that remote workers may be interested in before switching to full-time on-site or hybrid work. The first type of training is virtual training that introduces employees to support staff. This training allows employees to re-meet and understand the roles of important personnel they will be interacting with, especially if these roles have changed. 

Training employees on new hardware or software can also be done prior to their return to the office. They will feel more confident about the change if they already are familiar with the equipment and programs they will be using in advance. 

8. Clarify employee responsibilities

As employees come back to work, managers need to be clear about what the company expects from them. When employees were doing remote work, the expectations may have changed due to necessity. If nothing is said, the employee may assume the expectations are the same. It is crucial that the employee and the company clarify what is expected so the employee understands what the organization considers success in the employee’s position. 

9. Discuss employee goals on returning to work

Along with employee responsibilities, management needs to clarify employee goals. The company’s short-term goals may have shifted due to the pandemic, and employees need to be aware of how their work is going to help the company achieve them. 

The Human Resources department, managers, and marketing team can all play a part in defining these goals. Once they have been defined, the goals can be shared with employees through engaging content. Use e-mail, video messages, and digital newsletters to share messages about goals with employees. Be sure to encourage employees to ask questions and raise any concerns they may have with their managers so they can be dealt with. 

Attract, Engage and Retain: The Employee Experience Advantage

In addition to ROI, employee experience measures help companies succeed at retention and recruiting.

10. Create a safe space where employees can talk about reboarding

Some employees will feel happy and excited at the prospect of returning to the office, while others will approach this change feeling a combination of excitement and anxiety. Employees who were hired during the pandemic and started with the company in a work-from-home role may be wondering how they will fit in with the rest of their team once they step into the office. 

People who have become used to working on their own and independently may have concerns about adjusting to working in an environment where other people will be present. “Dressing up” for work will be new for those who got used to working in sweat pants or pajamas. These types of topics can be discussed among employees in a Reboarding Community on the employee engagement platform. 

11. Check in with team members regularly to offer additional support, if necessary

Some team members will be hesitant to approach their manager or the Human Resources department if they are having any difficulties with the concept of reboarding. The employee may be more likely to open up if their manager approaches them directly to ask how they are doing and if they have any questions or concerns. Make a point of checking in regularly to ask if there are any areas that the manager can assist with that would help the employee transition to in-office working more easily. 

12. Consider bringing employees back in a staggered manner

Unless there is a specific reason why your entire team has to come back to the office en masse, consider reboarding employees a few at a time. This strategy will allow employees come in and get acclimatized to their new work environment in small groups. The employees who arrive early may be able to assist other employees and help them feel more comfortable as they start working in the office. The goal is to create an environment where each employee feels they can focus on their work and they have all the resources they need to do so.

➝ Read more: 10 Easy Ways to Improve Your Employee Experience Strategy

13. Give teams time to settle in and figure out the best way to work together

Teams that have not worked together in the same physical space may need some time to divide tasks and communicate well. It may take some time for the team to get used to the idea that their fellow team members are down the hall from them and available to speak to directly instead of by instant messenger or e-mail. 

There may be a period of adjustment while the team settles into their new location. This shouldn’t last long. Any difficulties can be discussed between the team leader and the team members.

14. Build some flexibility into workloads

At the beginning of the reboard process, give your employees some allowances for the change in their work experience. The employee may find switching to the office challenging for personal or family reasons. If they are returning to the office after a lengthy time working from home, be sure that your expectations for the workload they are expected to take on is realistic for them.

15. Allow employees to transition back to the office at their own pace

Some employees will want to take their time when transitioning to the office. They may wish to start off going in two days for the first couple of weeks and then gradually working up to three days in the office. Once they feel comfortable at three days a week on site, they can go to four and then five days in the office. This gradual transition may be helpful for those employees who feel anxious about the change or who need time to make arrangements for childcare. 

By supporting employees who wish to “take it slow,” your company is showing workers they are valued members of the team and that employee engagement is important to your organization. 

Your employee experience platform can play an important role when your organization is involved in reboarding employees. As you can see from this reboarding employee checklist, the platform is a key point for communication and training during this process. As you welcome your team members back to your office, you’ll want to ensure you are doing everything to make this transition smooth and easy for everyone involved. 

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