Comment créer une bonne expérience d’onboarding pour des employés en télétravail ?

Célia Ratouis

9 minute read

Depuis toujours, l’onboarding des employés a toujours été managé en personne, mais à l’heure du changement des méthodes de travail, savoir accueillir de nouveaux employés en remote à travers une plateforme intranet devient une nécessité.

Accueillir de nouveaux arrivants a une fonction vitale dans le cycle de vie des employés en entreprise : en effet, c’est une aide précieuse aux employés pour appréhender leur nouvel environnement social et professionnel. De bons programmes d’onboarding entraînent une plus haute satisfaction employé, une meilleure productivité, plus de referrals, et moins de turnover.

Travailler à distance permet aux employés de travailler depuis différents lieux, incluant implicitement plus d’autonomie et de flexibilité. En revanche, cela devient un vrai challenge pour l’entreprise d’instaurer sa culture auprès de nouveaux arrivants en remote : n’ayant pas l’opportunité de se rencontrer en visu, ni de converser avec les membres de l’équipe, il s’agit d’une expérience employé toute à fait différente.

Voici 8 conseils pour créer une bonne expérience d’onboarding grâce à l’utilisation d’une digital workplace pour des employés en remote:

1. Communiquez en amont

Commencez à communiquer avec vos nouveaux arrivants avant leur premier jour. Durant le process d’onboarding, la communication est en effet clé puisque cela donnera une idée de la manière par laquelle l’employé recevra ses communications tout au long de sa vie dans l’entreprise. A minima une semaine avant le premier jour, envoyez un email ou appelez directement le nouvel arrivant pour lui dire ce qui est attendu de lui/d’elle le premier jour (par exemple, la date de réception de son ordinateur, un agenda complet du premier jour, un point global sur la technologie qu’il/elle utilisera, etc… )

Attirer, Engager et Fidéliser : l’avantage de l’Expérience Collaborateur

Les entreprises ayant mis en place une stratégie d’Expérience Collaborateur sont plus susceptibles d’atteindre leurs objectifs

2. Preparez un Welcome Kit

Envoyez à vos nouveaux employés un Welcome Kit ! Tout le monde est toujours ravi de recevoir des goodies : préparez-leur un kit avec des goodies sympas au branding de votre entreprise qu’ils pourront utiliser chez eux : par exemple quelques petits gâteaux, une jolie carte cadeau de la part de l’entreprise pour qu’ils puissent s’offrir un café ou un déjeuner pour leur premier jour, etc.

3. “Demain, c’est mon premier jour.”

Première chose à faire de votre journée : proposez un appel à votre nouvel employé. Être nerveux le premier jour est tout à fait normal, il est donc important d’accueillir le nouvel arrivant et lui faire sentir qu’il/elle est le/a bienvenue, d’autant plus lorsqu’il s’agit de travail à distance.

Le/a contacter par téléphone ou par mail dès le matin est toujours mieux pour pouvoir fournir les informations de login, du guidage sur les premières heures, et réitérer tous les jours pendant les premières semaines (un point attendu du côté du nouvel arrivant). Le premier jour est souvent réceptacle de nombreuses questions, c’est le bon moment pour prendre le temps d’y répondre !

4. Aidez le nouvel arrivant à s’orienter

Lors des premiers jours, proposez au nouveau venu une vidéoconférence pour faciliter son onboarding, assurant ainsi un échange interactif et un meilleur engagement. Faites une présentation et abordez les sujets suivants :la mission de l’entreprise et ses chiffres, sa culture, les acteurs clés de la l’entreprise, ses avantages, son organigramme, la technologie utilisée.

5. Déterminez des premiers objectifs

Donnez une liste d’objectifs à accomplir lors de la première semaine, du premier mois, et du premier trimestre. Idéalement, le manager serait disponible pour aider le nouvel arrivant à accomplir la plupart des tâches. Mais le nouvel arrivant peut avoir de la bande passante, et peut donc continuer à travailler sur d’autres objectifs de son côté en attendant éventuellement la disponibilité du manager.

Par exemple, une tâche à faire lors du premier jour pourrait être de montrer au nouvel employé comment se présenter sur votre intranet, et lui demander ensuite de faire son introduction sur l’intranet (et ainsi tester ce qu’il/elle a appris et permettre aux autres employés de faire connaissance).

Attirer, Engager et Fidéliser : l’avantage de l’Expérience Collaborateur

Les entreprises ayant mis en place une stratégie d’Expérience Collaborateur sont plus susceptibles d’atteindre leurs objectifs

6. Attribuez un parrain ou "buddy"

Le manager n’est pas toujours disponible et votre recrue peut parfois hésiter à poser des questions “bêtes” du fait de la différence de statut. Le parrain, c'est une personne sans lien hiérarchique avec la recrue qui va lui apprendre les ficelles du métier et être garant de son intégration. C'est un levier puissant pour réussir l'onboarding dans un contexte de télétravail complet ou hybride.

Quelques bonnes pratiques :

Désignez comme parrain une personne qui vient de finir son onboarding il y a peu et qui est du même niveau hiérarchique que la recrue
Partagez au parrain une fiche de mission la plus concrète possible
Bloquez dans les agendas du buddy et de la nouvelle recrue, un point d’échange récurrent

7. Organisez des meetings de introduction

Présenter des employés de différentes équipes est bénéfique pour les employés au bureau et pour les employés à distance. Ce n’est pas suffisant de voir un organigramme avec un nom et une photo pour comprendre comment les équipes fonctionnent ensemble. Organisez des meetings courts pour que votre nouvel employé puisse assimiler ses nouveaux collaborateurs et avoir une idée précise des responsabilités de chacun au sein de l’entreprise. Rencontrer quelqu’un en personne ou par vidéoconférence brise la glace et permet une meilleur communication entre employés.

8. Rendez vous disponible et montrez votre intérêt

Proposez des rendez-vous quotidiens lors du process d’onboarding: à la fin du premier jour, deuxième jour, première semaine, premier mois, premier trimestre. Instaurez la confiance entre vous pour une bonne communication sans langue de bois, mais soyez vous aussi proactif : n’hésitez pas à faire le premier pas dans la communication avec vos nouveaux employés en remote. Vous souhaitez – et avez besoin – de leur fournir des opportunités pour échanger sur leurs victoires mais aussi leurs challenges.

En fin de compte, l’onboarding donne le ton de l’entreprise : il est primordial de communiquer clairement, rendre visible les ressources accessibles à votre nouvel employé, et surtout, lui faire un bon accueil en lui faisant réaliser sa valeur au sein de votre entreprise.

Attirer, Engager et Fidéliser : l’avantage de l’Expérience Collaborateur

Les entreprises ayant mis en place une stratégie d’Expérience Collaborateur sont plus susceptibles d’atteindre leurs objectifs

Découvrez nos contenus sur l'expérience collaborateur.

White Paper

Attirer, engager et fidéliser : l’avantage de l’expérience collaborateur

Download the White Paper

No items found.

‍

6. Use the Buddy System

Provide the new hire with a buddy or mentor figure – someone they can turn to for help or with questions during onboarding. This is especially important for remote employees and it can positively affect their engagement within the organization. Having a buddy makes integration easier and reduces the sense of isolation. Not to mention that once you have the chance to visit the office you will have a friendly face to introduce you to others.

‍

7. Organize Introduction Meetings

Introducing employees across departments is good for both office and remote workers. It’s not enough to see an organization chart with a picture and a name, to understand how teams work. Schedule short meetings so that the new hire can get to know all of their new teammates and gain a clear picture of everyone’s responsibilities within the organization. Meeting someone in person or a video meeting breaks the ice and allows for better employee communication.

8. Be Available and Show Interest

Check-in with the new hire periodically during the onboarding process – at the end of their first day, second day, first week, first month, first ninety days. Ensure that lines of communication to you are open, but be proactive in communicating with your new remote employees as well. You want to provide them with enough opportunity to share candid feedback, wins, and challenges.

At the end of the day, onboarding sets the tone for how someone’s employment transpires with your company. It’s important to clearly communicate, highlight resources the employee has access to, and make them feel welcome and valued within your organization.

‍