Comment créer une bonne expérience d’onboarding pour des employés en télétravail ?

Accueillir de nouveaux arrivants a une fonction vitale dans le cycle de vie des employés en entreprise : en effet, c’est une aide précieuse aux employés pour appréhender leur nouvel environnement social et professionnel. De bons programmes d’onboarding entraînent une plus haute satisfaction employé, une meilleure productivité, plus de referrals, et moins de turnover.

Travailler à distance permet aux employés de travailler depuis différents lieux, incluant implicitement plus d’autonomie et de flexibilité. En revanche, cela devient un vrai challenge pour l’entreprise d’instaurer sa culture auprès de nouveaux arrivants en remote : n’ayant pas l’opportunité de se rencontrer en visu, ni de converser avec les membres de l’équipe, il s’agit d’une expérience employé toute à fait différente.

Voici 8 conseils pour créer une bonne expérience d’onboarding grâce à l’utilisation d’une digital workplace pour des employés en remote:

1. Communiquez en amont

Commencez à communiquer avec vos nouveaux arrivants avant leur premier jour. Durant le process d’onboarding, la communication est en effet clé puisque cela donnera une idée de la manière par laquelle l’employé recevra ses communications tout au long de sa vie dans l’entreprise. A minima une semaine avant le premier jour, envoyez un email ou appelez directement le nouvel arrivant pour lui dire ce qui est attendu de lui/d’elle le premier jour (par exemple, la date de réception de son ordinateur, un agenda complet du premier jour, un point global sur la technologie qu’il/elle utilisera, etc… )

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2. Preparez un Welcome Kit

Envoyez à vos nouveaux employés un Welcome Kit ! Tout le monde est toujours ravi de recevoir des goodies : préparez-leur un kit avec des goodies sympas au branding de votre entreprise qu’ils pourront utiliser chez eux : par exemple quelques petits gâteaux, une jolie carte cadeau de la part de l’entreprise pour qu’ils puissent s’offrir un café ou un déjeuner pour leur premier jour, etc.

3. “Demain, c’est mon premier jour.”

Première chose à faire de votre journée : proposez un appel à votre nouvel employé. Être nerveux le premier jour est tout à fait normal, il est donc important d’accueillir le nouvel arrivant et lui faire sentir qu’il/elle est le/a bienvenue, d’autant plus lorsqu’il s’agit de travail à distance.

Le/a contacter par téléphone ou par mail dès le matin est toujours mieux pour pouvoir fournir les informations de login, du guidage sur les premières heures, et réitérer tous les jours pendant les premières semaines (un point attendu du côté du nouvel arrivant). Le premier jour est souvent réceptacle de nombreuses questions, c’est le bon moment pour prendre le temps d’y répondre !

4. Aidez le nouvel arrivant à s’orienter

Lors des premiers jours, proposez au nouveau venu une vidéoconférence pour faciliter son onboarding, assurant ainsi un échange interactif et un meilleur engagement. Faites une présentation et abordez les sujets suivants :la mission de l’entreprise et ses chiffres, sa culture, les acteurs clés de la l’entreprise, ses avantages, son organigramme, la technologie utilisée.

5. Déterminez des premiers objectifs

Donnez une liste d’objectifs à accomplir lors de la première semaine, du premier mois, et du premier trimestre. Idéalement, le manager serait disponible pour aider le nouvel arrivant à accomplir la plupart des tâches. Mais le nouvel arrivant peut avoir de la bande passante, et peut donc continuer à travailler sur d’autres objectifs de son côté en attendant éventuellement la disponibilité du manager.

Par exemple, une tâche à faire lors du premier jour pourrait être de montrer au nouvel employé comment se présenter sur votre intranet, et lui demander ensuite de faire son introduction sur l’intranet (et ainsi tester ce qu’il/elle a appris et permettre aux autres employés de faire connaissance).

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6. Attribuez un parrain ou "buddy"

Le manager n’est pas toujours disponible et votre recrue peut parfois hésiter à poser des questions “bêtes” du fait de la différence de statut. Le parrain, c'est une personne sans lien hiérarchique avec la recrue qui va lui apprendre les ficelles du métier et être garant de son intégration. C'est un levier puissant pour réussir l'onboarding dans un contexte de télétravail complet ou hybride.

Quelques bonnes pratiques :

• Désignez comme parrain une personne qui vient de finir son onboarding il y a peu et qui est du même niveau hiérarchique que la recrue

• Partagez au parrain une fiche de mission la plus concrète possible

• Bloquez dans les agendas du buddy et de la nouvelle recrue, un point d’échange récurrent

7. Organisez des meetings de introduction

Présenter des employés de différentes équipes est bénéfique pour les employés au bureau et pour les employés à distance. Ce n’est pas suffisant de voir un organigramme avec un nom et une photo pour comprendre comment les équipes fonctionnent ensemble. Organisez des meetings courts pour que votre nouvel employé puisse assimiler ses nouveaux collaborateurs et avoir une idée précise des responsabilités de chacun au sein de l’entreprise. Rencontrer quelqu’un en personne ou par vidéoconférence brise la glace et permet une meilleur communication entre employés.

8. Rendez vous disponible et montrez votre intérêt

Proposez des rendez-vous quotidiens lors du process d’onboarding: à la fin du premier jour, deuxième jour, première semaine, premier mois, premier trimestre. Instaurez la confiance entre vous pour une bonne communication sans langue de bois, mais soyez vous aussi proactif : n’hésitez pas à faire le premier pas dans la communication avec vos nouveaux employés en remote. Vous souhaitez – et avez besoin – de leur fournir des opportunités pour échanger sur leurs victoires mais aussi leurs challenges.

En fin de compte, l’onboarding donne le ton de l’entreprise : il est primordial de communiquer clairement, rendre visible les ressources accessibles à votre nouvel employé, et surtout, lui faire un bon accueil en lui faisant réaliser sa valeur au sein de votre entreprise.

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