Aujourd’hui, la transformation digitale est sur toutes les lèvres. Dans les entreprises, ce processus vise à adopter des outils numériques et de nouveaux processus. Passant par une réorganisation globale, il permet d’atteindre des objectifs commerciaux stratégiques. En 2022, le marché de la transformation digitale est estimé à 7,6 milliards d’euros (Numuem).

Qu’est-ce que l’adoption digitale ou adoption numérique ? 

Face à l’évolution des habitudes d’achat, les entreprises n’ont d’autres choix que de s’adapter en continu. C’est la condition pour rester compétitif, et répondre aux attentes des clients. 

Pourtant, si 89 % des organisations prévoient d’adopter une stratégie digitale, seuls 44 % d’entre elles l’ont mise en place (Slack). Vaste en plus d’être complexe, le processus de transformation numérique implique une profonde mutation de la culture d’entreprise. Il est synonyme de changements, à tous les niveaux. 

— Qu’est-ce que l’adoption digitale en entreprise ? 

L’adoption numérique, c’est la situation dans laquelle une personne utilise des outils à leur pleine capacité. Elle se sert des programmes, sites Internet, applications métiers ou logiciels pour réaliser divers processus digitaux. 

Certains collaborateurs ont accès à des technologies, mais ne tirent pas parti de toutes leurs fonctionnalités. Elles pourraient simplifier leur travail. L’enjeu de l’adoption digitale, est de leur donner les clés pour prendre en main les outils de manière optimale.

— Quel lien avec la transformation numérique ? 

Les plateformes d’adoption digitale sont un levier essentiel de la transformation numérique. Équiper votre entreprise d’outils, c’est bien. En garantir une bonne utilisation, c’est mieux. CRM, ERP, intranet, SIRH, Digital Workplace… Au quotidien, les collaborateurs utilisent de nombreux logiciels. S’ils ne les maîtrisent pas, leur performance peut être impactée.

Tous les salariés ne disposent pas du même niveau de connaissance en informatique. De plus, les outils évoluent et les fonctionnalités se multiplient. Près d’un logiciel installé de travail sur 3 n’est pas utilisé. Face à ces constats, il est crucial d’apporter une solution adaptée. 

En accompagnant les employés, les plateformes d’adoption digitale replacent l’humain au cœur de la transformation numérique. Garantes d’une conduite du changement efficace, elles sont un passage obligé pour assurer une prise en main optimale des logiciels. Le digital doit devenir facile et accessible. Il faut le repositionner comme un outil d’aide quotidien et non un obstacle.

— Quelles sont les principales problématiques en lien avec l’adoption du numérique ? 

Dans l’environnement de travail moderne, l’adoption digitale fait face à deux grandes difficultés : 

• Un manque de technologies. Certaines entreprises n’ont ni le temps, ni l’argent, ni les connaissances pour suivre le rythme accéléré auquel elles se développent. Elles ne se chargent pas toujours de mettre à jour leurs systèmes existants. D’autres organisations choisissent de très peu investir dans les solutions technologiques. Deux raisons peuvent l’expliquer : une clientèle peu importante ou l’absence de culture d’innovation.
• Un nombre conséquent d’outils numériques. Au fil des années, le catalogue de solutions technologiques ne cesse de s’étoffer. Les entreprises décidant de s’équiper de multiples logiciels prennent le risque de semer la confusion chez leurs collaborateurs. Ils jonglent entre les outils, applications métiers et plateformes. Ce phénomène nuit à la productivité. Si certaines organisations proposent des guides ou ressources d’utilisation, ils ne suffisent pas à compenser le suréquipement en outils.

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Les entreprises ayant mis en place une stratégie d’Expérience Collaborateur sont plus susceptibles d’atteindre leurs objectifs

Qu’est-ce qu’une plateforme d’adoption digitale ?

Une plateforme d’adoption digitale ou Digital Adoption Platform (DAP) est une solution intégrée aux outils. Elle est destinée à guider les utilisateurs en temps réel dans leur usage. Grâce à des guides interactifs, ils apprennent à exploiter toutes leurs potentialités. Basée sur une communication transparente, ce type de plateforme a été développée pour optimiser l’intégration et la formation des utilisateurs.

Pour éviter de distraire les collaborateurs, la fonction d’aide du DAP s’intègre au logiciel d’entreprise. Elle prend la forme d’une extension ou d’une ligne de code insérée dans l’outil. Les plateformes sont compatibles avec l’ensemble des logiciels accessibles depuis un navigateur Web.

— Quelles sont les fonctionnalités d’une plateforme d’adoption digitale ?

Pour être efficace, une plateforme d’adoption digitale doit embarquer sept grandes fonctionnalités : 

• Adaptabilité. Choisissez une solution d’adoption digitale ou Digital Adoption Solution (DAS) capable de guider les utilisateurs dans n’importe quelle tâche. Le DAP doit l’aiguiller dans l’ensemble du processus par le biais d’invites, illustrant clairement comment le terminer.
• Convivialité. Les instructions du GPS applicatif doivent être claires et faciles à suivre pour tous les utilisateurs, même les plus novices. 
• Analyse. Une fonction spécifique vous permet de savoir comment les procédures sont utilisées, quels contenus sont consultés, etc. Elle remonte les difficultés rencontrées puis met en avant les solutions pour les surmonter.
• Automatisation. La fonction d’analyse vous précise quels types de processus sont complexes ou répétitifs. Ils peuvent être automatisés pour faire baisser leur temps d’exécution. Par exemple, la saisie automatique d’un formulaire ou le déclenchement d’une étape suivant l’action effectuée par l’utilisateur.
• Guides interactifs. Les modules de formations sont destinés à accompagner pas à pas les utilisateurs. Ils leur permettent d’apprendre rapidement, de manière ludique et interactive. 
• Création de contenu. Depuis l’éditeur, vous pouvez éditer et mettre à jour du contenu de formation, support ou communication, sans compétence technique.
• Personnalisation. Sur certaines plateformes d’adoption digitale, vous pouvez opérer une segmentation pédagogique, selon des critères, comme la langue, la fonction ou le pays des utilisateurs.

— Quels sont les bénéfices pour les entreprises et les salariés ?

Les entreprises investissent dans des outils numériques pour aider leurs collaborateurs à réaliser leurs missions. En parallèle, elles investissent dans la formation pour leur permettre de les utiliser de manière optimale. Découvrez les avantages de l’adoption digitale : 

• Une hausse de la productivité. Les DAP donnent aux collaborateurs les moyens de terminer leur travail, en moins d’étapes. Elles leur libèrent du temps pour participer à des projets d’équipe et effectuer des tâches à haute valeur ajoutée. 
• Plus d’innovation. Au lieu de perdre leur temps à comprendre comment utiliser les outils numériques, les salariés peuvent faire preuve de créativité. Les plateformes d’adoption digitale favorisent l’émergence d’un climat propice à la génération d’idées.
• Un meilleur taux de satisfaction client. Les employés passent moins de temps à rechercher des informations. Ils sont plus à même de se concentrer sur la résolution des problématiques clients. 
• Une amélioration de l’expérience collaborateur. Des outils numériques adéquats sont mis à disposition des salariés. Ils ont les clés pour augmenter la productivité et le bien-être au travail. 

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Pourquoi l’adoption digitale est importante pour les entreprises ?

L’adoption digitale repose sur trois piliers : formation, support et communication. Bien exploitée, elle apporte de nombreux bénéfices aux entreprises. 

1. Améliorer l’expérience utilisateur

8 utilisateurs sur 10 désirent résoudre par eux-mêmes les incidents informatiques (Lemonlearning). Ils ne souhaitent pas dépendre des équipes supports pour finaliser leurs actions. L’adoption digitale favorise l’autonomie des collaborateurs. Elle leur évite de rester bloqués sur une tâche, en attendant la réponse au support.

Guider les utilisateurs dans la prise en main des outils diminue les réticences et frustrations en lien avec le digital. En ayant accès au contenu adéquat, au bon moment, ils ont une meilleure expérience du numérique. Ils sont davantage engagés sur les logiciels ou applications métiers, au lieu de mal les utiliser ou les délaisser.

2. Augmenter le taux de rétention des collaborateurs

Adopter une stratégie digitale induit des taux de satisfaction plus élevés chez les collaborateurs et un turn-over plus faible. Ceux qui jugent leur travail épanouissant et sentent qu’ils peuvent exprimer leur créativité ont moins de chance de quitter l’entreprise.

3. Accélérer l’intégration des nouveaux salariés

Tout candidat, même le plus qualifié, aura besoin de temps pour apprendre à utiliser les logiciels de l’entreprise. C’est la même chose pour appréhender les différents processus métiers. Les outils d’adoption digitale sont un moyen efficace et rentable pour former les nouvelles recrues.

En plus d’être difficiles à mettre en œuvre, Les formations traditionnelles sur les outils numériques n’abordent pas l’intégralité des fonctionnalités. Avec le temps, les collaborateurs ont tendance à oublier les procédures à suivre, surtout celles qui ne sont pas quotidiennes. 

L’adoption digitale permet de pallier ces problématiques, en guidant de manière simple, concrète et ludique les collaborateurs. En fournissant des conseils proactifs, elle favorise la mise en place de bonnes pratiques chez les collaborateurs.

4. Rester compétitif

Grâce à leurs différentes fonctionnalités, les plateformes d’adoption digitale optimisent le fonctionnement des processus métiers. Elles accélèrent leur uniformisation et améliorent la qualité des données saisies. 

La mise en place d’un DAP réduit les coûts de retraitement de données. Elle permet aux dirigeants de prendre des décisions éclairées, fondées sur des informations objectives. À l’ère du Big Data, c’est un critère de différenciation fondamental.

5. Réduire le nombre de demandes support

Sur les DAP, le support applicatif est accessible en temps réel. Les demandes d’assistance informatique de niveau 1 et 2 sont réduites au maximum. Les appels répétitifs, questions redondantes ou allers-retours pour qualifier les requêtes disparaissent. À la clé, une importante diminution des coûts de support. 

6. Simplifier la conduite du changement

Le déploiement d’un nouvel outil numérique est synonyme d’incertitude. Soutenir les employés dans sa découverture est une solution pour sécuriser de manière pérenne votre conduite du changement. L’objectif est de parvenir à équilibrer les forces. En réduisant les freins par un accompagnement adapté, les collaborateurs seront moins résistants. Ils seront de véritables moteurs dans la promotion du logiciel en question.

Comment développer une stratégie d’adoption digitale ?

Vous souhaitez réussir la mise en place d’une stratégie d’adoption numérique ? La meilleure solution est de débuter par une phase de réflexion. Découvrons ensemble les étapes à suivre.

1. Commencer par impliquer les salariés

Votre objectif ? Trouver un moyen de susciter l’intérêt ou, mieux, l’enthousiasme des collaborateurs pour le nouvel outil introduit dans l’entreprise. N’oubliez pas que pour beaucoup de personnes, le changement est inconfortable. Pour certaines d’entre elles, il peut même être synonyme de peur, de stress, voire être effrayant.

Pour rassurer vos équipes, faites-leur comprendre qu’elles seront soutenues tout au long de leur appropriation de l’outil. Expliquez-leur de quelle manière la transition sera effectuée et, surtout, pourquoi elle est bénéfique à tous.

2. Permettre aux collaborateurs de se former tout en utilisant l’outil

Il ne suffit pas de donner un manuel d’utilisation à un salarié. Il ne peut pas comprendre seul sans interactions le fonctionnement d’un nouveau logiciel. Il doit pouvoir l’utiliser au quotidien. Découvrir pas à pas chacune de ses fonctionnalités. La formation est disponible au sein de l’application. Son rôle est de simplifier au maximum les interactions entre les humains et le logiciel.

3. Offrir aux employés du contenu dans leurs formats préférés

Chaque collaborateur a une approche spécifique pour apprendre. Certains préfèrent regarder des vidéos ou tutoriels, d’autres lire des articles. Demandez à vos salariés quels sont leurs formats de prédilection pour se former à l’utilisation d’un outil numérique. Ainsi, vous mettez à leur disposition un contenu pertinent, répondant à leurs attentes. 

4. Garantir l’accès des salariés aux mises à jour logicielles

Les logiciels sur le Cloud restent toujours à jour. Vous n’avez aucune mise à jour à télécharger. L’avantage ? Vous êtes certain d’avoir la plus récente. Si un outil requiert des mises à jour, veillez à bien les réaliser. Pensez à en informer vos collaborateurs, en leur présentant les nouvelles fonctionnalités.

5. Suivre les progrès des utilisateurs finaux

L’unique solution pour savoir si votre stratégie d’adoption digitale est réussie, c’est de l’évaluer. Les collaborateurs utilisent-ils l’outil ? Si non, pourquoi ? Observez et analysez la progression des utilisateurs en temps réel. 

6. Récolter des feedbacks

Encouragez les utilisateurs à parler des difficultés rencontrées. Il est essentiel de comprendre l’origine des problèmes pour les corriger. Vous serez assuré que vos salariés continuent à utiliser le logiciel.

Sans adoption digitale, votre stratégie de transformation numérique a très peu de chance d’aboutir. Autonomie, performance, engagement, expérience collaborateur, sont autant de bénéfices offerts par les DAP. Grâce à ces plateformes, les outils ne pénalisent plus les utilisateurs. Ils les aident à optimiser leurs tâches. Pour garantir le succès de votre démarche, prenez en compte les enjeux métiers et utilisateurs. 

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Why is Digital Adoption Important?

The goals of digital adoption include:

• Improving employees’ work processes to make them more efficient; and
• Making it easier for customers to access the company’s products and services.

If the employee experience and customer relations can be improved, then productivity and company profits can potentially increase. Forbes reports that startups that implement this type of “digital-first” strategy have been able to boost their revenue by 34%.

1. A positive digital adoption plan is directly related to employee creativity

A successful digital adoption initiative allows employees to do more with their time at work, which gives them additional opportunities to be creative on the job. A study published in the Journal of Business Ethics found that creativity and job satisfaction are directly connected.

2. Employees are less likely to consider leaving their current job

The same study mentions a connection between a digital adoption plan, higher employee satisfaction rates and lower employee turnover. In short, workers who find their jobs personally satisfying, and who feel they can use their creative abilities, are less likely to be looking for work elsewhere.

3. A digital adoption process makes onboarding new employees quicker

Even the most qualified candidate will still have to spend some time learning the company’s software and procedures. Digital adoption tools are an efficient, cost-efficient way to get new hires up to speed quickly.

4. It is also directly linked to customer retention

The benefits of digital adoption also impact customers. Many of the interactions between customers and employees occur online. They can be through the company website, an app, or another platform. Customers are not reticent about shopping around online before making a buying decision, and they have become more sophisticated over time about their online experiences.

An adjustable digital system that can provide a personalized experience can be key to customer retention.

5. This is a crucial component of staying competitive

Companies that invest in digital technologies in order to stay competitive run the risk of being left behind. Customers and employees will eventually notice if the competition is ahead in this department. This ultimately makes retention more difficult.

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How to Build a Digital Adoption Strategy

The best way to go about putting a digital adoption strategy in place is by starting with a plan. The studies cited at the beginning of this article show that many companies do not plan as a first step.

1. Get employees on board first

Find a way to get employees excited (or at least interested) in the new software that is being introduced to the company. Keep in mind that, for many people, change is uncomfortable. For some, it is stressful and even scary. Let them know they will receive the appropriate support as the company makes this transition and that it is beneficial for everyone.

2. Allow employees to train while using the application

It is not enough to give someone a manual and expect them to read it and understand how a new software program works. They need to be able to see it and interact with it on-screen. Employees must be able to work with the software and learn about the features while using the walkthrough features. The training is available in the app, and the interaction between humans and the software should flow as easily as possible.

3. Give workers content in their preferred formats

People often have specific approaches to learning new information. Some like to watch videos, while others like to read articles online and prefer to download information so they can make notes. All of these methods are good.

4. Ensure workers have access to software updates

Cloud-based software has the advantage of always staying current. There are no updates that need to be downloaded, and customers who choose these types of solutions can always be assured their version is the most up to date available. In a situation where updates need to be downloaded, it is important that employees always use the latest version of software applications.

5. Track user progress and ask for feedback regularly

The only way to determine whether the digital adoption strategy is successful is to measure it. Track user progress in real-time. Are employees using the app? If not, why aren’t they motivated to use it? Employees should be encouraged to be open about any difficulties they are having. It’s important to identify where the problems are coming from so that they can be corrected, and workers will continue to use the digital adoption platform.

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