Digital Workplace - Comment faciliter le télétravail grâce à une Digital Workplace

L’évolution du monde du travail implique qu’un nombre croissant de personnes travaillent à distance ou ont la possibilité d’opter pour du télétravail pendant quelques jours. Cette situation coïncide avec le fait que de plus en plus d’entreprises modifient leurs politiques pour s’adapter et offrir les meilleures conditions de travail à leurs employés, quel que soit le lieu où ils se trouvent.

Le télétravail, une tendance émergente

Beaucoup d’entre nous ont remarqué des changements de politique dans nos environnements de travail. Les employés bénéficient d’horaires plus souples, ils ont la possibilité de travailler dans un autre lieu que leur bureau, … Il existe de nombreuses nouvelle conditions permettant de diversifier les options de travail.

Ces changements résultent des progrès numériques et technologiques, ainsi que de l’évolution des perceptions sociales et des préférences individuelles en matière de travail.

La possibilité de travailler à distance depuis son domicile ou d’un autre lieu est une tendance émergente et populaire dans les start-ups. Cependant, certaines grandes entreprises, comme PSA Peugeot Citroën ou BNP Paribas, cherchent également à améliorer les conditions de travail de leurs employés, en mettant en place des mesures qui favorisent le télétravail.

Selon Statista, 57% des employés français travaillent à distance au moins 2,5 jours par semaine. C’est un peu plus que la moyenne mondiale qui est de 54,3% et que celle des États-Unis qui s’élève à 52,6% . Dans tous les cas, ce phénomène touche plus de la moitié de la population active.

Cette évolution vers le Home Office a été bénéfique pour les salariés à bien des égards :

55% Réduction du temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail
31% Réduction du stress
19% Augmentation de l’efficacité du travail
25% Augmentation de l’autonomie de travail
44% Meilleur équilibre entre vie personnelle et professionnelle

→ En savoir plus : 8 façons de motiver les employés distants pendant la crise

Le télétravail est respectueux de l’environnement !

Il faut également mentionner que les bénéfices ne profitent pas seulement aux salariés !

Le moyen de transport le plus courant pour les travailleurs est la voiture. En France, 73,1 % des personnes l’utilisent pour se rendre au bureau. Il est facile d’imaginer le nombre d’émissions polluantes qu’une personne produit chaque jour, simplement pour se rendre au travail. Travailler chez soi certains jours permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire son empreinte carbone.

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Surmonter les défis du télétravail grâce à un Intranet social

Trouver les bonnes informations

Organiser, partager des fichiers et des documents peut être difficile même lorsque les employés travaillent dans le même bureau, alors imaginez le nombre de courriels et la frustration qui en résulte pour les travailleurs à distance !

Une étude réalisée par IDC montre que certains employés peuvent passer jusqu’à un cinquième de leur temps de travail à rechercher des informations. La plupart de ces heures perdues sont passées à parcourir des e-mails, des répertoires de fichiers tentaculaires ou à poser des questions à des collègues pressés par le temps.

C’est pourquoi une excellente solution consiste à optimiser l’intranet de l’entreprise pour trouver et ajouter tous les documents dans un répertoire centralisé. Lorsque tous les documents sont mis à disposition sur le cloud, tout le monde trouve facilement ce qu’il recherche, parfois simplement grâce à un mot-clé.

Connecter et Collaborer

Une bonne communication sans nuisance est essentielle. pour chaque équipe, surtout lorsqu’elle est composée de personnes situées dans des lieux différents.

L’intranet peut offrir de nombreux outils qui faciliteront la communication, comme par exemples les chats ou les commentaires en ligne. Cela permettra d’éviter un flux d’emails long et confus ainsi que la mise en valeur des informations les plus importantes.

Une autre fonctionnalité intéressante est la possibilité de créer vos propres communautés au sein de l’intranet. Cela permet de gérer l’ensemble des projets ainsi que la confidentialité et la pertinence des informations.

La mobilité

Avoir accès à toutes les informations de l’entreprise directement sur un appareil mobile est d’une importance capitale lorsque les gens travaillent à distance.

Les données de Statista nous apprennent que 85 % des travailleurs aux États-Unis utilisent leur téléphone portable pour consulter leurs e-mails. Les employés utilisent également d’autres applications mobiles et professionnelles pour envoyer des messages en temps réel, stocker ou partager des informations et bien sûr suivre les mises à jour des réseaux sociaux. Dans le même temps, on peut noter un manque d’interaction sur les applications dédiées à la collaboration, la formation et les capacités de développement personnel.

Pour combler ce manque, les entreprises doivent rendre leur intranet disponible sur les appareils mobiles. Les employés à distance peuvent ainsi rester informés et recevoir des notifications pour des tâches ou des rappels pour des réunions, même s’ils sont loin de leur ordinateur. Si votre application mobile offre la même connectivité et la même collaboration que la version de bureau, l’adoption de votre intranet s’en trouvera considérablement accélérée !

Si vous êtes un salarié ou un décideur d’entreprise qui envisage de travailler à distance, vous savez maintenant qu’un intranet mobile bien intégré peut vous aider à gérer votre journée de travail depuis n’importe quel endroit.

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Overcoming Home Office Challenges with a Social Intranet

Finding Information

Organizing, sharing files and documents can be difficult even when employees work in the same office, so imagine the number of emails and subsequent frustration remote workers must contend with!

Original research from IDC shows that some employees can spend as much as a fifth of their working time searching for information. Much of those wasted hours are spent trawling through emails, browsing sprawling file directories or asking time-pressured colleagues questions.

That is why a great solution is optimizing the company’s intranet to find and add all documents inside a centralized directory. When all documents are made available in the cloud, everyone can find them easily, sometimes just by typing a keyword.

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Connecting and Collaborating

Good communication without noise is essential for every team, especially when working with people in different locations.

The intranet can offer many tools that will facilitate communication, like chats or in-doc comments. This will prevent a lengthy and confusing email flow, so you save only the most important information.

Another great feature is the possibility to create your own communities within the intranet. This serves for overall project management as well as information relevancy and confidentiality.

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Mobility

Having access to all company information from your mobile device is of paramount importance when people work remotely.

Data from Statista tells us that 85% of workers in the United States use mobile to check their emails. Employees also use other mobile and workplace applications to send real-time messages, store or share information and of course follow social media updates. At the same time, there is a lack of interaction with applications that allow collaboration, training and personal development capabilities.

To help fill in this gap, companies need to make their intranet available on mobile devices. Remote employees can to stay up-to-date with all the information, get notifications for tasks or reminders for meetings, even if they are away from their computer. If your mobile application provides the same connectivity and collaboration as the desktop version, your intranet’s adoption will considerably speed up!

If you are an employee or an enterprise decider who is considering remote work, you now know that a well-integrated mobile intranet can help you manage the work day from any location.

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