Plan de Communication Interne : Pourquoi ? Comment faire ?

La stratégie de communication interne

Qu'est-ce qu'un plan de communication interne ?

Un plan de communication interne efficace divulgue des informations et comprend des éléments clés tels que :

• Objectifs, mission et valeurs de l'organisation
• Messages commerciaux clés Canaux de communication
• Responsabilités et processus du personnel
• Plan de marketing et de communication externe

 

Une bonne pratique consiste à diviser le plan en objectifs d'entreprise, d'équipe, de localisation ou d'autres domaines fonctionnels pour éviter la confusion et la surcharge d'informations. Il doit être concis et facile à consulter à tout moment.

La communication interne concerne vos employés et la manière dont ils reçoivent les informations nécessaires pour effectuer leur travail. C'est pourquoi une partie cruciale de votre plan devrait être la collecte et l'analyse des commentaires des employés (votre intranet d'entreprise est un bon canal pour cela). Donnez une voix à votre personnel et faites-leur sentir que leurs opinions comptent.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d'un plan de communication interne ?

Pour qu'une entreprise réussisse sa croissance, elle doit communiquer régulièrement avec ses employés. Les communications doivent être engageantes et donner aux employés le sentiment de faire partie de la situation dans son ensemble.

Un plan de communication interne bien conçu tient les employés informés des initiatives et événements en cours et des plans futurs. Il montre également à chaque membre de l'organisation comment il s'inscrit dans les plans et l'importance de sa contribution.

 

Quand une entreprise a-t-elle besoin d'un plan de communication interne ?

Toujours. Des communications internes réussies sont essentielles pour toutes les tailles d'entreprise, qu'elles comptent 3 ou 3 000 employés.

Le plan de communication interne doit être rédigé et tenu à jour conformément à la stratégie de communication globale. La stratégie est le résumé des objectifs tandis que le plan s'occupe de l'action.

Il doit contenir :

• Livrables
• Personnel responsable
• Horaires et délais
• L'état du projet

 

Qui rédige le plan de communication interne ?

Qui rédige le plan de communication interne ?L'élaboration du plan est effectuée par plusieurs intervenants afin d'aligner tous les secteurs d'activité. Par exemple, le responsable des ressources humaines pourra donner des informations sur le recrutement ou la croissance des employés afin de construire un vaste programme interne d'intégration ou de reconnaissance des employés.

Selon la taille de votre entreprise, vous disposez ou non d'une personne ou d'une équipe dédiée à la communication interne. Cependant, il devrait toujours y avoir une personne responsable de construire le plan d'action cohérent et suivre l'exécution.

 

Comment rédiger un plan de communication interne ?

Voici 10 étapes faciles pour créer un plan de communication interne réussi qui améliorera la communication avec les employés.

Celui qui est responsable de la rédaction du plan doit commencer par identifier chaque département et projet à inclure. Pour vous inspirer, vous pouvez également explorer différents exemples de plans de communication interne et les meilleures pratiques.

Il peut être utile de utiliser un modèle de plan de communication interne, à la fois pour superviser le projet et pour chaque service avec lequel travailler. Cela permet au coordinateur de rassembler plus facilement toutes les idées. Mais si vous êtes à la recherche d'un défi et que vous souhaitez repartir de zéro, n'oubliez pas les principales étapes suivantes :

Créer une Stratégie de Communication Interne Efficace

La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.

10 étapes pour créer un plan de communication interne :

 

1. Suivi de la communication interne

Pour bâtir une entreprise prospère, il est essentiel de avoir un plan de communication interne stable et fonctionnel. Mais d'abord, il est important de comprendre quel est le niveau de réussite de vos communications internes actuelles et où elles peuvent être améliorées. L'entreprise interagit-elle et communique-t-elle bien avec ses employés ou se sentent-ils obstrués par les informations essentielles ?

Cela peut être fait par différentes méthodes de suivi :

• Surveillance des notes et des interactions (taux d'ouverture des e-mails, taux de clics, partages, notes par étoiles, réactions)
• Analyses et sondages intranet
• Groupes de discussion d'employés
• Audit de consultants externes

 

Chaque méthode doit inclure des questions simples pour aider à mieux impliquer les employés dans les sondages et à comprendre si votre stratégie de communication interne est efficace. Exemples de questions :

• Connaissez-vous les objectifs de notre entreprise ?
• Comprenez-vous votre rôle dans la réalisation de ces objectifs ?
• Obtenez-vous les informations dont vous avez besoin pour faire votre travail à temps et dans un format clair ?
• Savez-vous où trouver les informations nécessaires à l'exercice de votre métier (par exemple, l'intranet de l'entreprise, les plateformes de collaboration, les sources externes) ?
• Pensez-vous que l'entreprise communique bien les informations ?
• Que pouvons-nous faire pour améliorer la communication interne ?

 

Les données capturées à partir des résultats ci-dessus constituent le cœur de une stratégie de communication interne efficace. Il peut démontrer si les employés sont engagés, conscients, motivés ou mécontents au travail.

 

2. Définir les buts et les objectifs

La prochaine étape de la création de ce précieux document consiste à analyser vos objectifs de communication actuels afin de construire un meilleur plan et de définir les bons objectifs.

L'un des moyens les plus efficaces et les plus simples consiste à utiliser l'approche SMART :

1. SPÉCIFIQUE – Quels sont les objectifs de l'entreprise ? L'entreprise atteint-elle ces objectifs ? Qui travaille à les atteindre ? Comment l'entreprise peut-elle atteindre ses objectifs ?
2. MESURER – Pourquoi les objectifs existent-ils ? Peuvent-ils être mesurés ? (Par exemple, pour augmenter les profits, la productivité, l'engagement des employés, la communication interne…)
3. ATTEINDRE – Les objectifs sont-ils atteignables ? Sont-ils réalistes et basés sur votre capacité de développement commercial ?
4. PERTINENT - Les objectifs affecteront-ils l'activité globale de l'entreprise ?
5. TEMPS – Quels sont les délais pour atteindre chaque objectif ?

 

Votre plan de communication interne ne réussira que si tout le monde est à bord.

 

Il est également important de tenir compte de la façon dont les employés s'intègrent aux objectifs. Les comprennent-ils ainsi que leur rôle dans leur réalisation ?

Pour déterminer les objectifs, vous devez poser une série de questions :

• La productivité est-elle aussi élevée qu'elle pourrait l'être ?
• Les employés comprennent-ils la culture d'entreprise ?
• La rétention des employés est-elle élevée ou faible ?
• Nos collaborateurs vivent-ils une expérience formidable lorsqu'ils viennent travailler ?
• Les employés utilisent-ils plateformes intranet de communication d'entreprise souvent?

 

Une fois que les objectifs sont établis et que leur succès (ou leur échec) a été déterminé, il est temps de planifier comment atteindre les objectifs, en collaboration avec le soutien de tous les membres de l'organisation.

N'oubliez pas que votre plan de communication interne ne réussira que si tout le monde est à bord.

 

Créer une Stratégie de Communication Interne Efficace

La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.

3. Identifier le public cible

Il est particulièrement important lors de l'élaboration d'un plan d'action de communication interne de comprendre qui est le destinataire du message.

Le plan final doit être accessible à tous dans l'entreprise, des principales parties prenantes à la direction en passant par l'administration et les travailleurs de première ligne . Et chacun de ces groupes doit être pris en compte lors de l'élaboration du plan.

Chacun a un rôle à jouer dans la réalisation des objectifs généraux de l'entreprise. Il est aussi important d'écouter les employés de niveau inférieur que de demander l'avis de la haute direction.
Il est également essentiel d'expliquer à l'ensemble du personnel que l'opinion de chacun compte. Cette stimule la motivation des employés et fait preuve d'un bon leadership.

L'examen des résultats des sondages montrera ce que les employés attendent de l'entreprise pour laquelle ils travaillent. Les résultats montreront également des modèles d'interaction , par exemple, vous pouvez constater que les employés des magasins ne s'engagent pas aussi souvent que les employés du siège social. Ou peut-être plus de personnes regardent des vidéos que lisent des articles. Néanmoins, inclure tout le monde, à tous les niveaux, donne l'opportunité de revoir les méthodes de communication et d'améliorer contrat d'employé. Ce n'est qu'en analysant ces résultats en profondeur qu'une entreprise comprendra les canaux de communication qui fonctionnent et ceux qui peuvent être améliorés.

 

4. Choisir le bon outil de communication interne

Il y a autant d'outils de communication à choisir, il est donc essentiel de choisir celui qui convient à votre public. Cela signifie comprendre le public et ce avec quoi il est susceptible de s'engager.

Considérez cela comme une campagne de marketing utilisant les résultats des sondages.

• Quel est le public cible ?
• À quel type de contenu réagissent-ils le plus ?
• Comment pouvez-vous atteindre les employés à différents niveaux ?

 

L'un des outils les plus couramment utilisés pour la communication interne dans l'intranet. Conçu pour être une source unique de vérité, l'intranet est le canal de communication idéal pour atteindre tous les membres d'une organisation sur plusieurs sites. Les intranets modernes peuvent être la plaque tournante numérique de votre entreprise, car ils intègrent et combinent divers outils de communication tels que :

• Google Workspace (Gmail, Google Agenda, Google Drive, Google Meet, Google Groupes, Google Cloud Search)
• Microsoft 365 (E-mails et calendrier Outlook, Teams, Planner, Sharepoint, Stream)
• Zapier (gestion des documents et connexion aux applications)
• Trello (organisation de projet et travail collaboratif)
• Slack (messagerie en temps réel) et plein d'autres

 

Chacun de ces éléments peut être intégré à l'intranet d'une entreprise et, selon les besoins, différents outils peuvent être utilisés pour :

• Concevoir des sondages
• Produire des newsletters interactives
• Recueillir des commentaires
• Surveiller l'interaction

 

Il est impératif de comprendre ce que chaque outil peut faire et comment il peut être utilisé efficacement pour la communication interne. Si vous n'avez pas d'intranet maintenant, c'est peut-être le moment d'en envisager un. Ou si vous en avez un, est-il temps de revoir son efficacité ? Un intranet pourrait-il faire partie de la stratégie et des tactiques de votre plan de communication interne ?

 

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5. Créer le bon message

Différents groupes cibles ont besoin de différents styles de message. Mais une chose est pertinente pour tous les groupes. La communication interne doit être :

• Dégager
• informatif
• Engageant
• Inspirant

Créez des contenus à la fois engageants et pertinents qui résonnent avec vos employés. Utilisez des formats variés – articles, vidéos, infographies, webinaires – pour maintenir l’intérêt et favoriser une meilleure rétention des informations.

Le ton doit être adapté au groupe auquel il s'adresse. Gardez un ton professionnel, mais à la fois humain et social. Il est important de bien rédiger votre message et vous pouvez toujours demander l'aide de votre équipe de communication externe ou de vos rédacteurs pour vous assurer que votre contenu s'adresse au public de la bonne manière.

Voici quelques exemples de différentes communications internes :

• Communication descendante - lorsque la direction présente les stratégies globales de l'entreprise par article de presse interne, newsletter ou e-mail
• Communication ascendante - la possibilité pour tout le personnel, quel que soit son poste, de donner son avis par le biais d'enquêtes, de messages communautaires, de sondages et de discussions de groupe
• Communication entre pairs - interaction entre collègues qui favorise le travail d'équipe, souvent par le biais de groupes professionnels ou sociaux
• Communication d'informations - telles que les politiques de l'entreprise, les informations sur les produits, les manuels et les manuels, les rapports annuels… qui peuvent être requis par tout le monde dans l'entreprise ou par des services spécifiques
• Communication culturelle - utilisée pour récompenser et reconnaître les employés, informer des événements, proposer des formations et partager des informations sociales

 

Nous avons mentionné avant cela vous devez concevoir votre plan par domaines fonctionnels ou département, mais cela ne signifie pas que vous devez créer un plan distinct pour chaque département. La rationalisation de la communication par emplacement ou unité commerciale peut être effectuée facilement dans votre plateforme intranet à l'aide du profilage et du ciblage. Cela signifie que les employés ne recevront que les informations les plus pertinentes en fonction de leur fonction.

Par exemple, les techniciens d'usine peuvent ne trouver intéressants que les informations sur les nouvelles procédures de santé et de sécurité, le marketing peut uniquement vouloir savoir quels produits un concurrent lance, tandis que tout le monde sera intéressé par la révision annuelle des salaires. Ajoutez une section dans votre plan où vous affectez tous les employés à des groupes internes. Cela vous permettra de faire la bonne configuration dans votre intranet et d'offrir l'expérience personnalisée que vos employés méritent.

 

6. Offrir une communication engageante

À quelle fréquence rebondissez-vous sur une page de site Web si elle n'attire pas immédiatement votre attention ? Vous avez environ 15 secondes pour capter l'attention du lecteur, et cela vaut également pour la communication interne.

Comment créer un message de communication interne captivant ? Les communications internes doivent être directes, transparentes et utiliser le bon ton. Votre message, quelle que soit la forme que vous utilisez (publication, newsletter, e-mail, article, etc.) ne doit pas contenir de mots excessifs ou de langage fleuri (cela n'impressionne pas). Les gens sont occupés et veulent lire des communications claires et compréhensibles.

Voici comment rédiger des messages auxquels les employés se référeront et partageront :

• Rédigez un titre attrayant qui donne envie au lecteur de continuer
• Utiliser des questions alors le lecteur cherche les réponses – y aura-t-il un bonus cette année ?
• Rendre la mise en page visuellement attrayante avec espacement, couleur, puces et sous-titres
• Ecrire sur un ton qui est compréhensible pour votre lecteur cible
• Résoudre le problème du lecteur – vous avez répondu au sondage et nous vous avons écouté
• Utiliser des éléments graphiques visuels comme des images, des graphiques, des vidéos, etc.
• Inspirer l'action – dites-nous ce que vous pensez de cette initiative

 

Les messages réussis doivent être agréables à lire, attrayants pour les yeux et motivants. Qu'il s'agisse de rédiger un courriel ou de coordonner le plan de communication interne complet, il s'agit de communiquer avec les employés et de les stimuler. Tous les documents doivent engager et encourager.

La mise en page est également importante – soyez toujours cohérent pour présenter une image professionnelle. Un intranet est un excellent moyen d'assurer la cohérence car il peut stocker toutes sortes de documents à partir de blogs, d'articles, de modèles de publication ou même de modèles d'e-mails.

 

7. Planification des communications internes

Le timing est essentiel lors de la livraison des communications internes. Si vous envoyez un message important tard un vendredi après-midi, il est probable que peu d'employés le liront. Mais envoyez-le un lundi ou un mardi matin lorsque les gens sont prêts pour la semaine de travail et vous obtiendrez plus d'engagement des employés.

Pensez au type de messages que vous produisez. Les messages d'actualités sociales, internes et externes sont mieux envoyés pendant la pause déjeuner ou à la fin de la journée car ils peuvent distraire du travail. De même, les gens ont tendance à travailler plus efficacement le matin, de sorte que les communications importantes seront mieux comprises à ce moment-là.

Si vous avez un intranet, vous pouvez également analyser les moments où les gens interagissent le plus. Vous pouvez mesurer :

• J'aime et commentaires
• Actions
• Notes
• Ouverture des e-mails

Enfin, assurez une planification rigoureuse tout en restant flexible, dans le but d’adapter rapidement votre plan de communication interne en fonction des retours des employés et des évolutions du contexte de l’entreprise.

Adaptez votre communication en fonction des habitudes d'engagement de vos employés et trouvez le meilleur moment de la journée/semaine pour communiquer.

La surcharge d'informations est quelque chose dont beaucoup d'entre nous souffrent, au travail et à la maison. La boîte de réception semble toujours pleine et se déplacer pour la nettoyer semble une tâche impossible. Si vous établissez un calendrier équilibré et cohérent pour votre communication, les employés sont plus enclins à ouvrir, lire et agir. Envoyez-le au mauvais moment et il se retrouvera peut-être dans la liste des choses à faire, mais il tombera bientôt au fond.

En vous appuyant sur LumApps, vous disposerez d’un outil puissant pour mettre en œuvre ces stratégies et enrichir votre plan de communication interne. Cette approche intégrée et dynamique favorisera une communication plus fluide, transparente et engageante au sein de votre organisation, contribuant ainsi à l’atteinte de vos objectifs d’entreprise.

Créer une Stratégie de Communication Interne Efficace

La communication interne, au service de la stratégie des entreprises.

8. Mise à disposition d'un outil de promotion des employés

Une communication interne réussie peut promouvoir et dynamiser l'employee advocacy. Des employés engagés et motivés qui aiment travailler dans leur entreprise en parlent aux gens. Ils sont probablement vos meilleurs promoteurs de marque et peuvent étendre votre portée de manière plus rentable que la publicité. Si un employé croit en l'entreprise pour laquelle il travaille et en sa mission, il fera passer le mot. Cela peut entraîner une plus grande rétention des employés et de nouvelles embauches de plus haut calibre.

Alors, comment pouvez-vous traduire cela dans la communication interne ? Si vous êtes déjà doué pour partager des informations en interne et que vos employés interagissent avec votre contenu, vous pouvez étendre cela à l'externe. La communication interne consiste à créer une culture d'entreprise plus forte et en stimulant le partage et la promotion externes, vous pouvez construire la réputation de votre marque et améliorer l'image de votre employeur.

Il y a bien sûr des informations internes confidentielles, mais encourager les employés à partager des informations publiques en externe sur les réseaux sociaux ne sera que bénéfique pour l'entreprise. Partagez des informations telles que :

• communiqués de presse
• Campagnes publicitaires
• Nouveaux produits
• Événements
• Promotions
• Réductions et offres spéciales

 

Avoir une plateforme d'employee advocacy vous donne le contrôle sur ce que les employés partagent et vous permet de les conseiller sur le message qu'ils utilisent pour partager l'information. De plus, la représentation des employés est un excellent outil pour économiser sur les dépenses de communication externe. Si vos employés partagent vos communiqués de presse, cela peut vous faire économiser de l'argent sur la couverture médiatique et les agences externes.

Vous pourriez même offrir des récompenses aux ambassadeurs les plus actifs ou à ceux qui apportent le plus de trafic ou encore à celui grâce auquel un nouveau top talent a rejoint l'entreprise. La défense des intérêts des employés promeut la culture d'entreprise à la fois en interne et en externe.

 

9. Identifier des ambassadeurs

Qui sont les meilleures personnes pour promouvoir votre entreprise et vous aider à la faire avancer ? L'identification de ces personnes clés sera bénéfique. Ces personnes sont souvent les principales parties prenantes de votre entreprise qui auront des contacts externes. Ce type de promotion peut fonctionner à tous les niveaux, notamment :

• Sourcing de nouveaux fournisseurs
• Trouver des employés indépendants
• Recherche de rédacteurs, traducteurs, graphistes et imprimeurs
• Trouver un logiciel plus efficace
• Embaucher des planificateurs d'événements

 

Mais cela ne s'applique pas seulement aux principales parties prenantes. Découvrir qui a des relations dans votre secteur et qui pourrait profiter à votre entreprise s'applique à tous les employés. Cette forme de marketing pourrait être incluse dans votre plan de communication interne, mais doit être gérée avec sensibilité et de manière professionnelle.

Les ambassadeurs de votre entreprise peuvent vous représenter lors de salons professionnels et d'événements de réseautage pour promouvoir votre organisation. Selon le type d'entreprise, il peut y avoir de nombreuses opportunités de développer votre entreprise en utilisant des ambassadeurs.

Les ambassadeurs assument souvent ce rôle comme une tâche « supplémentaire » et sont heureux de le faire parce qu'ils croient en l'entreprise pour laquelle ils travaillent. Cela peut être un moyen de faire en sorte que les employés se sentent valorisés. Trouver vos ambassadeurs peut également être très bénéfique à des fins internes, car ces ambassadeurs donneront le bon exemple à de nombreux autres employés.

 

10. Mesurer la stratégie de communication interne

Au début de cet article, nous avons demandé « Comment élaborez-vous un plan de communication interne ? » Lorsque vous avez mis votre plan en marche, il est temps de mesurer les résultats.

1. Déterminer ce qui est mesuré (recrutement, rétention, engagement des employés, nouvelles affaires…)
   Déterminez comment ceux-ci peuvent être mesurés (système de notation, financier, numérique…)
2. Suivre l'engagement via le suivi des likes, partages, taux de clics et commentaires si vous avez un intranet
3. Surveiller la portée : le plan parvient-il aux bonnes personnes et réagissent-elles ?
4. Demandez des commentaires une fois qu'une nouvelle idée de communication interne est en place depuis un certain temps (c'est le moyen de découvrir la vérité sur ce que pensent les employés)
5. Si votre organisation est grande, vous pouvez examiner les tendances démographiques : est-ce que plus de millennials lisent vos newsletters que de baby-boomers ? Les employés américains réagissent-ils différemment des employés britanniques à vos publications ?
6. Regardez les moments de pointe pour l'engagement - quand les gens ouvrent-ils et lisent-ils vos actualités et vos messages ?

Une fois que vous avez des réponses à ce qui précède, vous devriez regarder ce qui peut être amélioré et réfléchir à la façon dont vous allez le faire. Mettez en place des indicateurs de performance pour évaluer l’efficacité de votre communication interne. Analysez régulièrement ces données pour identifier les points forts et les axes d’amélioration. LumApps offre des outils d’analyse avancés de manière à mesurer l’engagement, la portée des messages et l’interaction des utilisateurs.

La mesure d'une stratégie de communication est une tâche continue qui continuera d'évoluer au fur et à mesure que l'entreprise se développe. Chaque partie du plan a un impact et les stratégies et tactiques que vous utilisez définiront le succès de votre entreprise.

Réaliser un plan de communication interne robuste et efficace est primordial pour toute entreprise souhaitant promouvoir une culture positive, améliorer l’engagement des employés et optimiser les processus de travail. LumApps, en tant que solution d’intranet d’entreprise avancée, se présente comme un partenaire clé dans cette démarche, offrant une plateforme riche en fonctionnalités pour dynamiser la communication au sein de votre organisation. Voici des approches complémentaires afin d’enrichir votre plan de communication interne, en s’appuyant sur des méthodes et des outils innovants.

Analyse préliminaire : connaître votre audience

Avant de définir votre plan de communication interne, réalisez une analyse préliminaire pour comprendre les besoins, les préférences et les attentes de vos employés. Utilisez des enquêtes, des groupes de discussion et des analyses des interactions précédentes sur votre intranet pour recueillir des insights précieux. Cela vous permettra de personnaliser vos messages et de choisir les canaux de communication les plus pertinents.

Objectifs alignés sur la stratégie d’entreprise

Veillez à ce que les objectifs de votre plan de communication interne soient parfaitement alignés avec les objectifs stratégiques globaux et la culture d’entreprise. Que ce soit pour améliorer la marque employeur, favoriser l’innovation ou optimiser la gestion de projet, chaque axe de votre plan doit contribuer directement à la réalisation de ces objectifs stratégiques.

Diversifier les canaux de communication

Exploitez toute la gamme et les choix des canaux de communication disponibles sur LumApps pour toucher efficacement vos employés. Du partage de fichiers à la messagerie instantanée, en passant par les blogs d’entreprise et les forums de discussion, diversifiez vos modes de communication pour capter l’attention de tous.

Promouvoir l’interaction et le feedback

Encouragez les employés à interagir avec les contenus partagés et à donner leur avis. LumApps facilite la mise en place de sondages, de boîtes à idées et de sessions Q&A, transformant la communication interne en un dialogue continu entre la direction et les collaborateurs.

Formation et accompagnement

Assurez une formation continue sur les outils et les pratiques de communication interne. Organisez des sessions d’onboarding pour les nouveaux employés et des refreshers périodiques pour tous, afin de garantir une utilisation optimale des outils LumApps.

Intégration des nouvelles technologies

Restez à l’affût des nouvelles technologies et intégrez-les dans votre stratégie de communication interne. La réalité augmentée, l’intelligence artificielle et les chatbots peuvent offrir de nouvelles façons innovantes d’engager les employés et de diffuser l’information.

Renforcement de la culture d’entreprise

Utilisez votre plan de communication interne de façon à renforcer la culture d’entreprise. Partagez régulièrement des histoires de réussite, des témoignages d’employés et des moments forts de la vie de l’entreprise pour créer un sentiment d’appartenance et valoriser les contributions de chacun.

→ Découvrez notre contenu sur la culture d'entreprise
 

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