En 2019, le groupe Galeries Lafayette se lance dans un projet stratégique et entame une transformation de ses outils de communication interne. Dans un secteur où l’effort est au service des clients, offrir une nouvelle solution à ses employés révolutionne la façon de travailler et collaborer. S’adapter à la culture de l’entreprise et répondre aux attentes des employés étaient les deux objectifs principaux de la solution choisie.
Jusqu’en 2019, le groupe Galeries Lafayette disposait d’un intranet conçu en interne et qui servait principalement de plateforme de stockage de documents. N’ayant pas été mis à jour au fil des années et malgré une dernière refonte en 2012, il ne prenait pas en charge les fonctionnalités sociales, la personnalisation ou les vidéos, et n’était pas assez sécurisé.
Uniquement accessible sur les ordinateurs de bureau, cet outil a laissé de côté une grande partie des employés du groupe. En effet, 75% des équipes n’ont pas de poste de travail et opèrent directement dans les magasins. Par conséquent, les relais de communication se résumaient aux managers locaux et aux réunions en présentiel.
Cependant, l’intranet a connu une forte adoption traduisant un réel engouement de la part des employés pour les contenus diffusés. Des initiatives locales ont vu le jour (comptes privés sur Instagram et Facebook, application mobile dédiée, groupes whatsapp…) mais n’étaient pas évolutives. De ce fait, les communications étaient incohérentes et cloisonnées, avec des sources d’information changeantes.
Informer l’ensemble des employés de l’actualité de l’entreprise et des magasins: la gouvernance de la communication est basée au siège mais il reste encore de nombreuses spécificités locales.
Accueillir et former tous les employés, avec un outil accessible en mobilité et dans les magasins.
Être 100% autonome : l’intranet étant géré par les équipes de communication, il était important de disposer d’un outil facile et flexible, ne requérant aucune compétence de codage
Ce nouvel outil s’inscrit pleinement dans notre démarche de transformation en permettant de mieux connecter l’ensemble de nos points de vente et améliorer ainsi notre fonctionnement en réseau.C’est aussi une solution qui permet enfin de fédérer et embarquer les équipes en magasin et en entrepôt qui ne possèdent pas d’ordinateur. Face aux mutations rapides de notre secteur, le Retail, il était devenu indispensable d’outiller ces collaborateurs qui sont au service de nos clients. Avec l’arrivée en magasin de nouvelles technologies comme la tablette vendeur, nous devons favoriser un accès simple à l’information, la collaboration et le partage de bonnes pratiques au plus près du terrain.
Avec LumApps, le groupe Galeries Lafayette a conçu une plateforme d'information pour tous les employés*, rassemblant des informations sur l'entreprise et des nouvelles locales. Tout le contenu est personnalisé pour que les employés trouvent la bonne information au bon moment, en fonction de leur profil et de leur équipe. Cette nouvelle plateforme est désormais le point d'entrée unique pour les applications métier, les documents d'entreprise, les supports RH et les actualités, pour tous les employés.
Une amélioration majeure : les collaborateurs terrain ont également accès à l'intranet du groupe Galeries Lafayette, en mobilité grâce à une plateforme en Responsive Web Design. Tous les employés bénéficient d’une identification numérique et peuvent naviguer sur la plateforme via les ordinateurs des magasins ou leur smartphone personnel. La solution étant très flexible, elle permet aux employés de se connecter à partir de nombreux appareils, y compris les smartphones du magasin dont le groupe Galeries Lafayette équipe progressivement ses collaborateurs.
*Disponible pour les Galeries Lafayette, le BHV MARAIS, Eataly Paris Marais, le siège social et les fonctions d’entreprise. En déploiement aux Galeries Lafayette-Royal Quartz Paris et Louis Pion.
Avec une équipe de communication basée au siège et des relais pour chacune des marques, la société a construit sa plateforme avec une architecture et une gouvernance simples. L’outil LumApps permet au groupe Galeries Lafayette de choisir la meilleure solution selon son cas d’usage. Pour éviter les sites multiples, toutes les entités sont regroupées dans une seule et même plateforme mais les magasins principaux ont leurs propres pages.
Pour les plus petits magasins, les Galeries Lafayette ont récemment lancé un projet pilote dans différents établissements, en utilisant les communautés pour partager les nouvelles locales. Une fois de plus, la gouvernance reste simple et l’utilisation de l’outil est souple et accessible à tous. Les contributeurs des petits magasins sont multitâches et ont besoin d’un moyen facile de partager l’information avec tous leurs employés.
Baptisé “360 Galeries”, l’intranet incarne les valeurs du groupe en connectant tout le monde pour s’assurer que tous les employés disposent des bonnes informations afin de maintenir le meilleur service client.
Plus d’un an après le lancement de l’intranet, les Galeries Lafayette n’ont cessé de perfectionner leur plateforme. Totalement autonome, l’équipe de communication interne lance très souvent de nouveaux projets.
Que ce soit lors d’opérations spéciales ou en temps de crise, le groupe Galeries Lafayette adapte la page d’accueil à la situation. Contenu, design… tout peut être personnalisé et modulable. Pour s’assurer d’une cohérence entre les pages suite à de nombreux changements, la page d’accueil est repensée avec l’aide de Wedocom, partenaire LumApps.
Les nouveaux smartphones présents dans les magasins permettent aux employés des Galeries Lafayette d’accéder plus facilement et plus rapidement à l’intranet. En connectant tout le monde à travers un maximum de dispositifs, l’entreprise peut joindre ses employés à tout moment. Lors de la crise COVID, seule une minorité de salariés aurait été touchée par e-mail si le groupe n’avait pas lancé un intranet mobile il y a un an.
Pour poursuivre sur cette lancée, le groupe Galeries Lafayette travaille étroitement avec son Customer Success Manager LumApps pour lancer une application mobile. Cette nouveauté permettra d’élargir le champ de la communication interne et d’offrir une expérience numérique fluide et optimisée à tous les employés.
Since the intranet launched over a year ago, Galeries Lafayette has been constantly pushing it forward. The internal communication team is fully autonomous and can very often launch new projects.
Whether during special operations or in times of crisis, Galeries Lafayette adjusts the homepage to the situation. Content, design… everything can be customized. And to recreate consistency between pages after many changes, the homepage is being redesigned with the help of LumApps’ partner, Wedocom.
New smartphones which are deployed in stores allow Galeries Lafayette’s deskless employees to have easier and quicker access to the intranet. Connecting everyone through as many devices as possible allows the company to reach employees at any time. During COVID crisis, only a minority of employees would have been reached by email if Galeries Lafayette had not launched a mobile intranet one year ago.
To further this path, Galeries Lafayette works very closely with its LumApps customer success manager to launch a mobile application. A new mobile app will help to broaden the scope of internal communication and offer a smooth digital experience to all employees.
