Guide indispensable sur le partage des connaissances en entreprise

Combien d’heures perdues à la recherche d’une information égarée dans vos mails ? Le partage des connaissances est un enjeu majeur pour la fluidification de la communication des entreprises. Comment mettre en place des outils comme des méthodes performants, pour capitaliser les connaissances ?

Découvrez le guide indispensable sur le partage des connaissances en entreprise. 

Qu’est-ce que le partage de connaissances en entreprise ?

Définition

Le partage des connaissances ne se limite pas à un simple stockage des informations. Il va bien au-delà. Il consiste en la mise en place d’un process clair, pour faciliter l’accès aux informations par les équipes. 

Il peut être dommageable de voir des collaborateurs bloquer sur un problème déjà résolu par d’autres, ne sachant pas vers quelle personne se tourner. Grâce à un outil de gestion et partage des connaissances en entreprise, les collaborateurs mutualisent leurs compétences. Ils savent où trouver les données rapidement.

Les enjeux du partage de connaissances en entreprise

Avec une connaissance partagée, votre structure passe d’une intelligence individuelle à une intelligence collective. Grâce à un accès facilité aux informations, la productivité se trouve améliorée : efficacité comme rapidité sont au rendez-vous. Selon une enquête Ipsos de 2018, 65 % des salariés interrogés trouvent que le travail collaboratif impacte positivement le partage des connaissances, la productivité des équipes.

L’un des enjeux du partage des connaissances en entreprise est de préserver le savoir-faire. Cette méthode permet de moins subir les départs de salariés. Lorsqu’une personne quitte l’entreprise, ses connaissances restent. Elles ne s’envolent pas avec lui.

Comment favoriser le partage de connaissance

Avant toute chose, il vous faut définir une stratégie de knowledge management. Cette pratique consiste à collecter des informations de l’entreprise puis à les classer. Il s’agit de se pencher sur une méthode de gestion des connaissances. Un knowledge manager peut intervenir pour mettre en place une méthode de travail, par exemple. 

Une fois cette stratégie bien définie, il est temps de créer un processus de partage des connaissances. Cela peut se faire via la mise en place d’une plateforme de partage de connaissance en entreprise, fiable, facile d’utilisation. Les outils numériques collaboratifs présentent différentes fonctionnalités. 

Partage de Connaissances en Entreprise, un enjeu de taille

Qu’est le partage de connaissances et comment le développer au sein de votre entreprise?

Types de connaissances à partager

Le partage des connaissances en entreprise est une problématique à plusieurs tiroirs. Le professeur japonais Ikujiro Nonaka a développé une théorie du management et de la circulation des informations en entreprise. Il étudie le modèle de société japonais innovant, puis en tire des conclusions sur le lien entre performance et gestion des connaissances. Il a permis d’en identifier plusieurs types. 

Les informations explicites

Ce sont des données chiffrées, des faits avérés. Ces informations bien tangibles se transmettent facilement, à l’oral ou à l’écrit. Elles peuvent prendre la forme :

• d’un tableau Excel ;
• d’une présentation PowerPoint ;
• d’un guide Word… 

Ces informations sont plutôt faciles à collecter, puis à partager. 

Les informations implicites

Elles découlent des informations explicites. Elles sont liées à la pratique, c’est-à-dire à l’application des savoirs théoriques. Elles interviennent pour les collaborateurs appliquant leurs connaissances explicites. Ce sont souvent des tips, des astuces partagées par ceux ayant l’habitude du process. Par exemple, vous connaissez le Code de la route, mais c’est en prenant le volant que vous apprendrez réellement les règles de la conduite. 

Les informations implicites sont bien souvent orales. Elles sont liées à la culture de l’entreprise ainsi qu’à son type de management. Elles permettent aux salariés de savoir comment se comporter dans diverses situations. Par exemple, il peut être de coutume de faire une petite réunion de motivation chaque lundi. Ne pas y participer montre un signe de désengagement. 

Les informations tacites

Elles sont de l’ordre du savoir-être. La connaissance tacite est bien plus intangible. 

Il s’agit de compétences acquises par un collaborateur dans son travail, au fil des années. Elles sont nombreuses dans le domaine de la négociation, dans la relation avec un client. Vous avez appris des techniques de développement commercial. Mais ce qui fait la différence, c’est la personnalité de votre client. 

Les informations tacites ne sont pas des données chiffrées. Elles comprennent les valeurs, les opinions, les comportements sociaux… Par exemple, vous gérez une relation de longue date avec un client. Vous savez qu’il n’aime pas être brusqué. Vous adaptez votre comportement commercial. Vous ne lui demandez pas de valider votre proposition dans les plus brefs délais. 

Une plateforme de partage de connaissance en entreprise doit prendre en compte ces différents types d’informations, via des données accessibles sous divers formats. 

Les 7 avantages du partage de connaissances

Les bénéfices du partage des connaissances sont nombreux, aussi bien pour l’individu que pour l’organisation. 

1. Favoriser la transparence

Grâce à la mise en place d’une seule plateforme de partage de connaissance en entreprise, vos équipes ont accès à toutes les informations importantes, en quelques clics. Avec une source unique fiable, vous favorisez la transparence. 

L’accès facile aux données permet une grande réactivité :

• Le salarié sait où trouver les informations dont il a besoin ;
• L’entreprise garde le contrôle sur les compétences, le savoir-faire, en cas de départ ou de maladie d’un salarié. 

Ne perdez plus votre temps à fouiller dans vos mails pour retrouver une information. Grâce à l’utilisation d’un outil de gestion et partage des connaissances en entreprise, chacun s’y retrouve aisément. 

2. Booster la productivité

L’un des avantages du partage des connaissances est de permettre aux collaborateurs d’être très réactifs. Ils trouvent rapidement les informations dont ils ont besoin. Cela améliore leur productivité. Par exemple, une demande client arrive. Ce dernier souhaite obtenir rapidement un devis assez technique. Le technico-commercial sait où chercher les bonnes informations. Cela lui évite d’appeler de multiples collaborateurs pour remplir son devis. Il peut faire preuve de réactivité en envoyant sa proposition détaillée dans un délai réduit. 

3. Développer le sentiment d’appartenance

Une plateforme de partage de connaissance en entreprise est un lien tangible entre l’entreprise et les collaborateurs. C’est un lieu virtuel idéal, pour renforcer la culture de l’entreprise. En partageant des informations, les salariés peuvent créer du lien. L’entraide est favorisée. Au lieu de chercher seul la solution, le collaborateur identifie rapidement le collaborateur pouvant l’aider. Il le contacte, renforçant ainsi la cohésion d’équipe.

4. Favoriser la communication

La mise en place d’un outil numérique de partage des connaissances est une belle opportunité d’améliorer la collaboration en entreprise. La communication entre collègues s’en trouve grandement facilitée. Avec ces outils de travail, les collaborateurs bénéficient d’un retour d’information. Ils peuvent identifier facilement les points de blocages passés. Ils évitent de reproduire les erreurs. De cette manière, la mise en place d’un partage des connaissances en entreprise s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue. Au lieu de refaire la même erreur, le collaborateur s’inspire de l’expérience des autres.

5. Renforcer la culture de l’innovation

Partager les connaissances est un booster de l’apprentissage. C’est une voie privilégiée vers l’innovation. Il est plus facile de faire émerger de nouvelles idées, en ayant à sa disposition tous les chiffres clé dont on a besoin. Selon une étude Mc Kinsey, datant de 2016, les entreprises agiles sont performantes en matière d’innovation, grâce au partage des connaissances. Selon cette étude, ces organisations innovantes ont en commun certaines pratiques managériales : l’innovation à tous les étages, le partage des connaissances en interne. Ce dernier est l’une des caractéristiques des entreprises s’adaptant facilement aux mutations de leur environnement. 

6. Éviter la perte d’informations en cas de départ ou d’absence

Attention aux départs des collaborateurs. Ils ne doivent en aucun cas causer une déperdition d’informations. Il est capital pour les entreprises de lutter contre la perte de compétences, liée au turn-over ou aux absences. Si un acteur clé est en maladie, on doit pouvoir trouver rapidement les informations importantes. L’enjeu du partage des connaissances en entreprise est de protéger ses compétences comme son savoir-faire. Les outils de gestion et partage des connaissances en entreprise permettent de former rapidement les nouveaux arrivants. Les embauchés sont très vite efficaces. Avec l’accès à toutes les différentes informations, ils se sentent bien accueillis dans l’entreprise.

7. Valoriser vos salariés

En invitant le collaborateur à transmettre ses connaissances, il se sent valorisé. Partager son expertise l’oblige à communiquer efficacement son savoir. Il se doit de maîtriser les rouages comme les enjeux de son poste. Partager ses expériences consolide ses acquis. Il prend du recul, s’interroge, prend confiance en lui. L’expérience du collaborateur est valorisée. Cela lui apporte une certaine reconnaissance de son travail. Un vrai levier pour booster la motivation ! 

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Méthodes pour améliorer le partage des connaissances

Développer une culture du partage des connaissances en entreprise ne s’improvise pas. Pour cela, il existe différentes méthodes. 

Définir une stratégie du sharing management

Il est primordial pour le service des ressources humaines de travailler main dans la main avec la direction, pour définir une stratégie de partage des connaissances en entreprise. 

En collaboration avec les opérationnels, ils définissent les informations pertinentes à partager. Ensuite, ils choisissent l’outil digital le plus adapté à leurs attentes, en s’appuyant sur certains critères clés :

• simplicité d’utilisation ;
• confidentialité des données ;
• facilité à trouver les informations... 

LumApps Spaces est une plateforme agile. Elle facilite la collaboration entre les individus. Elle implique l’ensemble des salariés, tout en favorisant le travail collaboratif en entreprise.

Créer des groupes de travail dédiés au partage des connaissances

Mettre en place des actions en mode projet permet d’habituer les salariés à collaborer avec différents départements. Pour instaurer une culture du partage des connaissances, créer des groupes de réflexion sur ce sujet s’avère une solution intéressante. 

Pour un fonctionnement optimal, il est important de bien définir le cadre : 

• la taille des groupes ;
• les sujets précis à débattre ;
• le temps à y consacrer…

Au cours de ces séances de travail, les participants pourront, par exemple :

• Identifier des experts : leur confier des formations à présenter, sous forme de guide ou de PowerPoint.
• Mettre en place une méthodologie de formation spécifique au partage des connaissances en entreprise. 

Mettre en place une plateforme digitale collaborative

Les salariés peuvent être amenés à échanger leurs connaissances sous différents formats. Sur la plateforme LumApps Spaces, tout est accessible au même endroit. Les collaborateurs choisissent la création de supports variés :

• Vidéo ;
• PowerPoint ;
• Guide sous Word ;
• Fichier Excel ;
• FAQ…

Ils peuvent déposer tout type de fichier, à l’oral ou à l’écrit.

Avec cet outil, les compétences de chacun sont clairement identifiées. Il permet d’améliorer l’expérience collaborateur de façon significative. Ce dernier sait vers qui se tourner, pour obtenir son information. 

Mesurer l’impact du partage de connaissances

Vous avez mis en place une plateforme de partage de connaissance en entreprise ? Il est temps de mesurer les résultats obtenus ? Pour cela, il est possible de mettre en place plusieurs indicateurs de suivi. Observez les KPIs (Key Performance Indicators) suivants :

• taux de productivité ;
• satisfaction des clients ;
• délai de réponse à un client ; 
• taux d’erreur ;
• montée en compétences des salariés…

Pour impliquer les collaborateurs dans cette démarche d’amélioration continue, n’hésitez pas à leur demander des feedbacks. Vous pouvez mettre en place des questionnaires périodiques, afin de mesurer le taux de satisfaction. La plateforme leur permet-elle d’échanger des connaissances de façon optimale ? Les réponses à ces enquêtes pourront permettre d’ajuster l’outil, afin qu’il corresponde aux mieux à vos besoins.

Avec le télétravail de plus en plus généralisé, le partage des connaissances en entreprise est l’un des facteurs clé de succès des organisations. Les compétences sont les fondements d’une entreprise… Elles forgent son identité. Il est primordial de les conserver, puis de les utiliser à bon escient.

Partage de Connaissances en Entreprise, un enjeu de taille

Qu’est le partage de connaissances et comment le développer au sein de votre entreprise?