Les 30 fonctionnalités essentielles pour un intranet d’entreprise
L’intranet d’entreprise est la source d’information la plus fiable pour vos employés. C’est la base de solides relations d’équipe et de collaborations. Si vous cherchez des moyens d’améliorer la communication avec les employés, vous devez choisir soigneusement la structure et les fonctionnalités de l’intranet de votre entreprise.
Souhaitez-vous construire un intranet qui aide réellement vos employés à améliorer la communication et la collaboration ?
Découvrez la liste des 30 fonctionnalités intranet essentielles qui favorisent l'adoption de l'intranet et motivent les employés à utiliser l'intranet de votre entreprise au quotidien!
L’intranet doit être :
1. Une plateforme intranet tout-en-un
Une plateforme intranet est une ressource importante où les employés peuvent trouver toutes les informations nécessaires à leur activité professionnelle quotidienne. Un excellent intranet permet aux gens de faire les choses efficacement.
Les principales fonctions d'un intranet :
- Communication – permettre aux employés de se connecter et d'échanger facilement.
- Collaboration – partager des compétences et des connaissances pour atteindre des objectifs communs.
- Engagement – encourager les employés à s'impliquer dans les activités de l'entreprise.
- Productivité – faciliter et optimiser les processus de travail pour de meilleurs résultats.
2. Basé sur le Cloud
Les intranets modernes sont des solutions orientées vers la mobilité sur le lieu de travail. De nos jours, de nombreux employés ont besoin de flexibilité dans leur travail, et la plupart d'entre eux ont besoin d'une connexion sûre et sécurisée où qu'ils soient. Un intranet cloud permet aux employés de travailler à partir de n'importe quel endroit et donne accès à tous les outils et widgets dont ils ont besoin, qu'ils soient au bureau ou en déplacement.
Une plateforme intranet basé sur le Cloud a généralement un taux d'adoption plus élevé et peut évoluer rapidement par rapport aux intranets d'entreprise hébergés localement. Cela permet également aux gens de se connecter et de naviguer sur l'intranet à chaque fois qu'ils ont un moment de libre, comme ils le font avec les réseaux sociaux par exemple.
L’engagement des collaborateurs
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3. Intégré aux suites de collaboration populaires
Un intranet n'a pas à être un outil à part. Il doit s'intégrer pleinement à votre suite collaborative existante comme Google Workspace (Gmail, Google Agenda, Google Meet…) ou Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, Google Drive, Sharepoint…).
Être entièrement intégré à vos outils de collaboration facilite l'accès et crée un environnement de travail uni. Vous devriez également rechercher des intégrations tierces telles que la planification des ressources humaines, la messagerie, les outils de sondage… tout ce qui complète votre entreprise.
Une autre fonctionnalité intéressante de l'intranet est sa capacité à intégrer des flux d'actualités RSS pour que tout le monde soit au courant des dernières nouvelles de l'industrie ou du monde.
4. Une plateforme de partage des connaissances
Les entreprises prennent conscience de la puissance de l'intranet pour se transformer en une plateforme de partage des connaissances grâce à son flux continu et perpétuel d'informations. Le partage des connaissances est un moyen puissant de stimuler la motivation et la performance des employés.
Tous types d’information peuvent être stockés sur un intranet, comme les chiffres de vente, des études ou encore l’histoire de l’entreprise. Chaque collaborateur est un expert dans sa propre sphère, et le partage de son expérience non seulement suscite la confiance, mais il permet aux autres collaborateurs actuels et futurs de bénéficier de ces connaissances, qu'ils aient ou non une relation directe.
“L'intranet social est plus qu'un simple équivalent de réseaux social pour l'entreprise. C'est un moyen de créer une culture d'entreprise solide.”
5. Social
Un intranet n'est pas seulement un outil de communication d'entreprise, mais c'est aussi un excellent outil pour créer des liens sociaux sur le lieu de travail. La plupart des intranets modernes contiennent une gamme de fonctionnalités sociales. Ils permettent aux utilisateurs d'interagir avec le contenu qu'ils lisent et les personnes qui l’ont créé.
L'intranet social est plus qu'un simple équivalent de réseaux sociaux pour l'entreprise. C’est un moyen de créer une culture d’entreprise solide. Cette fonctionnalité sociale invite les employés à interagir, à discuter en temps réel, à envoyer des messages vidéo et à se connaître à travers diverses communautés.
6. Mobile
Une autre fonctionnalité clé de l’intranet cloud est sa capacité à rendre un espace de travail mobile avec une application mobile intranet dédiée. Tous les employés peuvent se connecter depuis leur appareil mobile, quel que soit leur emplacement, et accéder aux informations immédiatement, ce qui permet de gagner du temps lorsque des personnes travaillent à distance ou avec des fuseaux horaires différents.
Les fonctionnalités de l'intranet mobile peuvent être conçues pour s'adapter à votre entreprise, par exemple pour diffuser des actualités ou des événements en direct, ouvrir des canaux d'assistance, etc.
7. Sécurisé
Une violation de données peut être un facteur décisif pour n'importe quel intranet. C'est pourquoi, un autre critère très apprécié est le niveau de sécurité et de protection qu'un logiciel intranet peut fournir. Les entreprises détiennent de nombreuses informations sensibles et confidentielles sur leurs plateformes de communication internes qui doivent être protégées du piratage, des virus, des failles de sécurité et des attaques malveillantes.
Les organisations à la recherche d'un réseau interne plus sûr devraient également envisager de passer des plateformes locales à celles basées sur le cloud, ce qui s'avère être un investissement plus judicieux pour les entreprises.
8. Multilingue
Les organisations internationales ont besoin de solutions qui peuvent les servir sur plusieurs sites. Un intranet multilingue garantit que tous les employés ont accès aux mêmes informations et outils quelle que soit leur langue maternelle. Vous pouvez choisir d'utiliser un logiciel de traduction intégré et faire localiser le contenu ou utiliser des traducteurs humains pour des traductions plus précises.
9. Système de gestion de contenu (CMS)
Un système de gestion de contenu fournit une structure et rassemble tout dans un système unifié et encadré. Il doit permettre aux utilisateurs de trouver et d'accéder facilement et rapidement aux informations et à la documentation.
Le CMS est plus qu’une source d’informations, c’est aussi un outil de création important pour l’intranet. Il permet aux utilisateurs de créer, modifier et personnaliser du contenu numérique. Les employés peuvent facilement publier des documents de qualité professionnelle et intégrer des images, des graphiques, des couleurs et des vidéos. Maintenir le contenu à jour facilitera l'expérience utilisateur de l'intranet et augmentera en même temps les chances d'une adoption rapide de l'intranet.
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L'intranet doit
10. Améliorer la culture d’entreprise
L'intranet est l'outil parfait pour construire une forte culture d'entreprise en projetant un sentiment de camaraderie. Ceci est essentiel pour une culture d'entreprise réussie, car les employés doivent se sentir à leur place et apprécié. Encourager les gens à partager et à se connecter sur une plateforme intranet opérationnelle favorise la collaboration et le travail d'équipe qui génèrent des résultats solides.
11. Utiliser les informations selon le profil
De nos jours, la personnalisation est essentielle, même sur le lieu de travail. Une information ciblée ou selon le profil signifie fournir un contenu pertinent aux individus. Avant tout, le personnel doit avoir accès aux informations professionnelles importantes qui l’aide à améliorer ses performances au quotidien.
Ne surchargez pas les employés avec des contenus dont ils n’ont pas besoin, comme les opérations administratives d’une filiale ou la rénovation de bureaux dans une autre région. L'intranet doit fournir un contenu personnalisé en fonction du poste, de l'équipe, de l'emplacement et de l’employé. Construisez un fil d'actualité personnalisé pour chaque collaborateur et correspondant à ses besoins et intérêts.
12. Promouvoir le Social Advocacy
Lorsque les employés soutiennent et croient aux valeurs de l'entreprise, ils peuvent devenir de puissants garants de la marque. Le social advocacy est une stratégie marketing qui peut être beaucoup plus puissante que la publicité payante. Une plateforme intranet innovante doit fournir un outil de promotion des employés qui aide les entreprises à :
- Construire l'image de marque et la réputation
- Attirer et fidéliser les meilleurs talents
- Développer la sensibilisation sociale
- Améliorez l'engagement des employés
- Et plus encore…
Ce que l’intranet doit avoir :
13. Communautés
Au-delà des qualités d'une plateforme de communication, l'intranet peut être un lieu de travail numérique social et collaboratif. Créez un réseau d'employés solide en fournissant les communautés et les groupes dont ils ont besoin et qu'ils souhaitent. Des communautés professionnelles peuvent être constituées autour de différentes localisations, équipes, expertises, etc.
De plus, vous pouvez créer des communautés sociales construites autour d'intérêts communs. Par exemple, un employé pourrait mettre sur pied un groupe d’amateurs de livres, un groupe de danse salsa, un groupe de promeneurs de chiens… Les possibilités sont infinies et elles favorisent toutes des relations d'équipe positives.
14. Espace de reconnaissance des employés
Un intranet est l’endroit idéal pour reconnaître le travail et les efforts des employés. Remercier vos employés en les félicitant peut faire des merveilles en termes de motivation et de fidélité. Utilisez votre plateforme intranet et consacrez un espace pour partager les success stories des employés, les réalisations exceptionnelles, les nouvelles qualifications ou simplement dire «Merci pour un travail bien fait». Que quelqu'un ait réalisé le plus de ventes ou organisé le «jour du gâteau» au bureau, la reconnaissance contribue grandement à remonter le moral.
15. Annuaire des employés
Un annuaire des employés contient des informations détaillées sur les coordonnées du personnel. De la composition de leur équipe et compétences, à leur activité et expérience, vous pouvez trouver toutes les informations nécessaires en un seul endroit. Permettez aux employés de compléter des informations de profil supplémentaires qui sont faciles à donner, tels que leurs précédentes expériences, leurs intérêts, leurs loisirs, etc.
Cette fonctionnalité intranet favorise la communication et la collaboration en mettant en relation les personnes en fonction de leur expertise. Si vous avez besoin de quelqu'un pour relire un document, vous montrer comment utiliser Track changes ou concevoir une page de garde, recherchez simplement l'annuaire des employés.
16. Job Board
Une des caractéristiques communes de l'intranet est le Job Board interne. Cela donne aux employés une chance de découvrir des postes vacants avant le public, pour soutenir le développement de carrière interne. Il fait également la promotion de programmes d’employee advocacy et de recommandation des employés, ce qui est une excellente source pour attirer les meilleurs talents à des coûts bien inférieurs pour l'organisation.
17. Espace Leadership
L'intranet peut être un outil de communication à la fois horizontal et descendant. Les dirigeants et la direction doivent être des utilisateurs actifs qui s'engagent sur la plateforme et donnent des exemples. Un espace leadership est un excellent endroit pour les dirigeants d'exercer une communication transparente et de partager leurs valeurs, leurs objectifs et leurs plans pour l'organisation.
Ouvrez un canal direct et permettez une communication entre les employés et les dirigeants. Ce que vous incluez dépend de vous, d’une rubrique d’expert ou d’une simple ligne de conduite rapide, mais le plus important est que ces efforts stimuleront certainement la motivation et la fidélité de vos employés.
L’engagement des collaborateurs
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18. Catalogue d'applications professionnelles
Lorsque vous effectuez une recherche d'entreprise, vous n'avez souvent pas le temps de tout lire. Cette fonctionnalité utile vous permet d'enregistrer des applications et des pages professionnelles à utiliser à l'avenir. Les utilisateurs peuvent créer leur propre ensemble de ressources personnelles et les catégoriser, ce qui facilite leur recherche à l'avenir. Les administrateurs intranet ainsi que les utilisateurs peuvent ajouter des signets à une bibliothèque d'applications centrale, lorsqu'ils trouvent quelque chose qui peut profiter à leur équipe.
19. Smart Notifications
Cette fonction est idéale pour garder les employés informés et toujours à jour. Il peut être utilisé pour des rappels rapides (ex: vendredi prochain vous pouvez amener votre animal de compagnie au travail) ou pour des annonces d'entreprise (ex: les ventes de l'entreprise augmentent de 23% d'une année sur l'autre).
Les notifications intranet sont un moyen d'attirer l'attention des employés sur ce qui est important. Utilisez une notification contextuelle ou des bannières de page d'accueil et votre message gagnera probablement plus d'interaction qu'un simple autre e-mail qui obstrue la boîte de réception.
20. Recherche interne intelligente
De puissantes capacités de recherche sont à la base d'une plateforme intranet hautement performante. Vous devez avoir une recherche interne globale, qui peut faire apparaître des informations à la fois à partir de la base de données intranet, mais également des outils tiers tels que votre suite de collaboration. La recherche intranet joue un rôle important dans l'expérience utilisateur, car de nos jours, les gens sont habitués à taper un mot-clé et à trouver rapidement des informations, vous voulez donc qu'ils aient une expérience similaire sur le lieu de travail numérique.
Afin de fournir une recherche puissante qui peut faire apparaître des informations pertinentes, vous devez prendre du recul et réfléchir à vos métadonnées. Fournir des catégories et des balises pertinentes qui permettront aux créateurs de trier et de classer le contenu dès le début rendra les résultats de recherche plus pertinents.
21. Analyse
Mesurez le succès de votre intranet avec des outils analytics. Cette partie du logiciel Internet est un outil précieux de collecte de données pour analyser une série d'indicateurs:
- Qui utilise et contribue à l'intranet ?
- Quand l'utilisent-ils ?
- Taux d'adoption et d'engagement
- Quel contenu est vu et utilisé ?
- Qu'est-ce que les utilisateurs aiment ou n'aiment pas?
- Que recherchent les employés ?
22. Interface utilisateur efficace et personnalisable
L'intranet doit offrir une expérience utilisateur sans effort. Les écrans doivent passer de manière fluide de l’un à l’autre, les menus et les liens doivent être pertinents et permettre une navigation globale facile de la plate-forme. Les employés ne veulent pas passer des heures à apprendre à utiliser les nouveaux systèmes, car l’intranet n’est probablement pas le seul outil numérique qu’ils utilisent au quotidien. Votre intranet doit être simple à utiliser et intuitif. Une bonne pratique consiste à effectuer un test utilisateur initial, puis une formation d'intégration pour tous les utilisateurs de l'intranet.
Une taille unique ne convient pas à tous. Lorsque vous développez l'intranet de votre entreprise, il est important de sélectionner les applications et les outils dont vos employés ont besoin et qu'ils utiliseront. Une plateforme intranet personnalisée représente l'individualité de l'entreprise. Il doit évoluer et s'adapter à l'organisation, tout comme un membre précieux de l'équipe.
23. Design esthétique
Un bon intranet a un design élégant qui représente la marque et les valeurs de l'entreprise. Il est également intéressant de fournir une meilleure expérience lors de la navigation. Un design intelligent est une question de simplicité. Des images de haute qualité, des couleurs et des polices claires parlent au lecteur et l’attire. Un intranet bien conçu est le reflet de votre identité de marque. Il peut paraître aussi professionnel que le site Web de l'entreprise, mais n'oubliez pas que les utilisateurs sont vos employés, alors apportez une touche personnelle qui montre la culture de votre entreprise.
24. Formulaires et modèles
Les plateformes intranet devraient vous permettre de créer une bibliothèque de modèles que les employés peuvent utiliser lors de la création de contenu, comme des annonces, des blog posts, des articles de connaissances, etc. Donnez à vos employés les outils pour faciliter le partage d'informations.
Vous pouvez également fournir des formulaires et des modèles: rapports de vente, contrats, formulaires d'évaluation, invitations par courrier électronique, etc. Stocker tous ces documents utiles dans un endroit dédié sur votre plateforme vous fera gagner du temps de recherche et améliorera les opérations dans toute l'organisation.
25. Newsletter de l’intranet
Une newsletter transmet des informations clés et donne aux collaborateurs une vision rétrospective des objectifs atteints. Elle peut tout couvrir, de la performance de l'entreprise aux promotions des employés ou au pique-nique annuel de l'entreprise. Une newsletter intranet est courte et contient des nouvelles et des histoires pertinentes qui sont rapides et faciles à lire. Créez des modèles de newsletter contenant des sections cohérentes, des éléments multimédias, des boutons interactifs, etc. pour retenir l'attention des lecteurs et assurer un meilleur taux de clics.
26. Sondages auprès des employés
Besoin de savoir ce que vos employés veulent faire pour la fête de Noël ? Ou peut-être souhaitez-vous mener quelque chose de plus complexe, comme un questionnaire de satisfaction des employés ? Tirez parti de votre intranet pour envoyer des sondages et augmenter la participation en envoyant des rappels. Et bien sûr, l'intranet est un excellent endroit pour partager les résultats de votre enquête et le futur plan d'action.
27. Multimédia
Donnez vie à votre intranet avec une gamme d'outils multimédias. Le multimédia intranet peut inclure des vidéos, des podcasts, des images, des blogs et des webinaires. Il n'y a aucune limite au multimédia qui peut être utilisé pour engager les employés. Une bonne intégration avec des plateformes comme YouTube peut rendre votre intranet plus attrayant pour les utilisateurs, telle qu’une courte vidéo de 30 secondes est plus attrayante pour les utilisateurs qu'un bloc de texte ennuyeux dans un e-mail.
28. Calendriers des équipes
La visibilité est cruciale pour un bon travail d'équipe. L'intégration d'un calendrier peut aider les employés à suivre l'activité et la disponibilité de chacun. Le calendrier intranet peut être utilisé pour réserver des rendez-vous et des réunions, afficher les dates importantes, enregistrer les vacances, présenter les événements à venir, etc. Il permet aux équipes de travailler ensemble pour maximiser leur temps.
En plus de la gestion des tâches quotidiennes, les équipes peuvent utiliser le calendrier pour partager leur feuille de route avec le reste de l'entreprise et indiquer les dates importantes, favorisant ainsi la transparence dans l'organisation.
29. Gestion des tâches
La version électronique de votre liste de choses à faire. Les environnements de travail partagés permettent aux équipes de créer, de visualiser et de participer à des projets. Avoir un accès direct à ces plans d'action de projet depuis votre portail intranet peut certainement faciliter le flux d'informations et vous permettre de suivre facilement les délais et les progrès.
Vous pourrez contacter directement le gestionnaire de tâches ou trouver les documents de support dont vous avez besoin pour exécuter vos tâches. Votre plateforme intranet peut soit fournir un système de gestion des tâches, soit assurer une intégration transparente avec une application de confiance.
30. Gestion des événements
L'intranet est plus qu'un panneau d'information. Il peut être un outil pour planifier et organiser des conférences, des réunions d'entreprise, des webinaires et des formations en ligne. Pour les entreprises internationales, la diffusion interne en direct présente de nombreux avantages. Les orateurs peuvent interagir simultanément avec les participants de divers départements et lieux, sans avoir à voyager ou à répéter la même session plusieurs fois. Et pour les événements externes à l'ancienne, l'intranet peut héberger tous les outils de planification et toutes les informations nécessaires pour bien les préparer.
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