Les chatbots internes, un levier de collaboration et d'efficacité.

Qu'est-ce qu'un chatbot interne ?

Un chatbot interne est une solution automatisée de messagerie instantanée développée spécifiquement pour être utilisée au sein d'une organisation. Il fonctionne généralement à partir d'une base de connaissances, qui regroupe toutes les informations nécessaires à la réalisation des tâches quotidiennes et à la résolution des problèmes courants. Le chatbot peut ainsi répondre aux questions des employés, les orienter vers les ressources adaptées ou encore leur fournir des conseils pratiques pour mener à bien leur mission.

Comment ça marche ?

Pour mettre en place un chatbot interne, il faut commencer par créer une base de données contenant toutes les connaissances pertinentes pour l'entreprise. Il peut s'agir d'informations sur les produits et services, les procédures internes, les différentes équipes, etc. Une fois cette étape réalisée, il est nécessaire de développer le chatbot en lui-même, en définissant les scénarios d'interaction et en élaborant les différents fichiers de réponses à partir des données recueillies.

Ensuite, il ne reste plus qu'à intégrer le chatbot dans l'environnement de travail des collaborateurs. Cela peut se faire par le biais d'une application dédiée ou via une plateforme de communication déjà existante, telle que Slack ou Microsoft Teams. Pour optimiser son utilisation, il est important de former les employés à la manière d'interagir avec le chatbot et de prendre en compte leurs retours pour effectuer des ajustements si nécessaire.

Les avantages du chatbot interne pour les entreprises

L'utilisation d'un chatbot interne présente de nombreux atouts pour une organisation :

1. Réduction des coûts : En automatisant certaines tâches habituellement réalisées par les employés, telles que la recherche d'informations ou la résolution de problèmes courants, le chatbot permet de libérer du temps précieux et de réaliser des économies d'échelle.
2. Amélioration de la performance :Un autre bénéfice majeur d'un chatbot interne est l'amélioration de la productivité des collaborateurs. En effet, en fournissant rapidement les informations nécessaires, le chatbot leur permet de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
3. Centralisation des connaissances :La mise en place d'une base de connaissances pour alimenter le chatbot permet de centraliser et d'organiser les informations utiles au sein de l'entreprise. Cela facilite grandement la transmission des savoirs et prévient les risques associés à la perte de compétences en cas de départ d'un collaborateur.
4. Renforcement du travail en équipe :L'utilisation d'un chatbot interne favorise également les échanges entre les employés, notamment en étant un outil d'aide à la collaboration et en facilitant la communication au sein des équipes.
5. Optimisation du temps de réponse :En étant toujours disponible et réactif, le chatbot permet de répondre aux sollicitations des collaborateurs sans délai et ainsi d'accélérer certains processus de décision ou de résolution de problèmes.

Quelques exemples d'usage des chatbots internes dans les entreprises

Gestion des ressources humaines

Dans ce domaine, un chatbot interne peut être programmé pour répondre aux questions fréquentes liées aux congés, aux remboursements de frais professionnels, aux dispositifs de formation ou encore aux procédures d'évaluation. Il peut également aider à orienter les employés vers les bonnes personnes en fonction de leurs besoins spécifiques.

Support informatique

Le chatbot peut être un atout précieux pour assister les collaborateurs confrontés à des problèmes techniques, qu'il s'agisse d'un souci avec leur ordinateur, une question sur l'utilisation d'un logiciel ou encore une demande d'accès à des ressources en ligne. Il peut ainsi fournir des conseils pratiques pour résoudre certains problèmes rapidement, évitant ainsi d'avoir recours systématiquement au service informatique.

Accueil et intégration des nouveaux collaborateurs

Pour faciliter l'intégration des nouveaux employés, un chatbot interne peut être utilisé comme outil de référence leur permettant de trouver facilement les informations dont ils ont besoin pour prendre leurs marques dans leur nouvel environnement professionnel. Le chatbot peut par exemple répondre aux questions concernant le fonctionnement de l'entreprise, les démarches administratives ou encore les codes culturels à respecter.