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November 6, 2024

22 idées pour impliquer ses salariés sur son intranet

Célia Ratouis

10 minute read

Comment améliorer l'engagement des employés ? Quels éléments favorisent l’engagement au travail ?

Il existe de nombreux facteurs pour favoriser et améliorer l’engagement des employés. Les outils collaboratifs sont devenus indispensables pour améliorer la vie quotidienne des employés. Un intranet moderne répond aujourd’hui à tous les besoins d’un collaborateur. Disposer d’outils pour centraliser la gestion des missions, mieux gérer son temps de travail et mieux communiquer permet d’augmenter la productivité et par la suite l’engagement des employés.

Dans cet article, nous allons vous partager une liste non exhaustive d'idées afin d’impliquer vos salariés sur votre intranet. Vous découvrirez:

Les caractéristiques d'un intranet moderne et la définition de l’engagement des employés.
Une liste non exhaustive d'idées à mettre en place pour stimuler l’engagement des utilisateurs sur votre intranet.

Définitions: Intranets modernes, engagement des employés et adoption par les utilisateurs.

Qu'est-ce qu'un intranet moderne ?

L’intranet moderne est l’un des outils de communication interne les plus puissants pour les employés. Ces plateformes disposent de nombreux outils qui offrent une multitude d'avantages aux collaborateurs. A savoir:

Un accès à toutes les informations à distance, idéal pour le télétravail
Des échanges d’informations et de ressources importantes
Un accès à tous les documents de l’entreprise
Un engagement et une implication des employés plus forte
Une interface utilisateur agréable, intuitive et personnalisable

Qu'est-ce que l'engagement des employés ?

L’engagement des employés se traduit par l’implication et l’investissement des salariés dans leur entreprise. C’est également leur capacité à engager les efforts nécessaires pour mener à bien leur mission et atteindre les objectifs fixés. Les employés sont donc motivés pour contribuer au succès de l’entreprise.
L’engagement des salariés en entreprise est stimulé par de nombreux facteurs, à savoir une culture d’entreprise forte, un sentiment d'appartenance , la reconnaissance et la valorisation des employés, de bons outils de collaboration mis à disposition etc.

Qu'est-ce que l'adoption d’un intranet par les utilisateurs ?

En ce qui concerne l'engagement envers l'intranet de l'entreprise, l'adoption par les utilisateurs est le processus par lequel les employés deviennent des utilisateurs réguliers et accèdent aux informations de l'entreprise par le biais de cette plateforme.
Pour certains, il s’agit de suivre la première visite des utilisateurs, pour aider à construire des analyses, en particulier lorsqu’une plateforme intranet vient d’être lancée. Pour d’autres, il s’agit d’analyser le nombre de clics, de visites de pages, de contributions, ou le nombre d’employés qui ont personnellement configuré leur page d’accueil.

Quelles sont les principales caractéristiques des intranets modernes ?

Les intranets modernes ont des caractéristiques adaptées aux entreprises et aux différents types d'employés. L'intranet moderne fournit aux employés un contenu opportun, pertinent et attrayant pour faciliter leur travail. Parmi les autres fonctionnalités, on trouve:

— Une solution basée sur le cloud

Comme pour toute décision concernant un logiciel, il faut choisir entre une solution on-site et une solution hébergée sur le cloud. Pour les intranets, une solution basée sur le cloud computing offre la fiabilité, la sécurité et la flexibilité nécessaires aux besoins des entreprises d'aujourd'hui.

— Une intégration transparente

Une solution intranet moderne offre des intégrations transparentes avec des suites collaboratives, Google Workspace et Microsoft 365, des applications de réseaux sociaux, des outils de chat, etc. Cette capacité permet de regrouper les communications internes dans une seule et unique plateforme.

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Pourquoi l'engagement et l'adoption sont-ils essentiels ?

Les avantages des employés engagés sont infinis. Les employés désengagés ont tendance à s'ennuyer et à être malheureux au point de démissionner. Selon une étude menée par Forbes, près d'un tiers des employés se sentent sous-évalués et non valorisés.
Adopter des solutions uniques pour engager vos employés est essentiel pour soutenir la croissance, et un intranet collaboratif peut être une solution. Les employés engagés sont également plus motivés, ce qui conduit à une meilleure productivité.

L’adoption de l'intranet par les utilisateurs est également un facteur essentiel. Si une solution intranet manque de fonctionnalités intuitives et est difficile à utiliser, le retour sur investissement sera faible, voire nul.

Ce qui nous amène à la question suivante : comment rendre mon intranet plus attrayant ?

Comme nous l'avons mentionné, vous pouvez impliquez vos salariés sur votre intranet en intégrant des fonctionnalités essentielles pour faciliter le travail de vos collaborateurs au quotidien.

L’engagement des collaborateurs

Impliquer ses collaborateurs : un véritable défi pour les entreprises

22 idées pour stimuler l'engagement de votre intranet

1. Réalisez des enquêtes et des sondages

Après la mise en place d'un intranet, l'une des idées les plus efficaces pour stimuler l'engagement est de lancer des enquêtes de satisfaction et des sondages.
Évitez de poser des questions trop générales et pensez à des questions concises et réfléchies. Faites des enquêtes de satisfaction régulièrement, généralement tous les un à trois mois. Vous pouvez poser des questions concernant:

La conception et le design

La conception de l’intranet est-elle attrayante et intuitive ?
Les ressources, informations et documents sont-ils faciles à trouver ?

Les communautés

Quelles sont les communautés manquantes ?
Lesquelles sont peu utilisées ou pourraient être supprimées ?

La qualité de contenu

Quel type de contenu est le plus lu ?
Quelles sont les possibilités en matière de création de contenu ?
Les employés se sentent-ils à l'aise pour créer du contenu ?

Le développement de la plateforme

Les processus prennent-ils plus ou moins de temps après le déploiement de l'intranet ?
Quels systèmes ne sont pas intégrés ?

2. Développez une stratégie de contenu

Une autre façon de stimuler l'engagement envers l'intranet est de créer une stratégie de contenu.

Avant tout, un intranet a besoin d’un système de gestion de contenu (CMS). Ce système doit être logique, facile à utiliser et les informations rapides à trouver. Avec un CMS intégré, les utilisateurs peuvent créer, modifier et personnaliser du contenu. Une fois encore, l’avantage de l’intranet réside dans le niveau d’implication des employés avec un espace de liberté qui leur est offert. Ils participent pleinement à la vie de l’entreprise et se considèrent ainsi comme des acteurs à part entière de sa réussite.

Certains employés souhaitent des modèles prédéfinis afin de faire des mises à jour rapides, tandis que d'autres recherchent des fonctionnalités plus avancées.

Vous pouvez donc mettre à disposition:

Des templates. Les employés pourront rédiger et publier leur contenu facilement.
Des tags personnalisés pour vos contenus. Ainsi les utilisateurs pourront trouver facilement le contenu via le moteur de recherche de votre intranet.
Planification du contenu. Planifiez vos contenus à l’avance et de manière récurrente, tels les newsletters, les rapports mensuels ainsi que tout autre contenu relatif à la cohésion d’équipe.

Offrez une meilleure expérience utilisateur en maintenant à jour votre stratégie de contenu.

3. Soyez transparent sur les objectifs de l’entreprise

L’entreprise se doit d’être transparente envers ses collaborateurs, transparente sur la stratégie mais également sur les objectifs à atteindre.
Les employés devraient être en mesure de répondre à la question suivante : “Pourquoi exactement utilisons-nous une solution d’intranet ?” S'ils ne le peuvent pas, cela signifie que les objectifs de l'entreprise n’ont pas été définis et diffusés au préalable.

Les objectifs relatifs à l'amélioration de la communication interne, à la collaboration entre les départements et à l'amélioration de l'engagement des employés doivent être présentés lors de l’Assemblée Générale de l'entreprise.

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4. La simplicité est la clé

L’intranet doit être intuitif et simple d'utilisation. C’est un facteur essentiel pour stimuler l’engagement de vos employés sur votre intranet. Des contenus lisibles et compréhensibles, une interface moderne et personnalisée, et enfin une navigation fluide et simple sont des éléments indispensables à la bonne utilisation de votre intranet.

Vous pouvez également effectuer des tests afin d’améliorer le parcours utilisateur et d’analyser les points de blocages. Tout employé doit pouvoir se connecter et naviguer facilement.

5. Un design en lien avec votre image de marque

Placez l'expérience utilisateur au centre de votre stratégie. La plateforme doit être simple, esthétique et en lien avec votre image de marque. Utilisez les éléments de votre charte graphique pour concevoir le design de votre intranet. Cela aura un impact positif sur l’engagement des employés vis-à-vis de votre intranet.

6. Offrir une expérience personnalisée

L'une des meilleures façons de stimuler l'engagement envers l'intranet est d'offrir à vos utilisateurs une expérience personnalisée et unique. Les intranets modernes sont optimisés afin d’offrir une expérience fluide. Proposez ainsi une interface utilisateur agréable, intuitive et personnalisée.

Vous pouvez également personnaliser les notifications push de votre intranet. Ainsi vos employés recevront des alertes spécifiques des communautés auxquelles ils se sont inscrits.

Bénéficiez de notre expertise en matière de personnalisation pour stimuler l'engagement de vos employés au sein de votre intranet.

7. Encouragez la création de contenu

Faites participer vos employés au sein de votre intranet. En effet, vous pouvez les encourager à créer un contenu qui leur tient à cœur (partage d’une recette, bon plan, d’une connaissance, découverte insolite etc.). Vous pouvez également miser sur la gamification pour les inciter à créer du contenu. En effet, l’article le plus consulté ou partagé peut être récompensé !

8. Offrir une expérience mobile

Plus de la moitié de la population mondiale utilise désormais un appareil mobile. En outre, des études ont montré que plus de 60 % du trafic vers les sites web américains provient des appareils mobiles.

De plus en plus d'employés utilisent des appareils mobiles pour leurs activités professionnelles. On note que 91% des employés utilisent a minima une application mobile (CITO Research réalisée pour Apperian (2016)). Les solutions intranet modernes doivent donc être disponibles via une application mobile.

9. Gamification

Une stratégie de gamification est un bon moyen pour booster l'engagement des employés. La gamification est un processus qui consiste à appliquer des éléments de jeu à des contextes non ludiques. Il existe plusieurs façons d'introduire cette technique sur votre lieu de travail.

Vous pouvez organiser des concours de création de contenu au sein de l'entreprise, récompenser la réalisation de tâches complexes, etc. Offrez des badges digitaux à vos employés afin qu'ils puissent mettre en valeur leurs réalisations personnelles et collectives. La gamification est un moyen efficace et amusant de stimuler l'engagement sur l'intranet.

10. Planifiez les événements

Faites revenir les employés sur l'intranet en programmant des événements uniques et récurrents. Cela fonctionne très bien pour favoriser l'esprit d'équipe. Ils existent de nombreux exemples tels que, les défis à relever pendant les fêtes d’entreprise, les résolutions du nouvel an, les concours de cuisine ou de photos.

11. Contenu riche : Vidéos, images, etc.

Une image vaut mille mots. Encouragez les employés à créer du contenu avec des éléments multimédias. Cela rend le contenu plus attrayant.

Vous pouvez utiliser des infographies, des images et des graphiques pour appuyer votre contenu textuel. Créez des vidéos courtes lorsque cela est nécessaire pour guider vos employés dans des tâches spécifiques. Certaines mises à jour de l'entreprise ou des nouvelles fonctionnalités produits sont mieux présentées en utilisant des vidéos plutôt que des images ou des textes.

12. Créez du contenu amusant et divertissant

Tout comme la gamification, l'humour est un moyen efficace pour favoriser l'engagement des employés.

Pour ce faire, il suffit d'autoriser les employés à utiliser des emojis ou encore des gifs dans leurs publications. Mettez en place des défis amusants auxquels les employés peuvent participer, comme des concours photos, des quiz ou des exercices tels que “deux vérités, un mensonge”. Créez des groupes de discussions pour commenter les événements tels que les événements sportifs, des remises de prix etc.

Les contenus divertissants et amusants auront sans aucun doute un impact positif sur l'engagement des employés.

13. Reconnaissance des employés

Récompenser les powers users est une autre idée d'engagement pour l'intranet. De nombreux employés ont tendance à apporter leurs idées ou leurs savoirs sur un sujet dans votre communauté, non pas en raison de récompenses matérielles mais parce qu'elles comprennent l'essence du partage des connaissances au sein d’une organisation.

Prenez note des utilisateurs les plus actifs sur la plateforme et valorisez-les. Ainsi, de nombreux employés se sentiront motivés pour contribuer davantage et échanger des idées. Non seulement vous stimulez l'engagement envers l'intranet, mais vous favorisez également la culture collective, ce qui augmentera sans aucun doute la productivité de votre entreprise.

14. Valorisez les employés

Vos employés auront des moments dans leur carrière où ils franchiront une nouvelle étape. Vous pouvez toujours profiter de cette situation pour stimuler l'engagement des employés sur l'intranet.

Il vous suffit de célébrer leurs victoires, aussi petites soient-elles, sur la communauté intranet. Il peut s'agir d'une initiative menée par un manager ou d'une communauté #LoveWall ou #ComplimentWall. En outre, les organisations peuvent fêter les anniversaires des employés et mettre en place des cérémonies de remise de prix semestrielles.

15. Une équipe dédiée aux communautés

Recrutez une équipe d'employés pour superviser les communautés et la gestion de l'intranet. Cela dynamisera l'engagement des employés, surtout si le groupe comprend des cadres dirigeants et des chefs d’équipe.

Ces employés ont les compétences nécessaires pour maintenir l'engagement de la communauté grâce à leurs qualités de leadership. Les employés seniors devraient également recevoir la formation nécessaire pour aider les collaborateurs à se surpasser afin d'atteindre de meilleurs résultats. Ce groupe serait chargé de créer de nouvelles communautés, de mettre à jour et d'archiver le contenu, et enfin d'encourager les employés à publier du contenu, etc.

16. Encourager la publication de contenu au bon moment

Une autre idée d'intranet pratique pour engager ses employés consiste à s'assurer que le contenu soit publié au bon moment. Le moment de la journée et la fréquence de publication du contenu ont un impact sur le niveau d'engagement. Vous ne pouvez pas poster du contenu exclusivement le lundi et espérer un bon résultat.

Analysez les périodes les plus actives et les plus calmes, puis encouragez les employés à publier du contenu aux meilleurs moments. Cela permet également aux contributeurs d'obtenir un retour tout en améliorant la portée du contenu.

17. Centralisez les informations et les ressources importantes

Pour améliorer l’adoption et l’utilisation de votre intranet, faites de cette plateforme interne une source unique d’informations et de ressources.
Vous pouvez inclure les fonctionnalités suivantes:

L’annuaire d’entreprise
Les outils collaboratifs
Les ressources commerciales et marketing

L'objectif est de disposer d'un système de stockage des documents à la fois pratique et sûr. Des outils comme Google Drive et SharePoint peuvent être intégrés à l'intranet pour plus d’efficacité.

En outre, les présentations et les cours de formation peuvent être intégrés directement à la plateforme. L'employé dispose ainsi d'un lieu unique pour suivre des cours de formation et les entreprises peuvent mettre en place un système de gestion de l'apprentissage.

Enfin, les solutions intranet sont devenues un moyen idéal pour diffuser les informations de l'entreprise. Les mises à jour des Ressources Humaines, les rapports marketing ou les présentations de la roadmap produit peuvent être envoyés à l'aide de modèles déjà prêts à l’emploi. Améliorez la portée et l'engagement de vos newsletters !

18. Créez un communauté autour des évolutions et des nouvelles tendances du secteur

Créez une communauté dédiée aux nouvelles tendances et analyses du secteur, afin que ces informations soient fréquemment publiées par l’ensemble de vos collaborateurs.
Il peut s'agir d'une infographie concernant les concurrents publiée par l'équipe chargée du contenu, d'une analyse de la fusion-acquisition d'un concurrent par le COO ou encore d'une nouvelle technologie développée par l'équipe IT.

Ce type de contenu est généralement bien perçu et adhéré par les utilisateurs. En effet, ils se connectent pour rester informés ou acquérir de nouvelles connaissances sur le secteur.

Cet exemple est une excellente idée pour stimuler l’engagement des utilisateurs. De plus, les actualités se trouvent dans une seule et même plateforme et ne se perdent pas dans des boucles d’emails, les utilisateurs ne passent donc pas à côté d’une information importante.

Outre les nouvelles tendances du secteur, une autre possibilité consiste à afficher les actualités de l'entreprise. Tout contenu relatif à l'entreprise intéresse les employés. Créez un rapport mensuel sur les performances, les événements à venir et les mises à jour générales de l'entreprise.

19. Encouragez les discussions

En encourageant les discussions collaboratives sur votre intranet, vous serez également en mesure de stimuler l'engagement des employés. Encourager les discussions n'est pas aussi simple. Voici quelques astuces :

La plateforme doit être facile à utiliser et fiable pour que les employés ne rencontrent pas de problèmes lorsqu'ils publient du contenu et des commentaires.
L’ensemble des employés doit être actif pour encourager la participation du groupe.
Il doit y avoir un équilibre entre les sujets liés à la vie professionnelle et le divertissement.

Un outil de communication interne est essentiel pour encourager la collaboration des employés. Lorsque les individus échangent et travaillent ensemble, il y a de grandes chances que les objectifs s'alignent.

20. Connectez les employés à distance

Pour les travailleurs à distance, il peut être difficile de s’impliquer et de se sentir engagé. Les intranets modernes offrent une multitude de fonctionnalités uniques, notamment des outils sociaux et de communication. Ces fonctionnalités permettent de combler le fossé entre l'entreprise et son personnel travaillant à distance.

Par exemple, créez une communauté qui permet aux travailleurs à distance de publier leurs photos et de partager des vidéos de leur aménagement du lieu de travail. Donnez aux travailleurs non distants la possibilité de travailler à domicile pour rendre l'initiative plus collaborative.

21. Affichez du contenu concernant les nouvelles recrues

L'intranet est un excellent moyen de faciliter l'intégration et d'accueillir les nouvelles recrues. L'équipe RH peut faire des annonces pour souhaiter la bienvenue aux nouveaux employés et les présenter à l'équipe. Les nouvelles recrues peuvent également rédiger un message d'introduction pour donner à leurs collègues un aperçu de leur personnalité.

Les solutions intranet modernes sont dotées de fonctions sociales, telles que les commentaires, les partages et les ” j'aime “. Cela permet d'accueillir chaleureusement les nouvelles recrues et de leur donner une première impression de la culture de l'entreprise.

22. Créez un forum de questions et réponses

Il y a beaucoup d'avantages à avoir un forum de questions-réponses dans votre organisation. En outre, il permet à vos employés de poser des questions liées à leurs fonctions et aux décisions.

Un forum de questions-réponses permet également aux employés d'obtenir des réponses, concernant les événements à venir et la vision de l'entreprise. Augmentez l'engagement des employés sur l'intranet grâce à cette approche.

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