¿Qué es una intranet de empleados y por qué debería optar por una ?

En el panorama empresarial moderno de hoy en día, la comunicación efectiva, la colaboración sin obstáculos y los empleados comprometidos son cruciales para el éxito de una empresa. Aquí es donde entra en juego una intranet de empleados.

Una intranet es una plataforma poderosa que fomenta la comunicación interna, promueve la colaboración y mejora la experiencia general del empleado. En este artículo, profundizaremos en el concepto de una intranet de empleados, exploraremos sus beneficios y proporcionaremos ideas para construir una intranet efectiva para transformar las operaciones de su empresa.

Una intranet de empleados es un sitio web interno o plataforma digital diseñada para facilitar la comunicación, colaboración y el intercambio de información de información dentro de una empresa. Sirve como un centro centralizado donde los empleados pueden acceder a recursos de la empresa, documentos, noticias y herramientas para agilizar sus procesos de trabajo y permitirles mantenerse informados y comprometidos. Las intranets se han convertido en una herramienta indispensable para empresas de todos los tamaños, ya que elimina las barreras geográficas, conecta los equipos a distancia y asegura que todos estén a la misma altura.

Las intranets no son una novedad a día de hoy, pero la forma en que se utilizan las intranets modernas es adecuada para la era actual y muestra cómo han evolucionado las intranets. La historia de las intranets no es demasiado complicada: las primeras intranets surgieron en la década de 1960 y eran sistemas que proporcionaban información a los empleados sin brindar acceso a personas externas. Las intranets originales eran accesibles utilizando redes locales que requerían que los empleados estuvieran en las instalaciones (es decir, en la oficina) a través de computadoras de escritorio para acceder a la intranet. 

Por supuesto, ese estilo no es sostenible hoy en día, ya que el 80% de los empleados globales son trabajadores de terreno y no de oficina, como trabajadores de la salud, de la construcción, empleados minoristas e incluso trabajadores del conocimiento remotos, que no trabajan en una oficina formalizada de la empresa. La intranet moderna de hoy en día prioriza la usabilidad móvil, el diseño de interfaz, la compatibilidad con la nube y numerosas otras características, todo mientras proporciona los beneficios fundamentales de comunicación interna de la intranet tradicional.

Hay muchos beneficios al implementar una intranet de empleados, tanto para tu negocio como para tus empleados. Aquí hay algunos de los principales beneficios que las empresas pueden experimentar con una intranet de empleados: 

Beneficio intranet #1: Mejora de la comunicación

Una intranet sirve como una plataforma centralizada para noticias de la empresa, anuncios y actualizaciones, asegurando una comunicación consistente en toda la organización. A pesar de tener acceso a las últimas soluciones tecnológicas, los esfuerzos de comunicación no se están volviendo más fáciles para las empresas. A medida que aumenta el número de herramientas en el arsenal tecnológico de la empresa, las personas se ven inundadas de notificaciones, mensajes e información.

Una intranet de empleados mejora la comunicación porque permite a las empresas reducir el número de herramientas en su arsenal tecnológico y simplificar la comunicación al tener una única fuente central de información. 

Una intranet de empleados moderna como LumApps incluso incluirá funciones que ayudan a distribuir comunicaciones importantes rápidamente para ganar visibilidad. Por ejemplo, puedes "anclar" una publicación en la parte superior del tablero de cada empleado para que vean mensajes importantes tan pronto como inicien sesión en la intranet de empleados. O, incluso más lejos, puedes enviar campañas internas que envíen mensajes dirigidos, combinados para ir más lejos para asegurar que la información importante llegue a las personas adecuadas en el momento adecuado. 

Beneficio intranet #2: Mejora de la colaboración

Los equipos pueden colaborar de manera más efectiva compartiendo documentos, ideas y conocimientos, independientemente de su ubicación física.

Las intranets proporcionan un espacio virtual donde los empleados pueden comunicarse de manera asincrónica a través de diversos canales como foros de discusión, grupos de interés, mediante comentarios y interacciones a las publicaciones de sus colegas, como los “me gusta”. Estas características permiten a los equipos hacer preguntas, compartir ideas, intercambiar información y buscar ayuda de colegas, fomentando un espiritu de comunidad, incluso cuando trabajan de forma remota o en ubicaciones distribuidas. 

En entornos de oficina tradicionales, la información a veces puede quedar atrapada dentro de departamentos o equipos específicos, lo que lleva a silos y obstaculiza la colaboración inter funcional. Las intranets de empleados rompen estas barreras al ofrecer una plataforma centralizada donde la información es accesible para todos. Los equipos pueden compartir fácilmente actualizaciones, documentos y mejores prácticas, lo que lleva a un entorno de trabajo más integrado y colaborativo.

Al buscar una intranet de empleados, asegúrate de elegir una plataforma que se integre con tu suite de colaboración existente. Por ejemplo, si tu empresa utiliza Microsoft 365 o Google Workspace, puedes utilizar esos inicios de sesión existentes para tu intranet de empresa e incluso compartir contenido a través de estos canales. 

Beneficio intranet #3: Aumento del compromiso de los empleados

El compromiso de los empleados es una medida de la actitud y el compromiso que los empleados sienten hacia sus trabajos. Muchos factores influyen el compromiso de los empleados, como su rol dentro de la empresa, su actitud hacia los compañeros de trabajo, su relación con el liderazgo y los supervisores, y la cultura empresarial. 

Una intranet puede influir en el compromiso de los empleados porque mantiene a los empleados informados, involucrados y motivados, lo que resulta en una mayor satisfacción laboral y productividad. La intranet de la empresa actúa como un lugar donde los empleados pueden conectarse entre sí, a través de zonas horarias y ubicaciones de trabajo, para mantenerse informados sobre lo que está sucediendo en toda la empresa. 

Beneficio intranet #4: Procesos de trabajo simplificados

Las herramientas de automatización dentro de la intranet pueden simplificar las tareas rutinarias, liberando a los empleados para que se centren en iniciativas más estratégicas. Al integrar diversas herramientas y funcionalidades, las intranets optimizan la eficiencia, reducen la redundancia y mejoran la productividad general.

Una forma clave en que las intranets ayudan a simplificar los procesos de trabajo es a través de la centralización de la información y los recursos. En lugar de que los empleados dediquen tiempo valioso buscando documentos o información, una intranet proporciona un centro único donde los empleados pueden encontrar todo, desde políticas y procedimientos de la empresa hasta archivos relacionados con proyectos, como formularios personalizables y plantillas que facilitan la estandarización y la consistencia en los departamentos. Esto no solo ayuda a ahorrar tiempo, sino que también puede simplificar los procesos al minimizar los errores que pueden ocurrir debido a información desactualizada o conflictiva.

Además, las intranets a menudo incorporan funciones de automatización que pueden transformar tareas rutinarias en flujos de trabajo eficientes. Por ejemplo, los procesos de aprobación, el enrutamiento de documentos y las asignaciones de tareas pueden automatizarse, reduciendo la necesidad de intervención manual y acelerando los procesos críticos. Esta automatización no solo acelera los procesos, sino que también garantiza consistencia y precisión. La intranet de empleados de LumApps incluye funciones de automatización a través de su Asistente Digital que los empleados pueden utilizar para realizar tareas comunes de recursos humanos o tecnología de la información de forma autónoma. 

¿Te preguntas qué buscar al elegir una buena intranet para empleados? Hay varias capacidades que deberías considerar como requisitos estándar para un software de intranet, y luego hay algunas características "agradables de tener" que podrían ser importantes para tu negocio, pero no para otros. 

Primero, comienza haciendo una lista de tus características de intranet "imprescindibles" para que puedas comparar fácilmente diferentes proveedores y elegir el que mejor funcione para tu empresa o equipo. 

Una buena intranet debería ser intuitiva, fácil de usar y adaptada a las necesidades específicas de tu empresa. 

Al seleccionar una plataforma de intranet para empleados para tu negocio, deberías buscar proveedores de intranet que tengan las siguientes características: 

• Escalabilidad: Asegúrate de que la plataforma pueda adaptarse al crecimiento de tu empresa y a las necesidades cambiantes. Esto podría incluir la capacidad de alojar intranets multisitio si tu empresa planea expandirse o adquirir marcas adicionales en el futuro. 
• Seguridad: Prioriza una plataforma con sólidas características de seguridad de intranet, como copias de seguridad continuas, múltiples centros de datos y cumplimiento del GDPR para proteger la información confidencial de la empresa. 
• Integraciones: Busca una plataforma que ofrezca integraciones poderosas para conectar sin problema alguno con tus herramientas y software existentes. La intranet para empleados debería conectarse con tu suite de colaboración existente como Microsoft o Google para que los empleados puedan utilizar sus credenciales de inicio de sesión existentes para la intranet. Algunos proveedores de intranet también se integran con aplicaciones empresariales populares como Zapier, Salesforce, Slack, Trello, Zendeck, Zoom y más. Haz una lista de tus aplicaciones empresariales más importantes y más utilizadas, y asegúrate de buscar un proveedor de intranet que se integre con tu lista de aplicaciones. 
• Compatibilidad con dispositivos móviles: Uno de los requisitos más importantes para los empleados de primera línea y los trabajadores sin escritorio son las características de la aplicación móvil. Si tu negocio depende en gran medida de los trabajadores de primera línea o sin escritorio como los vendedores externos, los trabajadores de la planta de fabricación, el personal del hospital, los trabajadores de retail o restaurante, una intranet compatible con dispositivos móviles debería ser un requisito principal para tu negocio. Busca una intranet que incluya una aplicación móvil, así como compatibilidad con el navegador para que los empleados puedan acceder al sitio sin tener que sentarse frente a una computadora. 
• Personalización de marca: Elige una plataforma que te permita personalizar la intranet para adaptarse a la marca y los requisitos de tu empresa. Tu intranet debería reflejar la marca de tu empresa para que los empleados la vean como parte de la empresa. Busca un proveedor de intranet que permita una personalización completa del diseño, como la capacidad de tener múltiples sitios con diferentes marcas. Por ejemplo, una empresa que posee varias marcas de moda puede querer que cada sitio refleje la estética de diseño de las diversas marcas. 
• Interfaz fácil de usar: Elige un proveedor de intranet que tenga una interfaz de usuario moderna e intuitiva, facilitando la navegación y la búsqueda de información para los empleados. Otro aspecto de una interfaz fácil de usar es que el sistema de gestión de contenido sea fácil de usar para los administradores de intranet. Por ejemplo, LumApps tiene lo que se llama una interfaz "sin código" que los administradores del sitio pueden usar sin necesidad de habilidades técnicas o ayuda de un equipo de TI. 
• Campañas de comunicación: Tu intranet debería tener contenido relevante y atractivo, como noticias de la empresa, actualizaciones y artículos informativos. Sin embargo, a veces habrá mensajes que son importantes para que los empleados vean. Si tu intranet incluye funcionalidad de campañas internas, puedes enviar mensajes dirigidos con entrega oportuna. Muchas empresas utilizan esta funcionalidad para enviar notificaciones push a través de dispositivos para asegurarse de que los empleados vean información pertinente en su método de comunicación preferido. 
• Compartir y gestión de conocimiento: El intercambio de conocimientos es el proceso de intercambiar ideas, información y experiencia entre individuos dentro de una organización, lo que conduce a un aprendizaje y crecimiento colectivo. Una intranet sirve como un canal poderoso para el intercambio de conocimientos al proporcionar una sede digital donde los empleados pueden compartir ideas, documentos y experiencias sin esfuerzo. A través de foros de discusión, espacios colaborativos y repositorios de documentos, una intranet fomenta el diálogo abierto y la difusión de conocimientos. Esta accesibilidad es especialmente importante cuando los equipos trabajan en ubicaciones dispersas y zonas horarias diferentes: el centro de comunicación centralizado permite a los empleados de diferentes departamentos y ubicaciones contribuir con sus perspectivas únicas y conocimientos que benefician a toda la organización.

• Soporte en diferentes idiomas: Si tu empresa es global con empleados en todo el mundo, querrás elegir una intranet que admita varios idiomas. Por ejemplo, la intranet de LumApps ofrece la capacidad para que los empleados elijan y establezcan su idioma preferido para la comunicación, que luego se muestra en la página y dentro del editor de la plataforma. 

   

Sí, una intranet puede mejorar la experiencia del empleado en tu empresa al proporcionar acceso rápido a la información, fomentar la colaboración y crear un sentido de comunidad entre los empleados. 

Muchas empresas utilizan una intranet para centralizar la comunicación y los recursos, lo que puede impactar positivamente en los sentimientos de los empleados, de estar conectados con los compañeros y lo que está sucediendo en la empresa. Con su comunicación, colaboración y acceso a recursos fluidos, una intranet fomenta una fuerza laboral más comprometida y satisfecha.

Al servir como un centro central para las actualizaciones de la empresa, políticas y noticias, una intranet garantiza que los empleados se mantengan informados y conectados. Esta transparencia crea un sentido de pertenencia e involucramiento, mejorando la satisfacción laboral general. 

Otro aspecto que eleva la experiencia del empleado es el acceso a recursos de aprendizaje y desarrollo. Una intranet puede brindarte un lugar para crear un repositorio de materiales de capacitación, talleres y recursos de video, lo que empodera a los empleados para invertir en su crecimiento profesional. Esto lleva a un sentido de realización y lealtad hacia la empresa que apoya activamente su avance.

Además, las intranets facilitan flujos de trabajo más suaves, ahorrando tiempo y frustración a los empleados. Con acceso simplificado a documentos, herramientas y procesos automatizados, las tareas se vuelven más eficientes. Esta reducción de obstáculos administrativos permite a los empleados concentrarse en actividades de valor agregado, contribuyendo a un ambiente de trabajo positivo.

Deberías incluir los siguientes componentes en tu intranet para empleados:

1. Noticias y actualizaciones de la empresa

Mantén a los empleados informados sobre las últimas noticias de la empresa, anuncios y eventos próximos. El uso más común de una intranet es compartir noticias de la empresa para mantener a los empleados informados. Muchas intranets permiten "anclar" las noticias más importantes en la parte superior del tablero del empleado. 

También deberías buscar una intranet para empleados que permita a los empleados controlar su propio tablero. Por ejemplo, un empleado debería poder tener cierto control sobre a qué grupos se suscribe y determinar qué publicaciones ve en orden de prioridad al iniciar sesión. Algunas intranets, como LumApps, también incluyen la capacidad de enviar campañas internas que puedes usar para enviar mensajes específicos a los empleados a través de su canal de comunicación preferido. Esta es una característica útil cuando tienes información importante y oportuna que deseas difundir a los empleados. 

2. Directorio de empleados

Un directorio de empleados con perfiles e información de contacto para ayudar a los empleados a conectarse entre sí. Esta puede ser una de las áreas más utilizadas de tu intranet, por lo que es importante anclar el directorio de empleados en un lugar fácil de encontrar. La intranet de LumApps se integra con herramientas de recursos humanos populares que pueden completar los campos del directorio oficial. Sin embargo, también es una buena idea permitir a los empleados un cierto control sobre su propia página, como editar su método de comunicación preferido, una breve biografía y la capacidad de actualizar su propia foto de perfil. 

3. Gestión de documentos

Cuando piensas en qué incluir en tu intranet, un repositorio centralizado de gestión de documentos es útil para almacenar documentos importantes de la empresa, políticas y procedimientos. 

Una intranet mejora enormemente la gestión de documentos al proporcionar un repositorio digital centralizado que puede servir como única fuente de verdad para almacenar, organizar y compartir documentos de la empresa. 

Elimina la molestia de buscar entre archivos dispersos, asegurando que los empleados puedan acceder a recursos actualizados con facilidad. Esta gestión de documentos sin problemas garantiza que la información vital, las políticas y los materiales del proyecto estén disponibles fácilmente para las personas adecuadas, promoviendo la eficiencia, la precisión y el uso óptimo de los recursos de la empresa.

4. Centro de reconocimiento de empleados

En 2023, las principales razones por las que los empleados renunciaron a sus trabajos incluyeron el salario, los beneficios y la falta de apoyo o la sensación abrumadora. Una forma en que las empresas están combatiendo esta sensación de falta de apoyo es creando un centro de reconocimiento de empleados dentro de su intranet donde los gerentes pueden enviar reconocimientos virtuales y los colegas pueden enviar elogios y agradecimientos entre sí. 

El centro de reconocimiento de empleados incluido en LumApps permite que los premios persistan en el perfil de un empleado para que todos puedan ver los premios en perpetuidad. De alguna manera, esto hace que el reconocimiento sea más público, más visible y más duradero que un reconocimiento verbal. 

5. Comunidades sociales y grupos de interés

Las comunidades sociales y los grupos de interés dentro de una intranet sirven como centros para que los empleados se conecten en temas de trabajo, pero también en temas no relacionados con el trabajo como pasatiempos y metas compartidas. ¿Los grupos de interés más populares? Por lo general, los que involucran animales y mascotas. 

Al incluir comunidades sociales en tu intranet, puedes brindar a los empleados un canal para fomentar conexiones más allá de las tareas laborales, fomentando camaradería y colaboración. Al reunir a individuos de diferentes departamentos que comparten intereses comunes, ya sean profesionales o personales, estas comunidades encienden el intercambio de conocimientos, la colaboración, el brainstorming y la resolución de problemas. Como resultado, ayudan a mejorar la participación y la satisfacción de los empleados, al crear un sentido de pertenencia y aceptación. 
 

Hay muchas razones para usar una intranet de empleados, pero una de las más prácticas, y a menudo menos conocidas, es la incorporación de personal. Una intranet sirve como un lugar donde los nuevos empleados pueden acceder a materiales de capacitación, políticas y guías de orientación, asegurando un proceso de incorporación fluido. 

La intranet de empleados de LumApps incluso incluye una función llamada "employee journeys" que permite a los gerentes de recursos humanos crear un flujo de trabajo personalizado que puede ser enviado a través de la automatización, lo que reduce el tiempo dedicado a la integración y aumenta la efectividad de la integración al optimizar los mensajes e información que se enviarán cada vez. "LumApps Journeys" incluye entrega en múltiples canales y dispositivos, asegurando que los empleados tengan acceso a su información en su método de comunicación preferido. 

Otro caso de uso popular para las intranets es la gestión del cambio. Una empresa global de entrega de comida en línea, Just Eat Takeaway.com, utilizó una intranet de LumApps para crear un lugar centralizado para los empleados después de la fusión de la empresa. La intranet permitió a Just Eat Takeaway.com explicar cambios importantes, incluida la nueva visión de la empresa, y unir las culturas de ambas empresas involucradas en la fusión a través de su intranet llamada The Kitchen. Leer su caso de uso. 

Una de las razones más comunes por las que las empresas adoptan una intranet es el deseo de mejorar la comunicación interna. Zapier es una empresa que buscó una intranet para escalar sus operaciones de comunicación interna y conectar e informar a su fuerza laboral dispersa e internacional. Vea cómo Zapier utilizó la intranet de LumApps para entregar noticias corporativas y distribuir ampliamente la información a través de integraciones como un canal de Slack para toda la empresa. 

En conclusión, una intranet de empleados es una herramienta vital para las empresas modernas que buscan mejorar la comunicación, la colaboración y el compromiso de los empleados. Al construir una plataforma fácil de usar, con contenido relevante y herramientas de colaboración, puede crear un entorno de trabajo positivo y productivo. Al seleccionar una solución de intranet, priorice la escalabilidad, la seguridad y la integración. En última instancia, una intranet bien diseñada puede mejorar la experiencia del empleado, lo que conduce a una mayor satisfacción laboral, una mayor productividad y una base empresarial más sólida.

Pide una demostración para ver la intranet de LumApps en acción.   

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