Una buena comunicación interna garantiza la claridad para todos los miembros de la organización. Pero, ¿qué es la comunicación interna eficaz y cómo funciona?

Este artículo repasa el valor de la comunicación interna y cómo la transparencia, la comunicación y el feedback conducen al éxito.

¿Qué es la comunicación interna?

La comunicación interna consiste en compartir información sobre la empresa para que los empleados puedan hacer bien su trabajo. Permite mantener a la gente informada.

El objetivo de la comunicación interna es garantizar un flujo eficaz de información entre los departamentos y los compañeros de una organización. Esto se aplica tanto a la dirección como a los empleados. También funciona entre los empleados que interactúan entre sí en la empresa.

Una comunicación interna sólida alimenta la cultura de la empresa y fomenta el compromiso de los empleados.

Tipos y canales de comunicación interna

La demografía de la plantilla cambia constantemente, lo que pone de manifiesto la necesidad de diferentes canales de comunicación. Independientemente del lugar de trabajo de los empleados y de su actividad, la comunicación interna en la oficina y a distancia tiene sus ventajas.

El intercambio de información puede ser verbal o electrónico a través de sistemas como la intranet de la empresa. La ventaja de una intranet es que está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y los empleados pueden acceder a ella desde cualquier lugar con conexión a Internet.

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¿Cuáles son los tipos de comunicación interna? Hay cinco fuentes principales de comunicación interna:

• La dirección: difunde información como estrategias, resultados de la empresa, información interna y externa y otros datos generales importantes.
• El equipo: entre compañeros que trabajan juntos para alcanzar el mismo objetivo final.
• En persona: se informa a las personas de las tareas y situaciones.
• Entre pares: conversaciones informales entre compañeros para compartir información.
• Recursos disponibles: intranet, correo electrónico, redes sociales, mensajería, videollamadas, teléfono.

Cada uno de estos tipos utiliza un canal específico para lograr su objetivo de comunicación interna:

• De forma verbal: transmisión de información de boca en boca.
• Por vía electrónica: una forma de compartir la mayoría de la información por escrito.
• En papel: una forma de comunicarse a través de carteles y gráficos.

El plan de comunicación interna

Un plan de comunicación interna sirve como hoja de ruta que motiva a los empleados a actuar compartiendo información. El plan fomenta una mayor colaboración, ya que aclara los objetivos.

Las tácticas forman parte del plan de comunicación interna y deben indicar las iniciativas y acciones específicas necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa.

La tecnología o el método utilizado para aplicar estas tácticas debe corresponder al público objetivo, por ejemplo, conectarse a través de Slack para hacer un seguimiento de un proyecto en tiempo real.

10 razones por las que la comunicación interna es tan importante

Un reciente estudio realizado por Grammarly y The Harris Poll estima que la mala comunicación cuesta a las empresas alrededor de 12 506 dólares por empleado al año. Los directivos de las empresas estiman que pierden 7,47 horas (casi un día completo de trabajo) a la semana debido a una comunicación interna ineficaz. Estas consecuencias no solo perturban la continuidad, sino que también representan una importante fuente de pérdida de tiempo, productividad y, por supuesto, dinero.

Una estrategia de comunicación interna sólida y bien respaldada puede traducirse en importantes ahorros de costes. En una empresa de 5000 personas, 5 minutos ahorrados cada día se traducen en más de 2000 horas de tiempo recuperado para la organización en una semana. Es una cantidad increíble de tiempo y dinero.

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Aquí tienes 10 razones clave que subrayan la importancia de la comunicación interna:

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1. Aumenta el compromiso y la productividad de los empleados

Inicia las conversaciones adecuadas en toda tu organización y reúne a directivos, socios y empleados para centrarse en estrategias internas que impulsen el compromiso y la productividad.

Según la consultora McKinsey, las empresas que consiguen mantener a sus empleados conectados tienden a ver aumentar su productividad. En última instancia, se trata de crear puntos de contacto de comunicación que generen oportunidades para discutir proyectos, compartir ideas, establecer contactos, orientar y formar.

Una potente solución de intranet permite una comunicación esencial entre el personal y la dirección, en la que los empleados se sienten animados a presentar sus ideas y opiniones. Esto les da la sensación de ser valorados y escuchados, lo que conduce al compromiso. Cuando los empleados están activamente comprometidos, se sienten motivados para trabajar más y realizar un trabajo de mejor calidad en su puesto... Esto también contribuye al rendimiento y la cohesión de la organización. En la era del trabajo híbrido, la intranet de tu empresa es la herramienta por excelencia para ayudar a tejer y promover una cultura corporativa comprometida, entusiasta y productiva.

Gracias a una serie de potentes funciones de productividad basadas en IA, LumApps hace que la colaboración sea más fácil y eficaz. Como una verdadera sede digital con una interfaz rica en datos y altamente personalizada, la intranet de tu empresa es el lugar donde los equipos virtuales y dispersos pueden compartir eficazmente sus conocimientos, mantenerse al día de los últimos acontecimientos y tomar decisiones más informadas.

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2. Favorece la transmisión de información

Otro beneficio de la comunicación interna es que transmite el mensaje correcto a las personas adecuadas. Gracias a las tecnologías modernas, la mayoría de nosotros nos conectamos a Internet en algún momento del día, especialmente en el trabajo. Muchos empleados tienen acceso a la intranet de su empresa, a la que pueden conectarse cuando les conviene y mantenerse al día con las comunicaciones relevantes.

Una comunicación interna eficaz también garantiza que los empleados no sufran una sobrecarga de información. Esto evita pasar horas enviando y leyendo correos electrónicos, mensajes y comentarios.

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3. Mejorar la experiencia de los empleados

Las organizaciones pueden utilizar la comunicación interna para mejorar la experiencia de los empleados. Esto ayuda a retener a los empleados, ya que trabajar para una empresa que se preocupa por sus empleados envía un mensaje positivo. La comunicación interna puede utilizarse para anunciar

• eventos de la empresa
• la afiliación a clubes deportivos
• bebidas y aperitivos saludables gratuitos
• un servicio de taxi gratuito para los empleados que trabajan hasta tarde
• la introducción de una zona de relajación

Si no todo el mundo conoce estas ventajas, es imposible aprovecharlas. Por eso la comunicación interna juega un papel importante, tanto para el tiempo de trabajo como para el tiempo libre.

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4. Compartir metas y objetivos

Una de las mejores formas de comunicar la hoja de ruta de tu empresa es aprovechar su plataforma de comunicación interna. Ofrecer una visión general y explicar sus objetivos a través de un flujo de información coherente ayuda a los empleados a sentirse bien informados y capaces de actuar.

Una hoja de ruta clara también pone de relieve la estrategia de la empresa para que todos los miembros de un equipo o departamento tengan una visión clara de la dirección que toma la organización. Proporciona un punto de referencia único y claro que resume los objetivos generales. Esta claridad puede fomentar la confianza en la toma de decisiones y el desempeño de las funciones.

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5. Mejorar la alineación de los empleados

Según un estudio realizado por IBM, el 72 % de los empleados no entienden la estrategia de su organización, lo que es el resultado de una mala comunicación. Asegúrate de que tus empleados entienden tu estrategia a través de una comunicación interna clara.

La comunicación interna puede utilizarse para alinear y orientar a los equipos sobre cómo priorizar y distribuir los esfuerzos. Una comunicación interna clara en el entorno de trabajo garantiza que los empleados conozcan los plazos y puedan establecer calendarios para cumplirlos. Este enfoque también pone de relieve cómo un proyecto más pequeño encaja en el panorama general y por qué es importante un plazo específico. Por ejemplo, la instalación de un nuevo software para el departamento de recursos humanos puede ser necesaria para seguir una tendencia estacional.

Aclarar los objetivos de comunicación, apoyar y formar a tus empleados, y elegir las herramientas y la tecnología adecuadas son preocupaciones esenciales cuando se trata de mejorar el enfoque de tu empresa en materia de comunicación y conectividad.

→ Leer más: ¿Cómo mejorar la comunicación interna?

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6. Fomentar la acción

La comunicación interna fomenta la acción tanto interna como externa. Por ejemplo, puedes autorizar a las personas a realizar una tarea, pedirles que se comuniquen con los proveedores o recopilar opiniones contando el número de «me gusta» de un nuevo producto en una página de la intranet. Comunicar una información de forma clara y eficaz puede llevar unos segundos.

Las personas son más propensas a responder si solo tienen que pulsar un botón, en lugar de escribir una respuesta larga. Esto se aplica especialmente a las generaciones más jóvenes, que han crecido en la era digital.

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7. Acercar a las personas en situaciones difíciles

En tiempos de crisis, la comunicación interna es una herramienta valiosa. Poder comunicarse rápida y fácilmente con las personas adecuadas de la organización puede reducir el estrés y hacer avanzar las cosas.

Otro beneficio de la comunicación interna en tiempos de crisis es que puede calmar los rumores. Nada se propaga más rápido que los chismes de oficina, y una comunicación precisa por parte de la dirección puede evitar situaciones negativas. Esto también puede tener un impacto en la comunicación externa, ya que la reputación de una organización puede empañarse fácilmente por rumores que no son ciertos.

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8. Permitir el cambio

La tecnología evoluciona rápidamente. La competencia es feroz y las empresas deben adelantarse a sus competidores para tener éxito. ¿Por qué es importante la comunicación interna en este sentido? Porque permite a las empresas reaccionar rápidamente ante situaciones climáticas, ambientales e inesperadas.

«Una comunicación interna sólida puede marcar la diferencia entre evitar o sufrir una crisis».

Puede ir desde una tienda minorista que reduce el precio del pan en todas las tiendas del estado para igualarlo al de la competencia, hasta advertir al personal del sector turístico en caso de mal tiempo. Una comunicación interna sólida puede marcar la diferencia entre evitar o sufrir una crisis.

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9. Superar las fronteras

La importancia de la comunicación en los negocios internacionales puede observarse en las organizaciones mundiales. Los empleados pueden trabajar en diferentes zonas horarias y tienen un margen de maniobra limitado para organizar reuniones por vídeo o por teléfono. Una comunicación interna eficaz favorece la comprensión, sobre todo si las personas hablan idiomas diferentes.

También es importante tener en cuenta la cultura cuando se comunica con compañeros de otro país. El tono de la comunicación debe respetar cualquier diferencia cultural en cuanto a actitud en el trabajo, comportamiento y costumbres.

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10. Promocionar la marca

Según Gartner Communications, «los empleados que se sienten bien informados se convierten en los embajadores más creíbles de una empresa en el exterior, mientras que pueden convertirse en sus críticos más feroces si no es así».

Una comunicación externa positiva es esencial para reforzar la reputación de una empresa. Cuando los empleados hablan de la empresa y comparten información en las redes sociales, se convierten en embajadores. Esta forma de construcción de marca puede tener un impacto en el éxito de una organización y es el resultado de una comunicación interna clara que anima a los empleados a compartir información.

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Cómo crear una estrategia de comunicación interna eficaz

Con personas que trabajan en la oficina, en casa o de viaje, es esencial mantener a tu personal híbrido y digital en la misma onda que el mensaje y la misión. Al mismo tiempo, los directivos deben ser muy conscientes de la importancia de elegir soluciones tecnológicas lo suficientemente versátiles y potentes como para respaldar su estrategia de comunicación interna.

Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, deberían tener un plan de comunicación interna bien elaborado. ¿Cuáles son las funciones de un plan de comunicación interna y cómo crear uno?

Estos son algunos pasos clave que debes incluir:

1. Analizar la situación actual de la organización: identificar los aspectos de la comunicación que ya son buenos y los que pueden mejorarse.
2. Define los objetivos de la comunicación: ¿cuáles son los beneficios de la comunicación interna para tu empresa?
3. Identifica a tu público y segmenta en consecuencia: define grupos por departamento, ubicación, competencias, generación... Elige las categorías que sean apropiadas para tu empresa.
4. Define claramente tus mensajes principales, para que todos los entiendan.
5. Especifica tus tácticas y canales de comunicación: Gmail, Slack, Trello, noticias...
6. Crea un calendario de comunicación interna y mantenlo actualizado.
7. Determina los indicadores clave de rendimiento para hacer un seguimiento de los resultados: medir la eficacia de la comunicación interna permite definir las mejoras a corto y largo plazo.

Un plan de comunicación bien elaborado apoyará a tu organización en todas las iniciativas internas y te enseñará a mantener una comunicación coherente con los empleados. Si sigues los pasos anteriores y comprendes la importancia de un plan de comunicación interna eficaz, te acercarás a un lugar de trabajo más colaborativo y comprometido.

→ Leer más: ¿Cómo elaborar una estrategia de comunicación interna eficaz?

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Una solución como la intranet de LumApps incluye un análisis de la capa de datos de los empleados para proporcionar información valiosa sobre el éxito de tus esfuerzos de comunicación interna. Facilita la sincronización de la información procedente de múltiples canales, dispositivos y aplicaciones, y genera una visión segura y global de cada empleado. Al aprovechar el poder de la IA, la capa de datos de los empleados también permite ofrecer una comunicación personalizada y experiencias a medida en cada etapa de la trayectoria del empleado.

Para ampliar el alcance del debate sobre el papel indispensable de la comunicación interna en las empresas, es esencial prestar mucha más atención a los detalles de la creación de un entorno en el que la comunicación esté libre de obstáculos. Por lo tanto, no solo la importancia de la comunicación interna, sino también la mejora de estas estrategias y herramientas.

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Cómo abordar los errores y problemas más comunes de la comunicación interna

Estos son algunos de los problemas más comunes:

• La falta de una estrategia coherente de comunicación interna, lo que conduce a mensajes fragmentados e incoherentes.

• La dependencia excesiva del correo electrónico,

• Descuidar el poder de las interacciones cara a cara o las videollamadas,

• Subutilizar el software de comunicación interna, como las intranets de la empresa,

• Y no fomentar los canales de comunicación bidireccionales para recibir comentarios e ideas son errores comunes.

Reconocer y corregir estos problemas es el primer paso para cultivar una fuerza laboral más comprometida y mejor informada.

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Aprovechar las herramientas comunes de comunicación interna

Hoy en día, las herramientas de comunicación empresarial van más allá de los correos electrónicos y las notas de servicio tradicionales. Las herramientas y plataformas de colaboración, como Slack, Microsoft Teams y Zoom, facilitan la comunicación y la colaboración en tiempo real. Los intranets corporativos sirven como centros de información, recursos e interacción social. Además, las redes sociales y las plataformas de experiencia del empleado ofrecen formas innovadoras de involucrar a los empleados, compartir logros y reforzar el sentido de comunidad.

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Medir la eficacia de la comunicación en el lugar de trabajo

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son esenciales para medir el éxito de los esfuerzos de comunicación interna.

Medidas como:

• las tasas de participación en la intranet de la empresa,
• las tasas de apertura y de clics de los boletines internos,
• los comentarios de los empleados y los resultados de las encuestas,
• las tasas de participación en eventos o foros internos,
• así como la frecuencia y la calidad de la comunicación bidireccional pueden proporcionar información valiosa.

Estos KPI ayudan a las organizaciones a identificar los puntos fuertes y las posibilidades de mejora de sus estrategias de comunicación interna.

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Mejorar la comunicación interna para una experiencia positiva de los empleados

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Cómo mejorar las estrategias y herramientas de comunicación con los empleados

Para mejorar la comunicación interna, las organizaciones deben esforzarse por integrar diferentes canales de comunicación adaptados a las necesidades de sus empleados, promover una cultura de apertura y transparencia y utilizar la tecnología para facilitar una interacción fluida. La realización periódica de encuestas sobre la experiencia de los empleados y de mecanismos de retroalimentación garantiza que sus opiniones sean escuchadas y valoradas. Además, la formación de directivos y responsables en prácticas de comunicación eficaces puede mejorar considerablemente la difusión de la información y fomentar una cultura de compromiso.

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La importancia de la comunicación sin barreras

La comunicación sin barreras mejora la experiencia global de los empleados al garantizar que todos los miembros del equipo, independientemente de su función o lugar de trabajo, tengan acceso a la información que necesitan para realizar su trabajo de manera eficiente. Fomenta la inclusión, reduce los malentendidos y acelera los procesos de toma de decisiones. Las empresas que priorizan canales de comunicación claros, concisos y abiertos observan un mayor nivel de compromiso, satisfacción y retención de los empleados.

La comunicación empresarial es el núcleo de un entorno de trabajo próspero, actuando como un eje que conecta las contribuciones individuales con los objetivos de la organización. Al abordar los desafíos comunes, aprovechar los dispositivos de comunicación modernos y medir la eficacia de las estrategias de comunicación, las empresas pueden crear una atmósfera propicia para la colaboración, la innovación y el crecimiento. A medida que navegamos por las complejidades del lugar de trabajo moderno, el énfasis en las buenas estrategias de comunicación con el personal se hace cada vez más evidente, destacando su papel fundamental en la mejora de la experiencia de los empleados y la promoción del éxito de la empresa.

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