Pasos clave en el ciclo de decisiones de la intranet: mejorar el ROI y la colaboración de los empleados
Dominar el ciclo de decisiones de la intranet: de la planificación a la maximización del ROI
Comenzar el proceso de creación o mejora de una intranet representa un compromiso importante para cualquier organización. Es un viaje complejo que requiere la participación de varias partes interesadas, una planificación meticulosa y una comprensión profunda de los objetivos empresariales.
Básicamente, el ciclo de decisiones de la intranet gira en torno a tomar decisiones que estén en armonía con los objetivos de la organización, mejorar la experiencia de los empleados y fomentar la inteligencia empresarial a través de una comunicación y una colaboración eficientes. Este ciclo ayuda a evitar un ciclo de dependencia de la TI al permitir respuestas rápidas e inteligentes a través de un sistema de apoyo a la toma de decisiones. Garantiza que todas las opciones, ya sean decisorias o relacionadas con la toma de decisiones colectiva, se maximicen en términos de productividad y eficiencia. Mientras explora las complejidades de la administración moderna de proyectos de intranet, nuestra guía le mostrará cómo proteger y administrar su lugar de trabajo digital y, en última instancia, aumentar el ROI de su intranet.
Comprender el ciclo de decisión de la intranet
Definición e importancia
El ciclo de decisión de la intranet es un proceso integral e iterativo que guía a las organizaciones en la planificación, la implementación y el mantenimiento de una intranet exitosa. Este ciclo es importante porque garantiza que la intranet se alinee con los objetivos empresariales generales de la organización, mejore la experiencia de los empleados y fomente un lugar de trabajo digital colaborativo. En esencia, el ciclo de decisiones de la intranet implica tomar decisiones estratégicas que afectan a la comunicación, la colaboración y la gestión del conocimiento dentro de la organización.
Es esencial para evitar errores comunes, como la expansión de contenido, la comunicación ineficaz y la baja adopción por parte de los usuarios, que pueden socavar el propósito y el valor de la intranet.
Descripción general del ciclo: planificación, implementación, adopción y evolución
El ciclo de decisión de la intranet se puede dividir en varias fases clave: planificación, implementación, adopción por parte de los usuarios y evolución continua. Durante la fase de planificación, las organizaciones definen su modelo y objetivos de gobierno de la intranet, identifican los puntos problemáticos específicos e involucran a las partes interesadas para garantizar la alineación con las estrategias comerciales a largo plazo.
Esta fase es fundamental para establecer una visión clara, establecer objetivos SMART y definir el modelo de gobierno que guiará el desarrollo y el mantenimiento de la intranet.
La fase de implementación implica seleccionar la tecnología de intranet adecuada, diseñar la arquitectura del sitio y configurar las herramientas y funciones necesarias. Esta etapa requiere una consideración cuidadosa de la arquitectura de la información, la administración del contenido y los controles de acceso para garantizar que la intranet sea segura y fácil de usar. La implementación eficaz sienta las bases para una transición sin problemas a las siguientes fases.
La adopción por parte de los usuarios es una fase crítica en la que el enfoque pasa de la configuración técnica a garantizar que los empleados participen y utilicen activamente la intranet. Esto implica estrategias de gestión del cambio, programas de formación y soporte continuo para abordar cualquier problema o inquietud que puedan tener los usuarios. La adopción exitosa suele estar vinculada a la capacidad de la intranet para mejorar la comunicación, agilizar los procesos y mejorar la colaboración, lo que aumenta la productividad y la satisfacción de los empleados.
En la fase de evolución, es fundamental centrarse en las mejoras continuas y la gobernanza continua de la intranet. Las revisiones periódicas del proceso de gestión de proyectos de la intranet, la recopilación de comentarios de los equipos de la intranet y la realización de los ajustes necesarios mantienen la intranet alineada con los objetivos a largo plazo de la organización. La mejora continua garantiza que la intranet evolucione a la altura de los desafíos empresariales modernos y mantenga una colaboración eficaz en materia de comunicación.
Paso 1: Evaluación de necesidades y establecimiento de objetivos
Identificación de los requisitos organizacionales
La fase inicial y crítica del proceso de toma de decisiones en la intranet es una evaluación exhaustiva de las necesidades. Este paso consiste en comprender en profundidad las necesidades, los problemas y los objetivos de la organización que la intranet pretende resolver.
Para lograrlo, realice un análisis estructurado que vaya más allá de simplemente preguntar al personal sobre sus deseos de usar la intranet. Emplea métodos como las encuestas, los grupos focales, las entrevistas con el personal y las partes interesadas, las observaciones en el lugar de trabajo y el análisis de tareas para comprender mejor cómo trabaja el personal y la información que necesita para ser eficaz en el trabajo.
Un elemento vital de esta fase es documentar el estado actual de las comunicaciones internas, las herramientas de colaboración y los sistemas de administración de contenido.
Identifique los puntos débiles y las deficiencias de sus sistemas actuales. Por ejemplo, ¿los empleados tienen dificultades para localizar la información con rapidez? ¿Hay ineficiencias en la gestión de proyectos o en el intercambio de documentos?
Reconocer estos desafíos ayudará a definir las características y funcionalidades necesarias para su nueva intranet, como la protección de la información confidencial y la mejora de la comunicación dentro de la empresa. Esto sentará las bases para una intranet moderna y exitosa que respalde las tareas diarias de sus empleados.
También es importante incluir un equipo diverso en este proceso, incorporando personal clave de varios departamentos, miembros del personal sénior, gerentes de TI e incluso nuevos empleados y trabajadores remotos. Esta amplia gama de aportaciones garantiza que la intranet satisfaga las necesidades de todos los grupos de usuarios y supere cualquier barrera social o cultural en el lugar de trabajo.
Establecer objetivos claros para su intranet
Con un conocimiento sólido de las necesidades de su organización, el siguiente paso es establecer objetivos claros y específicos para su intranet.
Estos objetivos deben estar en línea con sus objetivos comerciales más amplios y ser mensurables, para hacer un seguimiento del progreso. Los objetivos típicos de una intranet incluyen mejorar la comunicación interna, fomentar la colaboración, optimizar los procesos, centralizar la información, fomentar una cultura organizacional sólida y fomentar el desarrollo profesional.
Sus objetivos deben estar bien definidos, documentados y deben orientar su estrategia de intranet. Esta intención estratégica es esencial para elaborar un modelo de gobierno de intranet sólido que respete las mejores prácticas y, al mismo tiempo, sirva a las necesidades colectivas de toma de decisiones de la organización.
Por ejemplo, si el objetivo es mejorar la comunicación interna, considera establecer métricas como las tasas de participación en las encuestas o sondeos, la participación en los foros y el volumen de comentarios, me gusta y veces que se comparte. Del mismo modo, si tu objetivo es optimizar los procesos, las métricas podrían incluir la accesibilidad de los recursos, las herramientas y las aplicaciones, así como las mejoras en los flujos de trabajo internos, todo lo cual debería analizarse desde la perspectiva del ROI de la intranet.
Establecer objetivos claros también ayuda a elegir las métricas correctas para evaluar el rendimiento de la intranet. Combine cada objetivo con una o más métricas para evaluar cuantitativa o cualitativamente el desempeño en relación con ese objetivo.
Este enfoque garantiza que su intranet siga dedicada a ofrecer valor y satisfacer las necesidades de los usuarios.
Paso 2: Selección de proveedores y consideración de la tecnología
Evaluación de soluciones de intranet
Una vez que comprenda claramente las necesidades y los objetivos de su organización, el siguiente paso es evaluar las posibles soluciones de intranet. Esto implica una evaluación exhaustiva de los distintos proveedores y sus ofertas para garantizar que encuentre la que mejor se adapte a su empresa.
Estos son algunos factores clave a tener en cuenta durante este proceso de evaluación.
En primer lugar, es importante evaluar la experiencia y los conocimientos del proveedor en su sector. ¿Han trabajado con organizaciones similares o se han enfrentado a desafíos similares? Esto puede afectar significativamente a su capacidad para comprender y abordar sus necesidades específicas.
Otro aspecto importante son las capacidades de integración de la plataforma de intranet. Asegúrese de que la plataforma pueda integrarse sin problemas con sus herramientas y sistemas existentes, como Salesforce, Mailchimp o HubSpot. Esta integración es vital para crear una ventanilla única para todas tus necesidades internas y mejorar la adopción por parte de los usuarios.
La facilidad de uso y la experiencia del usuario también son fundamentales. La intranet debe ser fácil de usar y accesible para todos los empleados, independientemente de su nivel de habilidad técnica. Esto incluye tener una interfaz sólida e intuitiva, así como capacidades móviles para atraer a los trabajadores móviles.
La seguridad es una preocupación primordial a la hora de evaluar las soluciones de intranet. Busque proveedores que implementen medidas de seguridad sólidas, como el cifrado de datos, los controles de acceso granulares y el cumplimiento de las normativas pertinentes, como el RGPD, el SOC2 y la HIPAA.
Además, infórmese sobre su plan de respuesta a incidentes y la frecuencia de las auditorías de seguridad.
El proceso de implementación y el apoyo continuo también son factores esenciales. Comprenda el tiempo requerido para la configuración, el nivel de experiencia en TI necesario y el soporte brindado durante y después de la implementación.
Un programa integral de incorporación, que incluya capacitación y materiales, puede facilitar considerablemente la transición.
Por último, considere la estructura de costos y cualquier posible costo adicional o recurrente. Asegúrese de que el proveedor proporcione un desglose claro de todos los costos involucrados, para que pueda tomar una decisión informada que se ajuste a su presupuesto.
Elegir la plataforma adecuada: personalizada o lista para usar
Al seleccionar una plataforma de intranet, a menudo se enfrenta a la decisión entre una solución personalizada y un producto listo para usar. Cada opción tiene sus ventajas y desventajas, y la elección depende de sus necesidades y recursos específicos.
Una solución de intranet personalizada ofrece la flexibilidad de adaptar la plataforma a sus requisitos exactos. Esto puede resultar especialmente beneficioso si tiene procesos empresariales únicos o necesidades industriales específicas que las soluciones estándar tal vez no aborden. Sin embargo, las soluciones personalizadas suelen requerir más tiempo, recursos y presupuesto, y pueden implicar mayores costos de mantenimiento a largo plazo.
Por otro lado, una solución de intranet lista para usar es generalmente más rentable y rápida de implementar. Estas soluciones suelen incluir una gama de funciones y plantillas prediseñadas que se pueden personalizar hasta cierto punto. Son ideales para organizaciones con necesidades más estándar y para aquellas que buscan una implementación más rápida. Sin embargo, es posible que no ofrezcan el mismo nivel de personalización que una solución a medida.
Al decidir entre estas opciones, tenga en cuenta las necesidades específicas de su organización, las restricciones presupuestarias y el nivel de personalización requerido. También puede resultar útil realizar demostraciones o pruebas de soluciones personalizadas y listas para usar para ver cuál se ajusta mejor a tus objetivos y expectativas de experiencia de usuario.
Paso 3: Diseño e implementación
Diseñar para la usabilidad y el compromiso
Al diseñar su intranet, es esencial priorizar la usabilidad y el compromiso para garantizar su eficacia y una recepción positiva entre los empleados. Es esencial crear un diseño limpio y simple que atraiga a los usuarios. Es importante evitar sobrecargar la intranet con contenido innecesario, como noticias no esenciales o actualizaciones personales, para centrarse en sus funciones principales.
Una intranet bien construida cuenta con una interfaz intuitiva y visualmente atractiva, que coloca las herramientas y los recursos más utilizados al frente y al centro de la página de inicio para facilitar el acceso. Un asombroso 79% de los empleados destaca la importancia de navegar fácilmente hasta las aplicaciones que más utilizan, lo que subraya el valor de la simplicidad.
Además, hacer que la intranet sea apta para dispositivos móviles es vital, especialmente para los trabajadores de primera línea o remotos que dependen de los dispositivos móviles para acceder. La aplicación móvil debe ofrecer una experiencia de intranet completa, similar a la de las aplicaciones para consumidores, y conectar a los empleados con noticias importantes, conocimientos y compañeros sin esfuerzo.
Emular la naturaleza atractiva de las redes sociales en la intranet puede mejorar aún más la experiencia del usuario, fomentar la creación de contenido en toda la empresa y fomentar el espíritu comunitario. Esta estrategia promueve la creación de relaciones internas y aumenta la participación en la intranet.
La accesibilidad es una consideración clave, ya que garantiza que la intranet sea de uso universal y satisfaga las necesidades de todos los usuarios, incluidos los que requieren lectores de pantalla, lupas y software de reconocimiento de voz. También es imprescindible cumplir las normas de accesibilidad del World Wide Web Consortium (W3C), como las relaciones de contraste de color y la legibilidad.
Mejores prácticas de implementación
La fase de implementación se beneficia de varias prácticas recomendadas para garantizar una implementación eficaz y sin problemas. Es importante que el equipo de diseño participe estrechamente durante esta fase para cumplir con los estándares de experiencia de usuario (UX).
Es esencial realizar una investigación de usuarios para identificar las necesidades de los empleados y simplificar la finalización de las tareas. El uso de encuestas interactivas y herramientas de análisis para probar el diseño con una selección aleatoria de empleados proporciona valiosos datos sobre el compromiso, lo que permite realizar los ajustes de diseño necesarios.
El uso de herramientas como los mapas térmicos de clics puede identificar los elementos de la página con bajo rendimiento que necesitan mejoras. La adopción de una estrategia que dé prioridad a los dispositivos móviles garantiza la optimización de la intranet en cuanto a velocidad y rendimiento, algo vital para los equipos remotos. El aprovechamiento de las plataformas basadas en la nube permite aumentar la demanda de los usuarios sin comprometer el rendimiento.
Es vital mantener la relevancia y la utilidad de la intranet mediante actualizaciones periódicas del contenido, la eliminación de la información desactualizada y la limpieza continua. Las herramientas de autogobierno pueden agilizar este proceso y garantizar una administración eficiente.
La integración de la intranet con las herramientas y los sistemas existentes que utilizan los empleados, incluido el software de gestión de proyectos, crea un lugar de trabajo digital unificado. Esto no solo mejora la usabilidad, sino que también ahorra tiempo y reduce los requisitos de formación.
Paso 4: Adopción de usuarios y gestión de cambios
Estrategias para impulsar la adopción por parte de los usuarios
Para garantizar la adopción exitosa de su intranet, es esencial implementar una estrategia bien pensada que involucre a los empleados desde el principio. Involucrar a los usuarios finales en el proceso de desarrollo y diseño es una estrategia clave. Este enfoque no solo proporciona comentarios valiosos, sino que también ayuda a identificar y abordar los puntos débiles y las necesidades específicos de varios grupos de empleados.
Es esencial crear un plan de gestión del cambio claro y completo. Este plan debe describir la estrategia de adopción por parte de los usuarios, minimizar las posibles interrupciones y abordar la capacitación necesaria. Ofrecer varios formatos de capacitación, como tutoriales a su propio ritmo, seminarios web y sesiones de capacitación práctica, puede adaptarse a las diferentes preferencias de aprendizaje y garantizar que todos los empleados se sientan cómodos al usar el nuevo sistema.
La personalización de la experiencia del usuario es otro factor crítico. Asegúrese de que la intranet ofrezca contenido que sea relevante y aplicable a la función de cada empleado. Definir las personas de los usuarios puede ayudar a comprender los diferentes tipos de usuarios y sus necesidades, lo que convierte a la intranet en una herramienta valiosa que simplifica sus procesos de trabajo.
La comunicación eficaz es vital para impulsar la adopción. Comunique los beneficios de la intranet mucho antes del lanzamiento, destacando las funciones y el contenido específicos que pueden beneficiar a los empleados y equipos individuales. Utilice varios canales, como boletines informativos por correo electrónico, pancartas en la intranet y pósteres, para mantener a los empleados informados y entusiasmados con la nueva plataforma.
La planificación de un evento de lanzamiento atractivo también puede impulsar la adopción. Esto podría incluir actividades como pedirle al director ejecutivo que presente la solución, testimonios de gerentes y líderes locales, obsequios y otras actividades interesantes que hagan que el lanzamiento sea memorable e impactante.
Superar la resistencia al cambio
La resistencia al cambio es un desafío común cuando se introduce una nueva intranet. Para superar esto, es importante hacer que los empleados se sientan comprometidos con el cambio. Involúcralos en el proceso de desarrollo y bríndeles la información y las habilidades que necesitan para defender el nuevo sistema. Esto puede lograrse nombrando embajadores de la intranet que puedan promover la intranet, brindar apoyo y alentar a otros a usarla.
La transparencia y una comunicación clara sobre los motivos del cambio y los beneficios que traerá también pueden ayudar a reducir la resistencia. Explique cómo la intranet facilitará su trabajo, mejorará la comunicación interna y agilizará los procesos empresariales. Esto se puede lograr mediante actualizaciones periódicas, reuniones en el ayuntamiento y la comunicación directa de los líderes.
La implementación gradual también puede facilitar la transición. En lugar de introducir todas las funciones a la vez, considera una implementación escalonada en la que las nuevas funciones se vayan introduciendo con el tiempo. Este enfoque ayuda a crear conciencia y capacitar sin abrumar a los empleados.
Por último, la retroalimentación y la mejora continuas son clave para mantener la adopción por parte de los usuarios. Supervise regularmente las métricas de uso de la intranet, solicite los comentarios de los usuarios y realice los ajustes necesarios para garantizar que la intranet siga siendo relevante y útil. Este compromiso continuo ayuda a generar confianza y garantiza que la intranet siga satisfaciendo las necesidades cambiantes de la organización.
Paso 5: Medición y análisis
Establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI)
Para medir eficazmente el éxito de su intranet, es importante establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) claros y relevantes.
Estos KPI deben alinearse con los objetivos empresariales generales y los objetivos específicos que establezca para su intranet. Por ejemplo, si uno de tus objetivos principales es mejorar la comunicación interna, los KPI pueden incluir métricas como la reducción del tráfico de correo electrónico interno, el número de comentarios y compartidos en las publicaciones de la intranet y las tasas de participación en foros y debates.
Los KPI se pueden clasificar en varias áreas, incluidas las métricas de uso, las métricas de participación, las métricas de productividad y las métricas de rendimiento del contenido. Las métricas de uso ayudan a comprender cuántos empleados utilizan la intranet, con métricas como las visitas únicas, las páginas vistas, el tiempo promedio en el sitio y las tasas de rebote.
Las métricas de participación miden la forma en que los empleados interactúan activamente con la intranet, incluidos los me gusta, los comentarios, las acciones compartidas y el contenido generado por los usuarios. Las métricas de productividad evalúan el impacto de la intranet en la eficiencia operativa, como el ahorro de tiempo en las tareas, la reducción del uso del correo electrónico y las tasas de finalización de las tareas. Las métricas de rendimiento del contenido evalúan la relevancia y la eficacia del contenido, incluidos el contenido más y menos visto y las consultas de búsqueda.
Establecer puntos de referencia también es esencial. Esto implica medir los KPI antes y después de introducir la intranet para establecer una línea de base. Al comparar estas métricas a lo largo del tiempo, puede determinar el impacto real de la intranet en su organización y tomar decisiones basadas en datos para mejorar su rendimiento.
Uso de la analítica para medir el éxito
La utilización de herramientas de análisis es vital para medir el éxito de su intranet.
Estas herramientas ayudan a recopilar y analizar datos sobre cómo los empleados interactúan con la intranet, qué es lo que encuentran útil y dónde se necesitan mejoras. Los paneles de análisis pueden proporcionar una visión integral de las tendencias de uso de la intranet, lo que le ayuda a monitorear sus KPI de manera efectiva.
Las herramientas como Google Analytics se pueden integrar con la intranet para rastrear el comportamiento de los usuarios, como las visitas a las páginas, los patrones de interacción y las consultas de búsqueda.
Las encuestas a los usuarios y los mecanismos de retroalimentación también son importantes para medir la satisfacción y el compromiso de los empleados. Las plataformas como SurveyMonkey se pueden usar para recopilar comentarios mediante escalas de calificación y preguntas abiertas, lo que proporciona información sobre la usabilidad y la satisfacción de la intranet.
Los mapas de calor y las herramientas de seguimiento de clics, como Hotjar y Crazy Egg, pueden visualizar el comportamiento de los usuarios, lo que ayuda a identificar las áreas que requieren atención y a optimizar el diseño y el contenido de la intranet.
La supervisión y la presentación de informes periódicos son esenciales para la mejora continua. Programa revisiones periódicas de las métricas, idealmente de forma mensual o trimestral, para evaluar el rendimiento de la intranet en relación con los KPI establecidos.
Este proceso ayuda a identificar las áreas de fortaleza y debilidad, lo que le permite tomar decisiones informadas y tomar medidas para mejorar la eficacia y la experiencia del usuario de la intranet.
Paso 6: Mejora continua y maximización del ROI
Recopilación de comentarios para una mejora iterativa
La mejora continua es la piedra angular para mantener y mejorar el valor de su intranet. Para lograrlo, es esencial recopilar los comentarios de los usuarios con regularidad. Estos comentarios se pueden recopilar a través de varios canales, como encuestas, grupos focales y entrevistas individuales.
Las herramientas como los formularios de comentarios, los buzones de sugerencias e incluso los sistemas de comentarios al estilo de las redes sociales dentro de la intranet también pueden ser eficaces. El análisis de los comentarios de los usuarios ayuda a identificar las áreas que necesitan mejoras y a comprender qué características o funcionalidades valoran más los empleados. Por ejemplo, si varios usuarios informan que tienen dificultades para encontrar información específica, esto puede indicar la necesidad de mejorar la funcionalidad de búsqueda o mejorar la arquitectura de la información de la intranet.
Interactuar con los usuarios e involucrarlos en el proceso de mejora no solo ayuda a satisfacer sus necesidades, sino que también fomenta un sentido de propiedad y compromiso. Esto fomenta la comunicación y la colaboración y puede ser un catalizador para los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, ya que permite la toma de decisiones colectivas en áreas de interés.
La revisión regular de las métricas y los análisis también es vital para la mejora iterativa. Al supervisar los indicadores clave de rendimiento (KPI), como la participación de los usuarios, el uso del contenido y las consultas de búsqueda, puede identificar las tendencias y las áreas de mejora. Este enfoque basado en datos garantiza que la intranet siga siendo relevante y eficaz a lo largo del tiempo.
Maximizar el retorno de la inversión (ROI)
Para maximizar el ROI de su intranet, es vital centrarse en los beneficios cualitativos y cuantitativos que aporta a la organización.
Estas son algunas estrategias para lograrlo: en primer lugar, defina objetivos y KPI claros que se alineen con sus objetivos empresariales. Esto podría incluir métricas como el aumento de la productividad de los empleados, la mejora de la satisfacción de los clientes, la reducción de los costos operativos y la mejora de la moral de los empleados. Al establecer objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados), puedes asegurarte de que la intranet contribuye directamente al éxito general de la organización.
La implementación de un modelo de mejora continua, similar al enfoque de ROI de mejora continua, puede ayudar a escalar y ajustar las inversiones en tiempo real para maximizar los resultados. Esto implica evaluar periódicamente la implementación de los cambios, hacer un seguimiento de los principales indicadores y establecer pautas estratégicas en función de los datos recopilados. Este enfoque garantiza que la intranet se mantenga alineada con las necesidades cambiantes de la organización y ofrezca el máximo valor posible.
Garantizar altas tasas de adopción y un uso eficaz de la intranet también es fundamental para maximizar el ROI. Esto se puede lograr mediante programas de capacitación integrales, campañas de comunicación y apoyo continuo. Si se asegura de que todas las partes interesadas pertinentes utilizan la intranet de forma eficaz, puede aprovechar todo su potencial y lograr los resultados empresariales deseados.
Por último, supervise y evalúe continuamente el rendimiento de la intranet en relación con los KPI establecidos. Utilice los datos y el análisis para medir el impacto de la intranet en la organización e identificar las áreas en las que se pueden seguir mejorando. Esta evaluación continua garantiza que la intranet siga siendo un activo valioso y siga ofreciendo importantes retornos de la inversión a lo largo del tiempo.
Cómo mantener la salud de su intranet
Administración y soporte continuos
Mantener la salud y la eficacia de la intranet requiere una administración y un gobierno continuos de la intranet. Este proceso debe hacer hincapié en la protección de la información confidencial y, al mismo tiempo, introducir mejoras continuas basadas en los comentarios de los usuarios y los equipos de la intranet.
Crear un grupo de pares en la intranet o una comunidad de práctica puede ser muy beneficioso. Este grupo, compuesto por creadores de contenido y administradores de intranet, puede compartir las mejores prácticas, explorar nuevas ideas y garantizar la coherencia, la calidad y la precisión del contenido publicado en la intranet.
También es esencial proporcionar un mecanismo de retroalimentación sencillo. Esto permite a los usuarios finales informar sobre problemas técnicos y de contenido, que luego pueden solucionarse con prontitud. Responder a los comentarios de manera oportuna ayuda a fomentar la confianza entre los usuarios y garantiza que la intranet siga siendo un recurso fiable y valioso.
Las pruebas de usabilidad periódicas son otro aspecto esencial de la gestión continua. Realizar estas pruebas cada seis meses ayuda a identificar los problemas de usabilidad y garantiza que la intranet siga siendo fácil de usar. Estas pruebas se pueden realizar internamente, lo que las convierte en una forma práctica y rentable de mantener la usabilidad de la intranet.
Actualización regular del contenido y las funciones
Para mantener su intranet saludable y relevante, es vital actualizar periódicamente su contenido y funciones. Esto incluye garantizar que todas las páginas tengan un propietario de contenido designado que sea responsable de mantener la información actualizada. Se deben establecer procesos para mantener una lista precisa de los propietarios del contenido, especialmente durante los cambios organizativos o los cambios de funciones laborales. Si no se puede identificar al propietario del contenido de una página, es mejor eliminar la página para evitar difundir información inexacta o engañosa.
La automatización del control de calidad también es importante. Algunas funciones, como la verificación automática de enlaces, los enlaces cruzados basados en metadatos y la notificación efectiva de las fechas de revisión de los temas, pueden ayudar a mantener la coherencia y la calidad sin necesidad de realizar ningún esfuerzo manual. La publicación basada en hojas de estilo y plantillas puede agilizar aún más el proceso de administración de contenido.
Además de las actualizaciones de contenido, es necesario revisar y actualizar periódicamente las funciones de la intranet. Esto incluye la integración de nuevas herramientas y tecnologías que puedan mejorar la experiencia del usuario y la productividad. Por ejemplo, la integración de herramientas de calendario, funciones de administración de tareas y sistemas de administración de documentos puede ayudar a los empleados a administrar sus actividades diarias de manera más eficiente.
Por último, la definición y el seguimiento de las métricas de la intranet son esenciales para el mantenimiento continuo. Al establecer objetivos estratégicos claros para la intranet, puedes derivar una serie de medidas (métricas) para evaluar su rendimiento. Estas métricas ayudan a identificar las áreas de mejora y a garantizar que la intranet siga aportando valor a la organización.
Conclusión
En conclusión, navegar por el ciclo de decisiones de la intranet es un proceso multifacético que requiere una planificación, implementación y administración continua cuidadosas. La clave del éxito es una evaluación exhaustiva de las necesidades, una selección estratégica de proveedores y un diseño centrado en el usuario. La adopción efectiva por parte de los usuarios y la gestión de los cambios son esenciales, al igual que la mejora continua y la medición del ROI.
Recuerde establecer KPI claros, recopilar comentarios periódicos y actualizar el contenido y las funciones para mantener la salud de la intranet. Si sigue estos pasos, puede crear un lugar de trabajo digital sólido que mejore la comunicación, la colaboración y el rendimiento empresarial general. Actúe hoy mismo para transformar su intranet en una poderosa herramienta que impulse el compromiso de los empleados y el desarrollo sostenible dentro de su organización.
