Internet ha cambiado el lugar de trabajo para siempre. Ahora tenemos un espacio de trabajo digital y tecnología que puede ayudarnos a hacer nuestro trabajo y que simplemente no existía hace una generación. Sin embargo, el énfasis en el desarrollo de nuevas tecnologías no ha eliminado la necesidad de los seres humanos de interactuar entre sí. Siempre necesitamos colaborar para realizar diversas tareas. Sigue leyendo para descubrir qué es la colaboración en el trabajo y los ocho tipos de colaboración que utilizan las empresas modernas.

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¿Qué es la colaboración en el lugar de trabajo?

La colaboración en el lugar de trabajo se produce cuando las personas trabajan juntas para lograr un objetivo. Es otra forma de ver el trabajo en equipo. El equipo puede utilizar muchas formas diferentes de trabajar juntos en función del proyecto en el que esté trabajando. Compartir ideas y discutir el enfoque que adoptará el grupo es una excelente manera de hacer que el proceso funcione mucho mejor para todos.

Este estilo de trabajo se reconoció oficialmente en la década de 1950. En aquel momento, se estaban produciendo cambios en la gestión de proyectos. Hasta entonces, los proyectos se planificaban mediante un diagrama de Gantt y podían ser supervisados por un solo gestor. Con la revolución digital, la colaboración entre los miembros de un equipo se ha vuelto mucho más común en el lugar de trabajo.

Internet ha permitido a los empleados compartir información entre ellos de forma fácil y cómoda, tanto si trabajan en el mismo lugar como en la otra punta del mundo. Un lugar de trabajo digital significa que los empleados no tienen que enfrentarse a los obstáculos tradicionales de la comunicación. En su lugar, los empleados pueden centrarse en una colaboración eficaz en un entorno que fomenta la innovación y el crecimiento de la empresa.

La colaboración es una estrategia que puede utilizarse en cualquier tipo de entorno de trabajo, incluidas organizaciones sin ánimo de lucro, empresas, organismos públicos, proveedores de servicios y centros educativos. Todos los directivos y empleados de la organización pueden beneficiarse del conocimiento de los diferentes tipos de colaboración.

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Tipos de trabajo colaborativo

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1. Colaboración en equipo

Es uno de los tipos de colaboración empresarial más comunes en el lugar de trabajo. En esta versión, todos los miembros del grupo se conocen. Cada persona sabe lo que implica su papel en el equipo y cómo afecta a los demás miembros del equipo. Se establecen plazos para realizar las tareas en un tiempo determinado con el fin de alcanzar los objetivos del equipo.

En este tipo de colaboración, normalmente hay un jefe de equipo que se encarga de supervisar a los demás miembros del equipo. Los miembros del equipo colaboran en igualdad de condiciones para llevar a cabo sus tareas. Una vez que las tareas se han completado de acuerdo con lo establecido al inicio del proyecto, todo el equipo suele recibir el mismo reconocimiento por haber alcanzado el objetivo fijado.

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2. Colaboración comunitaria

En una colaboración comunitaria, los participantes comparten un interés. El objetivo suele ser compartir conocimientos y aprender, en lugar de realizar una tarea juntos. Los miembros de la comunidad pueden compartir sus preocupaciones haciendo preguntas y pidiendo consejo. Después de recibir el consejo, los miembros vuelven a sus oficinas y lo comparten con sus equipos. Esta práctica es continua.

En este tipo de modelo de colaboración empresarial, los miembros pueden estar en igualdad de condiciones. Sin embargo, los miembros experimentados del grupo pueden tener un estatus más elevado que los miembros junior. Se espera que los miembros del grupo se ayuden mutuamente, pero no necesariamente hay reciprocidad de consejos entre los miembros. La idea es que, al final, todos los miembros del grupo se beneficien de su asociación con los demás.

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3. Colaboración en red

La colaboración en red difiere de los tipos de colaboración empresarial enumerados anteriormente. Comienza con individuos que actúan en su propio interés. Empiezan a contribuir a la red para darse a conocer a sí mismos y a los demás miembros. Es probable que no todos los miembros de la red se conozcan entre sí. Dependen de las referencias para saber con quién deben colaborar entre los miembros de la red.

Las herramientas de redes sociales son un ejemplo de colaboración en red en la que los miembros de la red colaboran virtualmente sin conocerse necesariamente en persona. Los miembros pueden publicar enlaces a sitios web que consideren útiles utilizando una herramienta de marcador social. Esta información puede ser útil para los miembros de la red que buscan información sobre el mismo tema. A medida que este equipo trabaja en el tema, puede publicar enlaces a sitios web útiles para otros miembros de la red que podrían necesitarlos más adelante.

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4. Colaboración en la nube

Una lista de los diferentes tipos de herramientas de colaboración estaría incompleta sin mencionar la colaboración en la nube. Este método de colaboración permite a varios usuarios acceder a documentos, leerlos y modificarlos en tiempo real. Como los documentos se almacenan en la nube, todos los usuarios que tienen acceso a ellos ven la última versión y pueden ver los cambios a medida que se realizan.

La colaboración en la nube puede utilizarse en organizaciones en las que se espera que los equipos colaboren a distancia, como una empresa con una o varias oficinas satélite. Los empleados remotos que trabajan en los mismos documentos pueden compartirlos fácilmente sin tener que preocuparse de si están consultando la última versión.

La nube es una forma especialmente eficaz de trabajar con archivos grandes. Los servidores de correo electrónico solo pueden gestionar documentos de unos pocos megabytes. Cuando un archivo adjunto supera ese tamaño, el programa de correo electrónico se niega a enviarlo. Una herramienta de colaboración basada en la nube no tiene esas limitaciones y puede aceptar la transferencia de archivos grandes.

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5. Colaboración por vídeo

La colaboración por vídeo es uno de los tipos de herramientas de colaboración en línea más comunes en la actualidad. Los servicios basados en la nube, como Microsoft 365 o Google Workspace, cuentan con salas de conferencias virtuales donde se celebran las reuniones. Los invitados reciben invitaciones para participar en la reunión a través de su ordenador de sobremesa o portátil. También pueden participar en la reunión a través de un dispositivo móvil. La mayoría de los servicios basados en la nube ofrecen a los invitados la posibilidad de participar en la llamada a través de su navegador web; no es necesario descargar ningún software.

Los participantes en una colaboración por vídeo pueden estar en la misma oficina, al otro lado de la calle, en otra región o en la otra punta del mundo. Los miembros del equipo pueden hablar en tiempo real, ver el mismo ordenador que un compañero y hacer preguntas por teléfono, chat o auriculares especializados.

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6. Colaboración interna

La colaboración interna puede incluir varios tipos de estrategias de colaboración, dependiendo de lo que tu empresa mediana o grande desee lograr.

Los foros de discusión (o tableros electrónicos, como a veces se les llama) se han utilizado durante algún tiempo. Siguen siendo un medio eficaz para compartir ideas sobre un tema específico. El inconveniente de los foros es que pueden ser difíciles de consultar cuando un participante busca información específica.

El microblogging puede ser una estrategia eficaz para compartir mensajes dentro de la empresa. Se puede comparar con el uso interno de Twitter. No está pensado para discusiones complejas, sino que debe reservarse para mensajes cortos. Los miembros del equipo pueden iniciar debates y participar en ellos exponiendo rápidamente sus puntos de vista.

Puedes crear un wiki para gestionar la información dentro de la empresa. Varios participantes pueden contribuir a los artículos y mantenerlos actualizados. Este tipo de programa de servidor probablemente requerirá que alguien se asegure de que la información sea precisa.

Consulta aquí una lista de las mejores herramientas de comunicación interna

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7. Colaboración externa

Cuando pienses en los tipos de espacios de colaboración, no te olvides de la colaboración externa. Este término abarca el intercambio de conocimientos que se produce fuera de la empresa. Un ejemplo de colaboración externa es la interacción entre una marca y su presencia en las redes sociales. La marca colabora con los usuarios de las redes sociales cuando solicita opiniones y comentarios a través de cuestionarios o debates. Las respuestas se analizan y, finalmente, sirven para determinar si la marca interactúa bien con su público o si debe ajustar su mensaje.

Un blog es una forma de que tu empresa tenga una «cara». A los clientes les puede resultar más fácil hacer preguntas y comentarios en este espacio que ponerse en contacto directamente con la sede de la empresa. Estas preguntas y comentarios son poderosos. Toma nota de lo que la gente dice y aplica los mensajes cuando puedas. Los clientes comparten lo que piensan, lo que quieren y cómo tu empresa puede mantener su actividad.

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8. Alianza estratégica

Una alianza estratégica es una forma común de colaboración entre empresas. Por lo general, se trata de acuerdos entre dos o tres empresas que acuerdan combinar temporalmente sus esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos específicos.

Este tipo de estrategia empresarial puede funcionar muy bien. Cada empresa implicada en la alianza estratégica aportará algo que les falta a las demás. Por ejemplo, una empresa puede estar buscando ayuda para entrar en nuevos mercados o para el servicio de atención al cliente. En este caso, buscará una empresa con experiencia en estos campos.

Las empresas capaces de gestionar con éxito este tipo de relaciones serán consideradas «socios privilegiados» por otras empresas que busquen desarrollar relaciones similares en el mundo de los negocios. En toda buena relación, es importante establecer objetivos claros, practicar buenas habilidades de comunicación y ser respetuoso con los demás. Los mejores socios de alianzas estratégicas también invierten en el personal, las herramientas y los procesos necesarios para alcanzar los objetivos establecidos.

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¿Cómo elegir el mejor tipo de colaboración?

La respuesta a la pregunta «¿Cómo elegir el mejor tipo de colaboración?» es un poco como preguntar «¿Cuál es la longitud de un trozo de cuerda?». La respuesta corta es «Depende».

Antes de poder decidir qué tipos de trabajo colaborativo te darán los mejores resultados, tendrás que preguntarte qué quieres conseguir colaborando con otras personas (ya sean particulares o una empresa).

• ¿Quieres encontrar nuevos clientes potenciales?
• ¿Quieres mejorar el perfil de tu empresa en la comunidad?
• ¿Tu empresa necesita crear una biblioteca de conocimientos para los miembros de su equipo?
• ¿Quieres organizar reuniones por videoconferencia para mantenerte en contacto con los trabajadores a distancia?

También debes asegurarte de que todas las personas involucradas tengan las herramientas adecuadas. Será difícil para tus empleados remotos participar en videoconferencias si el Internet no es confiable en su región. Si tu equipo tiene acceso a una conexión a Internet confiable, la videoconferencia puede ser una excelente opción para mantenerse en contacto con los miembros del equipo que trabajan tanto en tu oficina como de forma remota.

«Al final, la elección de los métodos que se utilizarán para colaborar con tus empleados dependerá de tu organización y de tu cultura empresarial».

Al final, la elección de los métodos de colaboración con tus empleados dependerá de tu organización y de tu cultura empresarial. Si tus empleados se sienten cómodos con las nuevas tecnologías, deberían desempeñar un papel importante en la sugerencia de los mejores tipos de colaboración. En una situación en la que los miembros de tu equipo no se han adaptado (todavía) por completo a la era digital, la colaboración con otras personas les brinda la oportunidad perfecta para aprender a utilizar nuevas herramientas.

Si tus empleados tienen a otras personas a su lado para ayudarles a navegar por las herramientas de colaboración que se utilizan hoy en día, solo puede ser beneficioso para todos. La persona que comparte sus conocimientos se siente bien ayudando a un compañero. La otra persona enriquece sus conocimientos al descubrir una nueva herramienta que puede ayudarle en su trabajo. La colaboración es una situación beneficiosa para ambas partes.

La colaboración es la piedra angular de cualquier entorno de trabajo, y sus formas han evolucionado al mismo tiempo que las tecnologías, utilizadas para unir equipos globales, mejorar la comunicación y estimular la productividad. LumApps, clasificada entre las mejores herramientas de colaboración, ofrece un conjunto de herramientas que facilitan varios tipos de colaboración en equipo y responden a los objetivos de gestión de equipo (compartir conocimientos, garantizar una buena colaboración entre los empleados de oficina, de primera línea y a distancia...). 

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