La intranet de tu empresa es la fuente de información más fiable para tus empleados. Es la base de las conexiones y la colaboración en equipo. Si buscas formas de mejorar la comunicación con los empleados, debes elegir cuidadosamente la estructura y las características de la intranet de tu empresa.

¿Qué debe incluir tu intranet? 

Aunque reúnas a un equipo de expertos en intranets, siempre debes pensar primero en las necesidades de tus empleados y en la esencia de tu empresa. Si tu intranet está destinada a profesionales, puedes ofrecer a tus empleados un acceso fácil a documentos compartidos, espacios de trabajo en equipo, flujos de noticias corporativas, etc. Por otro lado, si tus empleados son más móviles (trabajadores de primera línea, socios de ventas minoristas, representantes de ventas, etc.), necesitarán una experiencia de intranet diferente, que incluya funciones como noticias personalizadas, directorios de empleados, comunidades de apoyo, etc.

¿Quieres construir una intranet que realmente ayude a tus empleados a mejorar la comunicación y la colaboración?

Descubre la lista de las 30 características esenciales de una intranet que fomentarán la adopción de la intranet y motivarán a los empleados a utilizar la intranet de su empresa en el día a día.

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1. Una plataforma intranet todo en uno

Una plataforma de intranet proporciona una fuente única de información en la que los empleados pueden encontrar toda la información necesaria para sus actividades diarias. Una buena intranet permite a las personas hacer las cosas de manera eficiente.

Principales funciones de una intranet:

• La comunicación - permite a los empleados conectarse e interactuar fácilmente.
• La colaboración - compartir habilidades y conocimientos para alcanzar objetivos comunes.
• El compromiso: anima a los empleados a participar en las actividades de la empresa.
• La productividad: facilita y optimiza los procesos de trabajo para obtener mejores resultados.

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2. Basado en el “cloud”

Las intranets modernas son soluciones centradas en la movilidad en el trabajo. Hoy en día, muchos empleados necesitan flexibilidad en su trabajo, y la mayoría de ellos necesitan una conexión segura dondequiera que estén. Una intranet basada en la nube permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar y les da acceso a todas las herramientas y widgets que necesitan, ya sea en la oficina o en movimiento.

Un red intranet basada en la nube suele tener una tasa de adopción más alta y puede ampliarse rápidamente en comparación con las redes intranet empresariales alojadas localmente. También permite a los usuarios conectarse y navegar por la intranet en cualquier momento libre, como hacen con las redes sociales.

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3. Integrada en las suites de colaboración más populares

Un intranet no tiene por qué ser independiente y debe integrarse en tu suite de colaboración existente, como Google Workspace (Gmail, Google Calendar, Google Meet...) o Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, Google Drive, Sharepoint...).

Una integración completa con tus suites empresariales facilita el acceso y crea un entorno de trabajo unificado. También deberías buscar integraciones de terceros como planificación de recursos humanos, mensajería, herramientas de encuesta... que complementen tu actividad.

Otra gran característica de la intranet es su capacidad para integrar fuentes de noticias RSS para mantener a todo el mundo al día de las últimas noticias de la industria o del mundo.

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4. Plataforma de intercambio de conocimientos

Las empresas inteligentes han comprendido el poder de la intranet para convertirse en una plataforma de intercambio de conocimientos gracias a su flujo continuo y perpetuo de información. El intercambio de conocimientos es una forma poderosa de estimular la motivación y el rendimiento de los empleados.

Una intranet puede almacenar todo tipo de conocimientos, desde cifras de ventas hasta estudios de investigación, pasando por la historia de la empresa. Cada empleado es un experto en su propio campo, y compartir su experiencia no solo ayuda a proyectar una imagen de confianza, sino que también ayuda a otros empleados actuales y futuros a beneficiarse de esos conocimientos, estén o no directamente relacionados.

«El intranet social es más que un equivalente de las redes sociales para la empresa. Es una forma de construir una cultura corporativa sólida».

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5. Social

Un intranet no es solo una herramienta de comunicación empresarial, también es una excelente herramienta para crear vínculos sociales en el lugar de trabajo. La mayoría de los intranets modernos contienen una serie de funciones sociales. Permiten a los usuarios interactuar tanto con el contenido que leen como con las personas que están detrás. El intranet social es más que un equivalente de los canales de redes sociales para la empresa. Es una forma de construir una cultura corporativa sólida. Esta función social invita a los empleados a interactuar, discutir en tiempo real, enviar mensajes de vídeo y reunirse a través de diversas comunidades sociales de interés.

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6. Móvil

Otra característica clave de la intranet en la nube es su capacidad para permitir un lugar de trabajo móvil con una aplicación móvil dedicada a la intranet. Esto permite a todos los empleados conectarse desde su dispositivo móvil, independientemente de su ubicación. Proporciona acceso inmediato a la información, lo que evita retrasos cuando las personas trabajan a distancia o en diferentes zonas horarias. Las funciones de la intranet móvil pueden diseñarse a medida para tu empresa, por ejemplo, para retransmitir noticias o eventos en directo, abrir canales de asistencia, etc.

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7. Seguridad

Una fuga de datos puede provocar la ruptura de cualquier intranet. Por eso, el nivel de seguridad y protección que puede ofrecer una solución de intranet es otro criterio muy valorado. Las empresas almacenan mucha información sensible y confidencial en sus plataformas de comunicación interna, que deben protegerse contra piratas informáticos, virus, brechas de seguridad y ataques maliciosos. Las organizaciones que buscan una red interna más segura también deben considerar el cambio de plataformas locales a plataformas basadas en la nube, que han demostrado ser una inversión más inteligente para las empresas.

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8. Plataforma multilingüe

Las organizaciones internacionales necesitan soluciones que puedan utilizarse en varios lugares. Una intranet multilingüe garantiza que todos los empleados tengan acceso a la misma información y herramientas, independientemente de su lengua materna. Puedes optar por utilizar software de traducción integrado y localizar el contenido, o bien utilizar traductores humanos para obtener traducciones más precisas.

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9. Sistema de gestión de contenidos (CMS)

Un sistema de gestión de contenidos proporciona una estructura y reúne todo en un sistema unificado y enmarcado. Debe permitir a los usuarios encontrar y acceder fácil y rápidamente a la información y la documentación.

El CMS es más que una fuente de información, también es una herramienta de creación clave para la intranet. Permite a los usuarios crear, modificar y personalizar contenidos digitales. Los empleados pueden publicar fácilmente documentos de aspecto profesional e integrar imágenes, gráficos, colores y vídeos. La actualización de los contenidos facilitará la experiencia del usuario de la intranet y, al mismo tiempo, aumentará las posibilidades de una rápida adopción de la intranet.

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10. Mejorar la cultura empresarial

La intranet es la herramienta perfecta para construir una cultura empresarial sólida proyectando un sentimiento de camaradería. Es esencial para el éxito de la cultura empresarial, ya que los empleados necesitan sentir que pertenecen a una empresa y que son valiosos. Animar a las personas a compartir y conectarse en una plataforma de intranet eficaz fomenta la colaboración y el trabajo en equipo que estimulan resultados sólidos.

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11. Utiliza información perfilada

Hoy en día, la personalización es esencial, incluso en el lugar de trabajo. La información dirigida o perfilada permite proporcionar únicamente contenido relevante a las personas. Ante todo, el personal debe tener acceso a la información profesional importante que le ayudará a mejorar su rendimiento diario. No agobies a la gente con contenidos que no necesitan, como las operaciones administrativas de una filial o la renovación de una oficina en otra región. La intranet debe ofrecer contenidos adaptados al puesto, al equipo, a la ubicación, etc. de un empleado.

Crea un canal de noticias personalizado para cada empleado que se adapte a sus necesidades e intereses.

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12. Fomenta el apoyo social de los empleados

Cuando los empleados apoyan los valores de la empresa y creen en ellos, pueden convertirse en poderosos defensores de la marca. El apoyo de los empleados es una estrategia de marketing que puede ser mucho más eficaz que la publicidad de pago. Una plataforma de intranet innovadora debe proporcionar una herramienta de defensa de los empleados que ayude a las empresas a:

• Construir una imagen de marca y una reputación
• Atraer y retener a los mejores talentos
• Aumentar el conocimiento y el alcance social.
• Mejorar el compromiso de los empleados.
• Y mucho más...

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13. Comunidades

Más allá de las cualidades de una plataforma de comunicación, la intranet puede ser un lugar de trabajo social y colaborativo digital. Crea una red sólida de empleados proporcionándoles las comunidades y grupos que necesitan y desean. Se pueden formar comunidades profesionales en torno a diferentes lugares, equipos, conocimientos, etc. Además, puedes crear comunidades sociales en torno a intereses comunes. Por ejemplo, un empleado podría crear un grupo de apreciación de libros, un grupo de salsa, un grupo de paseo de perros... Las posibilidades son infinitas y todas favorecen las relaciones positivas dentro del equipo.

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14. Centro de reconocimiento de empleados

Una intranet es un lugar ideal para reconocer el trabajo y el esfuerzo de los empleados. Mostrar reconocimiento a tus empleados felicitándolos puede hacer maravillas en términos de motivación de los empleados, lealtad, retención, rotación, y la lista es larga. Utiliza tu plataforma de intranet y dedica un espacio para compartir los éxitos de los empleados, los logros destacados, las nuevas cualificaciones o simplemente para decir «Gracias por el trabajo bien hecho». Ya sea para felicitar a alguien que ha conseguido el mayor número de ventas o que ha organizado el día de la tarta en la oficina, el reconocimiento contribuye en gran medida a levantar la moral.

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15. Directorio de empleados

Un directorio de empleados contiene mucha información sobre los datos de contacto del personal. Desde el equipo y las competencias hasta la actividad y la experiencia, puedes encontrar toda la información necesaria en un solo lugar. Permite a los empleados completar la información adicional del perfil que se sientan cómodos proporcionando, como antecedentes, intereses, pasatiempos, etc.

Esta función del intranet fomenta la comunicación y la colaboración al poner en contacto a las personas en función de su experiencia. Si necesitas que alguien corrija un documento, te enseñe a utilizar el seguimiento de cambios o diseñe una portada, solo tienes que buscar en el directorio de empleados.

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16. Bolsa de trabajo

Una función común de la intranet de la empresa es la bolsa de trabajo interna. Esto da a los empleados la oportunidad de descubrir los puestos vacantes antes que el público, con el fin de apoyar el desarrollo de la carrera interna. También favorece los programas de promoción y referencia de empleados, que constituyen una excelente fuente para atraer a los mejores talentos a un costo mucho menor para la organización.

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17. El rincón de los directivos

La intranet puede ser una herramienta de comunicación tanto horizontal como descendente. Los directivos y ejecutivos deben ser usuarios activos que participen en la plataforma y den ejemplo. Un rincón de los directivos es un espacio excelente para que los directivos se comuniquen de forma transparente y compartan sus valores, objetivos y proyectos para la organización. Abre un canal directo y permite la comunicación bidireccional entre empleados y directivos. Lo que incluyas depende de ti, una sección de expertos o una frase rápida, pero lo más importante es que estos esfuerzos sin duda aumentarán la motivación y la lealtad de tus empleados.

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18. Catálogo de aplicaciones de empresa

Cuando realizas una búsqueda de empresa, a menudo no tienes tiempo de leerlo todo. Esta útil función te permite guardar aplicaciones y páginas de empresa para usarlas más adelante. Los usuarios pueden crear su propio conjunto de recursos personales y clasificarlos por categorías, lo que facilitará su búsqueda posterior. Los administradores de la intranet y los usuarios pueden añadir marcadores a una biblioteca central de aplicaciones cuando encuentran algo que podría ser útil para su equipo.

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19. Notificaciones inteligentes

Esta función es ideal para mantener a los empleados informados y siempre al día. Se puede utilizar para recordatorios rápidos (el próximo viernes es el «día de traer a la mascota al trabajo») o anuncios de la empresa (las ventas de la empresa aumentan un 23 % con respecto al año anterior). Las notificaciones en la intranet son una forma de llamar la atención de los empleados sobre lo que es importante. Utiliza una notificación contextual o banners en la página de inicio y es probable que tu mensaje genere más interacción que otro correo electrónico que sature el buzón de entrada.

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20. Búsqueda interna inteligente

Las potentes funciones de búsqueda son la base de una plataforma de intranet eficaz. Debes buscar una búsqueda interna global, que pueda mostrar información tanto de la base de datos de la intranet como de herramientas de terceros, como tu suite de colaboración. La búsqueda en la intranet desempeña un papel importante en la experiencia del usuario, ya que hoy en día la gente está acostumbrada a escribir una palabra clave y encontrar información rápidamente. Por lo tanto, quieres que tengan una experiencia similar en el espacio de trabajo digital. Para proporcionar una búsqueda potente capaz de extraer información relevante, es necesario dar un paso atrás y pensar en los metadatos. Proporcionar categorías y etiquetas relevantes que permitan a los creadores ordenar y clasificar el contenido desde el principio hará que los resultados de la búsqueda sean más relevantes.

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21. Análisis

Mide el éxito de tu intranet mediante el análisis. Esta parte del software de Internet es una herramienta valiosa de recopilación de datos para analizar una serie de indicadores:

• ¿Quién utiliza y contribuye a la intranet?
• ¿Cuándo la utilizan?
• Tasa de adopción y compromiso
• ¿Qué contenidos se consultan y utilizan?
• ¿Qué gusta o disgusta a los usuarios?
• ¿Qué buscan los empleados?

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22. Interfaz de usuario eficaz y personalizable

La intranet debe ofrecer una experiencia de usuario sin esfuerzo. Las pantallas deben encajar perfectamente, los menús y enlaces deben ser relevantes y facilitar la navegación general en la plataforma. Los empleados no quieren pasar horas aprendiendo a usar nuevos sistemas, porque la intranet probablemente no sea la única herramienta digital que utilizan a diario. Tu intranet debe ser fácil de usar e intuitiva. Una buena práctica es realizar una prueba de usuario inicial y luego una formación de integración para todos los usuarios de la intranet. Consulta el artículo sobre las 15 mejores prácticas de intranet para obtener más información.

No hay una solución universal. Cuando desarrolles la intranet de tu empresa, es importante seleccionar las aplicaciones y herramientas que tus empleados necesitan y que van a utilizar. Una plataforma de intranet personalizada representa la individualidad de la empresa. Debe evolucionar y adaptarse a la organización, como un valioso miembro del equipo.

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23. Un diseño atractivo

Una buena intranet tiene un diseño elegante que representa la marca y los valores de la empresa. También es atractiva para ofrecer una mejor experiencia de navegación. Un diseño inteligente se basa en la simplicidad. Las imágenes de alta calidad, los colores y las fuentes claras atraen al lector. Una intranet bien diseñada es un reflejo de la identidad de tu marca. Puede tener un aspecto tan profesional como el sitio web de la empresa, pero no olvides que los usuarios son tus empleados, así que dale un toque personal que muestre la cultura de tu empresa.

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24. Formularios y plantillas

Las plataformas de intranet deberían permitirte crear una biblioteca de plantillas que los empleados puedan utilizar para crear contenido, como anuncios de noticias, entradas de blog, artículos de la base de conocimientos, etc. Proporciona a tus empleados las herramientas necesarias para facilitar el intercambio de información. También puedes proporcionar formularios y plantillas corporativas: informes de ventas, contratos, formularios de evaluación, invitaciones por correo electrónico, etc. Almacenar todos estos formularios útiles en un lugar específico de tu plataforma te ahorrará tiempo de búsqueda y mejorará las operaciones en toda la organización.

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25. Boletín de noticias de la intranet

Un boletín de noticias transmite información clave y ofrece a los empleados una visión retrospectiva de los objetivos alcanzados. Puede tratar cualquier tema, desde el rendimiento de la empresa hasta los ascensos de los empleados o la comida anual de la empresa. Un boletín de noticias en la intranet es breve y contiene noticias e historias relevantes que son rápidas y fáciles de digerir. Crea plantillas de boletines con secciones coherentes, elementos multimedia, botones interactivos, etc. para captar la atención de los lectores y garantizar una mejor tasa de clics.

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26. Encuestas a los empleados

¿Quieres saber qué quieren hacer tus empleados para la fiesta de Navidad? ¿O tal vez quieres hacer algo más complejo, como una encuesta de satisfacción de los empleados? Utiliza tu intranet para enviar encuestas y aumentar la participación enviando recordatorios. Y, por supuesto, la intranet es un lugar ideal para compartir los resultados de la encuesta y el plan de acción futuro.

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27. Multimedia

Dale vida a tu intranet con una serie de herramientas multimedia. El intranet multimedia puede incluir vídeos, podcasts, imágenes, blogs en directo y seminarios web. No hay límite para los contenidos multimedia que se pueden utilizar para atraer a los empleados. Una buena integración con plataformas como YouTube puede hacer que tu intranet resulte más atractiva para los usuarios, ya que un vídeo corto de 30 segundos resulta más atractivo para los usuarios que un bloque de texto aburrido en un correo electrónico.

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28. Calendarios de equipo

La visibilidad es esencial para un buen trabajo en equipo. La integración de un calendario inteligente puede ayudar a los empleados a seguir la actividad y la disponibilidad de los demás. El calendario de la intranet se puede utilizar para reservar citas y reuniones, mostrar fechas importantes, registrar vacaciones, presentar eventos futuros, etc. Permite a los equipos trabajar juntos para optimizar su tiempo.

Además de la gestión diaria de tareas, los equipos pueden utilizar el calendario para compartir su hoja de ruta con el resto de la empresa e indicar las fechas importantes, lo que favorece la transparencia en la organización.

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29. Gestión de tareas

La versión electrónica de la lista de tareas pendientes. Los entornos de trabajo compartidos permiten a los equipos crear, visualizar y participar en proyectos. Tener acceso directo a estos planes de acción del proyecto desde tu portal de intranet puede facilitar considerablemente el flujo de información y permitirte seguir fácilmente los plazos y el progreso. Podrás contactar directamente con el responsable de la tarea o encontrar los documentos de apoyo que necesites para llevarla a cabo. Tu plataforma de intranet puede proporcionar un sistema de gestión de tareas o garantizar una integración perfecta con una aplicación de confianza.

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30. Gestión de eventos

El intranet es mucho más que un tablón de anuncios. Puede ser una herramienta para planificar y organizar conferencias, reuniones de empresa, seminarios web y cursos de formación en línea. Para las empresas internacionales, la retransmisión interna en directo presenta numerosas ventajas. Los ponentes pueden interactuar simultáneamente con participantes de varios departamentos y de diferentes lugares, sin tener que desplazarse o repetir varias veces la misma sesión. Y para los eventos externos a la antigua, la intranet puede alojar todas las herramientas de planificación y la información necesaria para que un evento se desarrolle como la seda.

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El caso de LumApps

LumApps está revolucionando el lugar de trabajo digital gracias a nuestra plataforma de intranet para empleados, mejorando la forma en que las empresas contratan, se comunican, interactúan y colaboran con sus empleados.

Nuestra plataforma fácil de usar ofrece una solución completa que satisface las necesidades de las empresas y sus empleados. Este resumen analiza cómo se posiciona LumApps en el mercado de las intranets para empleados, discutiendo las características clave y los diferenciadores del mercado, así como las integraciones de la plataforma y su impacto en la cultura corporativa y el compromiso de los empleados.

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¿Qué es una intranet para empleados?

En resumen, una intranet para empleados es una red privada y segura que sirve como centro digital. Los empleados pueden acceder a información importante, comunicarse y cooperar, independientemente de su ubicación física. Disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, integra todos los procesos de comunicación, recursos internos y aplicaciones empresariales, ofreciendo una plataforma única y de fácil acceso. LumApps es el mejor en este campo, ya que ofrece una sede digital inteligente y moderna, donde cada empleado puede «construir la experiencia laboral perfecta».

Más información sobre intranets para empleados

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¿Por qué Gartner clasifica a LumApps entre las mejores intranets para empleados del mercado?

LumApps ha sido reconocido por Gartner por su innovador concepto de lugar de trabajo digital, su profunda integración con las suites de productividad más populares y su capacidad para mejorar el compromiso de los empleados y facilitar la comunicación interna. La misión de LumApps, que consiste en proporcionar un acceso seguro y sencillo a los recursos de la empresa, que se comparten entre los empleados dondequiera que estén y sea cual sea el dispositivo que utilicen, así como en potenciar la autonomía de los directivos y la capacidad de los autores para crear contenidos, la convierte en superior como intranet. Por último, las funciones avanzadas de IA que ofrece LumApps mejoran la experiencia global de los empleados al proporcionar contenidos personalizados, simplificar la búsqueda de la información necesaria y automatizar las tareas tediosas.

Descubre lo que dice Gartner.

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¿Qué es una buena intranet para empleados?

Hay algunas características clave que definen una buena intranet para empleados, como LumApps:

• Integración con Google Workspace y Microsoft 365 (suites de productividad): LumApps puede conectarse fácilmente con Google Workspace y Microsoft 365, integrando así el lugar de trabajo con algunas herramientas y aplicaciones utilizadas por los empleados.

• Directorio de empleados y perfiles: Ser un lugar donde cualquier usuario puede encontrar fácilmente información detallada y los perfiles de sus compañeros es una gran ventaja, ya que fomenta un sentimiento de acceso e incluso de pertenencia.

• Interfaz personalizable y fácil de usar: un intranet personalizable para adaptarse a la marca de cualquier empresa y una interfaz amigable y accesible para usuarios de todos los niveles, ya sean de primera línea o ejecutivos.

• Accesibilidad móvil: en el mundo actual, poder consultar tu trabajo incluso fuera del lugar de trabajo y utilizando un dispositivo móvil también es una gran ventaja.

• Medidas de seguridad avanzadas: una intranet debe contar con medidas de seguridad avanzadas, ya que es el lugar de trabajo de una empresa y para proteger los datos de la empresa y de los empleados.

• Formación a través de información y herramientas: proporcionar a los usuarios información valiosa y herramientas que les ayuden a dar lo mejor de sí mismos en su trabajo es otro buen atributo.

• Cultivar la cultura empresarial: Un lugar donde compartir noticias, historias y valores de la empresa para crear una cultura empresarial unificada.

LumApps cumple con todas estas características e incluso va más allá de las recomendaciones mínimas, ya que es un lugar de trabajo digital completo, fácilmente personalizable según las necesidades de cualquier empresa.

Los beneficios de usar LumApps son muchos y, en mi opinión, van mucho más allá de la simple comunicación. Es esencial ofrecer a los empleados actuales y potenciales un lugar de trabajo digital útil y confiable, desde la integración hasta la experiencia laboral en general.

Esto mejora la experiencia del empleado, lo cual es importante en sí mismo, pero también ayuda a retener el talento y permite a la empresa alcanzar sus objetivos estratégicos gracias a un lugar de trabajo flexible, móvil, fácil de navegar y rico en contenido. En una época en la que la naturaleza del lugar de trabajo está evolucionando y ampliándose, una intranet como LumApps puede desempeñar un papel enorme para mantener el compromiso, la conexión y la satisfacción de los empleados, los equipos y las empresas.

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