Eine gute interne Kommunikation schafft Klarheit für alle im Unternehmen. Aber was ist effektive interne Kommunikation und wie funktioniert sie?

Dieser Artikel gibt einen Überblick über den Wert der internen Kommunikation und zeigt, wie Transparenz, Kommunikation und Feedback zum Erfolg führen.

Was ist interne Kommunikation?

Interne Kommunikation gibt Informationen über das Unternehmen weiter, damit die Mitarbeiter ihre Arbeit gut erledigen können. Sie hält die Mitarbeiter auf dem Laufenden.

Der Zweck der internen Kommunikation besteht darin, einen effektiven Informationsfluss zwischen den Abteilungen und Kollegen eines Unternehmens zu gewährleisten. Dies gilt sowohl für die oberen als auch für die unteren Ebenen der Management-/Mitarbeiterkette. Sie funktioniert auch zwischen den Mitarbeitern, die im Unternehmen miteinander zu tun haben.

Eine solide interne Kommunikation fördert die Unternehmenskultur und stärkt das Engagement der Mitarbeiter.

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Interne Kommunikationsarten und -kanäle

Die Demografie der Belegschaft ändert sich ständig, was den Bedarf an unterschiedlichen Kommunikationskanälen verdeutlicht. Unabhängig davon, wo die Mitarbeiter arbeiten und was sie tun, ist es von Vorteil, wenn die interne Kommunikation sowohl im Büro als auch aus der Ferne stattfindet.

‍Die Weitergabe von Informationen kann mündlich oder elektronisch über Systeme wie das Intranet des Unternehmens erfolgen. Das Schöne an einem Intranet ist, dass es rund um die Uhr zur Verfügung steht und die Mitarbeiter von jedem Ort mit Internetanschluss aus darauf zugreifen können.

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Was sind die Arten der internen Kommunikation? Es gibt fünf Hauptquellen der internen Kommunikation:

• Management – das Informationen wie Strategien, Unternehmensergebnisse, interne und externe Informationen und andere wichtige allgemeine Informationen weitergibt.
• Team – zwischen Kollegen, die zusammenarbeiten, um das gleiche Ziel zu erreichen.
• Face-to-Face – Unterrichtung von Einzelpersonen über Aufgaben und Situationen.
• Peer – informelle Chats zwischen Kollegen zum Informationsaustausch.
• Ressourcen – Intranet, E-Mail, soziale Medien, Messaging, Videoanrufe, Telefon.

Jede dieser Arten nutzt einen bestimmten Kanal, um das Ziel der internen Kommunikation zu erreichen:

• Mündlich – die Weitergabe von Informationen durch Mund-zu-Mund
• Elektronisch – wie die meisten schriftlichen Informationen weitergegeben werden.
• Papier – eine Art der Kommunikation mit Hilfe von Postern und Grafiken.

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Der interne Kommunikationsplan

Ein interner Kommunikationsplan dient als Fahrplan, der die Mitarbeiter dazu motiviert, durch den Austausch von Informationen aktiv zu werden. Der Plan fördert eine bessere Zusammenarbeit, da er die Ziele deutlich macht.

Die Taktik ist Teil des internen Kommunikationsplans und sollte die spezifischen Initiativen und Maßnahmen aufzeigen, die zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele erforderlich sind.

Die Technologie oder Methode, mit der diese Taktiken umgesetzt werden, sollte auf die Zielgruppe abgestimmt sein, z. B. eine Verbindung über Slack, um ein Projekt in Echtzeit zu aktualisieren.

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Zehn Gründe, warum interne Kommunikation so wichtig ist

Jüngste Untersuchungen von Grammarly und The Harris Poll gehen davon aus, dass schlechte Kommunikation Unternehmen jedes Jahr etwa 12.506 Dollar pro Mitarbeiter kostet. Unternehmensleiter schätzen, dass sie durch ineffiziente interne Kommunikation 7,47 Stunden (fast einen ganzen Arbeitstag) pro Woche verlieren. Dies sind Folgen, die nicht nur die Kontinuität stören, sondern auch einen erheblichen Verlust an Zeit, Produktivität und natürlich Geld bedeuten.

Eine starke und gut unterstützte interne Kommunikationsstrategie kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. In einem Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern entsprechen fünf Minuten Zeitersparnis pro Tag mehr als 2.000 Stunden, die das Unternehmen im Laufe einer Woche zurückgewinnen kann. Das ist eine erstaunliche Menge an Zeit und Geld!

 Hier sind zehn wichtige Gründe, die die Bedeutung der internen Kommunikation unterstreichen:

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1. Steigert das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter

Führen Sie die richtigen Gespräche in Ihrem Unternehmen und bringen Sie Führungskräfte, Partner und Mitarbeiter zusammen, um sich auf interne Strategien zu konzentrieren, die das Engagement und die Produktivität steigern. 

Laut McKinsey verzeichnen Unternehmen, denen es gelingt, ihre Mitarbeiter in Kontakt zu halten, in der Regel einen Anstieg ihrer Produktivität. Letztlich geht es darum, Kommunikationspunkte zu schaffen, die die Möglichkeit bieten, Projekte zu besprechen, Ideen auszutauschen, Netzwerke zu knüpfen, Mentoren und Coaches zu finden.

Eine leistungsfähige Intranetlösung ermöglicht eine kritische Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften, bei der sich die Mitarbeiter ermutigt fühlen, ihre Ideen und Meinungen einzubringen. Das gibt ihnen das Gefühl, dass sie geschätzt werden und dass man ihnen zuhört, was zu mehr Engagement führt. Wenn sich Mitarbeiter aktiv engagieren, sind sie motiviert, härter zu arbeiten und eine bessere Qualität ihrer Arbeit zu erreichen. Außerdem trägt es zur Leistung und zum Zusammenhalt der Organisation bei. Im Zeitalter des hybriden Arbeitens ist das Intranet Ihres Unternehmens das wichtigste Instrument, um eine engagierte, enthusiastische und produktive Unternehmenskultur zu schaffen und zu fördern, auch wenn es ein Werkzeug ist, um mit Kunden in Kontakt zu treten und Arbeit zu erledigen.

Mit einer Vielzahl von leistungsstarken KI-gesteuerten Produktivitätsfunktionen macht LumApps die Zusammenarbeit einfacher und effizienter. Als digitales Hauptquartier mit einer datenreichen und hochgradig personalisierten Oberfläche ist Ihr Unternehmensintranet der Ort, an dem virtuelle und verteilte Teams effektiv Wissen austauschen, über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden bleiben und fundiertere Entscheidungen treffen können.

2. Fördert die Bereitstellung von Informationen

Ein weiterer Vorteil der internen Kommunikation besteht darin, dass sie die richtige Botschaft an die relevanten Personen übermittelt. Dank der modernen Technologie sind die meisten von uns irgendwann im Laufe des Tages mit dem Internet verbunden, insbesondere am Arbeitsplatz. Viele Mitarbeiter haben Zugang zum Intranet ihres Unternehmens, wo sie sich nach Belieben einloggen und über relevante Mitteilungen auf dem Laufenden halten können.

Eine wirksame interne Kommunikation stellt auch sicher, dass die Mitarbeiter nicht unter einer Informationsflut leiden. Es wird vermieden, dass sie stundenlang E-Mails, Nachrichten und Kommentare versenden und lesen müssen.

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3. Verbessert die Employee Experience

Unternehmen können die interne Kommunikation nutzen, um die Employee Experience zu verbessern. Dies trägt zur Mitarbeiterbindung bei, da die Arbeit für ein Unternehmen, das sich um seine Mitarbeiter kümmert, eine positive Botschaft aussendet. Interne Kommunikation kann genutzt werden, um Werbung zu machen:

• Firmenveranstaltungen
• Mitgliedschaft in einem Sportverein
• kostenlose gesunde Getränke und Snacks
• Kostenloser Taxiservice für Mitarbeiter, die lange arbeiten
• die Einführung eines Chill-out-Bereichs

Wenn nicht jeder über diese Vorteile Bescheid weiß, werden sie auch nicht in Anspruch genommen. Aus diesem Grund ist die interne Kommunikation sowohl für die Arbeit als auch für die Freizeit wichtig.

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 4. Gemeinsame Ziele und Vorgaben

Eine der besten Möglichkeiten, den Fahrplan Ihres Unternehmens zu kommunizieren, besteht darin, Ihre interne Kommunikationsplattform zu nutzen. Wenn Sie einen Überblick geben und Ihre Ziele durch einen konsistenten Informationsfluss erläutern, fühlen sich die Mitarbeiter gut informiert und handlungsfähig.

Ein klarer Fahrplan unterstreicht auch die Unternehmensstrategie, sodass jeder in einem Team oder einer Abteilung eine klare Vorstellung davon hat, wohin sich das Unternehmen entwickelt. Es gibt einen einzigen, klaren Bezugspunkt, der die Gesamtziele zusammenfasst. Diese Klarheit kann das Vertrauen in die Entscheidungsfindung und die Ausführung von Aufgaben fördern.

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5. Verbessert die Ausrichtung der Mitarbeiter

Laut einer von IBM durchgeführten Studie verstehen 72% der Mitarbeiter die Strategie ihres Unternehmens nicht, was auf eine schlechte Kommunikation zurückzuführen ist. Stellen Sie durch eine klare interne Kommunikation sicher, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Strategie verstehen.

Interne Kommunikation kann genutzt werden, um Teams bei der Festlegung von Prioritäten und der Verteilung von Aufgaben zu unterstützen und anzuleiten. Eine klare interne Kommunikation in der Arbeitsumgebung stellt sicher, dass die Mitarbeiter die Fristen kennen und Zeitpläne zu deren Einhaltung aufstellen können. Dadurch wird auch deutlich, wie ein kleineres Projekt in das Gesamtbild passt und warum ein bestimmter Termin wichtig ist. So kann beispielsweise die Installation einer neuen Software für die Personalabteilung erforderlich sein, um einen saisonalen Trend zu erfassen.

Die Klärung von Kommunikationszielen, die Unterstützung und Schulung Ihrer Mitarbeiter und die Auswahl der richtigen Werkzeuge und Technologien sind wichtige Aspekte, wenn Sie versuchen, die Kommunikation und Konnektivität in Ihrem Unternehmen zu verbessern. 

‍→ Lesen Sie mehr: Wie lässt sich die interne Kommunikation verbessern?

6. Fördert das Handeln

Interne Kommunikation fördert sowohl interne als auch externe Maßnahmen. Sie kann z.B. Mitarbeiter ermächtigen, eine Aufgabe auszuführen, sie auffordern, mit Lieferanten zu kommunizieren, oder Meinungen über die Anzahl der „Likes" für ein neues Produkt auf einer Intranetseite einholen. Es kann nur Sekunden dauern, eine Information klar und wirksam zu kommunizieren.

Die Menschen sind eher bereit zu antworten, wenn sie nur einen Knopf drücken müssen, anstatt eine lange Antwort zu schreiben. Dies gilt insbesondere für die jüngeren Generationen, die im digitalen Zeitalter aufgewachsen sind.

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7. Bringt Menschen in schwierigen Situationen zusammen

In Krisenzeiten ist die interne Kommunikation ein wertvolles Instrument. Wenn man in der Lage ist, schnell und einfach mit den richtigen Leuten im Unternehmen zu kommunizieren, kann man Stress abbauen und Dinge erledigen.

Ein weiterer Vorteil der internen Kommunikation in einer Krise besteht darin, dass sie Gerüchte aus der Welt schaffen kann. Nichts verbreitet sich schneller als Klatsch und Tratsch im Büro. Eine präzise Kommunikation seitens der Geschäftsleitung kann negative Situationen verhindern. Dies kann sich auch auf die externe Kommunikation auswirken, da der Ruf einer Organisation leicht durch Gerüchte, die nicht der Wahrheit entsprechen, geschädigt werden kann.

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8. Ermöglicht Veränderungen

Die Technologie ist schnelllebig. Der Wettbewerb ist hart und Unternehmen müssen der Konkurrenz voraus sein, um erfolgreich zu sein. Warum ist die interne Kommunikation in dieser Hinsicht so wichtig? Weil sie Unternehmen ermöglicht, schnell auf klimatische, umweltbedingte und unerwartete Situationen zu reagieren.

Eine starke interne Kommunikation kann den Unterschied zwischen dem Abwenden oder Erleiden einer Krise ausmachen. 

Das kann von einem Einzelhandelsgeschäft, das den Brotpreis in allen Filialen des Landes senkt, um mit der Konkurrenz gleichzuziehen, bis hin zur Warnung der Mitarbeiter in der Reisebranche vor schlechtem Wetter reichen. Eine starke interne Kommunikation kann den Unterschied zwischen der Abwendung oder dem Erleiden einer Krise ausmachen.

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9. Grenzen überschreiten

Wie wichtig die Kommunikation im internationalen Geschäft ist, zeigt sich in globalen Organisationen. Die Mitarbeiter arbeiten möglicherweise in verschiedenen Zeitzonen und haben nur ein begrenztes Zeitfenster für Videokonferenzen oder Telefonate. Eine wirksame interne Kommunikation trägt zur Verständigung bei, vor allem wenn die Mitarbeiter unterschiedliche Sprachen sprechen.

Es ist auch wichtig, die Kultur zu berücksichtigen, wenn man mit Kollegen in einem anderen Land kommuniziert. Der Ton der Kommunikation sollte alle kulturellen Unterschiede in Bezug auf Arbeitseinstellung, Verhalten und Bräuche respektieren.

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10. Fördert die Marke

Laut Gartner Communications „werden Mitarbeiter, die sich gut informiert fühlen, zu den glaubwürdigsten Botschaftern eines Unternehmens nach außen, während sie zu den schärfsten Kritikern werden können, wenn sie dies nicht tun."

Eine positive externe Kommunikation ist der Schlüssel zur Stärkung des Rufs eines Unternehmens. Wenn Mitarbeiter über das Unternehmen sprechen und Informationen über soziale Medien weitergeben, werden sie zu Fürsprechern. Diese Form des Markenaufbaus kann sich auf den Erfolg eines Unternehmens auswirken und ist das Ergebnis einer klaren internen Kommunikation, die die Mitarbeiter ermutigt, Informationen zu teilen.

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Wie man eine wirksame interne Kommunikationsstrategie aufbaut

Da Ihre Mitarbeiter im Büro, zu Hause oder unterwegs arbeiten, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihre hybriden, digital geprägten Mitarbeiter die Botschaft und den Auftrag verstehen. Gleichzeitig muss die Unternehmensleitung bei der Auswahl von Technologielösungen, die vielseitig und leistungsfähig genug sind, um ihre interne Kommunikationsstrategie zu unterstützen, stets den Überblick behalten.

Alle Organisationen, unabhängig von ihrer Größe, sollten einen gut ausgearbeiteten Plan für die interne Kommunikation haben. Welche Funktionen hat ein interner Kommunikationsplan und wie erstellt man einen solchen?

Hier sind einige wichtige Schritte, die Sie einbeziehen sollten:

Analysieren Sie die aktuelle Situation der Organisation – ermitteln Sie, wo die Kommunikation bereits gut ist und wo sie verbessert werden kann.

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Definieren Sie die Kommunikationsziele – welche Vorteile bietet die interne Kommunikation für Ihr Unternehmen?

Identifizieren Sie Ihr Publikum und segmentieren Sie es entsprechend – definieren Sie Gruppen nach Abteilung, Standort, Qualifikation, Generation etc. Wählen Sie die Kategorien, die für Ihr Unternehmen geeignet sind.

Skizzieren Sie Ihre Kernbotschaften – klar und deutlich, damit jeder sie versteht.

Legen Sie Ihre Taktiken und Kommunikationskanäle fest – z. B. Gmail, Slack, Trello, Newsfeed etc.

Erstellen Sie einen internen Kommunikationskalender – und halten Sie ihn auf dem neuesten Stand.

Legen Sie wichtige Leistungsindikatoren für die Verfolgung der Ergebnisse fest – die Messung der Effektivität der internen Kommunikation hilft bei der Festlegung kurz- und langfristiger Verbesserungen.

Ein gut ausgearbeiteter Kommunikationsplan unterstützt Ihre Organisation bei allen internen Initiativen und lehrt Sie, eine konsistente Mitarbeiterkommunikation zu pflegen. Wenn Sie die oben genannten Schritte unternehmen und die Bedeutung eines effektiven internen Kommunikationsplans verstehen, kommen Sie einem kollaborativen und engagierten Arbeitsplatz näher.

→ Lesen Sie mehr: Wie bauen Sie eine erfolgreiche interne Kommunikationsstrategie auf?

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Eine Lösung wie das Intranet von LumApps verfügt über Analysen auf der Ebene der Mitarbeiterdaten, die wertvolle Erkenntnisse über den Erfolg Ihrer internen Kommunikationsbemühungen liefern. Es macht es einfach, Informationen aus verschiedenen Kanälen, Geräten und Anwendungen zu synchronisieren und eine sichere, ganzheitliche Sicht auf jeden einzelnen Mitarbeiter zu erstellen. Durch die Nutzung von KI hilft die Mitarbeiterdatenebene auch bei der Bereitstellung personalisierter Kommunikation und ermöglicht maßgeschneiderte Erlebnisse in jeder Phase der Employee Journey.

Um die Diskussion über die unverzichtbare Rolle der internen Kommunikation in Unternehmen zu erweitern, ist es unerlässlich, den Feinheiten der Schaffung einer Umgebung, in der die Kommunikation barrierefrei ist, mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Es geht also nicht nur um die Bedeutung der internen Kommunikation, sondern auch um die Verbesserung dieser Strategien und Instrumente.

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Umgang mit häufigen Fehlern und Problemen bei der internen Kommunikation

Hier sind einige der häufigsten Probleme: 

• Fehlen einer kohärenten internen Kommunikationsstrategie, was zu einer fragmentierten und inkonsistenten Kommunikation führt.
• Übermäßiger Rückgriff auf E-Mails, 
• Vernachlässigung der Wirkung von persönlichen Gesprächen oder Videoanrufen
• unzureichende Nutzung interner Kommunikationssoftware wie 
• Unternehmens-Intranets und das Versäumnis, zweiseitige Kommunikationskanäle für Feedback und Ideen zu fördern, sind häufige Fallstricke.

Das Erkennen und Beheben dieser Probleme ist der erste Schritt zur Förderung einer engagierten und informierten Belegschaft.

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Gemeinsame interne Kommunikationsmittel nutzen

Heutzutage gehen die Kommunikationsmittel eines Unternehmens über die traditionellen E-Mails und Memos hinaus. Tools und Plattformen für die Zusammenarbeit wie Slack, Microsoft Teams und Zoom erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit. Firmen-Intranets dienen als zentraler Knotenpunkt für Unternehmensnachrichten, Ressourcen und soziale Interaktion. Darüber hinaus bieten soziale Medien und Plattformen für Employee Experience innovative Möglichkeiten, Mitarbeiter einzubinden, Erfolge zu teilen und das Gemeinschaftsgefühl zu fördern.

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Messung der Effektivität der Kommunikation am Arbeitsplatz

Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) sind entscheidend für die Messung des Erfolgs interner Kommunikationsmaßnahmen. 

Metriken wie: 

• Engagement-Raten im Intranet des Unternehmens, 
• Öffnungs- und Click-Through-Raten von internen Newslettern, 
• Mitarbeiter-Feedback und Umfrageergebnisse, 
• Teilnahmequoten an internen Veranstaltungen oder Foren, 
• sowie die Häufigkeit und Qualität der wechselseitigen Kommunikation können wertvolle Erkenntnisse liefern.

Diese KPIs helfen Unternehmen, die Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten ihrer internen Kommunikationsstrategien zu erkennen.

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Verbesserung der internen Kommunikation für eine positive Employee Experience 

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Strategien und Tools zur Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation

Um die interne Kommunikation zu verbessern, sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, verschiedene Kommunikationskanäle zu integrieren, die auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter zugeschnitten sind, eine Kultur der Offenheit und Transparenz zu fördern und Technologien zu nutzen, die eine nahtlose Interaktion ermöglichen. Regelmäßige Umfragen zur Employee Experience und Feedback-Mechanismen stellen sicher, dass die Stimmen der Mitarbeiter gehört und geschätzt werden. Darüber hinaus kann die Schulung von Führungskräften und Managern in effektiven Kommunikationspraktiken die Verbreitung von Informationen erheblich verbessern und eine Kultur des Engagements fördern.

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Bedeutung einer barrierefreien Kommunikation

Eine barrierefreie Kommunikation verbessert das Gesamterlebnis der Mitarbeiter, indem sie sicherstellt, dass alle Teammitglieder unabhängig von ihrer Rolle oder ihrem Standort Zugang zu den Informationen haben, die sie für die effektive Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Sie fördert die Integration, reduziert Missverständnisse und beschleunigt die Entscheidungsprozesse. Unternehmen, die Wert auf klare, präzise und offene Kommunikationskanäle legen, verzeichnen ein höheres Maß an Mitarbeiterengagement, -zufriedenheit und -bindung.

Die Unternehmenskommunikation ist das Herzstück eines florierenden Arbeitsumfeldes. Sie ist der Dreh- und Angelpunkt, der die Punkte zwischen den Beiträgen des Einzelnen und den Unternehmenszielen miteinander verbindet. Durch die Bewältigung allgemeiner Herausforderungen, den Einsatz moderner Kommunikationsmittel und die Messung der Effektivität von Kommunikationsstrategien können Unternehmen eine förderliche Atmosphäre für Zusammenarbeit, Innovation und Wachstum schaffen. Die Komplexität der modernen Arbeitswelt macht deutlich, wie wichtig gute Kommunikationsstrategien für die Mitarbeiter sind und unterstreicht die entscheidende Rolle, die sie bei der Verbesserung der Employee Experience und der Förderung des Unternehmenserfolgs spielen.

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